1、學(xué)透 Execl 2000/XP,目 錄,輸入數(shù)據(jù)要先行,學(xué)透 Execl 2000 / XP,主講人:,一、EXECL界面簡(jiǎn)介,工具欄,名稱框,全選按鈕,工作表,狀態(tài)條,工作表標(biāo)簽,編輯欄,任務(wù)窗格,標(biāo)題欄,菜單欄,單擊名稱框可以給一個(gè)或一組選定的單元格命名，此后只要打開(kāi)下拉列表就可以定位到已命名的單元格。 工作表是放置數(shù)據(jù)、圖表、和計(jì)算結(jié)果等內(nèi)容的，其中D5表示列標(biāo)為D、行標(biāo)為5 的單元格，單擊列標(biāo)（或行標(biāo)）就可以選中整列（或整行）。 鼠標(biāo)單擊標(biāo)簽可以更改工作表的名稱。,小提示,二、文本和數(shù)字輸入技巧,直接輸入 單擊選中單元格就可以輸入數(shù)據(jù)。系統(tǒng)默認(rèn)回車向下，Shift+回車向上；Tab鍵

2、向右，Shift+Tab鍵向左。,小提示,如果你輸入單元格的文本或數(shù)字長(zhǎng)度超過(guò)列寬，按住Alt鍵回車可以使單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)換 行。另外還有一種讓Execl表格自動(dòng)換行的方法：先選中單元格，然后選擇菜單“格式/單元格”，選擇“對(duì)齊”標(biāo)簽，在對(duì)話框中勾選自動(dòng)換行的復(fù)選框，確認(rèn)后，文字就自動(dòng)換行了。,2.批量輸入 如果多個(gè)單元格需要輸入同一數(shù)據(jù)或公式，采用直接輸入的方法效率不高，此時(shí)可以采用批量輸入的方法：首先選中需要輸入數(shù)據(jù)或公式的所有單元格（如果單元格不相鄰，可以按住Ctrl鍵逐個(gè)選中）。然后單擊Execl編輯欄，在其中輸入數(shù)據(jù)或公式。完成后按住Ctrl鍵回車，公式或數(shù)據(jù)就會(huì)被填充到所有選中的單元

3、格。,3.選擇列表輸入 如果單元格需要輸入的文本(或文本與數(shù)字混合)在其上方輸入過(guò)(兩者之間不能有空白單元格),可以采用以下的方法簡(jiǎn)化輸入:選中單元格后按ALT鍵（也可用鼠標(biāo)右鍵單擊需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，選擇快捷菜單中的“選擇列表”命令）打開(kāi)內(nèi)容列表。用上下方向鍵選中列表中需要的內(nèi)容回車，或直接用鼠標(biāo)單擊需要的內(nèi)容，數(shù)據(jù)就會(huì)被入單元格。,4.記憶輸入 與選擇列表輸入相似，如果單元格上方已經(jīng)輸入過(guò)某個(gè)數(shù)據(jù)，只要你再次輸入它的頭幾個(gè)字符（其中必須含有文本），Execl2000/XP就會(huì)自動(dòng)顯示剩余部分，回車表示接受，否則可繼續(xù)輸入，Execl提供的記憶內(nèi)容就會(huì)被修改。如果你的Execl沒(méi)有這一功能

4、，可以打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“編輯”選項(xiàng)卡，將“記憶式鍵入”項(xiàng)選中即可。,5.小數(shù)點(diǎn)或零自動(dòng)輸入 Execl具有自動(dòng)輸入固定位數(shù)的小數(shù)點(diǎn)或固定個(gè)數(shù)的零的功能。具體設(shè)置方法如下：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛沃械摹斑x項(xiàng)”命令，打開(kāi)“編輯”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選項(xiàng)。如果需要自動(dòng)填充小數(shù)點(diǎn)，應(yīng)在“位數(shù)”框中輸入（或選擇）小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)。如果需要在輸入的數(shù)字后面自動(dòng)填充零，則應(yīng)在“位數(shù)”框中輸入減號(hào)和零的個(gè)數(shù)（如“-4”）。若采用前一種設(shè)置，則輸入568后顯示5.68。若采用后一種設(shè)置，則輸入568后顯示5680000。,6.選擇粘貼輸入 此法可以將公式的計(jì)算結(jié)果或Word表格文本等輸入至一個(gè)或多個(gè)區(qū)

5、域，具體操作方法是：先將需要輸入的對(duì)象復(fù)制到剪貼板，然后選中需要填充該對(duì)象的所有單元格。在選中的區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“選擇性粘貼”對(duì)話框，根據(jù)需要選擇“粘貼”下的某個(gè)項(xiàng)目（粘貼Word表格文本時(shí)應(yīng)選“文本”），單擊“確定”按鈕完成輸入。,7.快速移動(dòng)輸入 如果你要將某一區(qū)域的數(shù)據(jù)移動(dòng)到工作表的其他位置，可以按以下方法操作：選中待移動(dòng)數(shù)據(jù)的單元區(qū)域，再將鼠標(biāo)移動(dòng)到數(shù)據(jù)區(qū)域的邊界（即黑色邊框處）。按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)數(shù)據(jù)區(qū)域向目標(biāo)位置移動(dòng)，其間Execl會(huì)提示數(shù)據(jù)將被填充的區(qū)域，到達(dá)指定位置松開(kāi)鼠標(biāo)即可，如果你要將一個(gè)工作表中的數(shù)據(jù)移動(dòng)到另一個(gè)工作表，可以按下Alt鍵，只要將數(shù)據(jù)移到后

6、者的標(biāo)簽處，Execl就會(huì)自動(dòng)打開(kāi)該工作表供你操作。,8.快速?gòu)?fù)制輸入 如果你要將某一區(qū)域的數(shù)據(jù)復(fù)制到工作表的其他位置，可以按以下方法操作：選中提供數(shù)據(jù)的單元區(qū)域，再將鼠標(biāo)移動(dòng)到數(shù)據(jù)區(qū)域的邊界（即黑色邊框處）。按下Ctrl鍵(此時(shí)光標(biāo)上有一個(gè)小加號(hào))拖動(dòng)向其目標(biāo)位置移動(dòng)，其間Execl也會(huì)提示數(shù)據(jù)將被填充的區(qū)域，到達(dá)指定位置松開(kāi)鼠標(biāo)即可。兩個(gè)工作表之間的復(fù)制同上。,9.行（列）重復(fù)數(shù)據(jù)輸入 如果你要要某行（或列）內(nèi)重復(fù)輸入數(shù)據(jù)，可以按以下方法操作：在第一個(gè)單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)并將其選中，然后將鼠標(biāo)移至所選區(qū)域右下角的填充柄（小黑點(diǎn)）處，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)樾『谑謺r(shí)按下鼠標(biāo)左鍵拖過(guò)所有需要輸入的單元格（如果

7、被選中的是數(shù)字或日期等數(shù)據(jù)最好按住Ctrl鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)，這樣可以防止以序列方式填充單元格）即可。,10.單元格周圍數(shù)據(jù)輸入 如果你要輸入的數(shù)據(jù)與周圍單元格（或區(qū)域）中的相同，可使用以下方法輸入：按住CtrlD鍵，可以將上方的數(shù)據(jù)填入當(dāng)前單元格，按住Ctrl鍵，將左側(cè)的數(shù)據(jù)填入當(dāng)前單元格；單擊“編輯填充”子菜單中的“向上填充”命令，可將下方的數(shù)據(jù)填入當(dāng)前單元格；單擊“編輯填充”子菜單的“向左填充”命令，可將右側(cè)的數(shù)據(jù)填入當(dāng)前單元格。如果要填充的是一個(gè)區(qū)域，可先將含有數(shù)據(jù)的區(qū)域選中，再按上述方法操作。,11.簡(jiǎn)單序列輸入 數(shù)字（如2、4、6、8）和日期（如2002-11-1、2002-11-2）等簡(jiǎn)

