PAGE公共衛(wèi)生檔案清理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公共衛(wèi)生檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范公共衛(wèi)生檔案的清理工作流程，保障公共衛(wèi)生工作的有效開展，維護(hù)公眾健康權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及公共衛(wèi)生領(lǐng)域的各類檔案，包括但不限于疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、婦幼保健、健康教育等方面形成的文件、記錄、報(bào)表、資料等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及公共衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案清理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)反映公共衛(wèi)生工作實(shí)際情況，清理過程中不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則：在檔案清理過程中，妥善保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案得到妥善處理。4.分類清理原則：按照檔案的類別、形成時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類清理，提高清理工作的效率和質(zhì)量。二、檔案清理的組織與職責(zé)（一）成立檔案清理工作小組由公司/組織內(nèi)負(fù)責(zé)公共衛(wèi)生工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員以及業(yè)務(wù)骨干。工作小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案清理工作，制定清理計(jì)劃，指導(dǎo)和監(jiān)督清理工作的實(shí)施。（二）職責(zé)分工1.組長(zhǎng)職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)檔案清理工作，協(xié)調(diào)解決清理過程中出現(xiàn)的重大問題。審核檔案清理計(jì)劃、清理結(jié)果報(bào)告等重要文件。2.各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人職責(zé)組織本部門人員開展檔案清理工作，確保本部門檔案清理工作按時(shí)、按質(zhì)完成。對(duì)本部門檔案清理情況進(jìn)行審核，對(duì)清理結(jié)果負(fù)責(zé)。配合檔案清理工作小組的工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)制定檔案清理具體操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各部門進(jìn)行檔案清理。對(duì)檔案進(jìn)行初步整理和分類，協(xié)助各部門確定檔案的保管期限。負(fù)責(zé)檔案清理過程中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、記錄和報(bào)告工作，建立檔案清理工作臺(tái)賬。對(duì)清理后的檔案進(jìn)行集中保管，按照規(guī)定進(jìn)行處置。4.業(yè)務(wù)骨干職責(zé)依據(jù)公共衛(wèi)生業(yè)務(wù)知識(shí)和工作實(shí)際，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)審核，判斷檔案的價(jià)值和保存必要性。協(xié)助檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行分類和鑒定，提供專業(yè)意見和建議。三、檔案清理的范圍與標(biāo)準(zhǔn)（一）清理范圍1.已過保管期限的檔案：根據(jù)國(guó)家檔案管理規(guī)定和公共衛(wèi)生行業(yè)特點(diǎn)，確定各類檔案的保管期限，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行清理。2.重復(fù)、無效的檔案：對(duì)內(nèi)容重復(fù)、已失去保存價(jià)值或與現(xiàn)行政策法規(guī)、業(yè)務(wù)流程無關(guān)的檔案進(jìn)行清理。3.不完整、不準(zhǔn)確的檔案：對(duì)存在缺頁、信息錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)不完整等問題且無法補(bǔ)充完善的檔案進(jìn)行清理。4.涉及已撤銷、合并部門或已完成項(xiàng)目的檔案：對(duì)于因機(jī)構(gòu)調(diào)整、項(xiàng)目結(jié)束等原因不再具有保存意義的檔案進(jìn)行清理。（二）清理標(biāo)準(zhǔn)1.內(nèi)容完整性：檔案應(yīng)包含公共衛(wèi)生工作所需的各項(xiàng)關(guān)鍵信息，如事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、涉及人員、處理措施及結(jié)果等，缺失重要內(nèi)容的檔案視為不完整檔案。2.信息準(zhǔn)確性：檔案記錄的數(shù)據(jù)、事實(shí)應(yīng)真實(shí)可靠，經(jīng)過嚴(yán)格核實(shí)和確認(rèn)，存在明顯錯(cuò)誤或虛假信息的檔案不符合清理標(biāo)準(zhǔn)。3.與現(xiàn)行工作相關(guān)性：檔案內(nèi)容應(yīng)與當(dāng)前公共衛(wèi)生工作實(shí)際相關(guān)，能夠?yàn)楣ぷ鳑Q策、業(yè)務(wù)開展、監(jiān)督檢查等提供有效支持；對(duì)于已過時(shí)、不再適用的檔案可考慮清理。4.保管期限合規(guī)性：嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理規(guī)定和公共衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定檔案保管期限，超過保管期限且無特殊保存價(jià)值的檔案應(yīng)予以清理。