PAGE衛(wèi)生院應(yīng)急檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院應(yīng)急檔案管理，規(guī)范應(yīng)急檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保應(yīng)急檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮應(yīng)急檔案在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院在應(yīng)對(duì)各類(lèi)突發(fā)事件（包括自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件等）過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：應(yīng)急檔案應(yīng)如實(shí)反映突發(fā)事件的發(fā)生、發(fā)展、處置過(guò)程及相關(guān)情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與突發(fā)事件相關(guān)的各種文件、資料、記錄等，保證應(yīng)急檔案的完整性，涵蓋事件的各個(gè)方面。3.及時(shí)性原則：在突發(fā)事件處置過(guò)程中及結(jié)束后，及時(shí)對(duì)應(yīng)急檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔，確保檔案資料不遺漏、不延誤。4.保密性原則：對(duì)應(yīng)急檔案中涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.實(shí)用性原則：應(yīng)急檔案的管理應(yīng)便于查找、利用，能夠?yàn)樾l(wèi)生院應(yīng)急處置工作提供有效的參考和支持，滿(mǎn)足實(shí)際工作需要。二、應(yīng)急檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生院應(yīng)急檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)對(duì)應(yīng)急檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。3.集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生院應(yīng)急檔案，建立應(yīng)急檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對(duì)應(yīng)急檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編目，做好檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案安全。5.積極開(kāi)展應(yīng)急檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為衛(wèi)生院應(yīng)急處置、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定應(yīng)急預(yù)案等提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在突發(fā)事件處置過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)應(yīng)急檔案工作，確保本部門(mén)應(yīng)急檔案工作的順利開(kāi)展。3.配合檔案管理部門(mén)做好應(yīng)急檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目等工作，提供相關(guān)檔案利用信息。（三）應(yīng)急處置工作小組職責(zé)1.在突發(fā)事件處置過(guò)程中，負(fù)責(zé)及時(shí)記錄事件的發(fā)生、發(fā)展、處置措施、人員傷亡、物資調(diào)配等情況，形成原始記錄。2.對(duì)應(yīng)急處置過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料進(jìn)行分類(lèi)整理，在事件結(jié)束后及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好應(yīng)急檔案的收集、整理、歸檔等工作，提供相關(guān)檔案利用信息。三、應(yīng)急檔案的收集（一）收集范圍1.應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)修訂文件，包括總體預(yù)案、專(zhuān)項(xiàng)預(yù)案、部門(mén)預(yù)案等。2.突發(fā)事件報(bào)告文件，如事件發(fā)生報(bào)告、續(xù)報(bào)、終報(bào)等。3.應(yīng)急處置過(guò)程中的指揮調(diào)度文件，如會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作指令等。4.人員傷亡情況記錄，包括傷亡人員名單、救治情況等。5.物資調(diào)配記錄，如物資清單、采購(gòu)合同、發(fā)放記錄等。6.現(xiàn)場(chǎng)救援記錄，如救援方案、救援照片、視頻等。7.醫(yī)療救治記錄，如病歷、診斷報(bào)告、治療方案等。8.疫情防控相關(guān)記錄，如疫情報(bào)告、防控措施、疫苗接種記錄等。9.社會(huì)捐贈(zèng)記錄，包括捐贈(zèng)物資清單、捐贈(zèng)協(xié)議等。10.與突發(fā)事件相關(guān)的其他文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照職責(zé)分工，在突發(fā)事件處置過(guò)程中及結(jié)束后，及時(shí)收集本部門(mén)形成的相關(guān)文件、資料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件、資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.收集過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)文件、資料的原件進(jìn)行收集，如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于突發(fā)事件處置過(guò)程中形成的即時(shí)性文件、資料，應(yīng)在事件發(fā)生后及時(shí)收集。2.對(duì)于階段性工作文件、資料，應(yīng)在每個(gè)階段工作結(jié)束后及時(shí)收集。3.對(duì)于整個(gè)突發(fā)事件處置工作結(jié)束后的總結(jié)性文件、資料，應(yīng)在事件結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集完畢，并移交檔案管理部門(mén)。四、應(yīng)急檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照問(wèn)題、時(shí)間、重要程度等進(jìn)行分類(lèi)整理，便于查找和利用。3.確保每份文件材料的完整性，不遺漏、不重復(fù)。（二）分類(lèi)方法1.事件類(lèi)別分類(lèi)：按照自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件等不同事件類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。2.年度分類(lèi)：在每個(gè)事件類(lèi)別下，按照事件發(fā)生的年度進(jìn)行分類(lèi)。3.保管期限分類(lèi)：根據(jù)文件材料的重要程度和保存價(jià)值，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行檢查，去除金屬物，按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編頁(yè)號(hào)：在每份文件材料的正面右上角和背面左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，以便于統(tǒng)計(jì)和查找。3.編目：填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫(xiě)相關(guān)信息，如全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等。五、應(yīng)急檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的應(yīng)急檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.建立應(yīng)急檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案的目錄信息和電子檔案的元數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，便于檢索和利用。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映衛(wèi)生院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)衛(wèi)生院和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的應(yīng)急檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映衛(wèi)生院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的應(yīng)急檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是反映衛(wèi)生院臨時(shí)性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有參考價(jià)值的應(yīng)急檔案，保管期限為[X]年。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)應(yīng)急檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、應(yīng)急檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案利用過(guò)程中的信息安全。2.堅(jiān)持服務(wù)大局、服務(wù)應(yīng)急處置工作的原則，積極為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。3.方便利用、提高效率，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，縮短利用時(shí)間，滿(mǎn)足利用者的合理需求。（二）利用范圍1.為衛(wèi)生院應(yīng)急處置工作提供決策參考，如查閱以往類(lèi)似事件的處置經(jīng)驗(yàn)、相關(guān)數(shù)據(jù)等。2.為總結(jié)應(yīng)急處置工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)，如分析事件原因、評(píng)估處置效果等。3.為修訂應(yīng)急預(yù)案提供參考，如根據(jù)實(shí)際工作情況對(duì)預(yù)案進(jìn)行完善和優(yōu)化。4.為對(duì)外宣傳、信息公開(kāi)提供檔案資料，如向社會(huì)公布突發(fā)事件處置情況等。5.為司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查詢(xún)提供檔案服務(wù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門(mén)查閱應(yīng)急檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)借閱登記表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、期限等信息。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制應(yīng)急檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后提