1、OA系統(tǒng)-企業(yè)辦公軟件一、OA系統(tǒng)的介紹 OA系統(tǒng)簡(jiǎn)稱OA是英文OfficeAutomation的縮寫，采用Internet技術(shù)，集內(nèi)部通訊、信息發(fā)布、公文處理、知識(shí)管理、輔助辦公為一體，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)依據(jù)，以便使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息、高效地協(xié)同辦公的一種系統(tǒng)軟件。OA系統(tǒng)主要作用是改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合在一起的新型辦公模式。在行政機(jī)關(guān)中，大都把辦公自動(dòng)化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位把辦公自動(dòng)化叫做OA系統(tǒng)。 OA系統(tǒng)通過實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，OA系統(tǒng)在提高工作效率的基礎(chǔ)上，擁有協(xié)同辦公能力，可強(qiáng)化決策的

2、一致性，實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。辦公自動(dòng)化軟件為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展注入了強(qiáng)勁的動(dòng)力，OA系統(tǒng)是在研究現(xiàn)代組織實(shí)踐和管理理論的基礎(chǔ)上，結(jié)合神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的研究成果，而設(shè)計(jì)的協(xié)同管理系統(tǒng)。辦公人員可在同一個(gè)桌面環(huán)境下操作辦公自動(dòng)化軟件，擺脫時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公與知識(shí)共享，提高管理效率。 計(jì)算機(jī)的誕生和發(fā)展促進(jìn)了人類社會(huì)的進(jìn)步和繁榮，作為信息科學(xué)的載體和核心，計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化軟件在知識(shí)時(shí)代扮了重要的角色。辦公自動(dòng)化軟件在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計(jì)算機(jī)為中心，辦公自動(dòng)化軟件采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地

3、收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，OA系統(tǒng)使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；OA系統(tǒng)利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，OA系統(tǒng)使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機(jī)信息處理系統(tǒng)。二、OA系統(tǒng)發(fā)展歷程 OA系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。由于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，政府對(duì)企業(yè)的管理除了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。辦公自動(dòng)化軟件應(yīng)運(yùn)而生。企業(yè)在許多決策之時(shí)，經(jīng)常需要向主管的政府部門請(qǐng)示匯報(bào)。此時(shí)的辦公自動(dòng)化軟件的特點(diǎn)：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)。 隨著企業(yè)的介入，OA系統(tǒng)也有一定的發(fā)展，加入了很多企業(yè)的特

4、性，辦公自動(dòng)化軟件強(qiáng)調(diào)知識(shí)管理，強(qiáng)調(diào)了業(yè)務(wù)流程的整合，但是效果并不是很理想。OA系統(tǒng)主要功能的收發(fā)文件、檔案管理、物品管理、文檔管理、車輛管理、后勤管理、簡(jiǎn)單的人事管理等。OA系統(tǒng)解決了企業(yè)中存在的層級(jí)結(jié)構(gòu)，傳統(tǒng)的辦文程序，OA系統(tǒng)從文件起草、審閱、會(huì)簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)，存在流程復(fù)雜，流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)，導(dǎo)致辦公效率低，決策緩慢等問題。OA系統(tǒng)采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅將辦文內(nèi)容電子化，OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)整個(gè)辦文過程電子化，從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式。在此種情況下，oa系統(tǒng)作的所有工作不過是將手工工作搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，并利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，卻沒有增加任何先進(jìn)的管理理念和

5、方法。另外辦公自動(dòng)化的處理的信息范圍實(shí)在過于有限，OA系統(tǒng)僅僅處理一些公文就可以稱為辦公自動(dòng)化了嗎？如果我們仔細(xì)觀察市面上的OA系統(tǒng)，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所處的基本現(xiàn)實(shí)和困境。這也是客戶對(duì)OA系統(tǒng)不滿意的焦點(diǎn)所在。辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)歷了五個(gè)階段： 第一階段從PC機(jī)加上個(gè)人辦公軟件實(shí)現(xiàn)的文字處理是第一個(gè)階段，這個(gè)階段在20世紀(jì)80年代到90年代初，OA辦公系統(tǒng)主要是實(shí)現(xiàn)文字處理功能，實(shí)現(xiàn)單機(jī)的辦公自動(dòng)化； 第二個(gè)階段是90年代，局域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)了文件共享、信息共享，OA系統(tǒng)初見模型； 第三個(gè)階段，即在21世紀(jì)初期，這個(gè)