四、檔案清理流程（一）檔案清查1.檔案管理人員對(duì)庫存檔案進(jìn)行全面清查，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行詳細(xì)登記，形成檔案清查清單。2.各相關(guān)部門對(duì)本部門保管的檔案進(jìn)行自查，對(duì)照檔案清理范圍和標(biāo)準(zhǔn)，初步篩選出需要清理的檔案，并填寫檔案自查登記表，提交給檔案管理人員。（二）檔案鑒定1.檔案清理工作小組組織相關(guān)人員，包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)骨干和各部門負(fù)責(zé)人，對(duì)初步篩選出的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定人員根據(jù)檔案清理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保存必要性等進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案是否需要清理。對(duì)于存在爭(zhēng)議的檔案，可組織專題討論或咨詢上級(jí)主管部門、專業(yè)機(jī)構(gòu)意見。3.填寫檔案鑒定意見書，詳細(xì)記錄檔案鑒定情況，包括檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見等，并由鑒定人員簽字確認(rèn)。（三）檔案清理實(shí)施1.根據(jù)檔案鑒定意見書，對(duì)確定需要清理的檔案進(jìn)行分類整理，區(qū)分永久保存、定期保存和無需保存的檔案。2.對(duì)于無需保存的檔案，按照保密規(guī)定和環(huán)保要求，采用合適的方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于需要繼續(xù)保存的檔案，進(jìn)行重新整理和編目，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。同時(shí)，更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案信息一致。（四）檔案清理結(jié)果審核與公示1.檔案清理工作完成后，檔案清理工作小組對(duì)清理結(jié)果進(jìn)行審核，檢查清理工作是否符合規(guī)定流程和標(biāo)準(zhǔn)，檔案清理記錄是否完整準(zhǔn)確。2.將檔案清理結(jié)果在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示期間，接受全體員工的監(jiān)督和反饋，如有異議，及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和處理。（五）檔案清理總結(jié)與報(bào)告1.檔案管理人員對(duì)檔案清理工作進(jìn)行總結(jié)，分析清理過程中存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施和建議。2.撰寫檔案清理工作報(bào)告，內(nèi)容包括檔案清理工作基本情況、清理范圍、清理數(shù)量、清理結(jié)果、存在問題及改進(jìn)措施等，并提交給公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。五、檔案清理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案清理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案清理工作是否符合規(guī)定程序和標(biāo)準(zhǔn)，是否存在違規(guī)操作行為。2.檔案清理工作小組定期對(duì)各部門檔案清理工作進(jìn)展情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正清理過程中存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息，對(duì)提出的意見和建議及時(shí)整改落實(shí)。2.對(duì)于涉及公共衛(wèi)生安全、社會(huì)公眾利益等重要檔案的清理工作，可邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行評(píng)估和監(jiān)督，確保清理工作的科學(xué)性和公正性。六、檔案清理工作中的保密與安全管理（一）保密措施1.在檔案清理過程中，嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密、公共衛(wèi)生敏感信息等檔案進(jìn)行保密處理。2.參與檔案清理工作的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)檔案清理場(chǎng)所進(jìn)行必要的安全防護(hù)，限制無關(guān)人員進(jìn)入，防止檔案信息在清理過程中被竊取或泄露。（二）安全管理1.對(duì)于需要銷毀的檔案，選擇具備資質(zhì)的銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理，確保銷毀過程安全、環(huán)保、合規(guī)。2.在檔案運(yùn)輸、存儲(chǔ)過程中，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失或被盜。3.定期對(duì)檔案清理工作中使用的設(shè)備、工具等進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行和安全使用。七、檔案清理工作的信息化管理（一）建立檔案清理信息系統(tǒng)利用信息技術(shù)手段，建立檔案清理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案清查登記、鑒定意見記錄、清理過程跟蹤、結(jié)果統(tǒng)計(jì)分析等功能的信息化管理，提高檔案清理工作效率和準(zhǔn)確性。（二）電子檔案清理1.按照與紙質(zhì)檔案相同的清理標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)電子檔案進(jìn)行清理。2.定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，清除無用數(shù)據(jù)，確保