1、公司文檔管理規(guī)則1生成目的為了確保公司文件的完整和容易查找，特別制定了這項規(guī)則。2服務(wù)范圍適合管理公司的各種文檔、記錄、文件數(shù)據(jù)。正文33.1文檔數(shù)據(jù)收集3.1.1收集范圍所有公司在工作中必須完整、完整地收集有形成或使用、處理完成、檢查和利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物及各種圖表小冊子、照片等。3.1.1.1上層通信(一)上級機(jī)關(guān)召集的、需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件資料，以及要求上級機(jī)關(guān)簽發(fā)的公司執(zhí)行的文件；(2)上級負(fù)責(zé)人視察、檢查公司工作時重要的指示、演講、題目、照片和具有特殊保存價值的錄音、錄像等資料。3.1.1.2公司文件資料(一)會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)層的

2、演講稿等；(二)公司發(fā)行(包括交付)的各種正式文件的發(fā)行、印刷、重要文件的修訂；(三)公司的指示，以書面答復(fù)上級，下級機(jī)關(guān)的指示，與公司的指示相聯(lián)系。(四)工作中公司各職能部門形成的工作計劃、總結(jié)、報告；(五)反映公司經(jīng)營活動和科技管理的專業(yè)文件材料；(六)公司檢查下級機(jī)關(guān)的工作，調(diào)查研究形成的重要文件資料；(七)公司統(tǒng)計報告、統(tǒng)計分析資料(包括計算機(jī)標(biāo)示牌等)、財務(wù)報表、傳票、帳簿、審計等文件資料；(八)公司黨、團(tuán)、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件資料；(九)公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外部機(jī)構(gòu)帶回與公司相關(guān)的文件未處理登記的文件資料。(十)完成公司基本建設(shè)項目建

3、設(shè)，購買大中型設(shè)備的文件資料，公司直接管理的科學(xué)研究，建設(shè)項目的科學(xué)技術(shù)文件資料；(十一)公司成立、合并、撤銷、重命名、打印及其組織概況激活、人員配置等文件資料；(12)反映公司歷史演變、紀(jì)念品、年鑒、公司重要活動的剪報、簽名id資料、名譽(yù)獲獎證明、紀(jì)念意義和憑證實物和展示照片、錄音、錄像等文件資料；(十三)公司制定的工作規(guī)定、章程、規(guī)則等文件資料；(十四)公司干部任用和免除(包括記錄)、安置、教育、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評價、任命、黨員、會員、干部、員工名單、報告和員工招聘轉(zhuǎn)移、分級、調(diào)動、退休、退休等工作和干部獎懲文件資料；(十五)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、集團(tuán)組織介紹信和存根；(十六)公司財產(chǎn)、

4、物資、文件等轉(zhuǎn)移證明、清算；(17)公司印刷、印刷出版物，編輯出版的最終樣品。(十八)公司簽訂的各種合同、合同等材料；(19)公司外交活動中形成的請求、報告、計劃、調(diào)查摘要、重要簡報、會議記錄、記錄簽字id資料、參考價值資料、禮物清單、工作交易文件等；(20)在各種普查工作中形成的文件資料。3.1.2收集中需要注意的問題3.1.2.1正式電報應(yīng)與其他文件資料一起收集入權(quán)。3.1.2.2必須同時收集正文和附件。3.1.2.3一般文件只保留印刷本和完整本，不需要保留其他稿件。但是，特別重要的文件除外。3.1.2.4作者、時間、數(shù)字模糊，發(fā)行程序不完整，發(fā)現(xiàn)書頁被撕破的文件時，完成后再制作文件存檔。

5、3.1.2.5有推動重要批準(zhǔn)意見的文檔處理訂單，必須與文檔一起存檔。3.1.2.6如果有未經(jīng)批準(zhǔn)請求的文件，必須查明原因，采取補(bǔ)救措施完成，如果沒有書面文件，必須注明情況，并加蓋公章。3.1.2.7鉛筆、圓珠筆或復(fù)制的文件稿件應(yīng)退回文件制作企業(yè)復(fù)印。3.1.2.8多方面調(diào)查，證明丟失的文件確實存在，應(yīng)用公用信箋說明丟失的原因，附上公章，替換丟失的文件，替換保管箱。3.2卷存檔3.2.1公文要根據(jù)其相互關(guān)系、保存價值分類整理立卷，文件完整完整、完整，便于保管和使用，以反映公司的主要情況。3.2.2文檔資料分類首先要根據(jù)文件資料的重要性，在收藏時期分為永久性、長期、短期三種，然后根據(jù)事先編制的立權(quán)

6、類別，在文件資料的聯(lián)系中采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行分類。3.2.3立卷分工3.2.3.1各部門形成的文件，自己的卷；3.2.3.2分部門編制的重要文件、批準(zhǔn)文件；3.2.3.3上級單位出具的專業(yè)文件由承包機(jī)關(guān)規(guī)定。非專業(yè)文件，在辦公室填寫。3.2.4存檔3.2.4.1各部門在月底前完成上一年度文件材料，向檔案保管處提交統(tǒng)一檔案(人事文件、財務(wù)文件、技術(shù)文件等有特殊要求，由相應(yīng)的職能部門管理)。3.2.4.2按照一定的特性排列和組織各種文件、資料，必須先建立層次結(jié)構(gòu)、頁碼、卷內(nèi)文件目錄。3.2.4.3價值不同、特性不同的文檔數(shù)據(jù)需要單獨管理。3.2.4.4卷需要整理，參考底圖始終可以根據(jù)需要存檔和閱覽。

7、3.3存檔文件3.3.1文件應(yīng)該放在箱子里，科學(xué)地排列，以便容易找到，不要暴露，不要捆綁和堆積。3.3.2膠片、照片、磁帶必須單獨存檔，膠片、照片、主文件和副本必須單獨存檔。3.3.3參考底圖保管要仔細(xì)檢查，平展或軋制。3.3.4保管文件應(yīng)定期檢查，確保賬戶匹配。發(fā)現(xiàn)損壞的變質(zhì)，及時修理或復(fù)制。3.4文件貸款3.4.1貸款文件要親自確認(rèn)，辦理貸款手續(xù)。借來的文件要省著寫，不能丟失或修改，要按期歸還。3.4.2借用的文件要注意保密，不得將文件帶進(jìn)宿舍或公共場所，也不得翻查相關(guān)人員。3.4.3貸款期限最長不能超過一個月，但業(yè)務(wù)上到期才能返還的人必須說明情況，并采取更新程序。3.4.4返還文件時，文件管理員親自確認(rèn)，并及時注銷貸款登記簿。3.4.5需要貸款、復(fù)印最高機(jī)密級重要資料的人必須得到公司負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。否則不能借用、復(fù)制、復(fù)制。3.4.6參考底圖通常不借用。3.5刪除文件過期而失去保留價值的文件資料可經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)定期銷毀。3.6文件統(tǒng)計信息3.6.1銷毀秘密公文，登記，2人監(jiān)督，以免丟失或泄露。3.6.2及時填寫文件數(shù)、評估和利用統(tǒng)計信息。3.6.3除了按照上級主管部門的要求及時編制統(tǒng)計資料外，還要做好文件統(tǒng)計的基本工作。3.6.4統(tǒng)計必須準(zhǔn)