8、單序列可以利用以下方法輸入：在起始單元格內(nèi)輸入序列的初值，然后在下方或右側(cè)的單元格中輸入序列的第二個(gè)值，這兩個(gè)值的差就是序列的步長(zhǎng)。然后選中已輸入的兩個(gè)單元格，將鼠標(biāo)移至選區(qū)域右下角的填充柄（小黑點(diǎn)）處，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)樾『谑謺r(shí)按下鼠標(biāo)左鍵沿表格的行或列拖動(dòng)。若要使序列升序排列，應(yīng)由上而下或由左而右拖動(dòng)。反之，則應(yīng)由下而上或由右至左拖動(dòng)。,12.自定義序列輸入 如果你要輸入的序列比較特殊，可以事先加以定義，然后像簡(jiǎn)單序列那樣輸入了。自定義序列的方法是：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛沃械摹斑x項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義序列”選項(xiàng)卡。在“輸入序列”框中輸入自定義序列的全部?jī)?nèi)容，每輸入一條就要按一下回車鍵

9、，完成后單擊“添加”按鈕。整個(gè)序列輸入完畢后，單擊對(duì)話框中的“確定”按鈕。此后你只要輸入自定義序列的前兩三項(xiàng)，就可以按前面介紹的方法將其填入單元格。,如果Execl工作表中有你需要的序列，就可是以將其選中，打開(kāi)“自定義序列”選項(xiàng)卡，然后單擊“導(dǎo)入”按鈕，這個(gè)序列就會(huì)進(jìn)入自定義序列供你使用了。,13.其他序列輸入 假若你要輸入“2002-11-182002-11-29”這樣的等差序列，可以按照以下方法操作：首先輸入該序列的初值2002-11-18，然后將該單元格選中，再按Execl“編輯/填/序列”命令，打開(kāi)“序列”對(duì)話框，根據(jù)需要選中“序列產(chǎn)生在”下的“行”或“列”以及“類型”下的“日期”，在

10、“步長(zhǎng)值”后輸入“1”，“終止值”后輸入“2002-11-29”，“確定”以后，就會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生這樣的序列。,14.工作表重復(fù)輸入 如果你想一次在多張工作表中輸入相同數(shù)據(jù)，省略多次復(fù)制、粘貼的繁瑣操作，可以采用以下方法：首先選中需要填充相同數(shù)據(jù)的工作表。若要選中多張相鄰的工作表，可先單擊第一張工作表的標(biāo)簽，按住Shift鍵單擊最后一張工作表的標(biāo)簽；若要選中多張不相鄰的工作表，可先單擊第一張工作表標(biāo)簽，按住Ctrl單擊要選中的其他工作表的標(biāo)簽。然后在已選中的任意一張工作表內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，則所有被選中的工作表的相同單元格均被“克隆”。如果選中工作表以后又想取消上述功能，可用鼠標(biāo)右鍵單擊任意一張工作表的標(biāo)簽

11、，選擇快捷菜單中的“取消成組工作表”命令即可。 如果需要將某工作表中已有數(shù)據(jù)快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下Ctrl鍵選中含有數(shù)據(jù)的工作表和待填充數(shù)據(jù)的工作表，再選中含有數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，最后單擊“編輯/填充”子菜單下的“至同組工作表”命令，在對(duì)話框中選擇要填充的內(nèi)容（“全部”、“內(nèi)容”或“格式”）后“確定”。,15.記錄單輸入 如果Execl工作表中的列項(xiàng)目超過(guò)了屏慕寬度，輸入數(shù)據(jù)就要上下左右滾動(dòng)表格。使用“記錄單”可以避免此類不便，具體做法是：選中工作表的列標(biāo)題，再單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“記錄單”命令，就可以打開(kāi)一個(gè)以工作表標(biāo)簽命名的“記錄單”，你就可以在其中輸入數(shù)據(jù)了，輸完一行以

12、后按Tab鍵跳行到下行。待一個(gè)“記錄單”的數(shù)據(jù)輸入完畢回車，就會(huì)顯示新的空白記錄單讓你繼續(xù)輸入。,16.右鍵拖動(dòng)輸入 在復(fù)制數(shù)據(jù)或格式等場(chǎng)合，使用鼠標(biāo)右鍵快捷菜單具有方便靈活的特點(diǎn)，其操作方法是：選中需要復(fù)制數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，將鼠標(biāo)移到數(shù)據(jù)區(qū)域邊界后按下鼠標(biāo)右鍵。拖動(dòng)數(shù)據(jù)區(qū)域向目標(biāo)位置移動(dòng)，其間Execl會(huì)提示數(shù)據(jù)被填充到區(qū)域，到達(dá)指定位置后松開(kāi)鼠標(biāo)，根據(jù)需要選擇快捷菜單中的合適命令即可。,THE END,單元格與公式編輯,學(xué)透 Execl 2000 / XP,主講人:,一、單元格的編輯,用EXECL處理數(shù)據(jù)，除了文本和數(shù)字輸入以外，單元格與公式編輯也是基本功。 .直接輸入 輸入數(shù)據(jù)時(shí)“丟三拉

13、四”在所難免，假若你要在輸入過(guò)的單元格中插入數(shù)據(jù)，可以采取以下兩種方法：將單元格選中后按F2鍵，光標(biāo)就會(huì)出現(xiàn)在原數(shù)據(jù)的尾部，直接輸入新的數(shù)據(jù)后回車即可。如果你要想在單元格的任意位置插入數(shù)據(jù)，可以將單元格選中，然后將鼠標(biāo)移動(dòng)到編輯欄，用“I”型光標(biāo)單擊需要插入數(shù)據(jù)的位置，即可輸入新數(shù)據(jù)。,小提示,插入數(shù)據(jù)后回車，光標(biāo)向默認(rèn)方向移動(dòng)（在“選項(xiàng)/編輯”選項(xiàng)卡中設(shè)定），按方向鍵即可使光標(biāo)上下左右移動(dòng)。,2.文本換行 在Execl表格中輸入文字時(shí)，如果文字較多，當(dāng)然希望能像在Word中一樣會(huì)自動(dòng)換行。不過(guò)在默認(rèn)的情況下，Execl是不會(huì)自動(dòng)換行的，實(shí)現(xiàn)這種效果的方法是：選中數(shù)據(jù)所在的單元格，單擊“格式”

14、菜單下的“單元格”命令，打開(kāi)“單元格/對(duì)齊”選項(xiàng)卡，將文本控制下的“自動(dòng)換行”項(xiàng)選中。此后，只要輸入的內(nèi)容超過(guò)了單元格的寬度，文本就會(huì)自動(dòng)換行。,2.文本換行 在Execl表格中輸入文字時(shí)，如果文字較多，當(dāng)然希望能像在Word中一樣會(huì)自動(dòng)換行。不過(guò)在默認(rèn)的情況下，Execl是不會(huì)自動(dòng)換行的，實(shí)現(xiàn)這種效果的方法是：選中數(shù)據(jù)所在的單元格，單擊“格式”菜單下的“單元格”命令，打開(kāi)“單元格/對(duì)齊”選項(xiàng)卡，將文本控制下的“自動(dòng)換行”項(xiàng)選中。此后，只要輸入的內(nèi)容超過(guò)了單元格的寬度，文本就會(huì)自動(dòng)換行。,小提示,輸入過(guò)程中按住Ait鍵，Execl會(huì)在光標(biāo)處強(qiáng)制換行。,3.及時(shí)“返悔” 假若數(shù)據(jù)輸入時(shí)發(fā)現(xiàn)了錯(cuò)誤

15、，只要沒(méi)有回車（光標(biāo)跳到其他單元格），就可以按“Esc”鍵撤消剛才的輸入。如果已經(jīng)敲了回車，辦能按CtrlZ鍵（或單擊“撤消”按鈕）撤消輸入。,小技巧：增加Execl的撤消次數(shù),打開(kāi)注冊(cè)表編輯，找到HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/X.0/ExeclOptions(X.0根據(jù)版本而定），查看右邊面板中是否有UndoHistory鍵，如果沒(méi)有可以新建一個(gè)雙字節(jié)值，然后將數(shù)值修改成自己想要的數(shù)值，接下來(lái)Execl就可以擁有更多的還原次數(shù)了。,4.豎排數(shù)據(jù) 知道嗎？Execl單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)也可以豎排，你只須選中它所在的單元格，然后打開(kāi)“單元格格式

