會(huì)議聯(lián)系制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等相關(guān)國(guó)家法律法規(guī)，結(jié)合《[集團(tuán)母公司名稱]企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《[企業(yè)名稱]合規(guī)管理體系建設(shè)綱要》，并針對(duì)公司內(nèi)部專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控與管理需求制定。制度旨在規(guī)范會(huì)議聯(lián)系活動(dòng)流程，明確各層級(jí)管理職責(zé)，強(qiáng)化過程管控，防范操作風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效能，確保公司治理體系的規(guī)范運(yùn)行與持續(xù)優(yōu)化。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司內(nèi)部會(huì)議召集、議題管理、參會(huì)協(xié)調(diào)、決策執(zhí)行等全流程活動(dòng)，以及跨部門、跨單位的聯(lián)合會(huì)議、專題研討、評(píng)審會(huì)商等業(yè)務(wù)場(chǎng)景。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”指針對(duì)會(huì)議聯(lián)系活動(dòng)建立的全流程閉環(huán)管理體系，涵蓋風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、制度執(zhí)行、過程監(jiān)督、考核改進(jìn)等環(huán)節(jié)，確保管理活動(dòng)符合合規(guī)性要求。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”指在會(huì)議聯(lián)系過程中可能引發(fā)的管理漏洞、決策失誤、資源浪費(fèi)或法律責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)，包括但不限于流程缺失、權(quán)限濫用、信息泄露、決策不科學(xué)等。（三）“XX合規(guī)”指會(huì)議聯(lián)系活動(dòng)必須嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部管理制度，確保管理行為的合法性、合理性及完整性。第四條XX專項(xiàng)管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則。（一）全面覆蓋：會(huì)議聯(lián)系管理須覆蓋所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景，不留管理空白。（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)管理主體的職責(zé)邊界，確保責(zé)任可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)施差異化管控措施。（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化動(dòng)態(tài)優(yōu)化管理機(jī)制。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司XX專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)第一責(zé)任人責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)專項(xiàng)管理工作負(fù)直接責(zé)任，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌決策、資源保障及督導(dǎo)落實(shí)。第六條設(shè)立XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，成員包括牽頭部門負(fù)責(zé)人、專責(zé)部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)部門代表。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)XX專項(xiàng)管理工作，制定年度管理計(jì)劃；（二）審批重大會(huì)議聯(lián)系活動(dòng)的決策事項(xiàng)及制度修訂；（三）監(jiān)督評(píng)價(jià)專項(xiàng)管理體系的運(yùn)行成效，提出優(yōu)化建議。第七條明確三類管理主體的職責(zé)分工：（一）牽頭部門（如綜合管理部）：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌XX專項(xiàng)管理制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫，定期編制管理報(bào)告。（二）專責(zé)部門（如合規(guī)部、風(fēng)控部）：負(fù)責(zé)專項(xiàng)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)合規(guī)審核、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)處置，提供專業(yè)咨詢支持。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實(shí)本領(lǐng)域XX專項(xiàng)管理要求，開展日常風(fēng)險(xiǎn)防控，確保管理要求執(zhí)行到位。第八條基層執(zhí)行崗須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，確保執(zhí)行行為符合制度要求；（二）主動(dòng)上報(bào)發(fā)現(xiàn)的管理漏洞、風(fēng)險(xiǎn)事件或違規(guī)行為；（三）配合完成專項(xiàng)檢查、訪談及整改落實(shí)工作。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會(huì)議議題管理：會(huì)議議題須提前提交，經(jīng)牽頭部門審核其必要性、合規(guī)性后方可安排。嚴(yán)禁臨時(shí)動(dòng)議或議題空泛化，確保決策事項(xiàng)可追溯、可執(zhí)行。