PAGE機關采購財務制度一、總則（一）目的為了規(guī)范機關采購財務行為，加強采購財務管理，提高資金使用效益，保障機關各項工作的順利開展，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本機關實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關各部門及所屬單位的采購活動及其相關財務事項。（三）基本原則1.合法性原則采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，嚴格按照法定程序進行，確保采購行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則建立健全采購財務管理制度，規(guī)范采購流程、財務核算和監(jiān)督檢查等工作，保證采購財務工作有序開展。3.效益性原則在保證采購質量的前提下，優(yōu)化采購成本，提高資金使用效益，實現(xiàn)采購資金的合理配置和有效利用。4.公開透明原則采購活動應遵循公開、公平、公正的原則，確保采購信息公開透明，接受內(nèi)外部監(jiān)督。二、采購預算管理（一）預算編制1.各部門根據(jù)工作需要和事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提出年度采購需求，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。2.財務部門會同采購部門對各部門提交的采購需求進行審核和匯總，結合機關年度預算安排，編制采購預算草案。3.采購預算草案應明確采購項目的資金來源、預算金額、采購時間等內(nèi)容，并按照規(guī)定程序報經(jīng)批準。（二）預算執(zhí)行1.采購項目嚴格按照批準的預算執(zhí)行，不得擅自調(diào)整預算。如因特殊情況需要調(diào)整預算的，應按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。2.采購部門應根據(jù)采購預算和實際工作進度，合理安排采購活動，確保采購工作按計劃進行。3.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對預算執(zhí)行情況進行分析和通報，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行中存在的問題。（三）預算調(diào)整1.當采購項目發(fā)生變更、市場價格波動等原因導致原預算無法執(zhí)行時，可以申請預算調(diào)整。2.預算調(diào)整申請應詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、調(diào)整后的預算金額等，并提供相關證明材料。3.預算調(diào)整申請經(jīng)采購部門審核、財務部門復核后，報機關領導審批。審批通過后，方可進行預算調(diào)整。三、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容，并提交相關證明材料。2.采購申請表應經(jīng)部門負責人簽字確認后，報采購部門審核。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購項目的必要性、合規(guī)性、預算合理性等進行審核。2.對于重大采購項目或金額較大的采購項目，采購部門應組織相關部門進行論證，并報機關領導審批。3.經(jīng)審批通過的采購項目，采購部門應下達采購任務通知書，明確采購要求、采購方式、采購時間等內(nèi)容。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)采購任務通知書，按照規(guī)定的采購方式組織實施采購活動。2.采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。采購部門應根據(jù)采購項目的特點和實際情況，選擇合適的采購方式，并嚴格按照相關規(guī)定進行操作。3.在采購過程中，采購部門應與供應商進行充分溝通，確保采購項目的質量、價格、交貨期等符合要求。同時，采購部門應做好采購文件的編制、保存等工作，以備審計和監(jiān)督檢查。（四）合同簽訂1.采購項目確定中標供應商或成交供應商后，采購部門應及時與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內(nèi)容，并符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。3.采購合同簽訂后，采購部門應將合同副本送財務部門備案，作為財務付款的依據(jù)。（五）驗收付款1.采購項目完成后，采購部門應組織相關部門進行驗收。驗收合格后，采購部門應填寫驗收報告，并經(jīng)驗收人員簽字確認后，報財務部門辦理付款手續(xù)。2.財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核無誤后，按照規(guī)定的付款方式和時間支付采購款項。3.對于分期付款的采購項目，財務部門應按照合同約定的付款時間和金額進行支付，并做好相關記錄。四、采購方式管理（一）公開招標1.公開招標是指采購人以招標公告的方式邀請不特定的供應商參加投標的采購方式。2.達到公開招標數(shù)額標準的采購項目，應當采用公開招標方式采購。公開招標數(shù)額標準按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。3.采用公開招標方式采購的，采購人應當在省級以上人民政府財政部門指定的媒體上發(fā)布招標公告。