城建檔案制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》等國家法律法規(guī)，參照行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及集團(tuán)母公司相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部檔案管理實(shí)際需求，為規(guī)范城建檔案的形成、收集、整理、保管、利用和安全防護(hù)，防控檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案管理水平，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋城建工程項(xiàng)目檔案從項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收到后續(xù)運(yùn)維的全生命周期管理場(chǎng)景，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案及音視頻檔案等。第三條本制度下列核心術(shù)語定義如下：（一）“城建檔案專項(xiàng)管理”指企業(yè)為實(shí)現(xiàn)城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全目標(biāo)，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及內(nèi)部制度，對(duì)檔案管理全過程實(shí)施的組織、控制、監(jiān)督和改進(jìn)活動(dòng)。（二）“城建檔案管理風(fēng)險(xiǎn)”指因檔案管理制度的缺失、執(zhí)行不到位、技術(shù)保障不足或人為因素等導(dǎo)致檔案丟失、損毀、泄密或利用不便等潛在危害。（三）“城建檔案合規(guī)”指檔案管理活動(dòng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)內(nèi)部制度要求，保障檔案真實(shí)性、完整性、有效性和安全性。第四條城建檔案專項(xiàng)管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則。全面覆蓋要求檔案管理覆蓋所有城建項(xiàng)目及檔案類型；責(zé)任到人明確各級(jí)管理主體及崗位職責(zé)；風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向強(qiáng)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)管理并重；持續(xù)改進(jìn)推動(dòng)制度優(yōu)化與技術(shù)升級(jí)。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司城建檔案專項(xiàng)管理工作負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作方向，審批重大檔案管理制度及資源配置。分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督檔案管理工作的實(shí)施。第六條設(shè)立城建檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)主持，成員包括牽頭部門負(fù)責(zé)人、專責(zé)部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)部門代表，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，審批重大事項(xiàng)，監(jiān)督制度執(zhí)行。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，設(shè)在牽頭部門，承擔(dān)日常管理工作。第七條牽頭部門職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)城建檔案專項(xiàng)管理制度體系建設(shè)，組織制度修訂與發(fā)布；（二）統(tǒng)籌開展檔案風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估與防控，監(jiān)督制度執(zhí)行情況；（三）組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與宣貫，提升全員檔案管理意識(shí)；（四）定期匯總分析檔案管理問題，提出改進(jìn)建議。第八條專責(zé)部門職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)城建檔案業(yè)務(wù)合規(guī)審核，確保檔案收集、整理、歸檔符合標(biāo)準(zhǔn)；（二）推動(dòng)檔案管理流程優(yōu)化，引入信息化管理工具；（三）協(xié)助處置檔案管理風(fēng)險(xiǎn)事件，提供技術(shù)支持與指導(dǎo)。第九條業(yè)務(wù)部門及下屬單位職責(zé)：（一）落實(shí)本領(lǐng)域城建檔案管理要求，確保檔案形成及時(shí)、準(zhǔn)確、完整；（二）開展日常檔案風(fēng)險(xiǎn)防控，定期自查并上報(bào)問題；（三）配合專責(zé)部門開展檔案驗(yàn)收與移交工作。第十條基層執(zhí)行崗責(zé)任：（一）嚴(yán)格遵守檔案操作規(guī)程，確保崗位職責(zé)內(nèi)檔案管理合規(guī)；（二）履行風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)義務(wù)，及時(shí)報(bào)告檔案異常情況；（三）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個(gè)人責(zé)任。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條檔案收集與整理：城建項(xiàng)目各階段應(yīng)同步收集檔案，按檔案類型分類整理，確保內(nèi)容真實(shí)、完整，符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)。禁止擅自損毀、修改或偽造檔案。第十二條檔案歸檔與保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)、裝訂，電子檔案需符合格式要求并建立備份機(jī)制。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)滿足防火、防潮、防盜等要求，重要檔案需定期檢查。第十三條檔案安全防護(hù)：建立檔案分級(jí)管理制度，涉密檔案需采取加密、隔離等特殊防護(hù)措施。禁止非授權(quán)人員接觸重要檔案，定期開展安全評(píng)估。第十四條檔案利用與借閱：建立檔案利用審批流程，明確借閱范圍、時(shí)限和責(zé)任。涉密檔案利用需經(jīng)審批，并記錄利用過程。第十五條檔案數(shù)字化管理：推動(dòng)城建檔案數(shù)字化，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案檢索、統(tǒng)計(jì)與共享。數(shù)字化檔案需定期校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。第十六條檔案銷毀管理：制定檔案銷毀清單，經(jīng)審批后按規(guī)范銷毀，銷毀過程需記錄并存檔。禁止擅自銷毀應(yīng)保存的檔案。第十七條檔案移交與接收：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，應(yīng)向檔案管理機(jī)構(gòu)移交完整檔案，移交前需核對(duì)檔案完整性，并簽署移交清單。第十八條檔案?jìng)浞菖c恢復(fù)：重要檔案需建立雙備份機(jī)制，備份介質(zhì)需定期檢查，制定檔案恢復(fù)預(yù)案，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：牽頭部門每年對(duì)照法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及管理問題，修訂完善檔案管理制度，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后發(fā)布。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每年開展檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知書，明確整改要求。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：將檔案合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程，如項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)需同步審查檔案合規(guī)性，未經(jīng)審查不得實(shí)施。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：對(duì)一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行整改，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組組織處置，明確應(yīng)急流程、責(zé)任分工及上報(bào)要求。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：對(duì)違反檔案管理規(guī)定的，依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，采取績(jī)效扣減、紀(jì)律處分等措施，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)處理。第二十四條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年對(duì)檔案管理體系有效性進(jìn)行評(píng)估，分析問題原因，優(yōu)化流程漏洞，提升管理效率。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需明確對(duì)檔案管理工作的推進(jìn)責(zé)任，定期召開專題會(huì)議，解決管理難題。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制：將檔案管理合規(guī)情況納入部門及個(gè)人年度考核，與績(jī)效、評(píng)優(yōu)掛鉤，優(yōu)秀案例予以表彰。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開展檔案管理培訓(xùn)，管理層側(cè)重合規(guī)履職培訓(xùn)，一線員工側(cè)重操作規(guī)范培訓(xùn)，每年至少組織兩次培訓(xùn)。第二十八條信息化支撐：引入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案流程自動(dòng)化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，提升管理效率。第二十九條文化建設(shè)：發(fā)布《城建檔案合規(guī)手冊(cè)》，組織全員簽訂合規(guī)承諾書，營造全員參與檔案管理的氛圍。第三十條報(bào)告制度：各部門每月報(bào)送檔案管理情況，每年提交年度