PAGE衛(wèi)生院檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。衛(wèi)生院檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則。檔案應(yīng)全面涵蓋衛(wèi)生院工作的各個(gè)方面，保證檔案的齊全完整，避免重要信息缺失。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置衛(wèi)生院設(shè)立檔案室，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保存。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本衛(wèi)生院檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用本衛(wèi)生院的各類(lèi)檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀和移交。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各科室的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高全體工作人員的檔案意識(shí)。4.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理和開(kāi)發(fā)利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（三）各科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保本科室檔案的齊全完整。2.按照檔案室的要求，定期將本科室整理好的檔案移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室開(kāi)展檔案利用工作，提供本科室相關(guān)檔案的查閱線(xiàn)索和利用服務(wù)。4.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高本科室檔案管理工作水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類(lèi)檔案：包括衛(wèi)生院的各項(xiàng)規(guī)章制度文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類(lèi)檔案：包括病歷檔案、處方檔案、檢查檢驗(yàn)報(bào)告檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、醫(yī)療糾紛檔案等。3.教學(xué)科研類(lèi)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)成果、科研項(xiàng)目申報(bào)與結(jié)題材料、學(xué)術(shù)論文等。4.黨群工作類(lèi)檔案：包括黨組織建設(shè)、黨員教育管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。5.其他類(lèi)檔案：包括衛(wèi)生院與外部單位簽訂的合同協(xié)議、捐贈(zèng)檔案、基建檔案、設(shè)備采購(gòu)檔案等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集歸檔。2.檔案形成部門(mén)和個(gè)人應(yīng)按照檔案管理要求，將辦理完畢的文件材料及時(shí)整理歸檔，不得積壓或自行銷(xiāo)毀。3.對(duì)于重要的會(huì)議、活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的門(mén)類(lèi)和載體形式進(jìn)行分類(lèi)整理，一般分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等類(lèi)別。3.文書(shū)檔案應(yīng)按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)，科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目階段文件材料類(lèi)別分類(lèi)，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度保管期限分類(lèi)，聲像檔案應(yīng)按照形成時(shí)間內(nèi)容分類(lèi)，電子檔案應(yīng)按照文件類(lèi)別時(shí)間分類(lèi)。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理：按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。2.科技檔案整理：對(duì)科研項(xiàng)目、設(shè)備儀器等檔案，按照項(xiàng)目流程和技術(shù)資料的形成順序，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和總目錄。3.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案整理：對(duì)照片、錄音、錄像等聲像資料，按照形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并配以文字說(shuō)明。5.電子檔案整理：對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)衛(wèi)生院工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案室應(yīng)按照檔案的保管期限和類(lèi)別，分別設(shè)置檔案柜架，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.檔案存放應(yīng)做到排列有序，標(biāo)識(shí)清晰，不得隨意堆放或混放。同時(shí)，要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全完整。3.對(duì)珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、使用專(zhuān)門(mén)的保護(hù)材料等，以延長(zhǎng)檔案的使用壽命。（三）保護(hù)措施1.防火措施：檔案室應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。同時(shí)，嚴(yán)禁在檔案室吸煙和使用明火，確保檔案存放環(huán)境的消防安全。2.防潮措施：檔案室應(yīng)保持適宜的濕度，可安裝除濕設(shè)備，防止檔案受潮發(fā)霉。檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離，避免檔案直接接觸地面和墻壁。3.防蟲(chóng)措施：定期對(duì)檔案室進(jìn)行清潔消毒，防止蟲(chóng)害滋生。對(duì)檔案可采用防蟲(chóng)藥物進(jìn)行防護(hù)，但要注意藥物的安全性和對(duì)檔案的影響。4.防盜措施：檔案室應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守門(mén)禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。5.防光措施：檔案室應(yīng)采用防光窗簾、燈具遮光等措施，避免檔案長(zhǎng)期暴露在強(qiáng)光下，防止檔案褪色、老化。6.防塵措施：檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期打掃地面、擦拭檔案柜架，防止灰塵積聚對(duì)檔案造成損害。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和本衛(wèi)生院檔案管理制度，不得損害國(guó)家利益、集體利益和個(gè)人合法權(quán)益。2.服務(wù)優(yōu)先原則。檔案利用工作應(yīng)以為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作服務(wù)為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則。在檔案利用過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本衛(wèi)生院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本衛(wèi)生院檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的，須經(jīng)衛(wèi)生院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱本衛(wèi)生院檔案的，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.本衛(wèi)生院工作人員借閱檔案，須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途和借閱期限，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，須填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，并提交單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室管理人員陪同查閱，不得將檔案帶出檔案室。如需借閱，須經(jīng)衛(wèi)生院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日。3.司法機(jī)關(guān)借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)衛(wèi)生院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限按照法律規(guī)定執(zhí)行。（四）利用登記檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱(chēng)和數(shù)量等信息。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（五）歸還要求借閱檔案的人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織衛(wèi)生院成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各科室兼職檔案員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從文件內(nèi)容、歷史意義、利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)衛(wèi)生院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，由檔案室會(huì)同相關(guān)部門(mén)指定專(zhuān)人進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上注明銷(xiāo)毀日期和銷(xiāo)毀方式，銷(xiāo)毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案鑒定銷(xiāo)毀工作的記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為衛(wèi)生院各科室及工作人員提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的開(kāi)展。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面清查，按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理的質(zhì)量要求。2.在檔案數(shù)字化采集過(guò)程中，要做好數(shù)據(jù)備份工作，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、著錄等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.配備專(zhuān)業(yè)的檔案信息管理軟件，建立檔案信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)更新和維護(hù)檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，對(duì)不同用戶(hù)的訪(fǎng)問(wèn)和操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止檔案信息泄露和非法篡改。（四）電子檔案存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防