PAGE衛(wèi)生管理檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強本公司/組織衛(wèi)生管理檔案工作，確保衛(wèi)生管理檔案的完整、準確、系統(tǒng)，為公司/組織的衛(wèi)生管理決策提供科學依據(jù)，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內涉及衛(wèi)生管理的所有部門、科室及相關人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映衛(wèi)生管理工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集與衛(wèi)生管理相關的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數(shù)據(jù)可靠。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔、保管等工作遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準。5.保密性原則：對涉及公司/組織機密的衛(wèi)生管理檔案嚴格保密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善衛(wèi)生管理檔案管理制度。2.指導、監(jiān)督各部門/科室衛(wèi)生管理檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織的衛(wèi)生管理檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.定期對檔案進行檢查、鑒定、銷毀等工作。5.為公司/組織各部門提供檔案查閱、借閱服務。（二）各部門/科室職責1.負責本部門/科室衛(wèi)生管理文件、資料的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責本部門/科室衛(wèi)生管理檔案工作，確保檔案的及時、準確歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.衛(wèi)生管理制度、規(guī)定、辦法等文件。2.衛(wèi)生管理工作規(guī)劃、計劃、總結。3.各類衛(wèi)生檢查記錄、報告。4.衛(wèi)生設施設備的采購、維護、更新記錄。5.員工健康檔案。6.環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測報告。7.突發(fā)衛(wèi)生事件應急預案及相關處置記錄。8.與衛(wèi)生管理相關的合同、協(xié)議。9.其他與衛(wèi)生管理有關的文件、資料。（二）收集要求1.各部門/科室應在工作完成后及時收集相關文件、資料，并進行初步整理。2.收集的文件、資料應完整、齊全，簽字、蓋章等手續(xù)完備。3.對于重要的衛(wèi)生管理文件、資料，應收集原件或復印件，并確保復印件清晰、完整。四、檔案整理（一）分類標準1.衛(wèi)生管理制度類：包括各項衛(wèi)生管理規(guī)章制度、操作規(guī)程等。2.工作計劃總結類：衛(wèi)生管理工作的年度計劃、季度計劃、月度計劃以及相應的總結。3.檢查記錄類：各類衛(wèi)生檢查的記錄、報告，如日常衛(wèi)生檢查、專項衛(wèi)生檢查等。4.設施設備類：衛(wèi)生設施設備的采購合同、維護記錄、更新記錄等。5.員工健康類：員工的健康體檢報告、職業(yè)健康監(jiān)護檔案等。6.環(huán)境衛(wèi)生類：環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測報告、消毒記錄等。7.突發(fā)衛(wèi)生事件類：應急預案、應急處置記錄、事件調查報告等。8.合同協(xié)議類：與衛(wèi)生管理相關的各類合同、協(xié)議。（二）整理方法1.按照分類標準對收集的文件、資料進行分類。2.對每一類文件、資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.去除文件、資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.對破損的文件、資料進行修補或復制。5.按照文件、資料的形成時間順序或重要程度進行排列。6.編制卷內文件目錄，目錄應包括文件編號、題名、日期、頁號等內容。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.各部門/科室應在每年年底將本年度的衛(wèi)生管理檔案移交至檔案管理部門。2.對于臨時性的衛(wèi)生管理工作，應在工作結束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門對各部門/科室移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.對符合要求的檔案進行裝訂、編目，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.將檔案盒上架存放，建立檔案存放索引，便于查找。六、檔案保管（一）保管期限1.衛(wèi)生管理制度類：長期保管。2.工作計劃總結類：長期保管。3.檢查記錄類：一般保存35年，重要的檢查記錄長期保管。4.設施設備類：長期保管。5.員工健康類：長期保管。6.環(huán)境衛(wèi)生類：一般保存35年，重要的環(huán)境衛(wèi)生記錄長期保管。7.突發(fā)衛(wèi)生事件類：長期保管。8.合同協(xié)議類：按照合同協(xié)議約定的期限保管，一般不少于合同履行完畢后5年。（二）保管條件1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防塵等設施設備。3.檔案應存放在專用的檔案架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并做好記錄。七、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.公司/組織內部人員查閱衛(wèi)生管理檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.《檔案查閱申請表》經所在部門/科室負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內容，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（二）借閱程序1.因工作需要借閱衛(wèi)生管理檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.《檔案借閱申請表》經所在部門/科室負責人、檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，并按時歸還。5.歸還檔案時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，明確保密責任。2.對涉及公司/組織機密的衛(wèi)生管理檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施。3.檔案查閱、借閱場所應相對獨立，無關人員不得進入。4.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。（二）保密責任追究1.對違反檔案保密制度，泄露檔案內容的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、紀律處分直至追究法律責任。2.因檔案保密措施不當導致檔案信息泄露的，應追究檔案管理部門負責人及相關人員的責任。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關部門/科室人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經公司/組織領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應采用