PAGE公共衛(wèi)生檔案調(diào)取制度一、總則（一）目的為規(guī)范公共衛(wèi)生檔案的調(diào)取行為，確保檔案信息的安全、準確、及時提供，保障公共衛(wèi)生工作的順利開展，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及公共衛(wèi)生檔案調(diào)取的所有部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)以及行業(yè)標準中關于檔案管理和信息安全的規(guī)定，確保調(diào)取行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：保護公共衛(wèi)生檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護個人隱私和公共衛(wèi)生信息安全。3.準確及時原則：確保調(diào)取的檔案信息準確無誤，并在規(guī)定時間內(nèi)提供所需檔案，滿足公共衛(wèi)生工作的實際需求。4.規(guī)范有序原則：明確檔案調(diào)取的流程、權限和責任，使調(diào)取工作規(guī)范有序進行。二、檔案范圍及分類（一）檔案范圍本公司/組織所管理的各類公共衛(wèi)生檔案，包括但不限于疾病預防控制檔案、衛(wèi)生監(jiān)督檔案、醫(yī)療救治檔案、健康教育檔案、婦幼保健檔案、社區(qū)衛(wèi)生服務檔案等。（二）檔案分類1.疾病預防控制類：涵蓋傳染病報告與管理檔案、免疫規(guī)劃檔案、慢性病管理檔案、職業(yè)病防治檔案等。2.衛(wèi)生監(jiān)督類：包括公共場所衛(wèi)生監(jiān)督檔案、飲用水衛(wèi)生監(jiān)督檔案、醫(yī)療衛(wèi)生機構監(jiān)督檔案等。3.醫(yī)療救治類：如醫(yī)療機構病歷檔案、急救醫(yī)療檔案、醫(yī)療質(zhì)量控制檔案等。4.健康教育類：包含健康教育計劃、宣傳資料、活動記錄等檔案。5.婦幼保健類：涉及孕產(chǎn)婦保健檔案、兒童保健檔案、婦女病防治檔案等。6.社區(qū)衛(wèi)生服務類：例如社區(qū)居民健康檔案、家庭醫(yī)生簽約服務檔案、社區(qū)衛(wèi)生服務中心工作記錄檔案等。三、調(diào)取流程（一）申請1.內(nèi)部申請本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要調(diào)取公共衛(wèi)生檔案時，應填寫《公共衛(wèi)生檔案調(diào)取申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應詳細注明調(diào)取檔案的名稱、用途、調(diào)取時間范圍、預計使用期限等信息。申請部門負責人對申請表進行審核，確認申請事項的真實性和必要性，并簽字批準。2.外部申請外部單位（如政府部門、其他醫(yī)療機構、科研機構等）因工作需要調(diào)取本公司/組織公共衛(wèi)生檔案時，應提交正式的書面申請函。申請函應加蓋申請單位公章，并注明申請調(diào)取檔案的具體內(nèi)容、用途、使用期限等。本公司/組織收到外部申請函后，由檔案管理部門對申請函進行初步審核，判斷申請是否符合法律法規(guī)及本制度要求。如審核通過，將申請函及相關信息轉發(fā)至相關業(yè)務部門進行評估。（二）審批1.業(yè)務部門評估相關業(yè)務部門收到檔案管理部門轉發(fā)的外部申請函或內(nèi)部申請表后，應對申請事項進行評估。評估內(nèi)容包括申請用途是否符合公共衛(wèi)生工作需要、是否可能對檔案安全和信息保密造成影響、是否具備相應的檔案提供條件等。業(yè)務部門根據(jù)評估結果，在申請表或申請函上簽署意見，如同意調(diào)取，應明確調(diào)取檔案的具體范圍和提供方式；如不同意調(diào)取，應說明理由。審批意見應由業(yè)務部門負責人簽字確認。2.檔案管理部門審批檔案管理部門根據(jù)業(yè)務部門的評估意見，對申請進行最終審批。審批過程中，重點審查申請是否符合法律法規(guī)及本制度規(guī)定，檔案調(diào)取的范圍、方式和期限是否合理，以及是否采取了必要的安全保密措施。檔案管理部門負責人對審批結果簽字確認。如申請獲批，應明確檔案調(diào)取的具體流程和要求；如申請被駁回，應及時通知申請部門或單位，并說明原因。（三）調(diào)取執(zhí)行1.檔案查找與整理檔案管理部門根據(jù)審批通過的申請，安排專人負責查找所需檔案。查找過程中，應按照檔案分類和編號系統(tǒng)，準確、快速地定位相關檔案。