16、/對(duì)齊”選項(xiàng)卡，將“方向”下的“文本”選中并確定即可。,小提示,單擊如圖“度”左邊的小按鈕，或用鼠標(biāo)單擊“文本”框內(nèi)的“刻度”（或用鼠標(biāo)拖動(dòng)文本指針），就可以改變數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)的排列方向了。,6.輸入文本數(shù)字 不知你注意過(guò)沒(méi)有，單元格中的數(shù)字一律靠右存放（包括“電話號(hào)碼”這樣的文本），說(shuō)明EXECL 2000/XP將它作為數(shù)值處理。如果你想將數(shù)字作為文本處理，除了將單元設(shè)置為“文本”以外，還有一種簡(jiǎn)單的方法：只要在數(shù)字前加一個(gè)“”（單引號(hào)），數(shù)字即會(huì)在單元格中靠左存放（表示這是文本而非數(shù)字）。,5.輸入分?jǐn)?shù) Execl2000/XP不能直接輸入分?jǐn)?shù)，例如要在單元格內(nèi)顯示“1/10”，必須將單元

17、格格式設(shè)置為“分?jǐn)?shù)”，否則將“1/10”顯示為1月10日。如果你輸入的最大分母不超過(guò)99，輸入分?jǐn)?shù)時(shí)選輸入一個(gè)“0”和一個(gè)空格（位于0與分?jǐn)?shù)之間），即可將分?jǐn)?shù)按原樣顯示（處理時(shí)按小數(shù)）。,二、公式編輯,公式是EXECL處理數(shù)據(jù)的重要工具，我們經(jīng)常使用的輸入方法有以下兩種 。 1.插入函數(shù)對(duì)話框 “插入函數(shù)”對(duì)話框是EXECL 2000/XP輸入公式的重要工具。以公式“=IF(AVERAGE(A1:D1)100,SUM(A1:D1),0)”為例，EXECL 輸入該公式的步驟是：,第一步：選中存放計(jì)算結(jié)果的單元格，例如“E2”。 第二步：由于上述公式以函數(shù)開(kāi)始，只要單擊編輯欄（或工具欄）中的“fx

18、”按鈕，則表示公式開(kāi)始的“=”出現(xiàn)在單元格和編輯欄，同時(shí)“插入函數(shù)”對(duì)話框自動(dòng)打開(kāi)。,小知識(shí),公式是處理工作表數(shù)據(jù)的等式。它以等號(hào)（=）開(kāi)始，包括函數(shù)、引用（包括分隔符）、運(yùn)算符和常量等對(duì)象的部分或全部。函數(shù)是EXECL 內(nèi)置的公式，它使用名為參數(shù)的對(duì)象按特定順序或結(jié)構(gòu)執(zhí)行計(jì)算。參數(shù)則是數(shù)字、文本、邏輯值（如TRUE或FALSE）、數(shù)組、錯(cuò)誤值（如#N/A）以及單元格引用（如a1：c8）等的集合。它是EXECL 函數(shù)的執(zhí)行對(duì)象。,第三步：滾動(dòng)“選擇函數(shù)”列表，從中選擇“IF”。如果你需要的函數(shù)不在里面，可以在“搜索函數(shù)”框內(nèi)輸入你的要求，如“求和”、“邏輯判斷”等，單擊“轉(zhuǎn)到”使符合要求的函數(shù)

19、顯示在對(duì)話框中。如果你知道函數(shù)所屬的類別，也可以打開(kāi)“或選擇類別”下拉列表尋找。,小提示,選中“選擇函數(shù)”列表中的某個(gè)函數(shù)，它的語(yǔ)法和用途就會(huì)顯示在對(duì)話框下面，這種設(shè)計(jì)有助于初學(xué)者選擇和運(yùn)用函數(shù)，這是“插入函數(shù)”的一個(gè)重要作用。,第四步：?jiǎn)螕簟安迦牒瘮?shù)”對(duì)話框列表中的“確定”按鈕，“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框打開(kāi)，你就可以在參數(shù)框中輸入?yún)?shù)了。,上述公式中的isnumber(A1:B1) 是IF函數(shù)的Logical_test參數(shù)，Sum(A1:B1)是IF函數(shù)的Value_if_true參數(shù)，而“ ”（被英文雙引號(hào)引起來(lái)的空格）是IF函數(shù)的Value_if_false參數(shù)。上述函數(shù)名稱、引號(hào)和空格必須用

20、鍵盤輸入，而單元格引用和分隔符可以用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方法輸入。,小提示,如果“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框影響觀察，可以單擊參數(shù)框右端的按鈕將其折疊。,第五步：所有參數(shù)輸入完畢后“確定”，IF函數(shù)的括號(hào)會(huì)自動(dòng)加入公式，計(jì)算結(jié)果同時(shí)出現(xiàn)在公式所在的單元格。,小提示,“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框是了解函數(shù)功能的好工具。你只要將光標(biāo)放入對(duì)話框的參數(shù)框，就可以看到有關(guān)參數(shù)的描述，得知函數(shù)的格式、功能和計(jì)算結(jié)果等信息。,2.編輯欄輸入 如果你要套用某個(gè)現(xiàn)成的公式，或者輸入一些嵌套關(guān)系復(fù)雜的公式，得用編輯欄輸入更加快捷，EXECL高手更喜歡這樣做。,第一步：選中存放計(jì)算結(jié)果的單元格。 第二步：鼠標(biāo)右擊EXECL 編輯欄，按照公式的組

21、成順序輸入。為了克服編輯欄輸入公式不能看到函數(shù)格式和參數(shù)提示的問(wèn)題，EXECL XP增加了函數(shù)提示功能。以上面的示例公式為例，當(dāng)你輸入“=IF（”后，公式下方會(huì)顯示黃色的函數(shù)及參數(shù)提示條，顯示函數(shù)和參數(shù)的語(yǔ)法信息。單擊其中的函數(shù)名可以打開(kāi)幫助獲得更多信息。,第三步：公式輸入完畢后，單擊編輯欄中的“輸入”（即“”）（或回車）執(zhí)行計(jì)算。,3.公式與結(jié)果切換 存入單元格的公式執(zhí)行后顯示的是計(jì)算結(jié)果，按CTRL+鍵（位于鍵盤左上角與“”為同一鍵）可以顯示公式內(nèi)容與結(jié)果之間切換。,4.單元格引用 公式或函數(shù)引用單元格（區(qū)域）的目的是確定計(jì)算范圍，手工輸入引用分隔符（逗號(hào)）容易出錯(cuò)。此時(shí)，可以采用下面這種

22、方法引用：假若你要輸入公式“=SUM（C2:C9，D6:D12，B15:C16）”可以打開(kāi)如圖所示的對(duì)話框,讓光標(biāo)停在“Number”參數(shù)框，然后用鼠標(biāo)拖過(guò)你要引用的單元格。如果這些單元格不連續(xù)，可以按住CTRL鍵操作。,如果公式是手工輸入的，可以用鼠標(biāo)在函數(shù)名（如SUM）后的括號(hào)里單擊，然后用相同的方法拖過(guò)你要引用的單元格。被引用的單元格和分隔符也會(huì)出現(xiàn)在公式里。,小提示,EXECL XP的“插入函數(shù)”對(duì)話框在在EXECL 2000中稱為“粘貼函數(shù)”，它倆的外觀等也有差別，但使用方法和主要功能基本相同。此外，EXECL 2000編輯欄沒(méi)有“插入函數(shù)”按鈕，卻有一個(gè)“編輯公式=”按鈕，單擊該按

23、鈕可以在編輯欄中輸入等號(hào)，“名稱欄”所在位置顯示函數(shù)框（列出最近使用過(guò)的函數(shù)）。,三、復(fù)制公式,復(fù)制是將公式應(yīng)用于其他單元格的操作，復(fù)制公式也有不少“道道”：,1.拖動(dòng)復(fù)制 它是最常見(jiàn)的一種公式復(fù)制方法：你只要選中存放公式的單元格，移動(dòng)空心十字光標(biāo)至拖動(dòng)柄處，待小實(shí)心十字光標(biāo)出現(xiàn)后，按住鼠標(biāo)左鍵沿列（對(duì)行進(jìn)行計(jì)算）或行（對(duì)列進(jìn)行計(jì)算）拖動(dòng)，到達(dá)數(shù)據(jù)結(jié)尾處同時(shí)完成公式復(fù)制和計(jì)算。 你也可以選中存放公式的單元格，移動(dòng)空心十字光標(biāo)至單元格的邊框處。待光標(biāo)變成指針形狀時(shí)按下CTRL鍵，待指針旁的小加號(hào)出現(xiàn)后，再按住鼠標(biāo)左鍵沿列或行拖動(dòng)，到達(dá)數(shù)據(jù)結(jié)尾完成公式復(fù)制和計(jì)算。,小提示,在多個(gè)不相鄰單元格中使用

