公司采購辦公用品制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》等相關(guān)國家法律法規(guī)，參照行業(yè)采購管理準(zhǔn)則及集團(tuán)母公司關(guān)于規(guī)范內(nèi)部采購行為的管理規(guī)定制定。同時，為有效防控采購環(huán)節(jié)的專項風(fēng)險，提升公司治理水平，保障物資采購的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性與效率性，結(jié)合公司實際運營需求，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在辦公用品采購活動中的全部行為，覆蓋需求提報、預(yù)算審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、履約驗收、付款結(jié)算等全流程管理。具體場景包括但不限于辦公耗材（紙張、筆類、打印設(shè)備等）、辦公設(shè)備（電腦、顯示器、投影儀等）、勞保用品（工服、防護(hù)用品等）的采購與調(diào)配。第三條本制度下列術(shù)語含義如下：（一）“XX專項管理”指公司針對辦公用品采購全流程建立的風(fēng)險識別、防控、處置與持續(xù)改進(jìn)的管理體系，旨在通過制度約束與流程規(guī)范，確保采購行為的合法性、合規(guī)性與合理性。（二）“XX風(fēng)險”指在辦公用品采購過程中可能存在的政策違規(guī)風(fēng)險、操作失誤風(fēng)險、供應(yīng)商管理風(fēng)險、財務(wù)舞弊風(fēng)險等潛在危害公司利益或聲譽(yù)的威脅。（三）“XX合規(guī)”指采購活動嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度要求，確保采購行為的合法性與正當(dāng)性。第四條辦公用品采購的專項管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：確保所有采購活動納入制度管控范圍，不留管理盲區(qū)。（二）責(zé)任到人原則：明確各層級、各崗位的采購管理職責(zé)，實現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)。（三）風(fēng)險導(dǎo)向原則：聚焦高發(fā)風(fēng)險點，強(qiáng)化事前預(yù)防與事中控制。（四）持續(xù)改進(jìn)原則：定期評估管理效果，動態(tài)優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對辦公用品采購的專項管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)最終決策責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對專項管理工作的組織協(xié)調(diào)與執(zhí)行監(jiān)督負(fù)直接責(zé)任，確保制度有效落地。第六條設(shè)立辦公用品采購專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括財務(wù)部、法務(wù)部、采購部、辦公室等部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司整體采購管理工作，制定重大采購策略；（二）審批重大采購項目的決策方案，監(jiān)督制度執(zhí)行情況；（三）定期研究解決采購管理中的重大問題，提出改進(jìn)建議。第七條明確三類主體的具體職責(zé)：（一）牽頭部門（采購部）：1.統(tǒng)籌制定辦公用品采購管理制度與流程，組織風(fēng)險識別與評估；2.審核供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，建立合格供應(yīng)商名錄，定期更新；3.監(jiān)督采購執(zhí)行過程，組織履約驗收與質(zhì)量糾紛處理；4.開展采購培訓(xùn)與宣貫，提升全員合規(guī)意識。（二）專責(zé)部門（法務(wù)部、財務(wù)部）：1.法務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購合同的合法性，提供法律支持；2.財務(wù)部負(fù)責(zé)采購預(yù)算管控、付款審批與資金監(jiān)管。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：1.負(fù)責(zé)提出辦公用品采購需求，提交合規(guī)提報材料；2.落實領(lǐng)導(dǎo)小組決策，配合完成采購流程各環(huán)節(jié)工作；3.開展本領(lǐng)域采購風(fēng)險自查，及時上報異常情況。第八條基層執(zhí)行崗位（如需求提報人、驗收專員等）須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）嚴(yán)格按制度提報采購需求，確保信息真實完整；（二）遵守采購流程，不得擅自跳過審批環(huán)節(jié)；（三）履行風(fēng)險上報義務(wù)，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時反映。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條供應(yīng)商盡職調(diào)查：采購方必須通過公開渠道或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)對供應(yīng)商資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信譽(yù)等級進(jìn)行核驗，建立“一供一檔”盡職調(diào)查記錄。禁止向未通過審核的供應(yīng)商采購。