找到檔案后，對檔案進行整理和核對，確保檔案的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)檔案存在缺失、損壞或信息錯誤等情況，應及時與相關部門或人員溝通核實，并采取相應的補救措施。2.檔案提供方式對于內(nèi)部調(diào)取申請，檔案管理部門可根據(jù)申請部門的需求，直接將檔案提供給申請部門指定的人員，或通過內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)進行共享。對于外部調(diào)取申請，檔案管理部門應根據(jù)申請單位的要求，采取以下方式提供檔案：紙質(zhì)檔案：如申請單位需要紙質(zhì)檔案，檔案管理部門應按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復印、裝訂，并在檔案封面加蓋本公司/組織檔案管理專用章，通過機要郵寄或專人送達的方式提供給申請單位。電子檔案：如申請單位需要電子檔案，檔案管理部門應將檔案信息進行加密處理，并通過安全的電子傳輸渠道（如加密郵件、專用數(shù)據(jù)傳輸平臺等）提供給申請單位。在提供電子檔案時，應同時提供檔案的元數(shù)據(jù)信息，確保申請單位能夠準確理解和使用檔案內(nèi)容。在檔案提供過程中，檔案管理部門應填寫《公共衛(wèi)生檔案調(diào)取登記表》（以下簡稱“登記表”），詳細記錄檔案調(diào)取的時間、內(nèi)容、提供方式、接收單位或人員等信息。登記表應由檔案管理人員和接收人員簽字確認。（四）歸還與歸檔1.檔案歸還內(nèi)部調(diào)取的檔案使用完畢后，申請部門應及時將檔案歸還至檔案管理部門。歸還時，檔案管理人員應對檔案的完整性和準確性進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息變更等情況，應及時與申請部門溝通核實，并要求申請部門采取相應的處理措施。外部調(diào)取的檔案，申請單位應在規(guī)定的使用期限內(nèi)將檔案歸還本公司/組織。如因特殊原因需要延長使用期限，申請單位應提前向本公司/組織檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)批準后方可延長。檔案歸還時，檔案管理部門應按照檔案提供方式的要求，對歸還的檔案進行驗收。驗收合格后，在登記表上注明歸還情況。2.檔案歸檔檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應對檔案進行再次整理和核對，確保檔案信息與原始記錄一致。核對無誤后，將檔案按照原檔案分類和編號系統(tǒng)進行歸檔，恢復檔案的原始存儲狀態(tài)。在檔案歸檔過程中，檔案管理人員應更新檔案管理系統(tǒng)中的相關信息，記錄檔案的歸還時間、使用情況等，以便于后續(xù)查詢和統(tǒng)計分析。四、調(diào)取權限與責任（一）調(diào)取權限1.內(nèi)部人員權限本公司/組織內(nèi)部各部門負責人有權根據(jù)本部門工作需要，申請調(diào)取與其部門職責相關的公共衛(wèi)生檔案。具體業(yè)務人員因工作需要調(diào)取檔案時，應經(jīng)部門負責人批準，并在申請表上注明申請用途和使用期限。2.外部單位權限政府部門因履行公共衛(wèi)生監(jiān)督、管理、決策等職責需要調(diào)取本公司/組織公共衛(wèi)生檔案時，具有相應的法定調(diào)取權限。其他醫(yī)療機構、科研機構等外部單位因開展公共衛(wèi)生相關研究、合作項目等需要調(diào)取檔案時，應按照本制度規(guī)定的申請流程，經(jīng)本公司/組織審批同意后方可調(diào)取。（二）責任劃分1.申請部門責任申請部門應確保申請事項真實、合法、必要，并對申請調(diào)取檔案的使用負責。不得將檔案用于申請用途以外的其他目的，不得擅自復制、傳播、泄露檔案信息。如因申請部門原因導致檔案信息泄露、丟失或損壞，申請部門應承擔相應的責任，并采取措施及時挽回損失。2.業(yè)務部門責任業(yè)務部門應認真評估申請事項，對檔案調(diào)取的必要性和安全性進行審查。如因業(yè)務部門評估失誤導致不當調(diào)取檔案，業(yè)務部門應承擔相應的管理責任。業(yè)務部門在檔案調(diào)取過程中，應協(xié)助檔案管理部門做好相關工作，確保檔案調(diào)取工作順利進行。3.檔案管理部門責任檔案管理部門負責公共衛(wèi)生檔案調(diào)取制度的具體實施和管理。應嚴格按照制度規(guī)定的流程進行檔案調(diào)取審批、查找、整理、提供、歸還和歸檔等工作，確保檔案信息的安全和準確。