化工公司客戶信息保密考核制度第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本制度依據(jù)《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國個人信息保護法》等國家法律法規(guī)，參照《信息安全技術(shù)個人信息安全保護規(guī)范》（GB/T35273）、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其配套指引、《聯(lián)合國跨國公司行為守則》等國際公約和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司“價值創(chuàng)造、風(fēng)險防控、效率提升”的核心導(dǎo)向及國際化經(jīng)營戰(zhàn)略，為規(guī)范化工公司客戶信息保密管理，防控信息泄露風(fēng)險，提升信息利用效率，特制定本制度。

1.1.2制定目的

針對化工行業(yè)客戶信息敏感性高、跨境流動頻繁、合規(guī)要求嚴(yán)苛的管理痛點，本制度旨在通過構(gòu)建“制度-流程-表單-責(zé)任”四維一體管理閉環(huán)，實現(xiàn)客戶信息保密管理的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、智能化與國際化，平衡管控力度與運營效率，確保客戶信息在收集、存儲、使用、傳輸、銷毀等全生命周期的安全可控。

1.2適用范圍與對象

1.2.1適用范圍

本制度適用于公司所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域，包括但不限于銷售、采購、研發(fā)、生產(chǎn)、物流、市場、人力資源等涉及客戶信息處理的部門及業(yè)務(wù)場景，覆蓋境內(nèi)外所有分支機構(gòu)、關(guān)聯(lián)單位及第三方合作方（如外包服務(wù)商、供應(yīng)商等）。

1.2.2適用對象

本制度適用于公司所有正式員工、派遣員工、實習(xí)生及勞務(wù)派遣人員；對于第三方合作方，參照本制度要求簽訂保密協(xié)議并實施同等管控措施。離職員工需簽署保密承諾書，并在離職后持續(xù)履行保密義務(wù)。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

嚴(yán)格遵守國家及目標(biāo)市場法律法規(guī)，確?？蛻粜畔⑻幚砘顒臃蟼€人信息保護及行業(yè)監(jiān)管要求。

1.3.2權(quán)責(zé)對等原則

明確各層級、各崗位的客戶信息保密責(zé)任，責(zé)任主體與權(quán)限匹配，確保權(quán)責(zé)清晰可追溯。

1.3.3風(fēng)險導(dǎo)向原則

聚焦高敏感度客戶信息（如關(guān)鍵客戶名單、價格策略、合同數(shù)據(jù)等），實施差異化管控措施。

1.3.4效率優(yōu)先原則

1.3.5持續(xù)改進原則

基于內(nèi)外部審計、業(yè)務(wù)變化及政策調(diào)整，動態(tài)優(yōu)化制度與流程。

1.4制度地位與銜接

1.4.1制度層級

本制度為公司專項管理制度，處于公司制度體系第三層級，與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《信息安全管理制度》等基礎(chǔ)制度協(xié)同執(zhí)行。

1.4.2制度銜接

本制度與《合同管理制度》（文號：企制發(fā)〔2023〕15號）中的保密條款、《財務(wù)報銷制度》（文號：企制發(fā)〔2023〕12號）中的供應(yīng)商信息管理、《IT資產(chǎn)管理制度》（文號：企制發(fā)〔2023〕20號）中的數(shù)據(jù)安全要求等制度銜接，沖突時以本制度為準(zhǔn)。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司客戶信息保密管理實行“董事會-管理層-業(yè)務(wù)部門-監(jiān)督部門”四級管控架構(gòu)，董事會承擔(dān)最終責(zé)任，管理層負(fù)責(zé)執(zhí)行，業(yè)務(wù)部門落實主體責(zé)任，監(jiān)督部門獨立評估。

2.2決策機構(gòu)與職責(zé)

2.2.1董事會

審批客戶信息保密管理戰(zhàn)略、重大風(fēng)險應(yīng)對方案及年度預(yù)算；監(jiān)督制度的合規(guī)性與有效性。

2.2.2總經(jīng)理辦公會

審議客戶信息保密管理制度修訂、重大違規(guī)處罰及跨部門協(xié)調(diào)事項。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責(zé)

2.3.1銷售部（主責(zé)）

負(fù)責(zé)客戶信息收集的合規(guī)性審核；建立客戶信息分級分類清單；落實銷售合同保密條款。

2.3.2IT部（配合）

負(fù)責(zé)客戶信息系統(tǒng)的安全建設(shè)與運維；實施數(shù)據(jù)加密與訪問控制；開展安全監(jiān)測與應(yīng)急響應(yīng)。

2.3.3各業(yè)務(wù)部門

按職責(zé)范圍管理客戶信息，落實“誰收集誰負(fù)責(zé)、誰使用誰監(jiān)督”原則。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部（主責(zé)）

定期評估客戶信息保密內(nèi)控有效性；嵌入“數(shù)據(jù)全流程監(jiān)控”“離職員工數(shù)據(jù)權(quán)限回收”等關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。

2.4.2審計部（配合）

開展專項審計，核查客戶信息處理活動合規(guī)性；審計結(jié)果納入績效考核。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立“月度客戶信息保密工作例會”，由內(nèi)控部牽頭，銷售、IT、法務(wù)等部門參與；跨境業(yè)務(wù)增設(shè)“屬地合規(guī)聯(lián)絡(luò)人”機制，確保符合GDPR、CCPA等國際規(guī)則。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

3.1.1目標(biāo)

客戶信息泄露事件零發(fā)生；跨境數(shù)據(jù)傳輸合規(guī)率100%；系統(tǒng)訪問控制達標(biāo)率98%。

3.1.2核心指標(biāo)

-合規(guī)性審計發(fā)現(xiàn)的問題整改率≥95%

-客戶信息查詢操作記錄完整率100%

-高風(fēng)險數(shù)據(jù)訪問審批通過率≤5%

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1客戶信息分類分級

-第一類（核心）：客戶身份證明、交易密鑰（高風(fēng)險）

-第二類（重要）：客戶偏好、價格敏感度（中風(fēng)險）

-第三類（一般）：客戶聯(lián)系方式（低風(fēng)險）

3.2.2管控標(biāo)準(zhǔn)

-核心數(shù)據(jù)存儲需滿足ISO27001級加密要求

-跨境傳輸采用VPN+數(shù)據(jù)脫敏技術(shù)（中風(fēng)險數(shù)據(jù)需屬地化存儲）

-物理接觸客戶信息需經(jīng)授權(quán)并全程錄像（高風(fēng)險場景）

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法

-全生命周期管理：覆蓋收集-存儲-使用-銷毀各階段

-風(fēng)險矩陣評估：按“影響程度-發(fā)生概率”劃分管控優(yōu)先級

-PDCA循環(huán)優(yōu)化：問題發(fā)現(xiàn)-措施落實-效果評估-持續(xù)改進

3.3.2管理工具

-CRM系統(tǒng)：實現(xiàn)客戶信息標(biāo)準(zhǔn)化錄入與權(quán)限管控

-ERP安全模塊：自動校驗數(shù)據(jù)訪問權(quán)限與操作日志

-DLP終端防護：防止敏感數(shù)據(jù)外傳

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

客戶信息保密管理主流程包括“需求申請-分級審批-授權(quán)處理-監(jiān)控審計-定期銷毀”五個環(huán)節(jié)。

-需求申請：業(yè)務(wù)部門填寫《客戶信息使用申請表》，明確用途與數(shù)據(jù)范圍

-分級審批：按數(shù)據(jù)敏感度由部門負(fù)責(zé)人/分管領(lǐng)導(dǎo)審批（核心數(shù)據(jù)需董事會審批）

-授權(quán)處理：IT部生成動態(tài)權(quán)限授權(quán)，系統(tǒng)自動記錄操作軌跡

-監(jiān)控審計：內(nèi)控部通過工具抽檢異常訪問行為

-定期銷毀：每年6月30日前清理過期客戶信息，需雙簽確認(rèn)

4.2子流程說明

4.2.1跨境數(shù)據(jù)傳輸子流程

-目標(biāo)市場調(diào)研→合規(guī)方案設(shè)計→數(shù)據(jù)脫敏→屬地存儲備案→傳輸加密→接收方審計

4.2.2緊急訪問申請子流程

-緊急情況說明→風(fēng)險等級評估→技術(shù)負(fù)責(zé)人審批→臨時授權(quán)→次日復(fù)盤

4.3流程關(guān)鍵控制點

4.3.1高風(fēng)險控制點（標(biāo)注“★”）

-★核心客戶信息批量導(dǎo)出需雙簽審批

-★離職員工系統(tǒng)權(quán)限即時凍結(jié)（48小時內(nèi)回收）

4.3.2中風(fēng)險控制點（標(biāo)注“▲”）

-▲客戶信息共享需填寫《信息共享授權(quán)書》

-▲第三方接觸敏感數(shù)據(jù)需簽訂保密協(xié)議

4.4流程優(yōu)化機制

每季度由流程管理辦公室（內(nèi)控部牽頭）開展流程復(fù)盤，2025年起引入AI智能監(jiān)控，自動識別異常操作模式。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

按“數(shù)據(jù)類型+業(yè)務(wù)場景+崗位層級”分配權(quán)限：

-銷售經(jīng)理：可查詢第三類數(shù)據(jù)、使用第二類數(shù)據(jù)（經(jīng)審批）

-總經(jīng)理：可全權(quán)限訪問，但核心數(shù)據(jù)操作需IT部見證

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

審批權(quán)限與數(shù)據(jù)敏感度掛鉤：

-核心數(shù)據(jù)（>100萬客戶信息）：董事會審批

-重要數(shù)據(jù)（10-100萬）：分管副總審批

-一般數(shù)據(jù)（<10萬）：部門負(fù)責(zé)人審批

5.3授權(quán)與代理機制

正式授權(quán)通過OA系統(tǒng)電子簽章，授權(quán)有效期不超過1年；臨時代理需經(jīng)直接上級書面批準(zhǔn)，最長15個工作日。

5.4異常審批流程

緊急情況需加急審批，但審批人需額外說明風(fēng)險緩釋措施；異常審批記錄需法務(wù)部備案。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

