PAGE衛(wèi)生院基本檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則衛(wèi)生院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集、整理和保存衛(wèi)生院在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、衛(wèi)生院商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善衛(wèi)生院檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)衛(wèi)生院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。3.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)主管部門和院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。6.對(duì)各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、初步分類和移交工作，確保本科室檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本科室整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本科室檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括衛(wèi)生院制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、文件收發(fā)、請(qǐng)示報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案涵蓋醫(yī)療文書（病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告等）、醫(yī)療技術(shù)檔案（手術(shù)記錄、科研項(xiàng)目資料等）、醫(yī)療質(zhì)量控制檔案（醫(yī)療事故處理記錄、醫(yī)療差錯(cuò)分析報(bào)告等）。3.人事管理類檔案包含職工個(gè)人檔案（履歷表、學(xué)歷證書、職稱證書、考核評(píng)價(jià)等）、人員招聘與調(diào)配檔案、工資福利檔案等。4.財(cái)務(wù)管理類檔案有會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、固定資產(chǎn)檔案等。5.設(shè)備物資管理類檔案涉及設(shè)備采購合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄、物資采購清單等。6.后勤保障類檔案如房屋建設(shè)與維修檔案、水電暖供應(yīng)記錄、環(huán)境衛(wèi)生管理檔案等。7.其他類檔案包括衛(wèi)生院開展的各類活動(dòng)資料、對(duì)外交流合作檔案、患者投訴與處理檔案等。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本科室在工作中形成的各類檔案，確保檔案收集的及時(shí)性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，需收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、設(shè)備物資管理、后勤保障、其他等七大類。每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類，如醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案可細(xì)分為病歷檔案、處方檔案、檢查檢驗(yàn)報(bào)告檔案等。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年度類別流水號(hào)的方式進(jìn)行編制，例如：2023YL001，表示2023年醫(yī)療業(yè)務(wù)類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案卷內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊(cè)，作為查找檔案的索引。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容相關(guān)的檔案進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁、不壓字，便于翻閱和保管。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映衛(wèi)生院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)衛(wèi)生院工作、國家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如衛(wèi)生院的重要規(guī)章制度、歷史沿革資料、重大醫(yī)療事件記錄等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年和10年兩種。（1）保管期限為30年的檔案。主要包括在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的文件材料，如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（2）保管期限為10年的檔案。是指在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有參考價(jià)值的文件材料，如一般性的會(huì)議記錄、臨時(shí)性的工作文件等。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號(hào)順序排列上架，并在檔案架上標(biāo)明類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和殺毒，確保數(shù)據(jù)的安全和可用。5.檔案庫房應(yīng)配備必要的心腹、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。五、檔案的利用（一）利用范圍1.衛(wèi)生院內(nèi)部各科室因工作需要查閱檔案的，可在檔案管理部門辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱衛(wèi)生院檔案的，須持單位介紹信和查閱人員有效身份證件，經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱衛(wèi)生院檔案的，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、份數(shù)等信息。2.借閱因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、錄音、錄像等。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還所借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