如因檔案管理部門工作失誤導致檔案信息泄露、丟失、損壞或未按時提供檔案等情況，檔案管理部門應承擔相應的責任，并采取措施及時糾正錯誤，減少損失。4.接收人員責任檔案接收人員在接收檔案時，應認真核對檔案的內(nèi)容、數(shù)量和提供方式等信息，并在登記表上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應及時與檔案管理部門溝通反饋。接收人員應對接收的檔案妥善保管，不得擅自更改、刪除或泄露檔案信息。在檔案使用完畢后，應按照規(guī)定及時歸還檔案。五、安全保密措施（一）檔案存儲安全1.物理安全檔案管理部門應確保檔案存儲場所具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，安裝必要的監(jiān)控設備和門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入檔案存儲區(qū)域。對檔案存儲設備進行定期維護和檢查，確保設備運行正常，數(shù)據(jù)存儲安全。2.電子安全采用安全可靠的電子檔案管理系統(tǒng)，對公共衛(wèi)生檔案進行數(shù)字化存儲。系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制、數(shù)據(jù)備份與恢復等功能，防止電子檔案信息被非法獲取、篡改或丟失。定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復系統(tǒng)安全隱患。對系統(tǒng)中的用戶賬號和密碼進行嚴格管理，定期更換密碼，防止賬號被盜用。（二）信息保密管理1.人員保密培訓對涉及公共衛(wèi)生檔案調(diào)取的工作人員進行定期的保密培訓，提高工作人員的保密意識和業(yè)務水平。培訓內(nèi)容包括法律法規(guī)、保密制度、信息安全知識等。在工作人員入職時，應簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案管理工作中的保密義務和責任。2.信息使用限制嚴格限制檔案信息的使用范圍，僅允許經(jīng)授權的人員在規(guī)定的用途和期限內(nèi)使用檔案信息。未經(jīng)批準，任何人不得擅自擴大檔案信息的使用范圍或泄露給無關人員。在檔案提供過程中，對涉及個人隱私和敏感信息的部分進行必要的脫敏處理，確保信息安全。3.保密監(jiān)督與檢查建立保密監(jiān)督機制，定期對檔案調(diào)取工作中的保密措施執(zhí)行情況進行檢查。發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，對違反保密規(guī)定的行為進行嚴肅處理。設立舉報渠道，鼓勵員工和社會公眾對違反公共衛(wèi)生檔案安全保密規(guī)定的行為進行舉報。對舉報屬實的，給予舉報人適當獎勵，并對違規(guī)行為進行嚴肅查處。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查檔案管理部門應定期對公共衛(wèi)生檔案調(diào)取制度的執(zhí)行情況進行自查，檢查檔案調(diào)取流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、檔案信息是否安全等。對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并形成自查報告，上報本公司/組織管理層。2.內(nèi)部審計監(jiān)督本公司/組織內(nèi)部審計部門應定期對公共衛(wèi)生檔案調(diào)取工作進行審計監(jiān)督，審查檔案調(diào)取的合規(guī)性、合理性和效益性。通過查閱檔案、訪談相關人員、檢查登記表等方式，對檔案調(diào)取過程進行全面審計。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改。（二）外部監(jiān)督1.政府部門監(jiān)督接受政府衛(wèi)生健康行政部門、檔案管理部門等相關部門的監(jiān)督檢查。積極配合政府部門的工作，如實提供檔案調(diào)取相關資料和信息，接受政府部門的指導和監(jiān)督。對政府部門提出的整改意見和要求，及時進行落實整改，并將整改情況上報政府部門。2.社會監(jiān)督主動接受社會公眾的監(jiān)督，通過設立公開電話、郵箱等方式，及時處理社會公眾對公共衛(wèi)生檔案調(diào)取工作的投訴和建議。對社會公眾反映的問題進行認真調(diào)查核實，如確實存在違規(guī)行為，應及時進行整改，并向社會公眾公開整改情況，維護公共衛(wèi)生檔案管理工作的公信力。七、附則（一