采購(gòu)物資入庫(kù)驗(yàn)收管理制度一、總則為加強(qiáng)采購(gòu)物資入庫(kù)驗(yàn)收管理，確保入庫(kù)物資的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。本制度適用于公司所有采購(gòu)物資的入庫(kù)驗(yàn)收工作，包括原材料、輔助材料、設(shè)備、備品備件、辦公用品等各類(lèi)物資。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等條款。2.在物資到貨前，及時(shí)將到貨信息（包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等）通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)。3.協(xié)助倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)處理物資驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)的與供應(yīng)商有關(guān)的問(wèn)題，如供應(yīng)商交貨延遲、物資質(zhì)量不符等。（二）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)物資的接收、暫存和入庫(kù)保管工作。2.在物資到貨時(shí)，按照采購(gòu)合同和送貨單對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、包裝等進(jìn)行初步核對(duì)和檢查。3.協(xié)助質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行物資的檢驗(yàn)工作，提供必要的場(chǎng)地和工具。4.對(duì)驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，建立物資臺(tái)賬，確保物資的安全存儲(chǔ)和妥善保管。5.對(duì)驗(yàn)收不合格的物資進(jìn)行隔離存放，并及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。（三）質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定各類(lèi)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法。2.對(duì)到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告，判定物資是否合格。3.對(duì)檢驗(yàn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行分析和處理，提出改進(jìn)措施和建議。4.參與對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)估和管理工作。（四）使用部門(mén)1.參與對(duì)一些專業(yè)性較強(qiáng)或有特殊使用要求的物資的驗(yàn)收工作，提供專業(yè)意見(jiàn)和建議。2.在物資使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)向質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)反饋。三、入庫(kù)驗(yàn)收流程（一）到貨通知與準(zhǔn)備1.采購(gòu)部門(mén)在得知物資即將到貨后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)以書(shū)面形式（如電子郵件、到貨通知單等）將到貨信息通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)接到通知后，根據(jù)物資的性質(zhì)、數(shù)量和存儲(chǔ)要求，準(zhǔn)備好相應(yīng)的存儲(chǔ)場(chǎng)地、搬運(yùn)設(shè)備和計(jì)量工具等。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)接到通知后，根據(jù)物資的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，準(zhǔn)備好檢驗(yàn)設(shè)備和試劑等。（二）物資接收與初步核對(duì)1.物資到貨時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收。接收人員首先要檢查物資的運(yùn)輸車(chē)輛和包裝是否完好，有無(wú)破損、變形、受潮等情況。2.對(duì)照采購(gòu)合同和送貨單，對(duì)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、包裝標(biāo)識(shí)等進(jìn)行初步核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)與采購(gòu)合同不符，或者數(shù)量與送貨單不符，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商聯(lián)系，查明原因。3.對(duì)于需要過(guò)磅計(jì)量的物資，應(yīng)使用經(jīng)校準(zhǔn)合格的計(jì)量設(shè)備進(jìn)行過(guò)磅，并做好記錄。對(duì)于需要清點(diǎn)數(shù)量的物資，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確。4.在初步核對(duì)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)物資有明顯的質(zhì)量問(wèn)題（如外觀損壞、變形、生銹等），應(yīng)立即通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)。（三）質(zhì)量檢驗(yàn)1.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)接到倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)的通知后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)安排檢驗(yàn)人員對(duì)到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。2.檢驗(yàn)人員應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法進(jìn)行檢驗(yàn)，包括外觀檢查、尺寸測(cè)量、性能測(cè)試等。對(duì)于一些需要進(jìn)行理化分析的物資，應(yīng)送專業(yè)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。3.在檢驗(yàn)過(guò)程中，檢驗(yàn)人員應(yīng)做好檢驗(yàn)記錄，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期等。檢驗(yàn)記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.檢驗(yàn)結(jié)束后，檢驗(yàn)人員應(yīng)根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果出具檢驗(yàn)報(bào)告。檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、判定結(jié)論等內(nèi)容。判定結(jié)論分為合格、不合格和待定三種情況。（四）驗(yàn)收結(jié)果處理1.合格物資對(duì)于檢驗(yàn)合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)手續(xù)包括填寫(xiě)入庫(kù)單、登記物資臺(tái)賬等。入庫(kù)單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)日期等信息。