收發(fā)文檔案管理制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》及相關(guān)國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部檔案管理實(shí)際需求，旨在規(guī)范公司各類檔案的形成、收集、整理、保管、利用和處置工作，有效防控檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化水平，確保檔案資產(chǎn)安全與完整，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、基本建設(shè)、科學(xué)技術(shù)、人力資源、行政事務(wù)等所有涉及檔案管理工作的場景，包括但不限于文件、圖紙、照片、音視頻、電子數(shù)據(jù)等各類載體的檔案材料。第三條本制度下列核心術(shù)語定義如下：（一）“檔案專項(xiàng)管理”指公司為實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)，在組織架構(gòu)、制度建設(shè)、流程優(yōu)化、技術(shù)應(yīng)用等方面采取的系統(tǒng)性管理措施，旨在確保檔案全生命周期管理符合法律法規(guī)及內(nèi)部規(guī)范要求。（二）“檔案管理風(fēng)險(xiǎn)”指因檔案管理環(huán)節(jié)存在缺陷或不當(dāng)行為，可能導(dǎo)致檔案資產(chǎn)遺失、損毀、泄露、篡改，或因檔案管理不符合合規(guī)要求而引發(fā)法律責(zé)任、經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害等潛在危害。（三）“檔案合規(guī)”指公司檔案管理活動(dòng)嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及內(nèi)部管理制度，確保檔案管理行為合法、規(guī)范、有效。第四條檔案專項(xiàng)管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、分級(jí)負(fù)責(zé)、安全第一、規(guī)范高效、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則?！叭娓采w”要求檔案管理范圍覆蓋公司所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域和層級(jí)；“分級(jí)負(fù)責(zé)”強(qiáng)調(diào)各層級(jí)管理主體依據(jù)職責(zé)分工協(xié)同管理；“安全第一”保障檔案實(shí)體與信息安全；“規(guī)范高效”推動(dòng)檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化；“持續(xù)改進(jìn)”通過動(dòng)態(tài)評估優(yōu)化管理機(jī)制。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司檔案專項(xiàng)管理負(fù)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，承擔(dān)統(tǒng)籌規(guī)劃、資源保障、風(fēng)險(xiǎn)防控等最終責(zé)任；分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)直接管理責(zé)任，負(fù)責(zé)制度制定、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督考核等具體工作。第六條設(shè)立公司檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，各部門、下屬單位負(fù)責(zé)人及檔案管理專兼職人員為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司檔案管理工作，研究決策重大事項(xiàng)，監(jiān)督指導(dǎo)制度執(zhí)行，定期聽取工作報(bào)告，確保檔案管理工作納入公司治理體系。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠綜合管理部（或檔案管理中心），承擔(dān)日常工作。第七條牽頭部門（綜合管理部/檔案管理中心）職責(zé)：（一）組織制定、修訂和解釋檔案專項(xiàng)管理制度，編制檔案分類方案、保管期限表等標(biāo)準(zhǔn)文件；（二）統(tǒng)籌推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，開發(fā)、維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、智能化管理；（三）開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升全員檔案管理意識(shí)和能力；（四）監(jiān)督指導(dǎo)各部門檔案管理工作，定期開展檔案專項(xiàng)檢查，出具整改意見；（五）統(tǒng)籌檔案鑒定、銷毀等處置工作，確保合規(guī)合法。