行政機(jī)關(guān)公文寫作規(guī)范及實(shí)例解析行政機(jī)關(guān)公文，作為黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是各級行政機(jī)關(guān)依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。其寫作質(zhì)量直接關(guān)系到政令暢通、工作效率和機(jī)關(guān)形象。因此，熟練掌握公文寫作規(guī)范，提升公文處理能力，是每一位機(jī)關(guān)工作人員的基本素養(yǎng)和必備技能。本文將結(jié)合實(shí)踐，對行政機(jī)關(guān)公文寫作的核心規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)梳理，并輔以實(shí)例解析，以期為相關(guān)工作提供有益參考。一、行政機(jī)關(guān)公文寫作的基本原則公文寫作并非簡單的文字組合，而是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治任務(wù)和細(xì)致的業(yè)務(wù)工作，必須遵循以下基本原則：（一）政治性原則：公文作為黨的理論、路線、方針、政策和國家法律法規(guī)及決策部署的載體，其內(nèi)容必須與黨中央保持高度一致，體現(xiàn)黨的意志和人民的根本利益。起草者需具備高度的政治敏銳性和政治鑒別力，確保公文的政治方向正確無誤。（二）實(shí)事求是原則：公文內(nèi)容必須真實(shí)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際。無論是情況報(bào)告、問題分析還是決策建議，都應(yīng)以事實(shí)為依據(jù)，數(shù)據(jù)要可靠，論據(jù)要充分，堅(jiān)決杜絕虛構(gòu)、夸大或縮小事實(shí)的現(xiàn)象。（三）精簡高效原則：“精簡”即篇幅力求簡短，避免冗長空洞，反對形式主義；“高效”即內(nèi)容要直接明了，便于理解和執(zhí)行，能夠快速解決問題或推動(dòng)工作。要做到“一文一事”（除綜合性報(bào)告等特殊文種外），主旨明確，邏輯清晰。（四）依法依規(guī)原則：公文的制發(fā)、內(nèi)容、程序等都必須符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的要求。涉及政策法規(guī)的內(nèi)容，必須準(zhǔn)確無誤，不得與現(xiàn)行法律法規(guī)相抵觸。（五）保密原則：嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，準(zhǔn)確界定公文的密級和保密期限，確保黨和國家秘密的安全。二、行政機(jī)關(guān)公文的格式規(guī)范公文格式是公文嚴(yán)肅性、規(guī)范性的重要體現(xiàn)，是公文產(chǎn)生法定效力的外在標(biāo)志?！饵h政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)對公文的各個(gè)組成部分做出了明確規(guī)定，必須嚴(yán)格遵守。（一）版頭部分版頭位于公文首頁紅色分隔線以上，包括份號(hào)、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。*份號(hào)：涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字。*密級和保密期限：如需標(biāo)注，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。*緊急程度：如需標(biāo)注，一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。*發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。*發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。*簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。（二）主體部分主體位于公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。*標(biāo)題：公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。字體一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。*主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。*正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。*附件說明：公文附件的順序號(hào)和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。*發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：*發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。*成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。*印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。*附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。