PAGE行政運營管理制度一、總則（一）目的本行政運營管理制度旨在規(guī)范公司行政運營管理工作，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務(wù)的順利開展，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司行政運營相關(guān)的各類事務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司行政運營活動合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化行政流程，提高工作效率，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。3.規(guī)范化原則：建立健全各項行政管理制度和流程，實現(xiàn)行政工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司員工和業(yè)務(wù)發(fā)展為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政服務(wù)。二、行政組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政部門組織架構(gòu)行政部門設(shè)部門經(jīng)理一名，下轄行政專員、后勤專員、檔案管理員等崗位。（二）各崗位職責(zé)1.部門經(jīng)理全面負(fù)責(zé)行政部門的日常管理工作，制定部門工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。協(xié)調(diào)行政部門與其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作與公司整體業(yè)務(wù)的順暢銜接。負(fù)責(zé)行政費用的預(yù)算編制、控制和審核，合理安排行政資源。對行政部門員工進(jìn)行培訓(xùn)、考核和激勵，提升團(tuán)隊整體素質(zhì)和工作績效。2.行政專員負(fù)責(zé)公司各類文件、通知、報告等的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。安排公司會議、活動的籌備和組織工作，包括場地布置、會議資料準(zhǔn)備、人員通知等。負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購、管理和發(fā)放工作，建立相應(yīng)的臺賬。協(xié)助處理公司對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)，如接待來訪客人、安排商務(wù)出行等。3.后勤專員負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)，制定衛(wèi)生清潔標(biāo)準(zhǔn)和計劃，并監(jiān)督執(zhí)行。管理公司的水電、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備，確保正常運行，及時處理設(shè)施設(shè)備故障。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、維護(hù)和管理工作，保障車輛安全和正常使用。負(fù)責(zé)公司食堂、宿舍等后勤保障工作的管理和協(xié)調(diào)，提高員工生活質(zhì)量。4.檔案管理員負(fù)責(zé)公司各類檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作，建立完善的檔案管理體系。制定檔案查閱、借閱制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案安全。定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，并做好檔案信息化管理工作。三、行政工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草：各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司政策和相關(guān)法律法規(guī)要求，語言表達(dá)準(zhǔn)確、清晰。2.文件審核：起草完成的文件提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核重點包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性、邏輯性以及格式規(guī)范等。3.文件會簽：涉及多個部門的文件，需進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，提出意見和建議，并簽字確認(rèn)。4.文件簽發(fā)：審核通過的文件，按照公司文件簽發(fā)權(quán)限規(guī)定，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。5.文件印發(fā)：行政專員根據(jù)簽發(fā)后的文件進(jìn)行排版、印刷，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時應(yīng)做好簽收記錄。6.文件歸檔：文件印發(fā)后，行政專員及時將文件原件及相關(guān)電子文檔進(jìn)行歸檔保存，確保文件資料的完整性和可查性。（二）會議管理流程1.會議計劃：各部門提前將需要召開的會議信息提交至行政部門，行政部門匯總后制定公司月度會議計劃，明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議主題等內(nèi)容。2.會議籌備：行政專員根據(jù)會議計劃進(jìn)行會議籌備工作，包括確定會議場地、準(zhǔn)備會議資料（如會議議程、匯報材料等）、通知參會人員等。對于重要會議，需提前進(jìn)行場地布置和設(shè)備調(diào)試。3.會議組織：會議開始前，行政專員負(fù)責(zé)簽到、發(fā)放會議資料等工作。會議期間，做好會議記錄，記錄會議討論內(nèi)容、決議事項等。4.會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，行政專員及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門，并進(jìn)行存檔。會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確概括會議主要內(nèi)容和決議，明確責(zé)任人和完成時間。5.會議跟進(jìn)：相關(guān)部門按照會議決議事項進(jìn)行工作落實，行政部門負(fù)責(zé)對決議事項的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促，確保會議精神得到有效貫徹。（三）辦公用品管理流程1.需求申報：各部門根據(jù)工作需要，定期向行政部門申報辦公用品需求。申報內(nèi)容應(yīng)包括辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等詳細(xì)信息。2.采購審批：行政專員對各部門申報的辦公用品需求進(jìn)行匯總整理，根據(jù)庫存情況提出采購建議，報部門經(jīng)理審批后進(jìn)行采購。