招標公告應當包括采購人的名稱和地址、采購項目的名稱、數(shù)量、簡要規(guī)格描述或項目基本概況介紹、采購項目的預算金額、采購項目的實施地點和時間、獲取招標文件的時間、地點、方式及招標文件售價、投標截止時間、開標時間及地點、采購項目聯(lián)系人姓名和電話等內(nèi)容。4.采購人應當根據(jù)采購項目的特點和需求編制招標文件。招標文件應當包括招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等所有實質性要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款。5.開標應當在招標文件確定的提交投標文件截止時間的同一時間公開進行；開標地點應當為招標文件中預先確定的地點。開標由采購人或者采購代理機構主持，邀請所有投標人參加。開標時，由投標人或者其推選的代表檢查投標文件的密封情況，也可以由采購人委托的公證機構檢查并公證；經(jīng)確認無誤后，由工作人員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其他主要內(nèi)容。6.評標由采購人依法組建的評標委員會負責。評標委員會由采購人的代表和有關技術、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。評標委員會應當按照招標文件確定的評標標準和方法，對投標文件進行評審和比較；設有標底的，應當參考標底。評標委員會完成評標后，應當向采購人提出書面評標報告，并推薦合格的中標候選人。采購人根據(jù)評標委員會提出的書面評標報告和推薦的中標候選人確定中標人。采購人也可以授權評標委員會直接確定中標人。（二）邀請招標1.邀請招標是指采購人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ墓虆⒓油稑说牟少彿绞健?.符合下列情形之一的貨物或者服務，可以采用邀請招標方式采購：（1）具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；（2）采用公開招標方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的。3.采用邀請招標方式采購的，采購人應當從符合相應資格條件的供應商中，通過隨機方式選擇三家以上的供應商，并向其發(fā)出投標邀請書。投標邀請書應當包括采購人的名稱和地址、采購項目的名稱、數(shù)量、簡要規(guī)格描述或項目基本概況介紹、采購項目的預算金額、采購項目的實施地點和時間、獲取招標文件的時間、地點、方式及招標文件售價、投標截止時間、開標時間及地點、采購項目聯(lián)系人姓名和電話等內(nèi)容。4.邀請招標的其他程序和要求參照公開招標的規(guī)定執(zhí)行。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人通過與符合相應資格條件的多家供應商分別談判，商定價格、條件和合同條款，最后從中確定成交供應商的采購方式。2.符合下列情形之一的貨物或者服務，可以采用競爭性談判方式采購：（1）招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；（2）技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；（3）采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；（4）不能事先計算出價格總額的。3.采用競爭性談判方式采購的，采購人應當成立談判小組。談判小組由采購人的代表和有關技術、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)為三人以上單數(shù)，其中技術、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。談判小組應當對采購項目的需求進行了解，并制定談判文件。談判文件應當明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。4.談判小組應當從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商參加談判，并向其提供談判文件。供應商應當按照談判文件的要求編制響應文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交響應文件。談判小組應當對供應商的響應文件進行評審，并與供應商進行談判。談判小組可以根據(jù)談判文件和談判情況實質性變動采購需求中的技術、服務要求以及合同草案條款，但不得變動談判文件中的其他內(nèi)容。實質性變動的內(nèi)容，須經(jīng)采購人代表確認。對談判文件作出的實質性變動是談判文件的有效組成部分，談判小組應當及時以書面形式通知所有參加談判的供應商。供應商應當按照談判文件的變動情況和談判小組的要求重新提交響應文件。5.談判結束后，談判小組應當要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價。談判小組應當根據(jù)談判文件和最后報價情況，提出成交候選人名單，并編寫談判報告。采購人根據(jù)談判小組提出的成交候選人名單確定成交供應商。采購人也可以授權談判小組直接確定成交供應商。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應商進行采購的方式。2.