*附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。（三）版記部分版記位于公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上，包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素。*抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。*印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門；印發(fā)日期是指公文的送印日期。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。三、行政機(jī)關(guān)公文的語言規(guī)范公文語言是一種具有特定風(fēng)格和要求的書面語言，其核心要求是準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體、規(guī)范。（一）準(zhǔn)確：用詞必須精準(zhǔn)，概念明確，判斷恰當(dāng)，避免歧義。要恰當(dāng)使用專業(yè)術(shù)語和法律用語，數(shù)據(jù)必須真實(shí)可靠。例如，“原則同意”與“同意”，“擬”與“決定”，其語義輕重和內(nèi)涵截然不同，需謹(jǐn)慎使用。（二）簡明：文字精煉，言簡意賅，避免空話、套話、廢話。要開門見山，直奔主題，善于運(yùn)用概括性詞語，力求以最少的文字表達(dá)最豐富的內(nèi)容。例如，將“在……的領(lǐng)導(dǎo)下，在……的支持下，在……的努力下”等冗余表述，可根據(jù)實(shí)際情況簡化。（三）莊重：公文代表機(jī)關(guān)意志，語言必須嚴(yán)肅、鄭重、典雅。避免使用口語、俚語、網(wǎng)絡(luò)流行語，以及夸張、比喻、擬人等文學(xué)修辭手法。例如，不宜使用“搞定”、“沒啥大不了”等口語化表達(dá)。（四）得體：根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)地位、主送機(jī)關(guān)的身份以及公文的內(nèi)容性質(zhì)，選用恰當(dāng)?shù)恼Z言。上行文要謙遜恭謹(jǐn)，平行文要平等協(xié)商，下行文要明確有力。（五）規(guī)范：使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語書面語，遵循語法規(guī)則和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法。數(shù)字、計(jì)量單位、時(shí)間等的表述要符合國家有關(guān)規(guī)定。四、常用公文文種實(shí)例解析行政機(jī)關(guān)公文種類主要有：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。以下選取幾種最常用的文種進(jìn)行實(shí)例解析。（一）請示請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。*特點(diǎn)：單一性（一文一事）、期復(fù)性（期待上級批復(fù)）、時(shí)效性（事前行文）。*寫作要點(diǎn)：1.標(biāo)題：一般為“關(guān)于請求XX（事項(xiàng)）的請示”或“關(guān)于XX（事項(xiàng)）請示”。2.主送機(jī)關(guān)：只能是一個(gè)直接上級機(jī)關(guān)，不得多頭主送。3.正文：*開頭：闡明請示的緣由、背景和依據(jù)，說明為什么要請示。*主體：明確提出請示的具體事項(xiàng)和要求，要具體、明確。*結(jié)尾：常用“妥否，請批示”、“以上請示，如無不妥，請批準(zhǔn)”等結(jié)束語。*實(shí)例（簡化版）：關(guān)于解決XX項(xiàng)目建設(shè)資金的請示XX市人民政府：為加快我市XX領(lǐng)域發(fā)展，根據(jù)XX規(guī)劃要求，我局組織實(shí)施了XX項(xiàng)目。該項(xiàng)目總投資估算為XX，目前已完成XX工作，預(yù)計(jì)XX時(shí)間可投入使用。但由于XX原因，項(xiàng)目建設(shè)資金存在XX缺口。為確保項(xiàng)目順利推進(jìn)，按時(shí)完成建設(shè)任務(wù)，特向市政府請示解決項(xiàng)目建設(shè)資金XX。妥否，請批示。（聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXXXXXX）XX市XX局（印章）XXXX年X月X日（二）通知通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。*特點(diǎn)：應(yīng)用廣泛、使用頻率高、時(shí)效性強(qiáng)。*寫作要點(diǎn)：1.標(biāo)題：通常為“關(guān)于XX（事項(xiàng)）的通知”。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)，標(biāo)題中可帶有“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”字樣。2.主送機(jī)關(guān)：根據(jù)通知內(nèi)容確定，可多個(gè)。3.正文：*開頭：說明發(fā)文緣由、依據(jù)或目的。*主體：明確通知的具體事項(xiàng)、要求和措施，條理要清晰。*結(jié)尾：根據(jù)需要可提出希望和要求，或使用“特此通知”作結(jié)。