PAGE供水衛(wèi)生管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)供水衛(wèi)生管理，規(guī)范供水衛(wèi)生管理檔案工作，保障供水安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司[公司名稱]所涉及的供水設(shè)施建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)及相關(guān)衛(wèi)生管理活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映供水衛(wèi)生管理工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與供水衛(wèi)生管理相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、用戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善供水衛(wèi)生管理檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲(chǔ)、檢索、利用等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門在供水衛(wèi)生管理工作中形成的文件、資料的收集、整理，并按規(guī)定定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲(chǔ)、檢索、利用等，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司的供水衛(wèi)生管理決策提供支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.供水設(shè)施規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)相關(guān)文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案等。2.供水設(shè)施運(yùn)行管理文件，如操作規(guī)程、維護(hù)記錄、水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告、設(shè)備運(yùn)行日志等。3.衛(wèi)生管理文件，包括衛(wèi)生許可證、從業(yè)人員健康證明、衛(wèi)生管理制度、消毒記錄、水質(zhì)監(jiān)測(cè)報(bào)告等。4.應(yīng)急管理文件，如應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、突發(fā)事件處理報(bào)告等。5.與供水衛(wèi)生管理相關(guān)的其他文件、資料，如用戶投訴處理記錄、上級(jí)部門檢查反饋意見(jiàn)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為綜合管理類、設(shè)施建設(shè)類、運(yùn)行管理類、衛(wèi)生管理類、應(yīng)急管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.對(duì)歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.供水衛(wèi)生管理檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括供水設(shè)施建設(shè)的重要文件、衛(wèi)生許可證、應(yīng)急預(yù)案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為[X]年，主要包括設(shè)備運(yùn)行記錄、水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，主要包括一般性的文件、資料等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、柜，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，并建立檔案索引，便于查找。（四）檔案保管的檢查與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的檔案、更新存儲(chǔ)設(shè)備等。3.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保管或銷毀。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正確使用。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于公司的供水衛(wèi)生管理工作，為決策、管理、技術(shù)支持等提供依據(jù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明用途。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.使用檔案時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。2.鑒定工作應(yīng)在檔案管理部門負(fù)責(zé)人的組織下，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員共同進(jìn)行。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值，是否已過(guò)保管期限。2.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性是否符合要求。3.檔案的密級(jí)是否需要調(diào)整或解密。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行