24、同一公式可使用以下方法：在按住CTRL鍵逐個(gè)選中單元格，單擊EXECL編輯欄，按常規(guī)方法在其中輸入公式或數(shù)據(jù)。輸入完成后按住CTRL鍵回車，公式就會(huì)被復(fù)制到所有選中的單元格。,2.選擇性粘貼 EXECL中的“選擇性粘貼”內(nèi)容更加豐富，它是復(fù)制公式的有力工具：你只要選中存放公式的單元格，單擊EXECL工具欄中的“復(fù)制”按鈕。再選中需要使用該公式的所有單元格，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令。選擇“粘貼”下的“公式”項(xiàng)“確定”，剪貼板中的公式即粘貼到選中單元格。,數(shù)據(jù)格式設(shè)置,學(xué)透 Execl 2000 / XP,主講人:,一、常規(guī)格式設(shè)置,小提示,你不能將其他數(shù)據(jù)（日期、金額）設(shè)置成上面的

25、式樣，因?yàn)镋XECL 將它們作為一個(gè)整體處理。如果需要將阿拉伯?dāng)?shù)字作為文本（如身份證號(hào)碼）輸入，只須事先輸入一個(gè)“ ”即可，也可以按照下面介紹的方法選中“分類”下的“文本”，再單擊確定。,1.文本 文本是Execl工作表的基本數(shù)據(jù)類型，設(shè)置它的格式可以不以單元格為單位進(jìn)行。選中某一個(gè)或幾個(gè)文字，可以像在Word中那樣單獨(dú)設(shè)置它的字體、字號(hào)等格式：選中需要設(shè)置格式的文本，單擊“格式/單元格”菜單，輕松設(shè)置即可。,小知識(shí),EXECL自動(dòng)將含有漢字或英語(yǔ)字母等字符的數(shù)據(jù)視為文本，全部由阿拉伯?dāng)?shù)字組成的數(shù)據(jù)自動(dòng)視為數(shù)值。為了更好地識(shí)別它們，輸入的文本自動(dòng)左對(duì)齊，而數(shù)值自動(dòng)右對(duì)齊。,2.數(shù)值 全部由阿拉

26、伯?dāng)?shù)字組成的數(shù)據(jù)在EXECL中稱為數(shù)值，它是EXECL處理的主要對(duì)象。在默認(rèn)的情況下，輸入EXECL單元格的數(shù)字使用常規(guī)格式，它不包含任何特定數(shù)字格式。,如果你要為數(shù)值設(shè)置更復(fù)雜的格式，應(yīng)選中要設(shè)置格式的單元格（或區(qū)域），再打開(kāi)“單元格格式數(shù)字”選項(xiàng)卡，首先選中“分類”下的“數(shù)值”，就可以看到“示例”下顯示的數(shù)值格式。如果你單擊“小數(shù)位數(shù)”選擇框右邊的按鈕（或在框中輸入一個(gè)整數(shù)），或選中“使用千位分隔符”，就可以在示例下看到它們的實(shí)際變化。若選中單元格中的數(shù)值是負(fù)數(shù)，可以從列表框中選擇一種負(fù)數(shù)格式。,作為數(shù)值的特例，EXECL在“分類”下提供了“貨幣”格式，其設(shè)置選項(xiàng)與“數(shù)值”非常相似，只是在

27、使用“千位分隔符”選項(xiàng)的位置上換上了“貨幣符號(hào)”下拉列表，你可以從中選擇世界各國(guó)貨幣的符號(hào)（也可以選擇無(wú)）。 為了滿足某些特殊場(chǎng)合的需要，EXECL專門提供了將數(shù)值設(shè)置為“郵政編碼”（其本質(zhì)是文本），以及把數(shù)值顯示為中文大小寫(xiě)數(shù)字的功能，選中“分類”下的“特殊”即可進(jìn)行設(shè)置。,小提示,EXECL的小數(shù)點(diǎn)、千分位分隔符和負(fù)數(shù)格式等，可以在“控制面板”中打開(kāi)“區(qū)域設(shè)置”修改。,3.日期和時(shí)間 輸入日期和時(shí)間必須使用特定的分隔符。打開(kāi)Windows“控制面板”中的“區(qū)域設(shè)置”，可以在日期和時(shí)間選項(xiàng)卡中看到它們分別是“-”（減號(hào)）和“：”（冒號(hào)），他們分隔的數(shù)值自動(dòng)解釋為日期或時(shí)間。,假若你在單元格輸

28、入了“2002-11-18”，通過(guò)格式設(shè)置將其顯示為“2002年11月18日”，具體方法是：選中日期數(shù)據(jù)所在的單元格，再選中“分類”下的“日期”，就可以在“類型”列表框中選擇需要的日期格式了。按照同樣的方法，你可以將“10：50”的格式設(shè)置為“上午10時(shí)55分00秒”等。,二、自定義數(shù)據(jù)格式,1.自定義方法 選中要自定義格式的單元格區(qū)域，打開(kāi)“單元格格式/分類/自定義”，即可在其列表框中選擇現(xiàn)有的數(shù)據(jù)格式，或者在“類型”框中輸入你定義的一個(gè)格式（原有的自定義格式不會(huì)丟失）。在后一種情況下，只要自行定義的數(shù)據(jù)格式被使用，它就會(huì)自動(dòng)進(jìn)入列表框像內(nèi)置格式那樣調(diào)用了。,2.格式表達(dá)式 Execl的自定

29、義格式很像一種數(shù)學(xué)公式，它提供了四種基本的格式代碼。這些格式代碼（稱為“節(jié)”）是以分號(hào)來(lái)分隔的，它們定義了格式的正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本。 正數(shù)的格式代碼為：#，#0.00 負(fù)數(shù)的格式代碼為：Red-#，#0.00 零的格式代碼為：0.00 “，”表示千分位分隔符；Red定義負(fù)數(shù)的顏色；“-”表示負(fù)數(shù)；小數(shù)點(diǎn)后零的個(gè)數(shù)表示小數(shù)倍數(shù)。上述格式可單獨(dú)使用，也可聯(lián)合起來(lái)使用。 文本格式代碼為：“TEXT“ 或 ”TEXT”。 其中TEXT為文本串， 的位置決定TEXT在前面還是后面顯示。,3.應(yīng)用實(shí)例 假若計(jì)算糧食產(chǎn)量要帶上單位“千克”，可自定義格式為： #0.00”千克” 它的意義是數(shù)字部分不帶千分位

30、分隔符，保留兩位小數(shù)并顯示單位千克。,如果你要在輸入的姓名后面加上“老師”二字，只須將單元格設(shè)置為： ”老師” 或 ;”老師” 此后在單元格內(nèi)輸入姓名，EXECL自動(dòng)在它們后面加上“老師”字樣。,創(chuàng)建中意的EXECL文檔,學(xué)透 Execl 2000 / XP,主講人: 劉中華,一、表格標(biāo)題的創(chuàng)建,表格標(biāo)題一般放在Excel工作表首行，它的建立步驟是：在選中的單元格（一般是A1）內(nèi)輸入文字（如“高一8班學(xué)生上機(jī)安排表”），然后根據(jù)文字長(zhǎng)度選中包括標(biāo)題的單元格（圖中為12個(gè)，從A到L）。單擊Excel“格式”工具欄中的“合并及居中”按鈕，就可以看到選中的所有單元格合并為一個(gè)了。,小提示,合并后的單

