PAGE運營單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強運營單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在運營管理中的作用，依據國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于運營單位各部門及全體員工在各項運營活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指運營單位在運營管理、業(yè)務活動、技術研發(fā)、行政管理等工作中直接形成的，對單位具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，由單位綜合檔案管理部門負責統(tǒng)籌管理各類檔案。2.真實性原則：確保檔案內容真實、準確反映運營活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理運營活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，進行科學分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。6.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責（一）綜合檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定并組織實施本單位檔案管理制度。2.負責制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，并組織實施。3.負責接收、收集、整理、分類、編目、保管本單位各類檔案，確保檔案的完整、準確和安全。4.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。6.負責檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務水平。8.監(jiān)督、指導各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。（二）各部門檔案管理職責1.部門負責人職責負責本部門檔案管理工作的組織領導，將檔案管理工作納入部門工作計劃，明確專人負責檔案管理。督促本部門員工及時整理歸檔各類文件材料，確保檔案的完整、準確和及時歸檔。定期檢查本部門檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.兼職檔案員職責負責本部門日常文件材料的收集、整理和初步分類工作，按照檔案管理要求及時將文件材料移交綜合檔案管理部門。協(xié)助綜合檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等利用工作，確保檔案利用的安全和規(guī)范。學習和掌握檔案管理知識和技能，積極參加檔案業(yè)務培訓，提高自身檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.運營管理類：包括單位發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結、運營決策文件、會議紀要、統(tǒng)計報表等。2.業(yè)務活動類：如項目策劃書、業(yè)務合同、業(yè)務流程文件、業(yè)務往來信函等。3.技術研發(fā)類：科研項目立項報告、技術方案、實驗數據、技術成果鑒定文件等。4.行政管理類：公文、人事檔案、財務檔案、固定資產檔案、資質證書等。5.其他類：如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對具有保存價值的電子文件，應同時收集其元數據信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，便于管理和查閱。3.同一類檔案應按照一定的順序進行排列，如時間順序、重要程度等。（四）整理方法1.分類：將收集到的文件材料按照運營管理、業(yè)務活動、技術研發(fā)、行政管理等類別進行劃分。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷，如按問題、時間、來源等組卷。3.編目：對每一卷檔案進行編號、編頁、填寫卷內目錄、備考表等，編制案卷封面，注明案卷標題、年度、保管期限、起止卷號等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.一級類目：根據檔案的性質和來源，將檔案分為運營管理類、業(yè)務活動類、技術研發(fā)類、行政管理類、其他類五大類。2.二級類目：在一級類目下，根據檔案的具體內容和特點，進一步細分二級類目。例如，運營管理類可分為發(fā)展規(guī)劃、運營決策、會議紀要等；業(yè)務活動類可分為項目管理、市場營銷、客戶服務等；技術研發(fā)類可分為科研項目、技術創(chuàng)新、知識產權等；行政管理類可分為公文管理、人事管理、財務管理等；其他類可分為聲像檔案、電子檔案等。3.三級類目：在二級類目下，根據檔案的具體事項和需要，進一步細分三級類目。例如，項目管理二級類目下可分為項目立項、項目實施、項目驗收等三級類目。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號年度保管期限類別號案卷號”的結構。2.全宗號：由上級檔案管理部門統(tǒng)一給定，用于標識本單位檔案全宗。3.年度：采用公元紀年，用四位數字表示，如“2023”。4.保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年），分別用“Y”“C”“D”表示。5.類別號：根據檔案分類方案，用大寫字母表示一級類目，用兩位數字表示二級類目，用三位數字表示三級類目。例如，“Y01001”表示運營管理類中的發(fā)展規(guī)劃二級類目下的第一個案卷。6.案卷號：每一類檔案按順序依次編號，從“001”開始。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境適宜。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質檔案應按照檔案分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份數據應異地存放。同時，應建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、編目、存儲和檢索，確保電子檔案的安全和有效利用。3.聲像檔案應按照載體類型分別存放，如照片、錄音帶、錄像帶等，并建立相應的目錄索引，便于查找和利用。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位和國家具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。3.短期保管：凡是反映本單位一般工作活動，在較短時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。（四）檔案清查1.綜合檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和保管狀況清晰準確。2.清查內容包括檔案的數量、完整性、準確性、保管期限、存放位置等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行整改。3.清查結束后，應編制檔案清查報告，報告內容包括清查時間、范圍、方法、結果及存在的問題和整改措施等，并將報告存檔。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和本單位檔案管理制度。2.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案檢索效率，為利用者提供方便快捷的服務。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案應嚴格保密。（二）利用范圍1.本單位員工：因工作需要查閱、借閱本部門及其他部門相關檔案的，經所在部門負責人批準后，可到綜合檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位人員：因工作需要查閱、借閱本單位檔案的，須持有單位介紹信，并經本單位分管領導批準后，方可到綜合檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱重要檔案的，還須經單位主要領導批準。3.司法機關：司法機關因辦案需要查閱、借閱本單位檔案的，應出具相關法律文書，并經本單位分管領導批準后，方可查閱、借閱。（三）利用方式1.查閱：利用者可到綜合檔案管理部門查閱檔案，查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案材料，應經綜合檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數量、期限等，經所在部門負責人或相關領導批準后，到綜合檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應及時報告綜合檔案管理部門，并承擔相應的責任。（四）利用登記1.綜合檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄。登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數量等。2.檔案利用登記記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內容、來源、形成時間、保管期限等因素，準確判斷檔案的保存價值。2.價值評估原則：根據檔案對本單位和國家的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值，評估檔案的價值大小，確定檔案的存毀。3.慎重決定原則：檔案鑒定工作應嚴格按照規(guī)定程序進行，由綜合檔案管理部門組織相關人員進行鑒定，鑒定結果應報單位分管領導批準，確保鑒定結果的準確性和嚴肅性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由綜合檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織實施檔案鑒定工作，對鑒定結果進行審核，并提出處理意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據檔案的內容、來源、形成時間、保管期限等因素，判斷檔案的保存價值。2.價值評估法：對檔案的價值進行量化評估，根據評估結果確定檔案的存毀。評估指標可包括檔案的重要性、完整性、準確性、時效性等。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由綜合檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，清冊應注明檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊經單位分管領導批準后，由綜合檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化存儲、管理和利用，提高檔案管理效率和服務水平。2.實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為單位各部門提供便捷的檔案查詢和利用服務，促進檔案信息的有效利用。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全可靠。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案、聲像檔案等進行數字化處理，將其轉化為電子文件存儲在檔案信息化管理系統(tǒng)中。數字化過程應確保檔案內容的完整、準確和清晰，同時建立相應的元數據信息，便于檔案的管理和利用。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設：建立涵蓋檔案收集、整理、分類、編目、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的自動化、規(guī)范化和信息化。系統(tǒng)應具備用戶管理、權限控制、數據備份與恢復、安全審計等功能，確保檔案信息的安全和有效利用。3.檔案信息資源共享平臺建設：搭建檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息在單位內部各部門之間的共享和交換。平臺應具備信息發(fā)布、查詢、下載、在線利用等功能，方便員工及時獲取所需檔案信息。（三）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統(tǒng)應與單位辦公