6、階段的OA系統(tǒng)特點(diǎn)是以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識(shí)管理為目標(biāo)的辦公自動(dòng)化。 第四個(gè)階段，OA系統(tǒng)協(xié)同辦公門戶，這個(gè)階段的特點(diǎn)是OA系統(tǒng)作為整個(gè)組織內(nèi)部信息化的入口，相對(duì)于外部門戶，與組織內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。 第五個(gè)階段，移動(dòng)化階段。隨著3G移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，OA辦公系統(tǒng)進(jìn)入了移動(dòng)化階段。移動(dòng)OA辦公系統(tǒng)使得辦公人員可以在任何時(shí)間任何地方使用OA辦公自動(dòng)化軟件，同時(shí)OA系統(tǒng)也引入了基于GPS的考勤、現(xiàn)場(chǎng)信息采集、移動(dòng)審批等等移動(dòng)功能，把OA系統(tǒng)辦公自動(dòng)化軟件應(yīng)用推向了新的高度。 OA辦公自動(dòng)化軟件迭代形式 1、第一代OA系統(tǒng) 以email、個(gè)人office辦公軟件處理為核心，

7、個(gè)人來(lái)處理日常工作，在組織內(nèi)缺乏很好的溝通渠道。 2、第二代OA系統(tǒng) 主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。加入了很多的輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報(bào)告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能相對(duì)獨(dú)立，這樣的功能也可以用內(nèi)部網(wǎng)站的形式實(shí)現(xiàn)。這些功能對(duì)于企業(yè)沒有實(shí)際的幫助。而開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產(chǎn)品價(jià)格比較低，尤其是這類產(chǎn)品開發(fā)成本比較低，對(duì)軟件公司的要求也不高。但是這類對(duì)企業(yè)沒有起到實(shí)際的使用價(jià)值。 3、第三代OA系統(tǒng) 第三代的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在功能上加強(qiáng)了，加入了很多功能。例如加入了文檔管理、人事的管理、資產(chǎn)的管理，特別是在

8、流程方面逐步得到了加強(qiáng)。他的功能還是相對(duì)對(duì)立，尤其是與企業(yè)的業(yè)務(wù)還是沒有掛接上來(lái)，也是停留在將工作電子化的程度。面對(duì)這樣的功能，我們會(huì)問：這樣的辦公自動(dòng)化到底解決了什么問題？企業(yè)用了辦公自動(dòng)化到底解決了什么問題。實(shí)際上，這是兩個(gè)相關(guān)的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來(lái)看待辦公自動(dòng)化以及其他系統(tǒng)之間的關(guān)系。同時(shí)我們也不能忽略技術(shù)的影響。因此我們需要第三代的辦公自動(dòng)化軟件。 4、第四代OA系統(tǒng) 當(dāng)我們的目光移開辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)除了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之外，還有財(cái)務(wù)、庫(kù)存、生產(chǎn)、銷售、人力等管理系統(tǒng)。由于大量的信息孤島式的建設(shè)，它們之間很少能緊密協(xié)調(diào)起來(lái)。它們往往具

9、有多個(gè)供應(yīng)商提供的多個(gè)系統(tǒng)，但很少集成，一體化的集成OA軟件成為主流。三、OA系統(tǒng)的市場(chǎng)需求 1、OA系統(tǒng)集成，這是第一點(diǎn)需求。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從目前用戶的使用技能和接受程度以及系統(tǒng)的維護(hù)成本考慮，WEB界面最容易接受。另外從集成方面來(lái)講，必須采用人人支持的web標(biāo)準(zhǔn)如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一個(gè)界面下容納，否則的化，OA系統(tǒng)技術(shù)難度就會(huì)導(dǎo)致集成不可實(shí)現(xiàn)。 2、OA系統(tǒng)完全基于web，這是OA系統(tǒng)開發(fā)第二點(diǎn)需求。對(duì)于流程，熟悉辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的人就會(huì)想起收發(fā)文的流程。那是非常完善的、符合層級(jí)結(jié)構(gòu)的、效率低下的流程。對(duì)于如何優(yōu)

