第一次公司質(zhì)量管理體系審核會議記錄會議基本信息*會議名稱：公司質(zhì)量管理體系第一次內(nèi)部審核啟動與策劃會議*會議時間：XXXX年X月X日上午X點X分-X點X分*會議地點：公司會議室A*主持人：王某某（管理者代表）*記錄人：李某某（品控部專員）*參會人員：*高層領(lǐng)導(dǎo)：張某某（總經(jīng)理）*審核組：王某某（組長）、趙某某（技術(shù)部）、劉某某（生產(chǎn)部）、李某某（品控部，兼記錄）*各部門代表：研發(fā)部（陳某某）、采購部（楊某某）、銷售部（黃某某）、人力資源部（吳某某）、行政部（鄭某某）、財務(wù)部（孫某某）*缺席人員：無*會議主題：公司首次質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核啟動與策劃會議議程1.主持人開場，闡述本次審核的目的、意義及重要性2.明確審核依據(jù)、范圍及總體目標3.介紹審核計劃與時間安排4.審核組成員及職責(zé)分工說明5.各部門需配合事項及準備工作要求6.內(nèi)部溝通機制與問題反饋渠道說明7.答疑與交流8.總經(jīng)理總結(jié)講話會議內(nèi)容與決議一、開場與審核目的、范圍闡述主持人王某某首先感謝各位參會人員的準時出席。他指出，本次會議是公司自導(dǎo)入新版質(zhì)量管理體系以來的首次內(nèi)部審核啟動會。開展內(nèi)部審核是確保公司質(zhì)量管理體系有效運行、持續(xù)改進的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，旨在通過系統(tǒng)性的檢查，驗證各部門質(zhì)量管理活動是否符合體系文件規(guī)定及ISO9001標準要求，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題，為即將到來的外部監(jiān)督審核（或認證審核）做好充分準備，并最終提升公司整體管理水平和產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量。王某某進一步明確了本次審核的依據(jù)主要包括：*ISO9001:XXXX標準（注：此處可根據(jù)實際情況填寫具體版本，如ISO9001:2015）*公司《質(zhì)量手冊》、相關(guān)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書*適用的法律法規(guī)及客戶合同要求（如適用）審核范圍初步定為：覆蓋公司所有與質(zhì)量管理體系相關(guān)的部門及過程，包括但不限于：管理職責(zé)、資源管理、產(chǎn)品實現(xiàn)過程（含設(shè)計開發(fā)、采購、生產(chǎn)/服務(wù)提供、倉儲物流等）、測量分析與改進等。具體部門涉及：研發(fā)部、采購部、生產(chǎn)部、品控部、銷售部、人力資源部、行政部及財務(wù)部的相關(guān)接口流程。二、審核計劃與時間表介紹品控部李某某代表審核組介紹了《第一次質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核初步計劃》。計劃主要包括：1.審核階段劃分：*文件審核階段（預(yù)備階段）：計劃于X月X日-X月X日進行，審核組將對各部門主要的體系文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表單等進行初步審查，確保文件的充分性、適宜性和協(xié)調(diào)性。*現(xiàn)場審核階段：計劃于X月X日-X月X日進行，審核組將深入各部門現(xiàn)場，通過交談、查閱記錄、觀察實際操作等方式，驗證體系文件的執(zhí)行情況和實際運行效果。2.審核時間安排：現(xiàn)場審核將按部門進行，每個部門的審核時間初步定為X小時至X天不等（具體時間分配將在后續(xù)詳細審核檢查表中明確，并提前與各部門溝通確認）。3.首次會議與末次會議：現(xiàn)場審核開始前將召開首次會議，明確審核具體安排和要求；現(xiàn)場審核結(jié)束后召開末次會議，通報審核發(fā)現(xiàn)。王某某強調(diào)，此計劃為初步安排，各部門在接到具體審核通知后，如有特殊情況需提前與審核組溝通協(xié)調(diào)，以便靈活調(diào)整，但總體時間節(jié)點不變。三、審核組成員與職責(zé)分工主持人王某某宣布了本次審核組的組成及初步分工：*審核組長：王某某（管理者代表），負責(zé)審核的整體策劃、組織、協(xié)調(diào)，審核過程的控制，以及審核報告的批準。同時負責(zé)審核“管理職責(zé)”、“持續(xù)改進”等條款及相關(guān)高層管理活動。*審核員：*趙某某（技術(shù)部經(jīng)理）：主要負責(zé)研發(fā)部、生產(chǎn)技術(shù)相關(guān)過程的審核。*劉某某（生產(chǎn)部主管）：主要負責(zé)生產(chǎn)部、倉儲物流過程的審核。*李某某（品控部專員）：主要負責(zé)品控部、采購部相關(guān)過程的審核，并兼任審核組秘書，負責(zé)記錄、資料整理及聯(lián)絡(luò)工作。