印章作為單位對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的重要憑證，其交接管理的規(guī)范性直接關(guān)系到單位運(yùn)營(yíng)的安全性與合規(guī)性。在人員變動(dòng)、崗位調(diào)整等場(chǎng)景下，印章的交接環(huán)節(jié)若出現(xiàn)疏漏，極易引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)與管理混亂。本文結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，從交接表格的科學(xué)設(shè)計(jì)與交接流程的標(biāo)準(zhǔn)化操作兩方面，系統(tǒng)梳理單位印章交接管理的核心要點(diǎn)，為單位印章管理提供可落地的操作指引。一、印章交接管理表格的設(shè)計(jì)與應(yīng)用印章交接表格是固化交接行為、明確責(zé)任邊界的基礎(chǔ)載體，其設(shè)計(jì)需兼顧信息完整性、責(zé)任追溯性與操作便捷性，核心要素應(yīng)包含以下維度：（一）基礎(chǔ)信息欄：明確交接主體與客體1.交接基本信息交接日期（精確至年月日）交接事由（如崗位調(diào)整、離職、臨時(shí)授權(quán)等）印章類型（區(qū)分公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章等）印章編號(hào)（若單位對(duì)印章實(shí)行編號(hào)管理）2.交接雙方信息移交人：姓名、部門、職務(wù)、聯(lián)系方式接收人：姓名、部門、職務(wù)、聯(lián)系方式監(jiān)交人：姓名、部門、職務(wù)（監(jiān)交人需為雙方共同上級(jí)或單位指定的印章管理負(fù)責(zé)人）（二）印章狀態(tài)與物品欄：確保交接標(biāo)的清晰可追溯1.印章明細(xì)需逐項(xiàng)列明交接印章的名稱（如“XX有限公司公章”“XX部門專用章”）、材質(zhì)（牛角、銅質(zhì)、橡膠等）、規(guī)格尺寸（直徑或長(zhǎng)/寬）。特別提示：對(duì)于電子化印章（如Ukey、電子簽章設(shè)備），需注明設(shè)備型號(hào)、序列號(hào)及綁定賬戶信息。2.附屬物品印盒、印泥、保管箱鑰匙或密碼、電子印章的密碼信封等隨章物品需單獨(dú)列明，避免遺漏。3.印章狀態(tài)確認(rèn)設(shè)置“印章完好性”欄目，由移交人、接收人共同核對(duì)后勾選（如“完好無損”“輕微磨損”“需維修”等），對(duì)有瑕疵的印章需在備注欄詳細(xì)描述（如“邊緣有缺口”“印文字跡模糊”）。（三）交接過程與責(zé)任欄：強(qiáng)化流程嚴(yán)肅性1.交接核對(duì)記錄包含“移交人陳述”（如“所移交印章均為單位在用有效印章，無外借、復(fù)制或使用異常記錄”）、“接收人確認(rèn)”（如“已核對(duì)印章數(shù)量、狀態(tài)與實(shí)物一致”）兩項(xiàng)聲明式內(nèi)容，需由雙方手寫簽字確認(rèn)。2.監(jiān)交意見監(jiān)交人需對(duì)交接過程的合規(guī)性進(jìn)行審核，填寫“監(jiān)交意見”（如“本次交接程序符合單位印章管理規(guī)定，交接內(nèi)容真實(shí)有效”）并簽字。3.備注與附件用于記錄特殊情況（如交接時(shí)發(fā)現(xiàn)印章與登記信息不符、需延后完成的未盡事宜等），可附印模留樣、電子印章授權(quán)截圖等作為佐證材料。（四）表格流轉(zhuǎn)與存檔要求交接完成后，表格需經(jīng)移交人、接收人、監(jiān)交人三方簽字并加蓋單位印章管理部門公章，一式三份（移交人、接收人、單位檔案管理部門各執(zhí)一份），存檔期限應(yīng)不短于印章停用后五年。二、印章交接操作規(guī)范：全流程風(fēng)險(xiǎn)防控表格是形式，流程是核心。印章交接需嚴(yán)格遵循“事前審批、事中核對(duì)、事后備案”的原則，確保每一步操作都有章可循、有據(jù)可查。（一）交接前準(zhǔn)備：明確責(zé)任邊界1.