10、化該流程，如果我們宥于原有的思維模式和知識(shí)領(lǐng)域，我們無(wú)法獲得更多。必須基于現(xiàn)代的流程管理思想對(duì)目前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和管理咨詢?nèi)绾谓Y(jié)合在一起） 3、OA系統(tǒng)流程優(yōu)化，是OA系統(tǒng)開發(fā)第三點(diǎn)需求。進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，我們?nèi)巳硕际侵R(shí)工作者，OA系統(tǒng)要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須具有知識(shí)內(nèi)涵。這時(shí)的OA系統(tǒng)提供知識(shí)管理所需的最基本的IT工具，知識(shí)存儲(chǔ)庫(kù)和知識(shí)交流場(chǎng)所，更高級(jí)的意義上提供，基于知識(shí)的崗位要求和評(píng)估體系。 4、OA系統(tǒng)基于知識(shí)的，這是OA系統(tǒng)開發(fā)第四點(diǎn)需求?？傊覀円蟮霓k公自動(dòng)化系統(tǒng)是和其他應(yīng)用系統(tǒng)緊密集成的，完全采用Web技術(shù)的，流程優(yōu)化以及基于知識(shí)的管理的辦公管理系統(tǒng)。 5

11、、OA系統(tǒng)協(xié)同管理 OA系統(tǒng)開發(fā)針對(duì)信息孤島、應(yīng)用孤島和資源孤島，協(xié)同管理最主要的三個(gè)方面就是要實(shí)現(xiàn)信息的協(xié)同，業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同。協(xié)同管理理念主要體現(xiàn)為三大基本思想，即信息網(wǎng)狀思想、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想和隨需而應(yīng)思想。 OA系統(tǒng) 信息網(wǎng)狀思想：企業(yè)中的各種信息都是存在著聯(lián)系的，例如費(fèi)用報(bào)銷，這筆費(fèi)用是什么時(shí)間花的，為哪個(gè)項(xiàng)目花的等等這些都是與報(bào)銷單相關(guān)的信息。如果這些關(guān)聯(lián)的信息被封存在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)或應(yīng)用平臺(tái)中，審批者就只能得到簡(jiǎn)單電子化的報(bào)銷單而無(wú)從獲得更多的信息以支持決策。協(xié)同管理則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張信息網(wǎng)，每個(gè)信息節(jié)點(diǎn)之間依靠某種，或某幾種業(yè)務(wù)邏

12、輯關(guān)系進(jìn)行關(guān)聯(lián)，訪問者就可以完全突破信息孤島的困擾從而輕松自如的穿梭在這張信息網(wǎng)中并獲取自己關(guān)心的信息。在協(xié)同管理平臺(tái)中，審批者可以從這張報(bào)銷單開始，迅速了解各種關(guān)聯(lián)信息，包括費(fèi)用花費(fèi)的時(shí)間、地點(diǎn)、金額，并進(jìn)而了解這筆費(fèi)用花費(fèi)后的項(xiàng)目進(jìn)展情況，總體預(yù)算情況等等。管理的一個(gè)重要方面就是對(duì)真實(shí)的、全局信息的了解，而協(xié)同管理無(wú)疑提供了這樣的可能性。 OA系統(tǒng) 業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想：一個(gè)形象的比喻，現(xiàn)代化企業(yè)就象一臺(tái)不停運(yùn)轉(zhuǎn)著的精密機(jī)器，企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)就象是機(jī)器上的各個(gè)部件，任何一個(gè)部件出了問題就會(huì)對(duì)整臺(tái)機(jī)器的運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響。從表面上來(lái)看，企業(yè)的業(yè)務(wù)被分為各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)并歸屬于某個(gè)部門或某個(gè)人員負(fù)責(zé)，事實(shí)上這

13、些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系，更為重要的是他們都必須為企業(yè)的共同目標(biāo)而運(yùn)作。例如一個(gè)客戶會(huì)，會(huì)涉及到客戶名單（銷售部業(yè)務(wù)）、市場(chǎng)宣傳資料和方案（市場(chǎng)部業(yè)務(wù)）、相關(guān)物資領(lǐng)用或采購(gòu)（行政部業(yè)務(wù)）、發(fā)票和費(fèi)用（財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)）等。關(guān)注某個(gè)或某些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的傳統(tǒng)軟件由于無(wú)法對(duì)其它的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，因而企業(yè)就不得不在多個(gè)應(yīng)用軟件之間切換以保證同步運(yùn)作。而oa系統(tǒng)協(xié)同管理平臺(tái)則可以對(duì)這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行充分的整合并納入統(tǒng)一平臺(tái)進(jìn)行管理，任何一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的動(dòng)作都可以輕松啟動(dòng)其它關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的運(yùn)作，oa系統(tǒng)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)更新，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的平滑鏈接。 隨需而應(yīng)思想：OA系統(tǒng)建設(shè)針對(duì)企業(yè)的各種資源，包