*實(shí)例（簡化版）：關(guān)于舉辦全市XX業(yè)務(wù)培訓(xùn)班的通知各區(qū)（縣）XX局，市直各有關(guān)單位：為進(jìn)一步提升我市XX系統(tǒng)工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，適應(yīng)新形勢下XX工作的需要，經(jīng)研究，決定舉辦全市XX業(yè)務(wù)培訓(xùn)班?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、培訓(xùn)內(nèi)容（一）XX政策法規(guī)解讀；（二）XX業(yè)務(wù)操作實(shí)務(wù)；（三）XX工作經(jīng)驗(yàn)交流。二、培訓(xùn)時(shí)間與地點(diǎn)時(shí)間：XXXX年X月X日至X月X日，X月X日下午報(bào)到。地點(diǎn)：XX培訓(xùn)中心（XX路XX號(hào)）。三、參訓(xùn)人員各區(qū)（縣）XX局業(yè)務(wù)骨干X名，市直各有關(guān)單位相關(guān)科室負(fù)責(zé)人1名。四、其他事項(xiàng)（一）請各單位于X月X日前將《參訓(xùn)人員報(bào)名表》（附件1）報(bào)送至我局XX處。（二）培訓(xùn)期間食宿統(tǒng)一安排，費(fèi)用由我局承擔(dān)。往返交通費(fèi)自理。（三）聯(lián)系人：XXX，聯(lián)系電話：XXXXXXX。特此通知。附件：1.參訓(xùn)人員報(bào)名表XX市XX局（印章）XXXX年X月X日（三）報(bào)告報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。*特點(diǎn)：陳述性、單向性（一般不需上級批復(fù)）、事后性或事中性。*寫作要點(diǎn)：1.標(biāo)題：一般為“關(guān)于XX（工作/情況）的報(bào)告”。2.主送機(jī)關(guān)：通常是一個(gè)上級機(jī)關(guān)。3.正文：*開頭：概述報(bào)告的起因或基本情況。*主體：詳細(xì)闡述工作進(jìn)展、取得的成績、存在的問題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、下一步計(jì)劃等。內(nèi)容要具體、充實(shí)，實(shí)事求是。*結(jié)尾：常用“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告，請審閱”等。*實(shí)例（簡化版）：關(guān)于我市XX工作開展情況的報(bào)告XX省XX廳：根據(jù)貴廳《關(guān)于開展XX工作的通知》要求，我市高度重視，迅速部署，扎實(shí)推進(jìn)XX工作。現(xiàn)將有關(guān)開展情況報(bào)告如下：一、工作進(jìn)展情況（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，成立了由XX領(lǐng)導(dǎo)牽頭的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了實(shí)施方案。（二）廣泛宣傳動(dòng)員，通過XX等多種形式，提高了社會(huì)知曉度。（三）細(xì)化工作措施，完成了XX、XX等具體工作，取得了階段性成效。截至目前，已完成XX任務(wù)的XX%。二、存在的主要問題（一）部分基層單位認(rèn)識(shí)不到位，推進(jìn)力度有待加強(qiáng)；（二）XX資源不足，影響了工作效率。三、下一步工作計(jì)劃（一）進(jìn)一步壓實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)督導(dǎo)檢查；（二）積極協(xié)調(diào)解決XX資源問題，確保工作按期完成。特此報(bào)告。XX市XX局（印章）XXXX年X月X日（四）函函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。*特點(diǎn)：靈活性（不受隸屬關(guān)系限制）、單一性（一文一事）、平等性。*寫作要點(diǎn)：1.標(biāo)題：一般為“關(guān)于商洽XX（事項(xiàng)）的函”、“關(guān)于詢問XX（事項(xiàng)）的函”、“關(guān)于請求批準(zhǔn)XX（事項(xiàng)）的函”（此為商請函，非請示）、“關(guān)于答復(fù)XX（事項(xiàng)）的函”。2.主送機(jī)關(guān)：明確的不相隸屬機(jī)關(guān)。3.正文：*開頭：說明發(fā)函的原因、目的。*主體：具體陳述商洽、詢問、請求或答復(fù)的事項(xiàng)。*結(jié)尾：商洽函常用“妥否，請函復(fù)”、“請予支持為盼”；詢問函常用“盼予復(fù)函”、“請即函告”；答復(fù)函常用“此復(fù)”、“特此函復(fù)”。*實(shí)例（商洽函，簡化版）：關(guān)于商請協(xié)助開展XX調(diào)研工作的函XX大學(xué)XX學(xué)院：為深入了解我市XX產(chǎn)業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及未來趨勢，我委擬于近期組織開展XX專題調(diào)研。鑒于貴院在XX領(lǐng)域具有深厚的學(xué)術(shù)積累和研究實(shí)力，懇請貴院能協(xié)助我委完成此次調(diào)研工作。具體事項(xiàng)如下：一、請貴院推薦X名相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c調(diào)研方案的制定與論