第八條專責(zé)部門職責(zé)：（一）辦公室：負(fù)責(zé)文件收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等日常管理，監(jiān)督業(yè)務(wù)部門文件處理規(guī)范性；（二）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案、稅務(wù)檔案的合規(guī)管理，確保憑證完整性、賬務(wù)連續(xù)性；（三）法務(wù)部：負(fù)責(zé)合同檔案、法律文書的風(fēng)險(xiǎn)審核，監(jiān)督檔案合規(guī)性；（四）技術(shù)研發(fā)部：負(fù)責(zé)技術(shù)圖紙、專利檔案的專業(yè)整理，保障檔案技術(shù)準(zhǔn)確性；（五）人力資源部：負(fù)責(zé)員工檔案、培訓(xùn)檔案的規(guī)范化管理，確保隱私保護(hù)。第九條業(yè)務(wù)部門及下屬單位職責(zé)：（一）落實(shí)檔案專項(xiàng)管理制度，明確內(nèi)部檔案管理崗位分工，指定專人負(fù)責(zé)；（二）按照檔案分類方案，及時(shí)收集、整理、歸檔本領(lǐng)域業(yè)務(wù)檔案，確保完整性、準(zhǔn)確性；（三）執(zhí)行檔案保管期限規(guī)定，定期自查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)；（四）配合牽頭部門開展檔案檢查、鑒定、數(shù)字化等工作，提供必要支持。第十條基層執(zhí)行崗責(zé)任：（一）崗位人員應(yīng)簽署《檔案管理合規(guī)承諾書》，明確個(gè)人檔案管理職責(zé)；（二）在日常工作中嚴(yán)格執(zhí)行檔案收發(fā)、登記、保管等操作規(guī)范，防止檔案錯(cuò)漏、損毀；（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)或異常情況，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人及檔案專管員報(bào)告；（四）離職或崗位變動(dòng)時(shí)，須完成手頭檔案的交接，確保檔案連續(xù)性。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條文件收發(fā)管理：（一）所有文件收發(fā)必須經(jīng)指定人員登記，標(biāo)注密級(jí)、保管期限，按流程傳閱；（二）涉密文件實(shí)行雙軌傳遞，禁止通過公共網(wǎng)絡(luò)傳輸，嚴(yán)防泄密風(fēng)險(xiǎn)；（三）緊急文件應(yīng)履行加急程序，確保時(shí)效性，同時(shí)做好登記備案。第十二條檔案分類與整理：（一）按照檔案分類方案，統(tǒng)一歸檔范圍和保管期限，禁止隨意增減；（二）紙質(zhì)檔案按“收文—過程—定稿—附件”順序排列，電子檔案按元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)整理；（三）特殊載體檔案（如照片、音視頻）需專項(xiàng)管理，配備專用存儲(chǔ)設(shè)備，定期備份。第十三條檔案保管與安全：（一）紙質(zhì)檔案存放于恒溫恒濕檔案庫房，配置防盜、防火、防蟲、防潮設(shè)施；（二）電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，設(shè)置多重權(quán)限控制，定期進(jìn)行異地容災(zāi)備份；（三）涉密檔案采取物理隔離措施，禁止非授權(quán)人員接觸，定期檢查門禁記錄。第十四條檔案利用與借閱：（一）檔案利用須填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可查閱；（二）涉密檔案查閱實(shí)行登記制度，查閱人需簽署保密承諾；（三）電子檔案利用應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)訪問，禁止下載、復(fù)制涉密數(shù)據(jù)。第十五條檔案鑒定與銷毀：（一）檔案鑒定由檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織，相關(guān)部門參與，明確銷毀標(biāo)準(zhǔn)；（二）到期檔案銷毀需編制銷毀清冊，經(jīng)審批后由指定人員監(jiān)督銷毀，禁止私藏；（三）電子檔案銷毀需物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)，并記錄銷毀過程。第十六條檔案數(shù)字化管理：（一）紙質(zhì)檔案按年度完成數(shù)字化掃描，圖像質(zhì)量不低于300dpi；（二）電子檔案元數(shù)據(jù)著錄需符合GB/T38900標(biāo)準(zhǔn)，確保檢索準(zhǔn)確性；（三）數(shù)字化成果與原生檔案一并保管，建立關(guān)聯(lián)索引，實(shí)現(xiàn)雙軌查閱。第十七條檔案移交與備份：（一）部門內(nèi)部檔案每年向牽頭部門移交一次，重大檔案隨業(yè)務(wù)完成即時(shí)移交；（二）電子檔案至少建立兩套異地備份，采用磁帶或光盤存儲(chǔ)，定期抽檢有效性；（三）檔案交接需雙方簽字確認(rèn)，形成書面記錄，確保責(zé)任清晰。第十八條檔案保密管理：（一）涉密檔案實(shí)行“定密—傳閱—銷毀”全流程管控，密級(jí)變更及時(shí)調(diào)整；（二）離職人員須清退所有涉密檔案，簽署保密協(xié)議；（三）檔案庫房禁止使用無線設(shè)備，禁止非授權(quán)人員進(jìn)入。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）牽頭部門每年評估制度適用性，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時(shí)修訂；（二）重大制度修訂需經(jīng)檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議，報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（三）修訂后的制度應(yīng)通過公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布，確保全員知曉。