PAGE供應(yīng)商與財(cái)務(wù)制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司與供應(yīng)商之間的財(cái)務(wù)往來(lái)，確保公司采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行，保障公司資金安全，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，促進(jìn)公司可持續(xù)發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及供應(yīng)商采購(gòu)業(yè)務(wù)的部門(mén)及相關(guān)人員，包括但不限于采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)等。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司與供應(yīng)商的財(cái)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)。準(zhǔn)確性原則：財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)記錄準(zhǔn)確、完整，確保公司與供應(yīng)商之間的賬目清晰、可追溯。及時(shí)性原則：及時(shí)處理與供應(yīng)商的財(cái)務(wù)往來(lái)事項(xiàng)，確保各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息及時(shí)傳遞，避免延誤影響合作。風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估與防控，保障公司資金安全，降低潛在財(cái)務(wù)損失。二、供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)信譽(yù)：供應(yīng)商應(yīng)具備合法有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)資質(zhì)證書(shū)，信譽(yù)良好，無(wú)不良經(jīng)營(yíng)記錄。產(chǎn)品質(zhì)量：提供的產(chǎn)品或服務(wù)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司要求，具備良好的質(zhì)量穩(wěn)定性。價(jià)格合理：在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，價(jià)格具有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，符合公司成本控制目標(biāo)。供應(yīng)能力：具備足夠的生產(chǎn)能力或服務(wù)能力，能夠按時(shí)、按量滿(mǎn)足公司采購(gòu)需求。財(cái)務(wù)狀況：財(cái)務(wù)狀況良好，具備一定的資金實(shí)力和償債能力，無(wú)重大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商評(píng)估流程初步篩選：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司采購(gòu)需求，收集潛在供應(yīng)商信息，進(jìn)行初步篩選，確定符合基本條件的供應(yīng)商名單。實(shí)地考察：對(duì)初步篩選的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、供應(yīng)能力等情況，形成考察報(bào)告。資質(zhì)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行審核，包括查看財(cái)務(wù)報(bào)表、信用記錄等，評(píng)估其財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。綜合評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)共同對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。3.供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理定期評(píng)估：每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級(jí)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。實(shí)時(shí)監(jiān)控：建立供應(yīng)商實(shí)時(shí)監(jiān)控機(jī)制，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)溝通解決。供應(yīng)商激勵(lì)與約束：對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)募?lì)措施，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款等；對(duì)違反合作協(xié)議的供應(yīng)商進(jìn)行約束，如扣除貨款、暫停合作等。三、采購(gòu)合同管理1.合同簽訂流程合同起草：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求與供應(yīng)商協(xié)商起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。合同審核：采購(gòu)合同初稿完成后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同條款的合法性、準(zhǔn)確性、完整性以及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。合同簽訂：經(jīng)審核通過(guò)的采購(gòu)合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式合同，并加蓋公司公章。2.合同執(zhí)行跟蹤采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按量、按質(zhì)交貨。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決，并將相關(guān)情況反饋給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，監(jiān)督采購(gòu)款項(xiàng)的支付情況，確保公司資金支付符合合同規(guī)定。3.合同變更與解除變更申請(qǐng)：如因市場(chǎng)變化、產(chǎn)品需求調(diào)整等原因需要變更采購(gòu)合同條款，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商提出變更申請(qǐng)，并經(jīng)雙方協(xié)商一致后簽訂變更協(xié)議。解除程序：如因不可抗力或其他原因需要解除采購(gòu)合同，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同約定及相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的程序辦理解除手續(xù)，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。四、采購(gòu)付款管理1.付款審批流程采購(gòu)申請(qǐng)：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)需求填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，注明采購(gòu)項(xiàng)目、供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)金額、付款方式等信息。部門(mén)審核：采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)審核采購(gòu)申請(qǐng)單的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性以及資金預(yù)算情況，審核通過(guò)后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況、采購(gòu)需求等情況對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后確定付款金額和付款時(shí)間。付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)，按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行付款操作。2.付款方式選擇預(yù)付款：對(duì)于金額較大、生產(chǎn)周期較長(zhǎng)的采購(gòu)項(xiàng)目，可根據(jù)合同約定支付一定比例的預(yù)付款，但需嚴(yán)格控制預(yù)付款比例，確保公司資金安全。貨到付款：貨到驗(yàn)收合格后支付貨款，適用于采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)較低、交貨期較短的采購(gòu)項(xiàng)目。分期付款：根據(jù)采購(gòu)合同約定，分階段支付貨款，如按交貨進(jìn)度、驗(yàn)收進(jìn)度等支付，以保障公司利益和供應(yīng)商按時(shí)履行合同義務(wù)。3.付款風(fēng)險(xiǎn)防控加強(qiáng)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)在付款前應(yīng)嚴(yán)格審核采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。資金預(yù)算管理：合理安排資金預(yù)算，避免因資金不足導(dǎo)致逾期付款或影響公司正常運(yùn)營(yíng)。建立供應(yīng)商信用檔案：根據(jù)供應(yīng)商的付款記錄、信用狀況等建立信用檔案，對(duì)信用不良的供應(yīng)商采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，如減少預(yù)付款比例、加強(qiáng)貨款催收等。