14、括人、財(cái)、物、信息和流程組成了企業(yè)運(yùn)作的基本要素。OA系統(tǒng)協(xié)同管理將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺(tái)上，并通過網(wǎng)狀信息和關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)的協(xié)同環(huán)境將它們緊密的聯(lián)系在一起。然而OA辦公系統(tǒng)要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)這些資源的協(xié)調(diào)和優(yōu)化，很重要的一點(diǎn)就是這些資源能夠隨著企業(yè)的某個(gè)目標(biāo)或者某項(xiàng)事務(wù)而被靈活的組織起來(lái)并進(jìn)行協(xié)作，OA辦公系統(tǒng)為這個(gè)目標(biāo)或事務(wù)各司其能并發(fā)揮最大的價(jià)值，換言之，也即各種資源能夠隨企業(yè)的需要而及時(shí)的響應(yīng)并突破各種障礙實(shí)現(xiàn)一致性協(xié)作。例如人與人之間的協(xié)作，在企業(yè)的每個(gè)角落里每天都在發(fā)生著。在協(xié)同管理平臺(tái)中，人與人之間的屏障被打破，并可被隨時(shí)調(diào)動(dòng)起來(lái)組成跨部門、跨企業(yè)、跨地域的虛擬團(tuán)隊(duì)。比如說一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行

15、，OA系統(tǒng)建設(shè)隨著項(xiàng)目的建立，各個(gè)部門的有關(guān)人員都可被加入到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，包括企業(yè)外聘的專家、相關(guān)客戶、合作伙伴等。OA系統(tǒng)為統(tǒng)一目標(biāo)而設(shè)的虛擬團(tuán)隊(duì)成員可以共享項(xiàng)目信息、被分配各自的任務(wù)、接受項(xiàng)目經(jīng)理的監(jiān)督、相互之間就某個(gè)問題進(jìn)行探討、參加網(wǎng)上的項(xiàng)目會(huì)議等。當(dāng)然在這樣的例子中，OA系統(tǒng)虛擬團(tuán)隊(duì)不光包含了人，還包含了財(cái)、物等資源，例如會(huì)議室、項(xiàng)目資料等。而在協(xié)同管理平臺(tái)中，OA辦公系統(tǒng)將這些資源各種障礙集合到一起，實(shí)現(xiàn)它們之間通暢的溝通、協(xié)調(diào)，從而保證目標(biāo)的達(dá)成。 總之而言，oa系統(tǒng)協(xié)同管理的本質(zhì)就是打破資源（人、財(cái)、物、信息、流程等）之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運(yùn)作，oa

16、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過對(duì)各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成共同的目標(biāo)四、OA系統(tǒng)的特征 易用性O(shè)A辦公系統(tǒng)面向全體工作人員，所以必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強(qiáng)，辦公自動(dòng)化就只能是空談，所以易用性是辦公自動(dòng)化軟件的第一特征。 穩(wěn)定性O(shè)A辦公系統(tǒng)必須具備大用戶、高并發(fā)應(yīng)用的穩(wěn)定性。針對(duì)現(xiàn)代化企業(yè)辦公方式，軟件必須具備大用戶、高并發(fā)應(yīng)用的穩(wěn)定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到企業(yè)業(yè)務(wù)，從而造成不可估量的損失。 開放性O(shè)A系統(tǒng)能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。辦公自動(dòng)化軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動(dòng)獲取相關(guān)信息，并完成必要的關(guān)聯(lián)性