6.1.1表單規(guī)范

-《客戶信息收集清單》需包含數(shù)據(jù)來源、用途、存儲期限等要素

-電子表單需設(shè)置防篡改標(biāo)識

6.1.2痕跡留存

-紙質(zhì)文件需加密歸檔于保密柜

-電子記錄需滿足不可篡改要求（如區(qū)塊鏈存證）

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

建立“三位一體”監(jiān)督體系：

-日常監(jiān)督：內(nèi)控部每周抽檢10個業(yè)務(wù)操作

-專項監(jiān)督：每年4月開展客戶信息專項審計

-突擊監(jiān)督：IT部每月檢測系統(tǒng)漏洞

6.3檢查與審計

6.3.1檢查頻次

-專項審計：每年至少1次（覆蓋核心數(shù)據(jù)）

-日常檢查：每月不少于3次（隨機抽查）

6.3.2審計要求

審計報告需包含“問題清單-整改時限-責(zé)任部門”三要素，重大問題提交總經(jīng)理辦公會決策。

6.4執(zhí)行情況報告

每月5日前由內(nèi)控部提交《客戶信息保密執(zhí)行報告》，包含：

-本月數(shù)據(jù)安全事件統(tǒng)計

-制度執(zhí)行偏差分析

-跨部門協(xié)作成效

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標(biāo)

7.1.1考核維度

-過程指標(biāo)：數(shù)據(jù)訪問記錄完整率、流程合規(guī)得分

-結(jié)果指標(biāo)：客戶投訴率、數(shù)據(jù)泄露事件數(shù)

7.1.2評分標(biāo)準(zhǔn)

考核結(jié)果與績效獎金掛鉤，連續(xù)兩個季度不達標(biāo)者調(diào)崗或降級。

7.2評估周期與方法

7.2.1評估周期

-月度評估：部門內(nèi)控員檢查

-季度評估：內(nèi)控部組織

-年度評估：董事會審議

7.2.2評估方法

-實物核查：隨機抽取客戶信息文檔檢查

-系統(tǒng)監(jiān)測：分析CRM系統(tǒng)操作日志

7.3問題整改機制

7.3.1整改分類

-一般問題：7個工作日內(nèi)整改

-重大問題：30個工作日內(nèi)整改（需專項方案）

7.3.2責(zé)任追究

整改不力者按《員工手冊》第X章處理，并計入個人征信。

7.4持續(xù)改進流程

設(shè)立“客戶信息保密創(chuàng)新基金”，每年評選3個優(yōu)化提案，獎勵金額不超過5萬元/項。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.1.1獎勵情形

-防范重大數(shù)據(jù)泄露事件

-提出優(yōu)秀保密方案并落地

-客戶投訴率連續(xù)6個月為零

8.1.2獎勵程序

申報→部門推薦→內(nèi)控部審核→總經(jīng)理審批→人力資源部發(fā)放

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)（警告/罰款）

-非法拷貝客戶信息（未達10萬條）

8.2.2較重違規(guī)（降級/解約）

-向競爭對手泄露客戶資料（涉及>50萬條）

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

處罰分為警告、罰款、降級、解除勞動合同，罰款上限不超過年薪30%。

8.4申訴與復(fù)議

員工可向人力資源部申訴，由法務(wù)部組織聽證會，15個工作日內(nèi)出具復(fù)議決定。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

9.1.1預(yù)案啟動條件

-數(shù)據(jù)泄露事件（>100萬條敏感信息）

-系統(tǒng)遭受攻擊導(dǎo)致客戶信息泄露

9.1.2應(yīng)急流程

-發(fā)現(xiàn)問題→1小時內(nèi)上報→成立應(yīng)急小組→客戶溝通→溯源分析

9.2例外情況處理

例外申請需附《例外風(fēng)險評估表》，經(jīng)法務(wù)部+IT部雙簽后執(zhí)行。

9.3危機公關(guān)與善后

制定《客戶信息泄露危機應(yīng)對手冊》，明確：

-跨境案件需聘請當(dāng)?shù)芈伤幚?/p>

-歐盟場景需啟動GDPR合規(guī)溝通程序

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由內(nèi)控部負(fù)責(zé)解釋，解釋意見報總經(jīng)理辦公會備案。

10.2相關(guān)制度索引

-《信息安全管理制度》（企制發(fā)〔2023〕20號）第三條

-《員工手冊》（企制發(fā)〔2023〕1號）第