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)將合格物資按照規(guī)定的存儲(chǔ)要求進(jìn)行分類(lèi)存放，并做好標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、批次、入庫(kù)日期等信息。2.不合格物資對(duì)于檢驗(yàn)不合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)立即將其隔離存放，并做好標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)應(yīng)注明“不合格”字樣。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將不合格物資的檢驗(yàn)報(bào)告反饋給采購(gòu)部門(mén)和使用部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在接到反饋后[X]個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理辦法，如退貨、換貨、降價(jià)處理等。對(duì)于需要退貨的物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商安排退貨事宜。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)協(xié)助辦理退貨手續(xù)，包括填寫(xiě)退貨單、清理物資等。在處理不合格物資的過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，包括不合格物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、處理方式、處理結(jié)果等。3.待定物資對(duì)于檢驗(yàn)結(jié)果待定的物資，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步分析原因，進(jìn)行補(bǔ)充檢驗(yàn)或試驗(yàn)。在未得出明確結(jié)論之前，物資應(yīng)暫時(shí)隔離存放，不得辦理入庫(kù)手續(xù)。待得出明確結(jié)論后，按照合格物資或不合格物資的處理方式進(jìn)行處理。（五）入庫(kù)信息錄入與存檔1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在辦理完物資入庫(kù)手續(xù)后，應(yīng)及時(shí)將入庫(kù)信息錄入公司的物資管理系統(tǒng)，確保物資信息的實(shí)時(shí)更新。2.采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)將與物資入庫(kù)驗(yàn)收相關(guān)的文件和記錄進(jìn)行整理和存檔，包括采購(gòu)合同、送貨單、檢驗(yàn)報(bào)告、入庫(kù)單、退貨單等。存檔期限按照公司的檔案管理規(guī)定執(zhí)行。四、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（一）通用標(biāo)準(zhǔn)1.物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量應(yīng)與采購(gòu)合同和送貨單一致。2.物資的包裝應(yīng)完好無(wú)損，標(biāo)識(shí)清晰，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息。3.物資的外觀應(yīng)無(wú)明顯的損壞、變形、生銹、裂縫等缺陷。4.物資應(yīng)附有質(zhì)量證明文件（如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等），質(zhì)量證明文件應(yīng)真實(shí)、有效。（二）原材料和輔助材料標(biāo)準(zhǔn)1.原材料和輔助材料的化學(xué)成分、物理性能等應(yīng)符合相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)于有保質(zhì)期要求的原材料和輔助材料，應(yīng)在保質(zhì)期內(nèi)。3.原材料和輔助材料的粒度、純度等應(yīng)符合采購(gòu)合同的要求。（三）設(shè)備和備品備件標(biāo)準(zhǔn)1.設(shè)備和備品備件的性能應(yīng)符合設(shè)計(jì)要求和采購(gòu)合同的規(guī)定。2.設(shè)備和備品備件的零部件應(yīng)齊全，無(wú)損壞、缺失等情況。3.設(shè)備和備品備件應(yīng)具有良好的運(yùn)行性能，經(jīng)過(guò)調(diào)試和試運(yùn)行后，各項(xiàng)指標(biāo)應(yīng)達(dá)到規(guī)定的要求。（四）辦公用品標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品的質(zhì)量應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)的使用要求。2.辦公用品的規(guī)格、型號(hào)、顏色等應(yīng)與采購(gòu)合同一致。3.辦公用品的數(shù)量應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。五、驗(yàn)收記錄與檔案管理（一）驗(yàn)收記錄1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立物資入庫(kù)驗(yàn)收記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的到貨時(shí)間、名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收情況等信息。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)建立物資質(zhì)量檢驗(yàn)記錄檔案，包括檢驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)原始記錄等。檢驗(yàn)記錄應(yīng)按照物資類(lèi)別、檢驗(yàn)日期等進(jìn)行分類(lèi)整理，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。3.驗(yàn)收記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改。如確需涂改，應(yīng)在涂改處簽字或蓋章，并注明涂改日期。（二）檔案管理1.采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)將與物資入庫(kù)驗(yàn)收相關(guān)的文件和記錄進(jìn)行整理和裝訂，建立檔案。檔案應(yīng)包括采購(gòu)合同、送貨單、檢驗(yàn)報(bào)告、入庫(kù)單、退貨單等。2.檔案應(yīng)按照物資類(lèi)別、年度等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立檔案索引，便于查找和管理。3.檔案的保存期限應(yīng)按照公司的檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，物資入庫(kù)驗(yàn)收檔案應(yīng)保存[X]年以上。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)和相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物資入庫(kù)驗(yàn)收工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括驗(yàn)收流程的執(zhí)行情況、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)情況、驗(yàn)收記錄的完整性等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立物資入庫(kù)驗(yàn)收工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)