31、元格被賦予合并域式上角的“列標(biāo)”和“行標(biāo)”，例如A1至A9合并后的單元格仍為A1。除了合并區(qū)域左上角單元格中的數(shù)據(jù)外，其他單元格中（如A2至A9）的數(shù)據(jù)會(huì)全部丟失。,二、表格說(shuō)明的創(chuàng)建,表格說(shuō)明是位于標(biāo)題和表格之間的一兩行文字（有些表格沒(méi)有），一般放在第2、3行左起和右起第一、二個(gè)單元格，如圖中的“ 填報(bào)單位”和“填報(bào)人”。由于說(shuō)明文字長(zhǎng)度一般會(huì)超過(guò)單元格寬度，此時(shí)應(yīng)該根據(jù)需要合并若干相鄰的單元格，以便輸入單位名稱和人員之類的文字，其操作與標(biāo)題基本相同。,三、列標(biāo)題的創(chuàng)建,列標(biāo)題是表格中描述數(shù)據(jù)意義的文字，例如圖中的“項(xiàng)目學(xué)?！薄ⅰ皩W(xué)?，F(xiàn)狀”等等，它與表格中的數(shù)據(jù)列一一對(duì)應(yīng)，其作用相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫(kù)

32、的字段名。列標(biāo)題設(shè)計(jì)必須從表格布局和文字量通盤考慮，如圖中的“L3”單元格（“備注”），就是由“L3”和“L4”兩個(gè)單元格上下合并而成。只有這樣，“項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃”下面的分項(xiàng)才能單獨(dú)占用單元格。而“項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃”所在單元格（E3）就要由E3、F3、G3、H3等五個(gè)單元格水平合成。,小提示,Excel默認(rèn)的是：輸入結(jié)束后，回車，光標(biāo)向下移動(dòng)。如果你要修改移動(dòng)方向，可以打開(kāi)“選項(xiàng)”、“編輯”選項(xiàng)卡，選中“按Enter鍵后移動(dòng)方向”，在下拉列表中選擇“向右”、“向左”等移動(dòng)方向。,四、數(shù)據(jù)的輸入,在表中的每個(gè)列標(biāo)題下面輸入數(shù)據(jù)，然后根據(jù)需要設(shè)置數(shù)據(jù)格式。,五、表格格式,1.列寬與行高 采用自動(dòng)或手動(dòng)兩

33、種方法：若要做到單元格寬度自動(dòng)適應(yīng)數(shù)據(jù)長(zhǎng)度，可以選中要調(diào)整寬度的所有數(shù)據(jù)列（按下Ctrl鍵），然后將鼠標(biāo)放到列標(biāo)號(hào)右邊的縫隙外，當(dāng)雙向光標(biāo)出現(xiàn)后雙擊鼠標(biāo)。也可選中需要調(diào)整寬度的數(shù)據(jù)列，單擊“格式”、“列”子菜單下的“最合適的列寬”命令。 如果你想手工設(shè)置數(shù)據(jù)列的寬度，可以選中需要調(diào)整的所有數(shù)據(jù)列。然后將鼠標(biāo)放到列標(biāo)號(hào)右邊的縫隙處，待雙向光標(biāo)出現(xiàn)后拖動(dòng)。也可以選中需要調(diào)整的列，單擊“格式”、“列”子菜單的“列寬”命令，在對(duì)話框中輸入合適的數(shù)值。,小提 示,數(shù)據(jù)行高度的調(diào)整方法與列類似。如果你對(duì)每頁(yè)的打印行數(shù)有要求，可以按照上面介紹的方法調(diào)整行高。然后觀察工作表中首次出現(xiàn)水平虛線處的行號(hào)，即可知道

34、每頁(yè)打印了多少行。,2.頁(yè)眉和頁(yè)腳設(shè)置 單擊Excel“視圖”、“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令打開(kāi)“頁(yè)眉/頁(yè)腳”選項(xiàng)卡。如果你想設(shè)置“第一頁(yè)，共？頁(yè)”之類的頁(yè)眉，可以直接單擊“頁(yè)眉”框右邊的下拉按鈕，從列表中選擇Excel提供的條目。如果想設(shè)置更加復(fù)雜的頁(yè)眉，可以單擊“自定義頁(yè)眉”按鈕打開(kāi)對(duì)話框，其中的“左（L）”、“中（C）”、“右（R）”決定頁(yè)眉在頁(yè)面上的位置。你只要用鼠標(biāo)在其中單擊，就可以使用手工或按鈕輸入相關(guān)內(nèi)容了。,EXECL表格如此打印,學(xué)透 Execl 2000 / XP,主講人:,一、表格打印,對(duì)于剛創(chuàng)建表格來(lái)說(shuō)，不要立刻單擊“打印”按鈕輸出表格。應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行設(shè)置和預(yù)覽，滿意后再打印，就可節(jié)

35、約寶貴的時(shí)間和紙張。 .打印設(shè)置 首先單擊“文件”菜單下的“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開(kāi)“工作表”選項(xiàng)卡。如果每一頁(yè)都要打印表格標(biāo)題、說(shuō)明和列標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)用鼠標(biāo)單擊“頂端標(biāo)題行”框。再將光標(biāo)放入工作表左邊的“行標(biāo)”處，待光標(biāo)變成右箭頭時(shí)拖動(dòng)要打印的行，即可使絕對(duì)引用的行號(hào)出現(xiàn)在“頂端標(biāo)題行”內(nèi)。,小提示,工作表的“行號(hào)”和“列標(biāo)”在默認(rèn)時(shí)為不打印。若想打印則選中圖中的“行號(hào)列標(biāo)”復(fù)選 框即可。另外，“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡中的“居中方式”較重要，可決定表格在頁(yè)面上的“水平”和“垂直”居中方式，可自己的需要選擇。,2.指定打印頁(yè)數(shù) 打印表格會(huì)遇到最后一頁(yè)只有很少幾行數(shù)據(jù)的情況，手工調(diào)整費(fèi)時(shí)費(fèi)力，可讓Excel進(jìn)行

36、自動(dòng)操作：打開(kāi)待打印表格所在的工作表，單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，就可看到“頁(yè)面”選項(xiàng)卡。假如你通過(guò)“打印預(yù)覽”看到最后一頁(yè)只有兩三行，此時(shí)可以選中“調(diào)整為”單選項(xiàng)，然后在“頁(yè)寬”框內(nèi)輸入“1”，接著在“頁(yè)高”框內(nèi)輸入（或選擇）你要打印的頁(yè)數(shù)。這樣就可通過(guò)減小行高、字號(hào)等方法將最后一頁(yè)的內(nèi)容均勻分配到其他頁(yè)，從面使打印出來(lái)的表格正好占滿整數(shù)頁(yè)。,3.打印預(yù)覽 打印設(shè)置完成后，單擊圖中或工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，就可以打開(kāi)“打印預(yù)覽”窗口，你可以從狀態(tài)欄看到待打印表格的頁(yè)數(shù)。拖動(dòng)豎直滾動(dòng)條上的滑塊或轉(zhuǎn)動(dòng)滾輪鼠標(biāo)上的滾輪，可以快速翻頁(yè)查看任意一頁(yè)的打印效果。 與Word不同的是：Exc

37、el預(yù)覽窗口的工具按鈕較多。其中“設(shè)置”按鈕可以打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，修改打印方向、頁(yè)面大小和頁(yè)邊距等等?！绊?yè)邊距”按鈕可以在預(yù)覽頁(yè)上顯示頁(yè)邊距和頁(yè)眉等的設(shè)置線，用鼠標(biāo)拖動(dòng)即可快速修改這些參數(shù)。單擊“分頁(yè)預(yù)覽”視圖，便于觀察表格在職Excel窗口中的布局和總頁(yè)數(shù)等；使用“視圖”菜單下的“普通”命令可以回到“普通”視圖。,4.表格打印 如果你對(duì)預(yù)覽結(jié)果非常滿意，就可以單擊按鈕直接打印，也可回到Excel主窗口，使用“打印”按鈕或命令進(jìn)行打印。,小提示,如果你為單元格設(shè)置了顏色或底紋，使用黑白打印機(jī)會(huì)降低表格的可視性。解決的辦法是打開(kāi)如圖所視的選項(xiàng)卡，選中其中的“單色打印”即可。,二、打印技巧,

