全國檔案統(tǒng)計調(diào)查制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等行業(yè)法律法規(guī)，結(jié)合集團母公司關(guān)于檔案管理的統(tǒng)一要求及本公司內(nèi)部檔案管理的實際需求制定。為規(guī)范檔案統(tǒng)計調(diào)查工作，加強檔案資源整合與風(fēng)險防控，提升檔案管理科學(xué)化、制度化水平，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工。公司所有檔案的形成、收集、整理、保管、利用及銷毀等全過程管理，均須遵循本制度規(guī)定。檔案統(tǒng)計調(diào)查工作應(yīng)覆蓋公司經(jīng)營管理、科研開發(fā)、財務(wù)審計、人力資源等所有業(yè)務(wù)場景。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語：（一）“檔案專項管理”，指公司對檔案全生命周期實施系統(tǒng)性管理，包括檔案的收集、分類、編目、鑒定、保管、利用及數(shù)字化等專項工作；（二）“檔案統(tǒng)計風(fēng)險”，指檔案管理過程中因制度缺陷、操作失誤、技術(shù)漏洞等導(dǎo)致檔案丟失、損毀、泄密或無法有效利用的風(fēng)險；（三）“檔案合規(guī)”，指檔案管理活動符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部制度的強制性要求。第四條檔案專項管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險導(dǎo)向、持續(xù)改進”的核心原則。所有檔案管理活動必須確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性與時效性，同時強化風(fēng)險防控意識，定期評估管理效果，優(yōu)化流程機制。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對檔案專項管理負(fù)總責(zé)，直接領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作實施具體監(jiān)督。公司設(shè)立檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案管理工作，審批重大檔案事項，監(jiān)督年度管理目標(biāo)達(dá)成情況。第六條檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠在公司綜合管理部，負(fù)責(zé)日常檔案管理工作的組織實施。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室應(yīng)建立檔案管理臺賬，定期匯總各部門檔案管理情況，并向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報。第七條公司各部門及下屬單位負(fù)責(zé)人為本部門檔案專項管理第一責(zé)任人，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保本部門檔案管理符合制度要求。各部門應(yīng)設(shè)立檔案管理崗位，并納入部門績效考核。第八條公司綜合管理部作為檔案專項管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌制定檔案管理制度，組織檔案風(fēng)險評估，監(jiān)督考核各部門檔案管理成效，開展檔案管理培訓(xùn)與宣貫，推動檔案信息化建設(shè)。第九條財務(wù)部、人力資源部、法務(wù)部等部門作為檔案管理的專責(zé)部門，應(yīng)負(fù)責(zé)本領(lǐng)域檔案的合規(guī)性審核，優(yōu)化檔案管理流程，及時處置檔案風(fēng)險事件，并定期向檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室報告工作情況。第十條各業(yè)務(wù)部門及下屬單位作為檔案管理的執(zhí)行主體，應(yīng)落實本領(lǐng)域檔案管理要求，開展日常檔案風(fēng)險防控，確保檔案資料的及時收集、規(guī)范整理與安全保管。各部門應(yīng)建立檔案管理責(zé)任制，明確崗位操作規(guī)范，并定期開展自查自糾。第十一條基層執(zhí)行崗位人員應(yīng)履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，確保檔案收集、整理、保管等環(huán)節(jié)符合制度要求；（二）主動上報檔案管理中的風(fēng)險隱患，包括檔案缺失、損壞、泄密等異常情況；（三）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人在檔案管理中的法律責(zé)任。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條檔案收集管理應(yīng)確保所有應(yīng)歸檔文件資料完整、準(zhǔn)確、及時。各部門應(yīng)按照檔案分類目錄要求，定期收集業(yè)務(wù)檔案，并填寫《檔案收集登記表》報檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室審核。第十三條檔案整理應(yīng)遵循“一事一檔”原則，按檔案類型實行分類編目，編制檔案目錄清單，并納入檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。檔案目錄應(yīng)包含檔號、題名、責(zé)任者、日期、密級等關(guān)鍵信息，確保檔案檢索便捷。第十四條檔案保管應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理規(guī)范，確保庫房環(huán)境符合溫濕度、防火、防潮、防蟲鼠等要求。重要檔案應(yīng)實行雙套備份，并定期進行檔案質(zhì)量檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處置檔案破損、霉變等問題。第十五條檔案利用應(yīng)建立審批制度，明確不同密級檔案的查閱權(quán)限與審批流程。利用人應(yīng)簽署《檔案利用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員雙重審核后方可調(diào)閱。涉密檔案的利用應(yīng)遵守保密規(guī)定，并實施全程監(jiān)控。