移交方準(zhǔn)備梳理需交接印章清單，與單位《印章保管登記表》核對(duì)一致，確保無遺漏或私藏；清理印章使用記錄（如電子臺(tái)賬、紙質(zhì)用印登記本），對(duì)未結(jié)清的用印事項(xiàng)需單獨(dú)列出說明；若為電子印章，需提前解綁個(gè)人權(quán)限、重置初始密碼，并導(dǎo)出歷史使用日志備查。2.接收方準(zhǔn)備熟悉單位印章管理制度，明確接收印章的保管責(zé)任與使用權(quán)限；檢查印章保管場(chǎng)所（如保險(xiǎn)柜、帶鎖文件柜）的安全性，確保符合單位存放標(biāo)準(zhǔn)。3.管理部門職責(zé)審核交接事由的合規(guī)性（如人事變動(dòng)需附任免通知），指定監(jiān)交人并明確監(jiān)交職責(zé)；準(zhǔn)備空白交接表格，提前向交接雙方告知表格填寫規(guī)范與交接流程。（二）交接過程控制：多維度核對(duì)與確認(rèn)1.實(shí)物核對(duì)移交人、接收人、監(jiān)交人共同在場(chǎng)，逐一清點(diǎn)印章數(shù)量，核對(duì)印章名稱、規(guī)格與《印章保管登記表》是否一致；對(duì)印章外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)無破損、變形、刻字模糊等問題，電子印章需現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試設(shè)備能否正常使用。2.印模留存與比對(duì)交接時(shí)應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)加蓋印模（建議使用不易褪色的印泥），與單位預(yù)留印模（如開戶銀行備案印模、檔案室存檔印模）進(jìn)行比對(duì)，確保印章真實(shí)性；印模需粘貼于交接表格指定位置，并由三方簽字確認(rèn)“印模與實(shí)物一致”。3.信息同步與培訓(xùn)移交方向接收人詳細(xì)說明印章使用范圍、審批流程、注意事項(xiàng)（如不得帶離辦公場(chǎng)所、不得在空白文件上用印等）；若涉及電子印章系統(tǒng)操作，需現(xiàn)場(chǎng)演示登錄、用印、日志查詢等功能，確保接收人掌握操作技能。（三）交接后管理：閉環(huán)與追溯1.表格簽署與存檔交接雙方在表格上簽字確認(rèn)，監(jiān)交人簽署監(jiān)交意見后，由管理部門審核并加蓋部門公章；接收人需在交接完成后1個(gè)工作日內(nèi)，將表格提交單位檔案管理部門存檔，同時(shí)更新《印章保管登記表》的保管人信息。2.異常情況處理若發(fā)現(xiàn)印章數(shù)量不符、印模不一致或存在破損，應(yīng)立即暫停交接，由監(jiān)交人記錄異常情況并上報(bào)單位負(fù)責(zé)人，待問題解決后方可繼續(xù)；對(duì)于交接時(shí)無法當(dāng)場(chǎng)解決的爭(zhēng)議（如移交人主張印章曾外借但無記錄），需形成書面說明，經(jīng)三方簽字后作為交接附件，后續(xù)由管理部門調(diào)查處理。3.監(jiān)督與抽查單位印章管理部門應(yīng)定期（如每季度）對(duì)交接記錄進(jìn)行抽查，核對(duì)《印章保管登記表》與實(shí)際保管人是否一致，確保交接流程得到有效執(zhí)行。三、規(guī)范交接的核心原則：責(zé)任到人、全程留痕印章交接的本質(zhì)是責(zé)任的轉(zhuǎn)移，其核心目標(biāo)是通過標(biāo)準(zhǔn)化流程降低管理風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)踐中，需始終堅(jiān)持“三個(gè)明確”：明確交接主體的責(zé)任（移交人對(duì)移交前的用印行為負(fù)責(zé)，接收人對(duì)移交后的行為負(fù)責(zé)）、明確監(jiān)交人的監(jiān)督責(zé)任（對(duì)交接過程的真實(shí)性、合規(guī)性負(fù)責(zé)）、明確管理部門的審核責(zé)任（對(duì)交接流程的完整性、表格填寫的規(guī)范性負(fù)責(zé)）