對于金額較大的辦公用品采購，需按照公司采購管理制度進(jìn)行審批。3.采購執(zhí)行：行政專員按照審批后的采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格把控質(zhì)量，確保所采購的辦公用品符合公司要求。4.驗收入庫：辦公用品到貨后，行政專員會同相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面，驗收合格后辦理入庫手續(xù)，并更新辦公用品庫存臺賬。5.領(lǐng)用發(fā)放：員工根據(jù)工作需要到行政部門領(lǐng)用辦公用品，行政專員按照規(guī)定的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，并做好領(lǐng)用登記。對于貴重辦公用品，實行限量領(lǐng)用和審批制度。6.庫存盤點：行政部門定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或積壓等情況，及時分析原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（四）車輛管理流程1.車輛調(diào)度：行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，統(tǒng)一調(diào)度公司車輛。各部門如需使用車輛應(yīng)提前向行政部門提交用車申請，注明用車時間、地點、事由等信息。2.派車審批：行政專員對用車申請進(jìn)行審核，根據(jù)車輛使用情況和優(yōu)先級進(jìn)行派車安排，并報部門經(jīng)理審批。對于緊急用車需求，應(yīng)優(yōu)先安排。3.車輛使用：駕駛員接到派車任務(wù)后，提前做好車輛檢查和準(zhǔn)備工作，按時到達(dá)指定地點接送人員。在車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。4.車輛維護(hù)：行政部門制定車輛維護(hù)計劃，定期對車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛故障應(yīng)及時報告，行政部門安排維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。5.費用報銷：車輛使用過程中產(chǎn)生的費用，如燃油費、停車費、維修費等，駕駛員應(yīng)及時收集相關(guān)票據(jù)，按照公司費用報銷制度進(jìn)行報銷。行政部門定期對車輛費用進(jìn)行統(tǒng)計和分析，控制車輛使用成本。（五）檔案管理流程1.檔案收集：各部門在工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等應(yīng)及時整理并移交至檔案管理員。檔案管理員負(fù)責(zé)定期對各部門移交的檔案進(jìn)行收集和核對，確保檔案資料的完整性。2.檔案整理：檔案管理員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括文件的分類、編號、裝訂、編目等，確保檔案資料便于查找和管理。3.檔案歸檔：整理好的檔案按照檔案保管期限和類別進(jìn)行歸檔存放。檔案管理員應(yīng)建立檔案索引和目錄，便于快速檢索和查閱檔案。4.檔案查閱：公司員工因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理員處查閱。檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格按照查閱制度提供檔案，并做好查閱記錄。5.檔案借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改檔案內(nèi)容。6.檔案保管：檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，防止檔案損壞、丟失或泄密。定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。7.檔案銷毀：對于已過保管期限或無保存價值的檔案，檔案管理員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前需編制檔案銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，并做好銷毀記錄。四、行政費用管理（一）費用預(yù)算編制行政部門根據(jù)公司年度工作計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，編制行政費用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括辦公用品費用、辦公設(shè)備購置費用、車輛費用、會議費用、接待費用、通訊費用等各項行政費用明細(xì)。費用預(yù)算應(yīng)充分考慮各項費用的歷史支出情況和未來發(fā)展趨勢，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。（二）費用審批與控制1.行政費用支出實行審批制度。所有行政費用報銷需填寫費用報銷單，并附上相關(guān)發(fā)票、清單等憑證，按照公司費用報銷審批流程進(jìn)行審批。審批人應(yīng)嚴(yán)格審核費用支出的合理性、真實性和合規(guī)性，確保費用支出符合公司規(guī)定和預(yù)算安排。2.行政部門應(yīng)定期對行政費用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)費用支出異常情況，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行控制。如發(fā)現(xiàn)某項費用超出預(yù)算，應(yīng)及時查明原因，提出改進(jìn)措施，確保行政費用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。（三）費用報銷流程1.費用發(fā)生后，經(jīng)辦人應(yīng)及時收集相關(guān)發(fā)票和憑證，并按照公司財務(wù)制度要求進(jìn)行整理和粘貼。填寫費用報銷單，注明費用明細(xì)、金額、報銷事由等信息。2.將費用報銷單提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核費用的真實性和合理性，簽字確認(rèn)后提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對費用報銷單進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、報銷金額是否符合規(guī)定、報銷手續(xù)是否齊全等。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對費用報銷進(jìn)行審批。審批通過后，財務(wù)部門按照規(guī)定的時間和方式進(jìn)行付款。五、行政資產(chǎn)管理（一）辦公設(shè)備管理1.行政部門負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的采購、配置、登記、維護(hù)和管理工作。根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和員工工作需要，合理配置辦公設(shè)備，確保辦公設(shè)備滿足工作要求。2.