機(jī)關(guān)單位文件檔案管理規(guī)范指南一、總則機(jī)關(guān)單位文件檔案是各級(jí)機(jī)關(guān)在履行職能、處理公務(wù)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，也是國(guó)家檔案資源的核心構(gòu)成。為進(jìn)一步規(guī)范我單位文件檔案管理工作，提高工作效率和檔案質(zhì)量，確保檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單位實(shí)際，特制定本指南。本指南適用于單位內(nèi)部所有部門及全體工作人員在公務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等管理工作。文件檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)，真實(shí)準(zhǔn)確、規(guī)范有序，安全保密、便于利用的原則。二、文件的形成與辦理文件的形成是檔案管理的源頭，其質(zhì)量直接影響后續(xù)檔案工作的成效。（一）文件擬制文件擬稿應(yīng)符合國(guó)家公文處理規(guī)范，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、觀點(diǎn)明確、條理清晰、文字精煉、格式規(guī)范。涉及重要事項(xiàng)的文件，擬稿前應(yīng)充分調(diào)研論證，廣泛征求意見。擬稿人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（二）文件審核與簽發(fā)文件形成后，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件應(yīng)按程序報(bào)請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)審核。審核重點(diǎn)包括：是否符合國(guó)家法律法規(guī)和方針政策，是否符合單位工作實(shí)際，內(nèi)容是否準(zhǔn)確，格式是否規(guī)范，文字表述是否恰當(dāng)?shù)?。審核無誤后，由相應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。未經(jīng)簽發(fā)的文件不得對(duì)外發(fā)出或作為正式依據(jù)。（三）文件編號(hào)與登記正式文件應(yīng)按照單位統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文字號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查找。所有發(fā)出和收進(jìn)的文件均需在《收發(fā)文登記簿》中進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄文件標(biāo)題、文號(hào)、簽發(fā)人、收發(fā)日期、份數(shù)、主送抄送單位等信息。（四）文件印制與分發(fā)文件印制應(yīng)保證字跡清晰、版面整潔、格式規(guī)范。分發(fā)文件應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)送范圍和份數(shù)執(zhí)行，做好分發(fā)登記，確保送達(dá)準(zhǔn)確、及時(shí)。涉密文件的分發(fā)應(yīng)符合保密規(guī)定，由專人負(fù)責(zé)。三、文件的日常管理文件的日常管理是確保文件有序流轉(zhuǎn)和有效利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。（一）收文處理收到外來文件（包括紙質(zhì)文件和電子文件）后，應(yīng)立即進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確認(rèn)無誤后在收文登記簿上登記。根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時(shí)提出擬辦意見，報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后分辦處理。急件、重要件應(yīng)優(yōu)先處理。（二）發(fā)文管理發(fā)文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將正本、定稿、附件及相關(guān)材料收集齊全，整理歸檔。發(fā)文稿紙、簽發(fā)單等作為文件形成過程的原始記錄，應(yīng)一并保存。（三）文件傳閱與保管內(nèi)部傳閱文件應(yīng)建立傳閱登記制度，明確傳閱范圍和順序，及時(shí)催辦，防止文件積壓、丟失或泄密。傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)收回，不得橫傳或擅自擴(kuò)大傳閱范圍。個(gè)人不得私自保存應(yīng)歸檔的文件材料。（四）公文的清退與銷毀（五）電子文件管理電子文件的形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)等應(yīng)符合國(guó)家電子文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。重要電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并定期檢查備份介質(zhì)的有效性。電子文件與紙質(zhì)文件具有同等效力，應(yīng)同步歸檔。四、檔案的整理與歸檔文件材料辦理完畢后，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)整理歸檔，這是保持檔案系統(tǒng)性和連續(xù)性的基礎(chǔ)。（一）歸檔范圍凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，均屬歸檔范圍。主要包括：本單位制發(fā)的各類正式文件、會(huì)議材料、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研材料、合同協(xié)議、審批文件、重要會(huì)議記錄、干部任免材料等。（二）歸檔時(shí)間各項(xiàng)工作中形成的文件材料，應(yīng)在辦理完畢后的次年上半年內(nèi)完成整理歸檔工作。專項(xiàng)工作、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)整理歸檔。（三）整理原則與方法歸檔文件材料的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。整理方法通常采用“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限”或“年度-問題-保管期限”的分類方法。1.分類：將文件材料按年度分開，再按形成部門或問題進(jìn)行二級(jí)分類，最后按保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）進(jìn)行劃分。2.組合：將同一問題、同一批次或具有密切聯(lián)系的文件材料組合成案卷或件。3.排列：卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照其形成的時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排列。4.編號(hào)：對(duì)卷內(nèi)文件材料進(jìn)行頁號(hào)或件號(hào)編號(hào)。5.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表，編制案卷封面和案卷目錄。目錄信息應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，便于檢索。（四）歸檔要求歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、字跡清楚、符合歸檔條件。紙質(zhì)文件應(yīng)為原件，破損文件應(yīng)修復(fù)，書寫不符合要求的應(yīng)復(fù)制。電子文件應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并歸檔，并確保其格式通用、長(zhǎng)期可讀。五、檔案的保管與利用檔案的保管與利用是檔案工作的最終目的，旨在發(fā)揮檔案的歷史憑證和參考作用。（一）檔案保管檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等“八防”措施。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。檔案裝具應(yīng)規(guī)范、耐用。檔案入庫前應(yīng)進(jìn)行檢查、消毒，防止有害物質(zhì)帶入。檔案應(yīng)按照分類方案和排列順序進(jìn)行存放，做到有序排放，易于查找。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并報(bào)告。（二）檔案利用檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定和保密制度，履行借閱登記手續(xù)。借閱檔案須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格控制借閱范圍和期限。查閱秘密以上級(jí)別的檔案，須經(jīng)單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案一般不得帶出檔案室，確因工作需要借出的，須嚴(yán)格審批，并限期歸還。利用檔案時(shí)，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄。檔案利用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還檔案進(jìn)行檢查。（三）檔案鑒定與銷毀對(duì)于已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定組織鑒定。鑒定工作由單位檔案管理部門會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出繼續(xù)保存或銷毀的意見。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序予以銷毀，并做好銷毀記錄。六、人員與責(zé)任檔案工作人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，忠于職守，廉潔奉公，嚴(yán)守紀(jì)律，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)。檔案工作人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，工作調(diào)動(dòng)時(shí)須辦理檔案交接手續(xù)。各部門負(fù)責(zé)人是本部門文件材料收集、整理、歸檔工作的第一責(zé)任人，應(yīng)督促本部門工作人員做好文件材料的積累和歸檔工作。全體工作人員應(yīng)自覺遵守文件檔案管理規(guī)定，積極配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。對(duì)在文件檔案管理工作中做出顯著成績(jī)的單位和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反檔案管理規(guī)定，造成檔案損壞、丟失、泄密或其他不