第十六條檔案鑒定應(yīng)定期開展檔案價值評估，區(qū)分保管期限，對無保存價值的檔案編制銷毀清單，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批后按規(guī)定銷毀。銷毀過程應(yīng)有兩名以上人員進行監(jiān)督，并記錄銷毀情況。第十七條檔案數(shù)字化應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的掃描設(shè)備與技術(shù)，確保數(shù)字化成果的清晰度與可讀性。數(shù)字化檔案應(yīng)與原件嚴(yán)格區(qū)分管理，并建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案全文檢索與智能管理。第十八條檔案安全應(yīng)建立應(yīng)急預(yù)案，明確火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的處置流程。檔案管理員應(yīng)定期組織安全演練，確保在緊急情況下能夠迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，最大限度減少檔案損失。第四章專項管理運行機制第十九條本制度應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，每年至少進行一次修訂。檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)收集各部門修訂建議，并組織修訂工作，修訂后的制度需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會審議通過后方可實施。第二十條公司各部門應(yīng)每季度開展檔案風(fēng)險評估，識別檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，填寫《檔案風(fēng)險排查表》報檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)匯總風(fēng)險清單，進行分級評估，并向各部門發(fā)布風(fēng)險預(yù)警通知。第二十一條檔案管理應(yīng)嵌入業(yè)務(wù)流程，將檔案合規(guī)審查納入采購、招標(biāo)、合同簽訂、項目立項等關(guān)鍵節(jié)點。任何業(yè)務(wù)活動未經(jīng)檔案合規(guī)審查，不得進入下一流程，確保檔案管理要求貫穿業(yè)務(wù)全周期。第二十二條檔案風(fēng)險事件應(yīng)分級處置：一般風(fēng)險由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整改，重大風(fēng)險由檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置。風(fēng)險處置應(yīng)制定應(yīng)急方案，明確責(zé)任部門、處置時限與上報要求，確保風(fēng)險得到及時控制。第二十三條違規(guī)行為應(yīng)追究責(zé)任，根據(jù)情節(jié)輕重采取績效扣減、紀(jì)律處分、法律訴訟等措施。檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室應(yīng)建立違規(guī)行為臺賬，并定期向領(lǐng)導(dǎo)小組報告，確保責(zé)任追究落實到位。第二十四條公司應(yīng)每年開展檔案管理有效性評估，通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場檢查等方式收集各部門反饋，評估結(jié)果應(yīng)作為部門績效考核的重要依據(jù)，并用于優(yōu)化檔案管理制度。第五章專項管理保障措施第二十五條公司主要負(fù)責(zé)人應(yīng)帶頭落實檔案管理責(zé)任，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期向領(lǐng)導(dǎo)小組報告本部門檔案管理推進情況。檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室應(yīng)建立責(zé)任清單，明確各層級領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任分工，確保檔案管理工作有序推進。第二十六條公司應(yīng)將檔案合規(guī)情況納入部門及個人年度考核，考核結(jié)果與績效獎金、評優(yōu)評先掛鉤。各部門應(yīng)制定檔案管理專項獎勵辦法，對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的集體或個人給予表彰。第二十七條公司應(yīng)分層級開展檔案管理培訓(xùn)，管理層重點培訓(xùn)合規(guī)履職要求，業(yè)務(wù)人員重點培訓(xùn)操作規(guī)范，新員工必須通過檔案管理崗前培訓(xùn)方可上崗。培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)進行考核，考核合格者方可正式履職。第二十八條公司應(yīng)建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的全生命周期數(shù)字化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、權(quán)限控制、流程審批、風(fēng)險預(yù)警等功能，并接入公司OA系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)協(xié)同。第二十九條公司應(yīng)加強檔案文化建設(shè)，定期發(fā)布《檔案管理合規(guī)手冊》，在辦公區(qū)域設(shè)置檔案宣傳欄，并組織檔案知識競賽等活動，營造全員重視檔案管理的良好氛圍。第三十條公司各部門應(yīng)與員工簽訂《檔案合規(guī)承諾書》，明確個人在檔案管理中的法律責(zé)任。承諾書應(yīng)納入員工檔案管理，并作為績效考核的參考依據(jù)，確保全員參與檔案管理。第三十一條公司應(yīng)建立風(fēng)險事件上報制度，各部門發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險事件后，應(yīng)在24小時內(nèi)向檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室報告，并采取臨時控制措施防止事態(tài)擴大。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室應(yīng)匯總風(fēng)險事件，并定期向