38、.一次打印多個(gè)工作簿 如果要打印多個(gè)工作簿中的多個(gè)表格，常采用的方法是逐個(gè)打開(kāi)然后打印。其實(shí)，我們也可以一次打印多個(gè)工作簿，前提是所有工作簿位于同一文件夾，而且每個(gè)工作簿只有一個(gè)待打印的表格（否則所有的表格都會(huì)被打印）。具體做法是：打開(kāi)“資源管理器”逐個(gè)選中要打印的工作簿，然后單擊“文件”菜單下的“打印”命令。系統(tǒng)就會(huì)逐個(gè)打開(kāi)文件并打印其中的表格了。 2.一次打印多個(gè)工作表 如果你需要打印一個(gè)工作簿內(nèi)的全部工作表，可以逐個(gè)將其打開(kāi)后打印，也可以采用下面的技巧一次完成：打開(kāi)工作簿后按住Ctil鍵，用鼠標(biāo)逐個(gè)單擊要打印的工作表標(biāo)簽，將要打印的全部工作表選中，然后單擊“文件”菜單下的“打印”命令，系

39、統(tǒng)就會(huì)逐個(gè)打印每個(gè)工作表中的表格。如果你想預(yù)覽打印效果，可以在選中工件簿以后按照常規(guī)方法操作。,3.打印連續(xù)頁(yè)碼 按照上面介紹的方法一次打印多個(gè)工作表時(shí)，每個(gè)工作表中的表格頁(yè)碼都是從1開(kāi)始編號(hào)的。如果你需要將多個(gè)工作表的表格頁(yè)碼連續(xù)排列，可以采用下面的技巧：首先查看第一個(gè)工作表的總頁(yè)數(shù)，接著切換到第二個(gè)工作表。單擊“文件”菜單下的“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置頁(yè)眉/頁(yè)腳”選項(xiàng)卡，再單擊“自定義頁(yè)眉”（或“自定義頁(yè)腳”）按鈕打開(kāi)對(duì)話框。根據(jù)需要單擊其中的“左”、“中”、“右”框，再單擊帶有“#”字樣的按鈕，即可將“&頁(yè)碼”放入框中。如果你要讓第二個(gè)工作表的首頁(yè)碼接著第一個(gè)工作表的尾頁(yè)碼，只須在

40、“&頁(yè)碼”后輸入后者的總頁(yè)數(shù)（如10），使其變成“&頁(yè)碼+10”的樣子。如果必要，還加上“第”和“頁(yè)”字樣，使其變成“第&頁(yè)碼+10頁(yè)”。最后按上面的操作就可打印頁(yè)碼連續(xù)的多個(gè)工作表。,小提示,采用上述方法打印連續(xù)頁(yè)碼時(shí)，“頁(yè)面設(shè)置頁(yè)面”選項(xiàng)卡中的“起始頁(yè)碼”選項(xiàng)應(yīng)為“自動(dòng)”。,表 格 變 圖 表,學(xué)透 Execl 2000 / XP,主講人:,一、圖表制作方法,由于數(shù)據(jù)是圖表制作的基礎(chǔ)，這里假設(shè)你的原始數(shù)據(jù)已經(jīng)錄入工作表（如圖），這樣就可以選擇下列圖表制作方法“開(kāi)練”了。 .直接制作 如果你要制作一個(gè)電視機(jī)銷售數(shù)量時(shí)間變化的簇狀柱形圖（默認(rèn)圖表），并將它插入當(dāng)前工作簿的新工作表。只要選中相關(guān)

41、數(shù)據(jù)區(qū)域（圖中的B3：B8），按F11鍵即可。如果想將上述圖表插入當(dāng)前工作表，只須選中數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊工具欄中的“默認(rèn)圖表”。,小提示,如果你發(fā)Excel工具欄找不到“默認(rèn)圖表”按鈕，可以打開(kāi)“自定義”對(duì)話框中的“命令”選項(xiàng)卡，將其中的“默認(rèn)圖表”按鈕 拖到工具欄。,2.數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表 數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表是一種為數(shù)據(jù)提供圖形化分析的交互式報(bào)表，可以通過(guò)“數(shù)據(jù)”菜單下的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令創(chuàng)建。這種圖表的制作方法后續(xù)篇章中介紹。,3.圖表向?qū)?這是Excel2000/XP提供的一種交互式圖表制作方法，易于為初學(xué)者掌握，其功能可以滿足絕大多數(shù)用戶的需要，下面將重點(diǎn)介紹這種方法。,二、利用向?qū)е?/p>

42、作圖表,單擊Excel“插入”菜單下的“圖表”命令，或者單擊工具欄中的“圖表向?qū)?”按鈕，就可以打開(kāi)下圖所示的“圖表向?qū)А?，在它的指引下一步步建立圖表。,1.選擇圖表類型 “圖表向?qū)А钡谝徊绞沁x擇你需要的圖表類型，圖中的“標(biāo)準(zhǔn)類型”以及“自定義類型”選項(xiàng)卡分別提供了14（不含子圖表）和20種圖表。各種圖表都有自己的最佳適用范圍，例如柱形圖顯示一段時(shí)間內(nèi)的數(shù)據(jù)變化或比較結(jié)果，用來(lái)反映數(shù)據(jù)隨時(shí)間的變化很合適。條形圖可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，用來(lái)反映數(shù)據(jù)間的相對(duì)大小比較好。,小技巧,如果你不知道當(dāng)前工作表中的數(shù)據(jù)使用何種圖表，可以通過(guò)以下方法找到滿意的圖表類型：選中工作表中的任意一個(gè)數(shù)據(jù)，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)類型的圖表

43、來(lái)說(shuō)，你可以選中“圖表類型”及其“子圖表類型”。然后按下圖中的“按下可查看示例”按鈕，就可看到數(shù)據(jù)生成的圖表示例。查看“自定義類型”選項(xiàng)卡中的圖表類型選中，就可在選項(xiàng)卡右側(cè)看到結(jié)果了。,2.選擇源數(shù)據(jù) 單擊上圖中的“下一步”按鈕，即可打開(kāi)下圖所不對(duì)話框。由于示例所選數(shù)據(jù)是按“列”分類的（即數(shù)據(jù)字段在列），所以應(yīng)該把圖中的“列”選中，然后將光標(biāo)放進(jìn)“數(shù)據(jù)區(qū)域”框內(nèi)。根據(jù)你的制作需要，全部、部分或間隔選中工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域（如圖中的B3：C8），則“=Sheet1!$B$3:$C$8”這樣的引用就會(huì)出現(xiàn)在“數(shù)據(jù)區(qū)域”框內(nèi)。,小提示,如果你要引用的數(shù)據(jù)區(qū)域不連續(xù)，只要按下Ctrl鍵，就可以用鼠標(biāo)逐個(gè)

44、選中工作表數(shù)據(jù)區(qū)域了。甚至一個(gè)圖表可以引用多個(gè)工作表中的多處數(shù)據(jù)。,圖中對(duì)話框中的“系列”選項(xiàng)卡用來(lái)添加新的數(shù)據(jù)區(qū)域和X軸標(biāo)志等內(nèi)容。如果你要將新的數(shù)據(jù)區(qū)域（即“系列”）加入圖表，可以單擊圖中的“添加”按鈕，你就可以“系列”框中增加了一個(gè)“系列3”。將其選中按上述方法將光標(biāo)放入“值”框內(nèi)，就可以根據(jù)需要選中工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域了。最后，將光標(biāo)放入“分類（X）軸標(biāo)志”框，鼠標(biāo)選中圖中的“A3：A8”單元格，就可在圖中看到X軸下方的“第一周”等字樣。,3.選項(xiàng)設(shè)置 單擊上圖中的“下一步”按鈕打開(kāi)左圖的對(duì)話框，其中的六個(gè)選項(xiàng)卡供你輸入或設(shè)置若干圖表選項(xiàng)。例如“標(biāo)題”選項(xiàng)卡可供你輸入X軸和Y軸的名稱（如