符合下列情形之一的貨物或者服務，可以采用單一來源采購方式采購：（1）只能從唯一供應商處采購的；（2）發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；（3）必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.采用單一來源采購方式采購的，采購人應當在省級以上人民政府財政部門指定的媒體上公示，并將公示情況報同級財政部門備案。公示期不得少于五個工作日。公示內(nèi)容應當包括采購人、采購項目名稱、擬采購的貨物或者服務的說明、采用單一來源采購方式的原因及相關說明、擬定的唯一供應商名稱、地址、專業(yè)人員對相關供應商因專利、專有技術等原因具有唯一性的具體論證意見，以及專業(yè)人員的姓名、工作單位和職稱。4.公示無異議的，采購人應當與供應商簽訂采購合同。采購合同應當明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式及違約責任等內(nèi)容。（五）詢價1.詢價是指采購人向有關供應商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎上進行比較并確定最優(yōu)供應商的一種采購方式。2.采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，可以采用詢價方式采購。3.采用詢價方式采購的，采購人應當成立詢價小組。詢價小組由采購人的代表和有關技術、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)為三人以上單數(shù)，其中技術、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。詢價小組應當對采購項目的需求進行了解，并制定詢價文件。詢價文件應當明確詢價程序、詢價內(nèi)容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。4.詢價小組應當從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商，并向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。供應商應當按照詢價通知書的要求編制響應文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交響應文件。詢價小組應當對供應商的響應文件進行評審，并要求供應商一次報出不得更改的價格。詢價小組應當根據(jù)詢價文件和供應商的報價情況，提出成交候選人名單，并編寫詢價報告。采購人根據(jù)詢價小組提出的成交候選人名單確定成交供應商。采購人也可以授權詢價小組直接確定成交供應商。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應當采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內(nèi)容應當符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，采購部門應當對合同條款進行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、公平合理。審核通過后，采購部門應當將合同草案提交財務部門進行財務審核。3.財務部門應當對合同中的付款方式、付款時間、付款金額等財務條款進行審核，確保合同付款安排符合機關財務制度和資金預算要求。審核通過后，采購部門方可與供應商簽訂采購合同。（二）合同履行1.采購合同簽訂后，雙方應當按照合同約定履行各自的義務。采購部門應當及時跟蹤合同履行情況，確保供應商按時、按質、按量提供貨物或服務。2.供應商應當按照合同約定的時間、地點、方式等提供貨物或服務，并提供相關的證明文件。采購部門應當對供應商提供的貨物或服務進行驗收，驗收合格后出具驗收報告。3.在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，采購部門應當及時與供應商協(xié)商，并簽訂相關的補充協(xié)議或解除合同協(xié)議。同時，采購部門應當將合同變更、解除等情況及時通知財務部門，以便財務部門進行相應的賬務處理。（三）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應當及時將合同副本送財務部門備案，并按照檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。合同檔案應當包括合同文本、相關證明文件、驗收報告、付款憑證等資料。2.合同檔案的保存期限應當符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，一般為合同履行完畢后若干年。保存期限屆滿后，經(jīng)批準方可銷毀合同檔案。六、采購資金管理（一）資金來源采購資金來源包括財政預算資金、自有資金、上級補助資金等。采購部門應當根據(jù)采購項目的性質和資金來源，合理安排采購資金。（二）資金支付1.財務部門應當按照采購合同和驗收報告，審核無誤后，按照規(guī)定的付款方式和時間支付采購款項。付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。2.對于分期付款的采購項目，財務部門應當按照合同約定的付款時間和金額進行支付，并做好相關記錄。在支付每一期款項前，采購部門應當提供供應商出具的發(fā)票及其他相關證明文件。3.財務部門應當加強對采購資金支付的管理，嚴格執(zhí)行審批制度，確保采購資金支付的安全、準確、及時。（三）資金核算1.財務部門應當按照國家統(tǒng)一的會計制度和機關財務制度，對采購資金進行核算。采購資金應當單獨核算，?？顚Ｓ?，不得挪作