PAGE衛(wèi)生局檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生局檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生局機(jī)關(guān)各科室、下屬各事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生局檔案室負(fù)責(zé)集中管理本局各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案必須是真實(shí)反映本局各項(xiàng)工作活動的原始記錄。3.完整性原則：全面收集本局在工作過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本局各類檔案，確保檔案的安全和完整，并定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。3.對檔案進(jìn)行分類、編目、編號，建立檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為本局各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。6.負(fù)責(zé)對本局各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和整理。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定程序辦理檔案借閱手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本局召開的重要會議的文件材料，包括會議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本局開展業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如業(yè)務(wù)文件、調(diào)查研究報(bào)告、技術(shù)資料、合同協(xié)議等。5.本局機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎懲等方面的文件材料。6.本局財(cái)務(wù)工作形成的文件材料，如預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.本局開展各類活動的文件材料，如宣傳活動、培訓(xùn)活動、競賽活動等。8.本局與其他單位的往來文件、信函、協(xié)議等。（二）收集要求1.文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備。2.各科室應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將文件材料收集整理，定期移交檔案室。3.對于重要文件材料，應(yīng)一式兩份，一份留存本科室，一份移交檔案室。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。2.對文件材料進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等。3.對每一類文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案的分類與編號（一）分類1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的文件材料。2.行政管理類：包括機(jī)關(guān)日常工作、會議管理、信訪工作、保密工作、后勤管理等方面的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)衛(wèi)生局的業(yè)務(wù)職能，分為醫(yī)療衛(wèi)生管理、疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、婦幼保健、中醫(yī)藥管理等類別，每個(gè)類別再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。4.人事管理類：包括人員招聘、考核、培訓(xùn)、職稱評定、工資福利等方面的文件材料。5.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、收支管理、資產(chǎn)管理、審計(jì)等方面的文件材料。（二）編號1.檔案編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：用大寫字母表示，如“A”表示黨群工作類，“B”表示行政管理類等。4.順序號：用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。示范：“2023A001”表示2023年度黨群工作類的第一份檔案。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映本局主要職能活動和基本歷史面貌的，對本局、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年和10年。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。3.具體保管期限的劃分，按照國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。3.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。（三）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確。2.對檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可查閱本局檔案室保管的檔案。外單位查閱本局檔案，須經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，須持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，并在檔案室工作人員的監(jiān)督下查閱檔案。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，如需借出檔案，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過7個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)科室人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合本局實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行逐件鑒定，確定檔案的保管期限。（三）銷毀程序1.對已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，經(jīng)局長批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由兩名以上工作人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立本局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化掃描對本局重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或TIFF等。（三）數(shù)據(jù)錄入與存儲將掃描后的檔案圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)