第十條會(huì)議審批權(quán)限：明確不同層級(jí)會(huì)議的審批權(quán)限，重大會(huì)議需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；緊急會(huì)議可先報(bào)備后執(zhí)行，但須在X日內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)。第十一條參會(huì)人員管理：根據(jù)會(huì)議議題確定參會(huì)范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員列席；涉及保密議題須嚴(yán)格控制參會(huì)人員及記錄范圍。第十二條會(huì)議材料審核：會(huì)議材料須由專責(zé)部門提前審核其合規(guī)性、準(zhǔn)確性，涉及決策事項(xiàng)的材料需附?jīng)Q策依據(jù)及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。第十三條會(huì)議記錄規(guī)范：會(huì)議記錄須完整記載議題、決策事項(xiàng)、責(zé)任分工及落實(shí)時(shí)限，由牽頭部門定期歸檔管理，重要會(huì)議記錄需雙簽確認(rèn)。第十四條決策執(zhí)行跟蹤：重大會(huì)議決策須制定執(zhí)行計(jì)劃，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)落實(shí)，牽頭部門定期跟蹤進(jìn)度，確保責(zé)任到人、結(jié)果可考核。第十五條跨部門協(xié)調(diào)機(jī)制：涉及多部門協(xié)作的會(huì)議，牽頭部門須提前會(huì)商相關(guān)單位，明確分工及溝通機(jī)制，避免責(zé)任推諉。第十六條非正式溝通規(guī)范：禁止通過非正式渠道傳遞重要決策信息，所有事項(xiàng)須通過公司官方系統(tǒng)或正式會(huì)議傳達(dá)，確保信息閉環(huán)管理。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十七條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時(shí)修訂XX專項(xiàng)管理制度，每年至少開展一次全面評(píng)估，于X月X日前發(fā)布新版制度。第十八條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：定期開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，按“低、中、高”三級(jí)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)發(fā)布預(yù)警通知，并制定整改方案。第十九條合規(guī)審查機(jī)制：將XX專項(xiàng)審查嵌入業(yè)務(wù)流程，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如會(huì)議決策、議題提交）須經(jīng)專責(zé)部門審核，實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則。第二十條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)需啟動(dòng)應(yīng)急流程，由牽頭部門牽頭協(xié)調(diào)，責(zé)任部門協(xié)同處置，并于X小時(shí)內(nèi)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組。第二十一條責(zé)任追究機(jī)制：對(duì)違規(guī)行為界定處罰標(biāo)準(zhǔn)，包括但不限于績(jī)效扣減、紀(jì)律處分，嚴(yán)重者移交司法機(jī)關(guān)；明確責(zé)任追究流程，自發(fā)現(xiàn)問題X日內(nèi)完成調(diào)查并公布結(jié)果。第二十二條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每季度對(duì)XX專項(xiàng)管理體系有效性開展評(píng)估，通過問卷調(diào)查、訪談、數(shù)據(jù)分析等方式收集反饋，于評(píng)估結(jié)束后X日內(nèi)提交改進(jìn)方案。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十三條組織保障：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)須明確分管領(lǐng)域的XX專項(xiàng)管理責(zé)任，建立“主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)直管、業(yè)務(wù)部門主責(zé)、基層執(zhí)行到位”的責(zé)任體系。第二十四條考核激勵(lì)機(jī)制：將XX專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門年度考核，與績(jī)效、評(píng)優(yōu)掛鉤；對(duì)突出貢獻(xiàn)者給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)失職行為實(shí)行“一票否決”。第二十五條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開展XX專項(xiàng)培訓(xùn)，管理層聚焦合規(guī)履職、風(fēng)險(xiǎn)管控，一線員工聚焦操作規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別；每年不少于X次全員培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)果納入個(gè)人檔案。第二十六條信息化支撐：通過系統(tǒng)工具實(shí)現(xiàn)會(huì)議流程自動(dòng)化管理，包括議題提交、審批流轉(zhuǎn)、記錄歸檔、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等，確保過程可追溯、數(shù)據(jù)可分析。第二十七條文化建設(shè)：發(fā)布XX專項(xiàng)合規(guī)手冊(cè)，定期開展合規(guī)宣傳周活動(dòng)；要求全員簽訂合規(guī)承諾書，營(yíng)造“人人講合規(guī)、事事守底線”的管理氛圍。第二十八條報(bào)告制度：明確風(fēng)險(xiǎn)事件、年度管理情況的上報(bào)流程，業(yè)務(wù)部門于每月X日前提交月度報(bào)告，牽頭部門于每年X月X日前提交年度報(bào)告，內(nèi)容須包括風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)、案例剖析、改進(jìn)措施等。第六章