王某某要求審核組成員嚴格遵守審核紀律，保持客觀公正，以事實為依據(jù)，確保審核的有效性。審核組內(nèi)部將建立每日碰頭會機制，交流審核進展，討論發(fā)現(xiàn)的問題。四、各部門需配合事項與準備工作要求為確保審核工作順利高效進行，王某某對各部門提出以下配合要求：1.指定接口人：各部門需指定一名熟悉本部門業(yè)務(wù)流程的負責(zé)人作為審核對接人，負責(zé)審核期間的聯(lián)絡(luò)、資料提供和陪同。請于X月X日前將接口人名單報至品控部李某某處。2.文件資料準備：各部門需提前整理好與本部門質(zhì)量活動相關(guān)的體系文件（質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等）、記錄表單（如生產(chǎn)記錄、檢驗記錄、培訓(xùn)記錄、設(shè)備維護記錄、客戶反饋處理記錄等），確保其完整、清晰、易于查閱。特別注意文件的現(xiàn)行有效性版本。3.現(xiàn)場準備：確保生產(chǎn)現(xiàn)場、辦公區(qū)域整潔有序，相關(guān)的作業(yè)指導(dǎo)文件、質(zhì)量標識等清晰規(guī)范。4.人員安排：提前協(xié)調(diào)好接受訪談的人員，確保相關(guān)崗位人員在審核時段內(nèi)能夠在崗并配合審核。5.積極心態(tài)：希望各部門以積極、開放的心態(tài)對待本次審核，將審核視為一次自我檢查、發(fā)現(xiàn)改進機會的過程，而非簡單的“挑錯”。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，要勇于面對，積極整改。五、內(nèi)部溝通機制與問題反饋渠道王某某指出，審核過程中，審核組將與各部門接口人保持密切溝通。如部門對審核發(fā)現(xiàn)有異議或疑問，可當(dāng)場提出，或向?qū)徍私M長反映。審核組內(nèi)部將對所有發(fā)現(xiàn)進行充分討論和驗證。同時，公司設(shè)立臨時問題反饋郵箱：[體系審核專用郵箱地址，此處省略]，各部門在審核準備及實施過程中遇到的任何問題或困難，均可通過此郵箱向?qū)徍私M反饋。六、答疑與交流在答疑環(huán)節(jié)，各部門代表就審核準備工作中的一些具體問題進行了提問：*采購部楊某某：問：“我們部門的供應(yīng)商管理相關(guān)記錄較多，是否需要全部打印出來？”答：李某某回應(yīng)，無需全部打印，審核員會根據(jù)審核檢查表的指引查閱關(guān)鍵記錄，請確保電子版或紙質(zhì)版記錄易于檢索即可。*銷售部黃某某：問：“客戶反饋處理記錄，包括郵件往來是否需要整理？”答：王某某回應(yīng)，是的，所有與客戶溝通、投訴處理、滿意度調(diào)查相關(guān)的記錄都屬于審核范圍，應(yīng)妥善整理。*人力資源部吳某某：問：“培訓(xùn)記錄方面，除了簽到表，培訓(xùn)效果評估的證據(jù)是否需要提供？”答：趙某某回應(yīng)，是的，培訓(xùn)的有效性評價證據(jù)（如考核結(jié)果、實操評估等）是審核關(guān)注點之一，請一并準備。審核組對提出的問題均進行了耐心解答和記錄。七、總經(jīng)理總結(jié)講話總經(jīng)理張某某對本次審核會議的召開表示肯定，并作總結(jié)講話。張總強調(diào)：1.高度重視，全員參與：各部門負責(zé)人必須高度重視此次首次內(nèi)部審核，將其作為提升部門管理水平的契機。要求各部門全體員工積極配合，不得以任何理由推諉或拒絕。2.實事求是，暴露問題：審核的目的是發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，進而提升管理。希望各部門在審核過程中實事求是，不回避問題，不掩蓋矛盾。對于審核發(fā)現(xiàn)的不符合項，要認真分析原因，制定有效的糾正和預(yù)防措施。3.注重實效，持續(xù)改進：質(zhì)量管理體系的建立和運行不是為了應(yīng)付審核，而是為了提升公司整體競爭力。要以此次審核為起點，將體系要求真正融入日常工作，形成常態(tài)化的自我檢查和持續(xù)改進機制。4.資源保障：公司將為審核工作提供必要的資源支持，確保審核工作順利進行。張總最后要求各部門嚴格按照會議部署，認真做好各項準備工作，確保首次內(nèi)部審核取得圓滿成功，為公司質(zhì)量管理體系的有效運行和持續(xù)優(yōu)化奠定堅實基礎(chǔ)。會議總結(jié)主持人王某某感謝張總的指示和各部門的積極參與。他表示，本次會議明確了首次內(nèi)部審核的目標、計劃、分工和要求，為審核工作的順利開展奠定了基礎(chǔ)。審核組將盡快完成詳細審核檢查表的編制，并提前下發(fā)至各相關(guān)部門。希望各部門按照會議要求，指定接口人，積極行動起來，認真做好各項準備工作。后續(xù)行動計劃序號行動事項負責(zé)人完成時限備注:---:---------------------------:-----------:-----------:-------------------1各部門報送審核接口人名單各部門負