PAGE衛(wèi)生局檔案立歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生局機(jī)關(guān)各科室、直屬單位及下屬醫(yī)療機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則衛(wèi)生局設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映衛(wèi)生局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點(diǎn)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和查閱。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置衛(wèi)生局設(shè)立檔案管理科，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全局檔案的管理工作。（二）檔案管理科職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本局各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、上架，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高全局檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.參與本局重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。（三）各科室及直屬單位職責(zé)1.各科室及直屬單位應(yīng)明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本科室及本單位檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將工作中形成的各類文件材料進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理科。3.配合檔案管理科做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本局組織的各類會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)等形成的文件材料、照片、錄像等。4.本局開展的各類業(yè)務(wù)工作中形成的文件、記錄、病歷、處方、檢驗(yàn)報(bào)告等。5.本局人員的任免、獎(jiǎng)懲、考核等文件材料。6.本局固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)收支、審計(jì)等方面的文件材料。7.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。8.本局參加的各類學(xué)術(shù)交流、合作項(xiàng)目等形成的文件材料。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室及直屬單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格應(yīng)符合檔案管理要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.檔案管理人員對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，按照檔案分類方案進(jìn)行歸類。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄，注明文件的標(biāo)題、文號(hào)、日期、來源等信息。3.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊美觀。4.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)文件材料進(jìn)行劃分，確定保管期限。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方案1.黨群工作類包括黨組文件、組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察工作等方面的文件材料。2.行政管理類包括行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事管理、財(cái)務(wù)管理、固定資產(chǎn)管理等方面的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類包括衛(wèi)生監(jiān)督、疾病預(yù)防控制、醫(yī)療管理、婦幼保健、中醫(yī)藥管理等方面的文件材料。4.特殊載體類包括照片、錄像、錄音、光盤、電子文件等特殊載體的檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：由上級(jí)檔案管理部門統(tǒng)一給定，代表衛(wèi)生局檔案全宗。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年形成的檔案。4.保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下），分別用“Y”“C”“D”表示。5.類別：按照檔案分類方案中的類別代碼表示，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類，“YW”表示業(yè)務(wù)工作類，“TZ”表示特殊載體類。6.順序號(hào)：按照檔案整理的先后順序依次編號(hào)，從“001”開始。例如：一份2023年形成的永久保存的黨群工作類文件，編號(hào)為：全宗號(hào)2023YDQ001。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理科應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火器、溫濕度計(jì)等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案分類存放于檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.同一類檔案應(yīng)按照保管期限和年度順序依次排列，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.特殊載體類檔案應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。（四）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。2.每年年底應(yīng)對(duì)全年檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，填寫檔案清點(diǎn)登記表，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析檔案內(nèi)容和價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理科負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)科室人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、用途、歷史意義等，確定檔案的保管期限。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，判斷是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，注明檔案的名稱、文號(hào)、日期、數(shù)量等信息。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀審批表》經(jīng)檔案管理科負(fù)責(zé)人審核、衛(wèi)生局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并確保銷毀過程的安全。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科查閱。2.外單位人員查閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還需經(jīng)衛(wèi)生局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理科辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記本上填寫查閱日期、檔案名稱、文號(hào)、查閱目的等信息，并簽字確認(rèn)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理科指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理科，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用服務(wù)1.檔案管理科應(yīng)積極為本局各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等，檔案管理科應(yīng)提前介入，做好檔案資料的收集和整理工作，確保活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)形成完整的檔案。3.鼓勵(lì)檔案管理人員開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作研究提供參考依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，提升檔案服務(wù)水平。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)具有保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理模塊，根據(jù)不同用戶的職責(zé)和權(quán)限，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.建立檔案數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安