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）每年開展檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)檢查庫房安全、電子檔案備份、涉密檔案管控等環(huán)節(jié)；（二）采用“風(fēng)險(xiǎn)矩陣法”評估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，對重大風(fēng)險(xiǎn)發(fā)布預(yù)警通知，限期整改；（三）建立風(fēng)險(xiǎn)臺(tái)賬，跟蹤整改效果，形成閉環(huán)管理。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：（一）檔案合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程，包括文件流轉(zhuǎn)、歸檔、利用等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)；（二）未經(jīng)合規(guī)審查的檔案流轉(zhuǎn)、項(xiàng)目啟動(dòng)視為無效，責(zé)任部門承擔(dān)相應(yīng)后果；（三）審查結(jié)果納入部門績效考核，重大問題提交領(lǐng)導(dǎo)小組處理。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由牽頭部門牽頭協(xié)調(diào)解決；（二）突發(fā)事件應(yīng)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，48小時(shí)內(nèi)上報(bào)風(fēng)險(xiǎn)狀況及應(yīng)對措施；（三）跨部門風(fēng)險(xiǎn)協(xié)同需建立聯(lián)席會(huì)議制度，明確責(zé)任分工。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：（一）檔案管理違規(guī)情形分為一般（如錯(cuò)漏登記）、重大（如檔案損毀）、特別重大（如泄密）三級(jí)；（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：一般違規(guī)通報(bào)批評，重大違規(guī)扣減績效，特別重大違規(guī)按公司紀(jì)律處分條例處理；（三）違規(guī)問題涉及法律責(zé)任的，聯(lián)動(dòng)法務(wù)部追究法律責(zé)任。第二十四條評估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年開展檔案管理有效性評估，采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場檢查等方法；（二）評估報(bào)告提交領(lǐng)導(dǎo)小組，提出優(yōu)化建議，納入次年工作計(jì)劃；（三）評估結(jié)果與部門評優(yōu)掛鉤，推動(dòng)持續(xù)改進(jìn)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期聽取檔案工作匯報(bào)，解決重大問題；（二）牽頭部門配備專職檔案管理員，專責(zé)檔案管理事務(wù)；（三）建立檔案管理聯(lián)席會(huì)議制度，各部門定期溝通協(xié)作。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將檔案管理納入部門年度考核指標(biāo)，占比不低于5%；（二）設(shè)立檔案管理優(yōu)秀部門/個(gè)人評選，獎(jiǎng)勵(lì)突出表現(xiàn)者；（三）連續(xù)兩年檔案檢查不合格的部門，取消評優(yōu)資格。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層參加合規(guī)履職培訓(xùn)，掌握檔案管理基本要求；（二）全員每年接受檔案知識(shí)培訓(xùn)，考核合格后方可上崗；（三）通過內(nèi)網(wǎng)、宣傳欄等渠道發(fā)布檔案管理案例，提升全員意識(shí)。第二十八條信息化支撐：（一）開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期線上管理；（二）采用OCR、AI等技術(shù)提升檔案自動(dòng)識(shí)別、分類能力；（三）與財(cái)務(wù)、人力資源等系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減少手工錄入。第二十九條文化建設(shè)：（一）編制《公司檔案管理合規(guī)手冊》，作為員工行為指南；（二）簽署《全員檔案管理承諾書》，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)；（三）設(shè)立檔案管理榮譽(yù)墻，展示優(yōu)秀案例，營造合規(guī)氛圍。第三十條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：重大風(fēng)險(xiǎn)事件須24小時(shí)內(nèi)上報(bào)牽頭部門，48小時(shí)內(nèi)提交處置方案；（二）年度管理報(bào)告：每年12月31日前提交全