辦公設(shè)備采購應(yīng)按照公司采購管理制度進(jìn)行，選擇合適的供應(yīng)商和產(chǎn)品。采購過程中應(yīng)注重設(shè)備的質(zhì)量、性能和售后服務(wù)。3.辦公設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)及時組織驗收，建立辦公設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、購置時間、使用部門等信息。各部門應(yīng)妥善使用和保管辦公設(shè)備，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞辦公設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時通知行政部門進(jìn)行維修。行政部門定期對辦公設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。4.對于已達(dá)到使用年限或無使用價值的辦公設(shè)備，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行報廢處理。報廢處理前需進(jìn)行鑒定和審批，報廢設(shè)備應(yīng)及時清理并做好記錄。（二）固定資產(chǎn)管理1.公司固定資產(chǎn)包括房屋建筑物、機(jī)器設(shè)備、運輸工具、電子設(shè)備等。行政部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的登記、入賬、清查、盤點等管理工作。2.固定資產(chǎn)購置應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理制度進(jìn)行審批和采購。購置后，行政部門應(yīng)及時辦理固定資產(chǎn)入賬手續(xù)，建立固定資產(chǎn)卡片，詳細(xì)記錄固定資產(chǎn)的基本信息、購置時間、使用部門、折舊情況等。3.行政部門定期組織固定資產(chǎn)清查和盤點工作，確保固定資產(chǎn)賬實相符。清查盤點過程中發(fā)現(xiàn)的固定資產(chǎn)盤盈、盤虧、毀損等情況，應(yīng)及時查明原因，按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理，并調(diào)整固定資產(chǎn)賬目。4.固定資產(chǎn)折舊按照公司財務(wù)制度規(guī)定的方法和年限進(jìn)行計提。行政部門應(yīng)定期核對固定資產(chǎn)折舊計提情況，確保折舊計提準(zhǔn)確無誤。5.對于閑置或不需用的固定資產(chǎn)，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)劑或處置，提高固定資產(chǎn)使用效率，減少資產(chǎn)閑置浪費。（三）低值易耗品管理1.低值易耗品是指單位價值較低、使用期限較短的物品，如文具、工具、勞保用品等。行政部門負(fù)責(zé)低值易耗品的采購、保管和發(fā)放管理工作。2.低值易耗品采購應(yīng)根據(jù)公司實際需求，合理確定采購數(shù)量和品種。采購過程中應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理且信譽(yù)良好的供應(yīng)商。采購后，行政部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并建立低值易耗品臺賬。3.各部門根據(jù)工作需要到行政部門領(lǐng)用低值易耗品，行政部門按照規(guī)定的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，并做好領(lǐng)用登記。低值易耗品領(lǐng)用后，使用部門應(yīng)妥善保管，節(jié)約使用，避免浪費。4.行政部門定期對低值易耗品庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或積壓等情況，應(yīng)及時分析原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。六、行政后勤保障（一）辦公環(huán)境管理1.行政部門負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，制定辦公區(qū)域衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和清潔計劃。定期組織清潔人員對辦公區(qū)域進(jìn)行清掃、消毒，保持辦公環(huán)境整潔、舒適。2.加強(qiáng)對辦公區(qū)域設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保水電、空調(diào)、電梯等設(shè)施設(shè)備正常運行安全。行政部門定期安排專業(yè)人員對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時處理設(shè)施設(shè)備故障和隱患。3.合理規(guī)劃辦公區(qū)域布局，確保辦公空間的合理利用。根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和人員變動情況，及時調(diào)整辦公區(qū)域，滿足員工工作需求。4.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。定期組織安全檢查和培訓(xùn)，提高員工的安全意識和應(yīng)急處理能力，確保辦公區(qū)域的安全。（二）食堂管理1.行政部門負(fù)責(zé)公司食堂的管理工作，制定食堂管理制度和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。選擇有資質(zhì)、信譽(yù)好的餐飲公司為員工提供餐飲服務(wù)，并對餐飲公司的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和考核。2.食堂應(yīng)注重食品衛(wèi)生安全，嚴(yán)格遵守食品加工、儲存、銷售等環(huán)節(jié)的衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。加強(qiáng)對食材采購、加工過程的監(jiān)管，確保食品安全。3.合理安排食堂菜品供應(yīng)，注重營養(yǎng)搭配和口味多樣化。定期收集員工對食堂菜品的意見和建議，及時調(diào)整菜品供應(yīng)，提高員工滿意度。4.加強(qiáng)食堂工作人員的管理和培訓(xùn)，提高服務(wù)意識和業(yè)務(wù)水平。食堂工作人員應(yīng)遵守食堂管理制度，為員工提供優(yōu)質(zhì)、熱情、周到的服務(wù)。（三）宿舍管理1.對于為員工提供宿舍的公司，行政部門負(fù)責(zé)宿舍的管理工作。制定宿舍管理制度，明確住宿人員的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范宿舍使用行為。2.加強(qiáng)宿舍安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如門禁系統(tǒng)、消防器材等。定期組織宿舍安全檢查，及時消除安全隱患，確保住宿人員的人身和財產(chǎn)安全。3.做好宿舍環(huán)境衛(wèi)生管理工作，定期組織清潔人員對宿舍公共區(qū)域進(jìn)行清掃、消毒