45、“周”、“數(shù)量和售價(jià)”），“坐標(biāo)軸”選項(xiàng)卡可以設(shè)置Y軸是否顯示“刻度”等。,三、圖表深加工,.圖列 如果你感覺(jué)向?qū)褂玫膱D例字體和背景等不合適，可以用鼠標(biāo)右鍵單擊圖表中的圖例，選擇快捷菜單中的“圖例格式”命令。打開(kāi)“圖例格式”對(duì)話框，可以看到“圖案”、“字體”、“位置”三個(gè)選項(xiàng)卡。“圖案”選項(xiàng)卡用來(lái)設(shè)置圖例的邊框和內(nèi)部填充色等屬性。“字體”選項(xiàng)卡用來(lái)設(shè)置圖例的字體、字號(hào)、字形等?！拔恢谩边x項(xiàng)卡提供了“靠下”、“右上角”等五個(gè)位置選項(xiàng)，你只需選中一個(gè)并“確定”，圖例就會(huì)自動(dòng)放到你需要的地方。當(dāng)然，你也可以選中圖例，然后用鼠標(biāo)將它拖到圖表的任何位置。如果你不需要圖例，用右鍵快捷菜單中的“清除”命令

46、可以刪除它。,向?qū)е谱鲌D表結(jié)束后，可以對(duì)圖中的內(nèi)容進(jìn)行加工，從而使它變得更加美觀。,2.坐標(biāo)軸 與“圖例”相似，圖表的坐標(biāo)軸文字的屬性也可以修改。你只要用鼠標(biāo)右鍵單擊坐標(biāo)軸文字，選擇快捷菜單中的“坐標(biāo)軸格式”命令，即可打開(kāi)“坐標(biāo)軸格式”對(duì)話框。其中“圖案”、“字體”兩個(gè)選項(xiàng)卡的用途與“圖例”相同?！皩?duì)齊”選項(xiàng)卡用來(lái)設(shè)置坐標(biāo)軸文本的對(duì)齊方式，和前面講的“單元格格式”、“對(duì)齊”選項(xiàng)卡基本相同。 3.圖表區(qū) 如果你感覺(jué)圖表的背景不夠靚麗，只需用鼠標(biāo)右鍵單擊圖表的背景，選擇快捷菜單中的“圖表區(qū)格式”命令打開(kāi)對(duì)話框。其中“圖案”選項(xiàng)卡可以設(shè)置圖表的邊框樣式、是否顯示陰影和圓角等，還可以選擇不同顏色或填充

47、效果美化圖表背景?！白煮w”選項(xiàng)卡可以修改圖表的文字格式，使文字顯示更加協(xié)調(diào)?！皩傩浴边x項(xiàng)卡用來(lái)設(shè)置“對(duì)象位置”和“鎖定”等等。你可充分發(fā)揮自己的想象力，把圖表打扮得漂漂亮亮。 4.修改圖表類型 如果你感覺(jué)向?qū)е羞x擇的圖表類型不合適，只要用鼠標(biāo)右鍵單擊圖表中的任意位置，選擇快捷菜單中的“圖表類型”命令，即可再次選擇。,5.趨勢(shì)線 為了準(zhǔn)確了解數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)，我們還可以給圖表加上趨勢(shì)線，具體操作方法是：用鼠標(biāo)右鍵單擊圖表中需要添加趨勢(shì)線的數(shù)據(jù)系列，選擇快捷菜單中的“添加趨勢(shì)線”命令，就可在圖中的對(duì)話框中選擇你需要的趨勢(shì)線類型了。,小提示,其實(shí)Excel圖表中的任何一個(gè)對(duì)象都是可以加工的，只要你用鼠

48、標(biāo)右鍵單擊這個(gè)對(duì)象，選擇快鍵菜單中的適當(dāng)命令，就可以打開(kāi)對(duì)話框執(zhí)行操作了。例如右鍵單擊圖表中的任意位置，選擇快捷菜單中的“圖表窗口”命令，可以將你制作的圖表放入一個(gè)獨(dú)立的圖表窗口中（如右圖），看起來(lái)是不是很“酷”！,數(shù) 據(jù) 透 視 圖,學(xué)透 Execl 2000 / XP,主講人: 劉中華,一、導(dǎo)入數(shù)據(jù),如果數(shù)據(jù)庫(kù)的容量不大，將它導(dǎo)入Excel轉(zhuǎn)換為工作表數(shù)據(jù)，可以更方便地制作圖表。導(dǎo)入數(shù)據(jù)的具體步驟臺(tái)下： 單擊“數(shù)據(jù)導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)”子菜單下的“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”命令，在對(duì)話框中找到數(shù)據(jù)庫(kù)文件，選中以后單擊“打開(kāi)”按鈕，彈出“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對(duì)話框（如下圖），默認(rèn)的是當(dāng)前工作表；當(dāng)然你也可以導(dǎo)入到新的工作表中

49、，選擇“新建工作表”，“確定”即可。,小提示,數(shù)據(jù)庫(kù)文件導(dǎo)入工作表以后的存放方式是：數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)字段存放于工作表的列，每個(gè)字段的字段名位于數(shù)據(jù)區(qū)域首行單元格（例如A1、B1、C1等）。,二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖,數(shù)據(jù)透視圖和數(shù)據(jù)透視表是一對(duì)“孿生兄弟”，Excel2000/XP提供了一個(gè)制作向?qū)?。你可以在它的指?dǎo)下輕松操作： .選擇數(shù)據(jù)源和報(bào)表類型 單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令，彈出“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之一”對(duì)話框。這里需要確定數(shù)據(jù)源和報(bào)表的類型。其中列出的數(shù)據(jù)源類型有四種：使用工作表數(shù)據(jù)建立圖表，應(yīng)該選擇第一項(xiàng)；若當(dāng)前工作表中沒(méi)有任何數(shù)據(jù)，就需選擇“外部數(shù)據(jù)源程

50、序”按提示操作，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作表。這種方式能夠檢索海量數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，如果你要使用大中型數(shù)據(jù)庫(kù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)建立圖表，這是惟一可行的方法；如果建立圖表引用的數(shù)據(jù)來(lái)自多個(gè)區(qū)域或工作表，就應(yīng)當(dāng)選擇“多重合并計(jì)算數(shù)據(jù)區(qū)域”；若你引用的數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖，選擇最后一項(xiàng)就可以了。 另外，向?qū)峁┑膱?bào)表創(chuàng)建選項(xiàng)有兩個(gè)，前一個(gè)僅僅創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，后一個(gè)同時(shí)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖及數(shù)據(jù)透視表。這里我們選擇第二項(xiàng)進(jìn)入“下一步”,2.選擇數(shù)據(jù)源區(qū)域 多數(shù)Excel工作表數(shù)據(jù)存放在連續(xù)的單元格區(qū)域內(nèi)，只要在下圖的“選定區(qū)域”框內(nèi)單擊，然后用鼠標(biāo)選中工作表內(nèi)的數(shù)據(jù)區(qū)域，相關(guān)引用就會(huì)出現(xiàn)在“選定區(qū)域”框中。如果數(shù)據(jù)源區(qū)域被Ex

51、cel自動(dòng)識(shí)別，引用就會(huì)自動(dòng)填入“選定區(qū)域”框。只要上述任何一種情況出現(xiàn)，都可單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。,3.指定數(shù)據(jù)透視表位置 就像普通Excel圖表與工作表鏈接一樣，數(shù)據(jù)透視圖也要鏈接到數(shù)據(jù)透視表，所以必須指定數(shù)據(jù)透視表的顯示位置。你可以選擇“新建工作表”或“現(xiàn)有工作表”。如果選擇后者，你必須指定數(shù)據(jù)透視表在當(dāng)前工作表中的位置（即圖表左上角的單元格引用）。,如果你要更新數(shù)據(jù)透視圖引用數(shù)據(jù)，必須先修改作為數(shù)據(jù)源的工作表中的數(shù)據(jù)。然后在數(shù)據(jù)透視表中任意位置單擊鼠標(biāo)或鍵，選擇快捷菜單中的“更新數(shù)據(jù)”命令。當(dāng)數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)被更新后，數(shù)據(jù)透視圖中的對(duì)應(yīng)內(nèi)容會(huì)自動(dòng)更新。,小提 示,4.創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖

52、 單擊上圖的“完成”按鈕，Excel自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)新工作表，其中顯示了將要建立的數(shù)據(jù)透視圖雛形，同時(shí)自動(dòng)顯示“數(shù)據(jù)透視表字段列表”。 由于導(dǎo)入工作表的數(shù)據(jù)庫(kù)有很多字段，必須根據(jù)數(shù)據(jù)分析的具體要求，選擇要放入數(shù)據(jù)透視圖的字段，這是創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖的關(guān)鍵步驟。假如要分析學(xué)生的高考總分變化情況，可以用“姓名”作為分類字段，“總分”作為數(shù)據(jù)項(xiàng)。接著選“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的字段，按下鼠標(biāo)左鍵拖到數(shù)據(jù)透視圖雛形中的分類字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)位置，一個(gè)數(shù)據(jù)透視圖就初建完成（右圖）。,如果你要觀察不同學(xué)生的各科高考分?jǐn)?shù)變化，只要將“姓名”作為分類字段，然后將“數(shù)學(xué)”、“語(yǔ)文”等作為數(shù)據(jù)項(xiàng)，按相同方法將它們拖入數(shù)據(jù)透視圖

53、就可以了。,5.修改數(shù)據(jù)顯示方式 如果你制作圖表的目的是顯示數(shù)據(jù)之間的差異，采用普通簇狀柱形圖可能不夠直觀。此時(shí)你可以修改數(shù)據(jù)顯示方式，使圖表顯示以某一數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)的正負(fù)柱形圖。具體的方法操作是：用鼠標(biāo)右鍵單擊圖表中的字段按鈕（如“姓名”），選擇快捷菜單中的“數(shù)據(jù)透視圖字段格式”命令，打開(kāi)右上圖所示的對(duì)話框。如果看不到下面的“數(shù)據(jù)顯示方式”、“基本字段”和“基本項(xiàng)”，單擊“選項(xiàng)”按鈕就可以了。假如你要觀察徐小平為基準(zhǔn)時(shí)的其他學(xué)生的總分變化情況，應(yīng)當(dāng)選中“基本字段”下的“姓名”和“基本項(xiàng)”下的“徐小平”，再打開(kāi)“數(shù)據(jù)顯示方式”下拉列表選擇其中的“差異”（還有“普通”、“指數(shù)”等八種）。確定之后，就

54、可以看到右下圖所示的圖表，這樣比較數(shù)據(jù)就較為直觀了。,小提示,如果你感覺(jué)做好的數(shù)據(jù)透視圖不夠美觀，可以按照對(duì)圖表的方法進(jìn)行加工。這一點(diǎn)普通圖表和數(shù)據(jù)透視圖沒(méi)有什么區(qū)別。 由于數(shù)據(jù)透視圖和數(shù)據(jù)透視表相互鏈接，如果修改了前者中的“數(shù)據(jù)顯示方式”，那么數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)顯示方式也會(huì)跟著改變，反之亦然。,三、數(shù)據(jù)透視圖與普通圖表的區(qū)別,通過(guò)上面的學(xué)習(xí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)透視圖和普通圖表很相似。為了便于合理使用這兩種圖表，下面介紹它們的主要區(qū)別： .查看方式 普通圖表不能用交互方式操作。假如你要查看學(xué)生的數(shù)學(xué)和語(yǔ)文成績(jī)的分布情況，你就要分別制作兩張圖表。如果使用數(shù)據(jù)透視圖，你只要?jiǎng)?chuàng)建一張圖表，然后通過(guò)增減“數(shù)

55、據(jù)”對(duì)話框中的項(xiàng)目，就可以查看數(shù)學(xué)和語(yǔ)文成績(jī)的分布圖表。 2.圖表類型 普通圖表的默認(rèn)類型為簇狀柱形圖，它使用分類的方式比較數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視圖默認(rèn)的是堆積柱形圖，能看出數(shù)據(jù)在分類在所占的比例。另外，數(shù)據(jù)透視圖不能制作XY散點(diǎn)圖、股價(jià)圖或氣泡圖，而普通圖表沒(méi)有這樣的限制。,3.圖表位置 普通圖表默認(rèn)為嵌入當(dāng)前工作表，而數(shù)據(jù)透視圖默認(rèn)為圖表工作表（僅包含圖表的工作表）。只有用鼠標(biāo)右鍵在數(shù)據(jù)透視圖中單擊，選擇快鍵菜單中的“位置”命令打開(kāi)對(duì)話框，才能選擇圖表將要嵌入的工作表。 4.數(shù)據(jù)來(lái)源 普通圖表只能使用Excel工作表中的數(shù)據(jù)，如果數(shù)據(jù)量非常大，打開(kāi)或檢索都將受到限制。而數(shù)據(jù)透視圖可以使用外部數(shù)據(jù)源

56、中的數(shù)據(jù)，這種方式每次只檢索數(shù)據(jù)集合中的一頁(yè)，通過(guò)使用頁(yè)字段的方式節(jié)約大量?jī)?nèi)存。從理論上講，打開(kāi)或檢索的數(shù)據(jù)容量沒(méi)有限制。,上面介紹的內(nèi)容是在Windows XP+Excel XP下驗(yàn)證的，除了Excel 2000的“數(shù)據(jù)透視表字段列表”外觀與Excel XP不同之外，上述內(nèi)容對(duì)Excel 2000同樣適用。,說(shuō)明,數(shù) 據(jù) 庫(kù) 應(yīng) 用,學(xué)透 Execl 2000 / XP,主講人:,一、數(shù)據(jù)清單,數(shù)據(jù)庫(kù)是Excel的三大功能之一，利用它執(zhí)行小規(guī)模數(shù)據(jù)管理任務(wù)，具有無(wú)需編程、易于上手等優(yōu)勢(shì)。下面以Excel XP為例，介紹數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用的基本操作方法。,1.什么是數(shù)據(jù)清單 Excel的數(shù)據(jù)庫(kù)功能是通

57、過(guò)“數(shù)據(jù)清單”實(shí)現(xiàn)的。它是將工作表首行的單元格作為列標(biāo)記（相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，可以作為關(guān)鍵字參與各種操作），列標(biāo)記以下各行依次輸入數(shù)據(jù)（相當(dāng)于數(shù)據(jù)庫(kù)的一條條記錄）構(gòu)成的表。其基本結(jié)構(gòu)如下圖所示，它與FoxPro 或Access表的結(jié)構(gòu)基本相同。,列標(biāo)記,2.構(gòu)建注意事項(xiàng) 除了工作表首行必須存放列標(biāo)題以外，數(shù)據(jù)清單似乎與普通表格沒(méi)有多大區(qū)別。其實(shí)不然，建立和使用數(shù)據(jù)清單有一些特殊的要求： (1).每個(gè)數(shù)據(jù)清單應(yīng)當(dāng)占用一張工作表，不要在一張表上建立多個(gè)數(shù)據(jù)清單。因?yàn)镋xcel的某些數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能（如篩選），只能對(duì)一個(gè)數(shù)據(jù)清單生效。 (2).要盡可能保持?jǐn)?shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)獨(dú)立，如果數(shù)據(jù)清單所在工作表

58、還有其他數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)清單之間應(yīng)插入至少一個(gè)空行和列，便于Excel在執(zhí)行排序、篩選或自動(dòng)匯總時(shí)檢測(cè)數(shù)據(jù)。 (3).不要在數(shù)據(jù)清單中放置空行和空列，這將妨礙Excel對(duì)數(shù)據(jù)清單的檢測(cè)和操作。另外，不要在數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)前后輸入空格，這些多余的空格可能導(dǎo)致Excel操作數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。如果必要，你可以用單元格文本縮進(jìn)代替輸入空格。,二、數(shù)據(jù)庫(kù)的基本操作,既然Excel數(shù)據(jù)清單具有數(shù)據(jù)庫(kù)功能，所以常風(fēng)的數(shù)據(jù)庫(kù)操作均可在其中實(shí)現(xiàn)。下面介紹幾種基本的數(shù)據(jù)庫(kù)振作方法： .數(shù)據(jù)常規(guī)排序 Excel數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)記可以作為關(guān)鍵字參與排序，具體操作方法有兩種： (1).如果根據(jù)“考號(hào)”、“總分”等關(guān)鍵字（字段）對(duì)數(shù)據(jù)清單排序，只須這些字段選中，然后單擊工具欄中的“升序排序 ”、“降序排序 ”按鈕，整個(gè)數(shù)據(jù)清單就會(huì)根據(jù)該關(guān)鍵字重新排列。,數(shù)值、時(shí)間和日期排序可以直接使用工具欄按鈕。文本排序最好使用第(2)種所述的“排序”命令，如果你不了解排序選項(xiàng)的設(shè)定情況，工具欄按鈕的排序結(jié)果可能