五、發(fā)票管理1.發(fā)票開(kāi)具要求供應(yīng)商應(yīng)按規(guī)定開(kāi)具發(fā)票：供應(yīng)商應(yīng)在銷(xiāo)售貨物或提供服務(wù)后，按照國(guó)家稅收法律法規(guī)規(guī)定及時(shí)開(kāi)具合法有效的發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)合同一致，包括貨物或服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。發(fā)票類(lèi)型：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目及公司財(cái)務(wù)核算要求，確定發(fā)票類(lèi)型，如增值稅專(zhuān)用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票等。2.發(fā)票審核與認(rèn)證財(cái)務(wù)部門(mén)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，包括發(fā)票的格式、印章、內(nèi)容等是否符合規(guī)定。發(fā)票認(rèn)證：對(duì)于增值稅專(zhuān)用發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證，確保發(fā)票能夠正常抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。3.發(fā)票保管與歸檔妥善保管：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)妥善保管供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票，按照發(fā)票號(hào)碼順序進(jìn)行整理存放，防止發(fā)票丟失、損毀。歸檔管理：建立發(fā)票檔案管理制度，將發(fā)票及相關(guān)憑證按照年度、月份等進(jìn)行分類(lèi)歸檔，便于查詢(xún)和核對(duì)。六、財(cái)務(wù)核算與對(duì)賬1.財(cái)務(wù)核算原則按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則：公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，對(duì)與供應(yīng)商的財(cái)務(wù)往來(lái)進(jìn)行準(zhǔn)確核算，確保財(cái)務(wù)報(bào)表真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。明細(xì)核算：對(duì)每一筆與供應(yīng)商的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行明細(xì)核算，記錄采購(gòu)日期、供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)項(xiàng)目、金額、付款情況等詳細(xì)信息，便于查詢(xún)和核對(duì)。2.對(duì)賬流程定期對(duì)賬：財(cái)務(wù)部門(mén)每月定期與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬，核對(duì)雙方的賬目記錄是否一致，包括采購(gòu)金額、付款金額、發(fā)票金額等。對(duì)賬方式：對(duì)賬方式可采用函證、電子郵件、電話溝通等方式進(jìn)行，確保對(duì)賬信息準(zhǔn)確傳遞。差異處理：如發(fā)現(xiàn)雙方賬目存在差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整處理。對(duì)于因發(fā)票開(kāi)具、付款時(shí)間等原因?qū)е碌牟町悾瑧?yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決，并做好記錄。3.財(cái)務(wù)報(bào)表編制與分析報(bào)表編制：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)與供應(yīng)商的財(cái)務(wù)往來(lái)核算結(jié)果，編制相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表，如應(yīng)付賬款明細(xì)表、采購(gòu)成本分析表等，為公司管理層提供決策依據(jù)。財(cái)務(wù)分析：定期對(duì)與供應(yīng)商的財(cái)務(wù)往來(lái)情況進(jìn)行分析，包括采購(gòu)金額、付款情況、成本變動(dòng)等，評(píng)估公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)效益，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)措施。七、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理1.供應(yīng)商信用風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：建立供應(yīng)商信用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，定期對(duì)供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，包括信用等級(jí)、財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)穩(wěn)定性等方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的信用風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：設(shè)定供應(yīng)商信用風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如逾期賬款比例、信用評(píng)級(jí)下降等，當(dāng)出現(xiàn)預(yù)警信號(hào)時(shí)，及時(shí)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，如暫停采購(gòu)、加強(qiáng)貨款催收等。2.資金支付風(fēng)險(xiǎn)資金預(yù)算管理：加強(qiáng)公司資金預(yù)算管理工作，合理安排資金，確保有足夠的資金支付供應(yīng)商貨款，避免因資金短缺導(dǎo)致逾期付款或違約行為。付款審批控制：嚴(yán)格執(zhí)行付款審批流程，加強(qiáng)對(duì)付款環(huán)節(jié)的審核和監(jiān)督，防止不合理或違規(guī)的資金支付。3.合同風(fēng)險(xiǎn)合同條款審核：在簽訂采購(gòu)合同前，加強(qiáng)對(duì)合同條款的審核，特別是關(guān)于付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等條款，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。合同執(zhí)行監(jiān)督：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行情況的監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題，如供應(yīng)商違約、合同變更等，按照合同約定及時(shí)采取措施維護(hù)公司權(quán)益。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督定期審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)與供應(yīng)商的財(cái)務(wù)往來(lái)情況進(jìn)行審計(jì)，檢查財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行情況、付款審批流程的合規(guī)性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)：根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)管理需要，對(duì)特定采購(gòu)項(xiàng)目或供應(yīng)商進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，深入調(diào)查財(cái)務(wù)往來(lái)中的疑點(diǎn)和問(wèn)題，保障公司資金安全和采購(gòu)業(yè)務(wù)的規(guī)范運(yùn)作。2.財(cái)務(wù)部門(mén)自查日常自查：財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)與供應(yīng)商的財(cái)務(wù)賬目進(jìn)行自查，核對(duì)賬目記錄、發(fā)票管理、付款情況等是否符合財(cái)務(wù)制度規(guī)定，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題。定期總結(jié)：財(cái)務(wù)部門(mén)定期總結(jié)與供應(yīng)商財(cái)務(wù)往來(lái)管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善財(cái)務(wù)管理制度。3.違規(guī)處理對(duì)于違反財(cái)務(wù)制度：如發(fā)現(xiàn)公司員工在與供應(yīng)商財(cái)務(wù)往來(lái)過(guò)程中存在違反財(cái)務(wù)制度、法律法規(guī)等行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等，并追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。對(duì)供應(yīng)商違規(guī)：如供應(yīng)商存在違反采購(gòu)合同約定、提供虛假發(fā)票等違規(guī)行為，公司將按照合