17、整合應(yīng)用，軟件預(yù)留大量接口，為整合其他系統(tǒng)提供充分的技術(shù)保障。 嚴(yán)密性O(shè)A系統(tǒng)必須同時(shí)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的集中與獨(dú)立的和諧統(tǒng)一。企業(yè)一方面必須有統(tǒng)一的信息平臺(tái)，另一方面，又必須給各個(gè)子公司部門相對(duì)獨(dú)立的信息空間。所以，軟件不僅要實(shí)現(xiàn)“用戶、角色和權(quán)限”上的三維管控，還必須同時(shí)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨(dú)立的和諧統(tǒng)一，也就是必須實(shí)現(xiàn)“用戶、角色、權(quán)限、數(shù)據(jù)”的四維管控，具備全面的門戶功能。 實(shí)用性O(shè)A系統(tǒng)功能必須與管理實(shí)務(wù)緊密結(jié)合，否則適得其反。軟件還必須能適應(yīng)企業(yè)管理發(fā)展的要求。現(xiàn)實(shí)中企業(yè)一方面需要軟件盡最大可能的滿足現(xiàn)有需求，另一方面，OA軟件管理本身也是個(gè)不斷發(fā)展的過程，所以，企業(yè)又需要OA軟件

18、能夠滿足發(fā)展的需求。面對(duì)這個(gè)現(xiàn)實(shí)與發(fā)展間的矛盾，乾元坤和提供三種解決模式，項(xiàng)目化、產(chǎn)品化和平臺(tái)化。五、OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn) 1、OA系統(tǒng)可行性和適應(yīng)性，可行性，是指需求提煉時(shí)，辦公自動(dòng)化軟件吻合核心需要，滿足主要功能，而不是超越當(dāng)前技術(shù)水平放衛(wèi)星：適應(yīng)性，是指產(chǎn)品的實(shí)施條件和應(yīng)用條件，要吻合企業(yè)當(dāng)前的環(huán)境，超越環(huán)境搞畝產(chǎn)萬(wàn)斤糧的大躍進(jìn)是注定要失敗的。OA系統(tǒng)開發(fā)核心需求的吻合度，是OA價(jià)值兌現(xiàn)的保障，用戶在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)。 2、OA系統(tǒng)前瞻性和實(shí)用性，辦公自動(dòng)化軟件的開發(fā)設(shè)計(jì)，即要考慮到最大限度的增加系統(tǒng)的價(jià)值，最大限度的吻合各應(yīng)用者的需求，充分考慮系統(tǒng)

19、今后功能擴(kuò)展、應(yīng)用擴(kuò)展、集成擴(kuò)展多層面的延伸，實(shí)施過程應(yīng)始終貫徹面向應(yīng)用，圍繞應(yīng)用，依靠應(yīng)用部門，注重實(shí)效的方針。同時(shí)又要兼顧到成本控制、項(xiàng)目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實(shí)用主義。 3、OA系統(tǒng)先進(jìn)性和成熟性，先進(jìn)的管理理念、技術(shù)和方法，辦公自動(dòng)化軟件可以提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，延長(zhǎng)系統(tǒng)的生命周期，但同時(shí)，OA系統(tǒng)開發(fā)任何創(chuàng)新都意味著小白兔實(shí)驗(yàn)，風(fēng)險(xiǎn)較大，因此又要注意軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備、開發(fā)工具、軟件產(chǎn)品的是否成熟，在先進(jìn)性和成熟性之間找到平衡點(diǎn)，成為價(jià)值最大化的關(guān)鍵。 4、OA系統(tǒng)開放性和標(biāo)準(zhǔn)性，數(shù)據(jù)孤島、信息孤島、應(yīng)用孤島，OA系統(tǒng)解決多年信息化建設(shè)后的后遺癥，而解決這些孤島的關(guān)

20、鍵因素在于開放辦公自動(dòng)化軟件，OA軟件解決這些孤島的效率取決于標(biāo)準(zhǔn)化。如同我們的插座和插頭的關(guān)系、如同我們的外設(shè)和usb口的關(guān)系，辦公自動(dòng)化軟件是否足夠開放和標(biāo)準(zhǔn)化，成為架構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)首要考慮的問題。在當(dāng)前和未來(lái)，OA系統(tǒng)需要輕松與各種操作系統(tǒng)、中間件、數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)及工具軟件進(jìn)行平滑對(duì)接。 5、OA系統(tǒng)可靠性和穩(wěn)定性，OA系統(tǒng)里流轉(zhuǎn)了大量的管理數(shù)據(jù)，因此必須是可靠的，辦公自動(dòng)化軟件實(shí)現(xiàn)一般的人為和外部的異常事件不應(yīng)該引起系統(tǒng)的崩潰；當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)問題后能在較短的時(shí)間內(nèi)恢復(fù)，而且系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是完整的，不會(huì)引起數(shù)據(jù)的不一致。 6、OA系統(tