教育機(jī)構(gòu)學(xué)生信息管理綜合模板一、模板適用場(chǎng)景與對(duì)象二、學(xué)生信息管理全流程操作指引（一）信息采集：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)獲取與核驗(yàn)明確采集范圍新生入學(xué)時(shí)，需采集學(xué)生基礎(chǔ)信息（姓名、性別、出生日期等）、家庭信息（家長(zhǎng)聯(lián)系方式、家庭住址等）、學(xué)習(xí)背景（原就讀學(xué)校、興趣特長(zhǎng)等）及特殊需求（過(guò)敏史、學(xué)習(xí)障礙說(shuō)明等）。在籍學(xué)生每學(xué)期開(kāi)學(xué)后，補(bǔ)充采集新信息（如聯(lián)系方式變更、班級(jí)調(diào)整等）。規(guī)范材料收集新生需提供：證件號(hào)碼/戶(hù)口本復(fù)印件（監(jiān)護(hù)人陪同）、入學(xué)報(bào)名表、體檢報(bào)告（部分機(jī)構(gòu)要求）、一寸免冠照片（電子版及紙質(zhì)版）。在籍學(xué)生需提供：家長(zhǎng)書(shū)面信息變更說(shuō)明（如聯(lián)系方式調(diào)整）、學(xué)校開(kāi)具的轉(zhuǎn)班/升學(xué)證明（如適用）。信息核驗(yàn)與整理逐份核對(duì)材料信息與填報(bào)內(nèi)容是否一致（如姓名與證件號(hào)碼號(hào)是否匹配、聯(lián)系方式是否有效），保證無(wú)遺漏、無(wú)錯(cuò)誤。按學(xué)生姓名首字母或?qū)W號(hào)排序整理材料，為后續(xù)錄入做準(zhǔn)備。（二）信息錄入：系統(tǒng)化登記與建檔登錄管理系統(tǒng)使用教務(wù)管理員賬號(hào)登錄機(jī)構(gòu)專(zhuān)屬學(xué)生信息管理系統(tǒng)（或Excel/紙質(zhì)檔案模板），進(jìn)入“學(xué)生信息錄入”模塊。逐項(xiàng)填寫(xiě)信息按模板字段規(guī)范錄入，例如：基本信息：姓名（*）、性別、出生日期（格式：YYYY-MM-DD）、民族、政治面貌（如“群眾”“少先隊(duì)員”）、籍貫（精確到市/縣）。學(xué)籍信息：學(xué)號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)唯一編碼）、班級(jí)、學(xué)制、入學(xué)日期、預(yù)計(jì)畢業(yè)日期。聯(lián)系信息：學(xué)生本人聯(lián)系方式（如適用）、家長(zhǎng)姓名（）、與學(xué)生關(guān)系（如“父親”“母親”）、家長(zhǎng)聯(lián)系方式（）、家庭住址（精確到街道門(mén)牌號(hào)）。備注信息：過(guò)敏史（如“花粉過(guò)敏”）、特殊學(xué)習(xí)需求（如“需坐前排”）、獲獎(jiǎng)情況（如“市級(jí)作文比賽二等獎(jiǎng)”）等。附件與保存將體檢報(bào)告、報(bào)名表等掃描件或照片按“姓名+材料類(lèi)型”格式命名（如“張三+體檢報(bào)告”），作為附件關(guān)聯(lián)至學(xué)生檔案。錄入完成后“保存”，系統(tǒng)自動(dòng)學(xué)生檔案編號(hào)，便于后續(xù)查詢(xún)。（三）信息更新：動(dòng)態(tài)維護(hù)與校對(duì)更新觸發(fā)條件學(xué)生信息發(fā)生變更時(shí)（如家長(zhǎng)換號(hào)、家庭住址遷移、班級(jí)調(diào)整、特殊需求變化等），需在3個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)信息更新流程。更新操作步驟在管理系統(tǒng)中搜索目標(biāo)學(xué)生（通過(guò)姓名或?qū)W號(hào)），進(jìn)入“信息編輯”模塊，僅修改發(fā)生變更的字段（如將“聯(lián)系方式”從“XXXX”更新為“139XXXX5678”）。若涉及重要信息變更（如監(jiān)護(hù)人變更、證件號(hào)碼號(hào)更新），需家長(zhǎng)提供書(shū)面證明材料（如戶(hù)口本變更頁(yè)復(fù)印件），經(jīng)教務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，方可修改系統(tǒng)信息。更新后校對(duì)保存修改前，二次核對(duì)變更字段是否準(zhǔn)確，保證無(wú)誤后提交；系統(tǒng)自動(dòng)記錄修改時(shí)間及操作人，留痕可查。（四）信息查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)：高效調(diào)用與數(shù)據(jù)應(yīng)用日常查詢(xún)班主任可通過(guò)“班級(jí)篩選”功能快速查看本班學(xué)生名單、聯(lián)系方式及特殊備注；教務(wù)管理員可按“年級(jí)”“專(zhuān)業(yè)”“入學(xué)年份”等條件組合查詢(xún)，獲取特定學(xué)生群體信息。統(tǒng)計(jì)分析每學(xué)期末，利用系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)功能報(bào)表，例如：各年級(jí)學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)表（男/女比例）；特殊需求學(xué)生匯總表（按過(guò)敏類(lèi)型、學(xué)習(xí)需求分類(lèi)）；家庭住址分布圖（為校區(qū)選址或校車(chē)路線規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支持）。（五）信息歸檔：長(zhǎng)期保存與安全管理歸檔范圍學(xué)生畢業(yè)后，將其在校期間所有信息（含入學(xué)材料、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、信息變更憑證等）整理成完整檔案，轉(zhuǎn)入“畢業(yè)生檔案庫(kù)”。歸檔方式電子檔案：備份至機(jī)構(gòu)專(zhuān)用服務(wù)器，加密存儲(chǔ)，保留期限不少于學(xué)生畢業(yè)后5年；紙質(zhì)檔案：按學(xué)號(hào)順序裝入檔案袋，標(biāo)注“姓名+畢業(yè)年份+班級(jí)”，存放于干燥防火的檔案柜中，由專(zhuān)人保管。三、核心信息管理表格模板（一）學(xué)生基本信息表（電子版/紙質(zhì)版）序號(hào)學(xué)號(hào)姓名（*）性別出生日期民族政治面貌籍貫班級(jí)入學(xué)日期聯(lián)系方式（*）家庭住址（*）緊急聯(lián)系人（*）與關(guān)系人關(guān)系緊急聯(lián)系人電話（*）備注（特殊需求等）1202401*小明男2012-03-15漢族少先隊(duì)員山東濟(jì)南三年級(jí)（1）班2024-09-01136XXXX7890濟(jì)南市歷下區(qū)XX路XX號(hào)*王建國(guó)（父親）父親139XXXX無(wú)花粉過(guò)敏，輕度近視2202402*李娜女2013-07-22漢族群眾河北石家莊三年級(jí)（2）班2024-09-01137XXXX4567石家莊市橋西區(qū)XX街XX號(hào)*張麗（母親）母親XXXX5678無(wú)特殊需求（二）學(xué)生信息變更記錄表序號(hào)學(xué)號(hào)姓名（*）變更日期變更字段原信息新信息變更原因?qū)徍巳瞬僮魅烁郊C明材料名稱(chēng)1202401*小明2024-10-15聯(lián)系方式（*）136XXXX7890（父親）139XXXX6789（母親）父親工作變動(dòng)，母親接聽(tīng)通知張老師劉老師王建國(guó)工作證明復(fù)印件2202402*李娜2024-11-02家庭住址（*）石家莊市橋西區(qū)XX街石家莊市長(zhǎng)安區(qū)XX路XX號(hào)家庭購(gòu)房搬遷王老師李老師戶(hù)口本地址頁(yè)復(fù)印件（三）學(xué)生考勤與學(xué)習(xí)情況關(guān)聯(lián)表日期學(xué)號(hào)姓名（*）班級(jí)考勤狀態(tài)（出勤/請(qǐng)假/曠課）請(qǐng)假原因（如適用）課程名稱(chēng)任課老師本次課表現(xiàn)評(píng)價(jià)2024-10-08202401*小明三年級(jí)（1）班出勤-數(shù)學(xué)趙老師積極回答問(wèn)題2024-10-09202402*李娜三年級(jí)（2）班請(qǐng)假發(fā)燒（醫(yī)院證明）語(yǔ)文錢(qián)老師-四、模板使用關(guān)鍵注意事項(xiàng)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)學(xué)生信息（特別是證件號(hào)碼號(hào)、聯(lián)系方式等）僅限教務(wù)管理人員、班主任因工作需要查詢(xún)，嚴(yán)禁泄露給無(wú)關(guān)人員；電子檔案需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，定期修改登錄密碼。紙質(zhì)檔案存放于帶鎖檔案柜，非工作時(shí)間上鎖，借閱需登記（借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間）。信息準(zhǔn)確性保障錄入信息前務(wù)必核對(duì)原始材料，保證“人、證、檔”一致；關(guān)鍵信息（如姓名、證件號(hào)碼號(hào)、學(xué)號(hào)）嚴(yán)禁隨意涂改，確需修改需經(jīng)負(fù)責(zé)人審批并留存證明。每學(xué)期開(kāi)學(xué)后1個(gè)月內(nèi)，由班主任組織核對(duì)本班學(xué)生信息，家長(zhǎng)簽字確認(rèn)后交教務(wù)處存檔，避免信息滯后或錯(cuò)誤。動(dòng)態(tài)更新與及時(shí)歸檔學(xué)生信息變更后，需在24小時(shí)內(nèi)完成系統(tǒng)更新，3個(gè)工作日內(nèi)完成紙質(zhì)檔案補(bǔ)充，保證信息“鮮活”；畢業(yè)生檔案需在畢業(yè)典禮后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔，標(biāo)注“已畢業(yè)”及歸檔日期。系統(tǒng)操作規(guī)范使用管理系統(tǒng)時(shí)，需嚴(yán)格遵守機(jī)構(gòu)賬號(hào)管理規(guī)定，不得轉(zhuǎn)借