PAGE衛(wèi)生城市檔案制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生城市檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，為衛(wèi)生城市創(chuàng)建、管理和評估提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于參與衛(wèi)生城市創(chuàng)建、管理及相關工作的所有部門、單位和個人形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生城市檔案由專門的檔案管理機構或指定專人負責集中管理，確保檔案的完整性和安全性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映衛(wèi)生城市創(chuàng)建、管理工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、資料可靠。3.分類科學原則：按照檔案的形成領域、內容性質等進行科學分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則：采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置成立衛(wèi)生城市檔案管理領導小組，由相關部門負責人組成，負責統(tǒng)籌協(xié)調檔案管理工作。設立專門的檔案管理辦公室，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）領導小組職責1.研究制定衛(wèi)生城市檔案管理工作的方針、政策和規(guī)章制度。2.協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。（三）檔案管理辦公室職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.制定檔案管理工作計劃和實施方案。3.對檔案管理人員進行業(yè)務培訓和指導。4.定期對檔案管理工作進行總結和評估。（四）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂等。3.做好檔案的保管、保護工作，確保檔案的安全和完整。4.積極為檔案利用者提供服務，及時準確地查找和提供所需檔案資料。5.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生城市創(chuàng)建規(guī)劃、方案、計劃、總結等文件資料。2.環(huán)境衛(wèi)生管理方面的檔案，包括環(huán)境衛(wèi)生整治記錄、垃圾處理情況、公共廁所管理等。3.食品衛(wèi)生管理檔案，如食品生產經營單位的許可、監(jiān)督檢查記錄、食品安全事故處理等。4.飲用水衛(wèi)生管理檔案，包括水源監(jiān)測、水質檢測報告、供水單位管理等。5.公共場所衛(wèi)生管理檔案，如賓館、飯店、商場、理發(fā)店等場所的衛(wèi)生許可、監(jiān)督檢查記錄等。6.傳染病防治檔案，包括疫情報告、防控措施、消毒記錄等。7.健康教育與健康促進檔案，如宣傳資料、活動記錄、居民健康素養(yǎng)監(jiān)測等。8.愛國衛(wèi)生運動相關檔案，包括活動方案、實施情況、考核評估等。9.其他與衛(wèi)生城市創(chuàng)建、管理相關的文件、資料、圖片、影像等。（二）收集要求1.各部門、單位應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.對重要的檔案資料應進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質和內容，分為綜合管理類、環(huán)境衛(wèi)生類、食品衛(wèi)生類、飲用水衛(wèi)生類、公共場所衛(wèi)生類、傳染病防治類、健康教育與健康促進類、愛國衛(wèi)生運動類等類別。每個類別下再根據(jù)具體內容進行細分。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用年份+類別+順序號的方式，如2023WH001，表示2023年環(huán)境衛(wèi)生類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、單位應定期將收集整理好的檔案移交檔案管理辦公室進行歸檔。2.歸檔的檔案應按照分類編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、編號、起止日期等信息。3.檔案管理人員應對歸檔的檔案進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。（二）保管期限1.永久保管：涉及衛(wèi)生城市創(chuàng)建、管理工作的重要文件、法規(guī)性文件、規(guī)劃方案、總結報告、重大事件記錄等檔案資料，應永久保管。2.長期保管：一般的工作文件、業(yè)務檔案、監(jiān)督檢查記錄等，保管期限為10年至30年。3.短期保管：臨時性的文件、資料等，保管期限為1年至5年。（三）保管條件1.檔案管理辦公室應具備專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，確保檔案的安全。3.檔案應存放在專用的檔案架上，排列整齊，便于查找和管理。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.檔案利用應服務于衛(wèi)生城市創(chuàng)建、管理和決策等工作需要。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理辦公室查閱檔案資料，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：檔案利用者如需復制檔案資料，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。復制的檔案資料應與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。（三）利用登記1.檔案管理辦公室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細登記。2.登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、檔案名稱、編號等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應逐份審查檔案資料，根據(jù)檔案的內容、來源、保管期限等因素，判斷其是否仍具有保存價值。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，經檔案管理部門負責人審核，報衛(wèi)生城市檔案管理領導小組批準后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應指定專人負責，在指定的地點進行銷毀。2.銷毀檔案時，應確保檔案信息無法復原，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。3.檔案銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立衛(wèi)生城市檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應將紙質檔案資料進行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新和維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）信息安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.衛(wèi)生城市檔案管理領導小組應定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.檔案管理部門應加強對各部門、單位檔案收集、整理、歸檔等工作的指導和監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，對各部門、單位的檔案管理工作進行量化