第十條招標(biāo)采購規(guī)范：單筆采購金額達(dá)到XX萬元人民幣以上的，必須采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)方式，嚴(yán)禁通過內(nèi)部指定或熟人介紹進(jìn)行采購。招標(biāo)文件須明確技術(shù)參數(shù)、商務(wù)條款及評審標(biāo)準(zhǔn)。第十一條采購流程控制：嚴(yán)格執(zhí)行“需求提報—預(yù)算審批—供應(yīng)商選擇—合同簽訂—驗收入庫—付款結(jié)算”六步流程，任何環(huán)節(jié)需經(jīng)授權(quán)人簽字確認(rèn)，嚴(yán)禁口頭授權(quán)或越級審批。第十二條價格審核機(jī)制：采購價格不得高于市場公允水平，須提供不少于三家供應(yīng)商的報價對比，并由財務(wù)部復(fù)核價格合理性。對單一來源采購，需提交書面說明及必要性論證。第十三條合同簽訂規(guī)范：采購合同必須包含物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期限、違約責(zé)任等條款，并由法務(wù)部審核簽字后方可生效。禁止簽訂空白合同或模糊條款合同。第十四條履約驗收管理：采購物資須由需求部門與采購部共同驗收，出具驗收報告并簽字確認(rèn)，驗收不合格的須在XX日內(nèi)退回供應(yīng)商。驗收記錄存檔期限不少于三年。第十五條付款結(jié)算控制：財務(wù)部依據(jù)合同約定及驗收單據(jù)進(jìn)行付款，大額采購實行分期付款的，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。禁止無合同、無單據(jù)支付采購款項。第十六條廢棄物資處置：超出使用期限的辦公用品須按公司資產(chǎn)處置流程處理，禁止私自丟棄或轉(zhuǎn)賣，處置記錄須存檔備查。第四章專項管理運行機(jī)制第十七條制度動態(tài)更新：采購部每年聯(lián)合法務(wù)部、財務(wù)部對制度執(zhí)行情況開展評估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整或風(fēng)險事件，在每年X月前完成制度修訂。第十八條風(fēng)險識別預(yù)警：每季度由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭開展采購風(fēng)險排查，對供應(yīng)商集中度過高、價格異常波動等問題發(fā)布預(yù)警通知，要求相關(guān)部門限期整改。第十九條合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)：將采購合規(guī)審查嵌入以下關(guān)鍵節(jié)點：（一）需求提報時，由采購部審核必要性；（二）供應(yīng)商選擇時，由專責(zé)部門出具評審意見；（三）合同簽訂前，由法務(wù)部出具法律意見書。任何環(huán)節(jié)未通過審查的，不得進(jìn)入下一流程。第二十條風(fēng)險應(yīng)對處置：（一）一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門自行整改，采購部監(jiān)督；（二）重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組組織專項調(diào)查，必要時啟動應(yīng)急預(yù)案；（三）違規(guī)行為按“分級認(rèn)定、協(xié)同處置”原則處理，涉及法律責(zé)任的移交法務(wù)部。第二十一條責(zé)任追究標(biāo)準(zhǔn)：（一）違反供應(yīng)商管理規(guī)定，處XX—XX萬元罰款；（二）簽訂無效合同，取消當(dāng)事人X年采購權(quán)限；（三）泄露采購信息，追究直接責(zé)任人與部門領(lǐng)導(dǎo)連帶責(zé)任。第二十二條評估改進(jìn)機(jī)制：每年X月由領(lǐng)導(dǎo)小組組織對制度有效性進(jìn)行評估，形成《XX專項管理評估報告》，明確改進(jìn)措施與責(zé)任部門。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障：各層級領(lǐng)導(dǎo)須在月度會議上匯報采購管理推進(jìn)情況，領(lǐng)導(dǎo)小組每季度召開專題會議，解決突出問題。第二十四條考核激勵機(jī)制：將采購合規(guī)情況納入部門年度考核，得分占綜合評分XX%，優(yōu)秀案例予以通報表揚，違規(guī)行為實行“一票否決”。第二十五條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層培訓(xùn)：每年X月組織高層領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)合規(guī)履職要求；（二）全員培訓(xùn)：新員工入職必須參加采購制度培訓(xùn)，每年更新考核內(nèi)容；（三）宣傳渠道：通過內(nèi)網(wǎng)發(fā)布制度手冊、案例警示，設(shè)置合規(guī)知識問答專欄。第二十六條信息化支撐：采購系統(tǒng)須實現(xiàn)以下功能：（一）需求線上提報，自動匹配預(yù)算額度；（二）供應(yīng)商資質(zhì)電子存檔，實時核驗有效性；（三）采購數(shù)據(jù)自動生成報表，支持風(fēng)險分析。第二十七條文化建設(shè)：（一）發(fā)布《辦公用品合規(guī)手冊》，人手一冊；（二）簽訂《采購合規(guī)承諾書》，置于崗位醒目位置；（三）設(shè)立“合規(guī)建議獎”，鼓勵員工提出改進(jìn)意見。第二十八條報告制度：（一）風(fēng)險事件報告：須在XX小時內(nèi)上報至領(lǐng)導(dǎo)小組，同時抄送專責(zé)部門；（二）年度管理報告：每年X月XX日前提交《XX專項管理年度報告》，包括風(fēng)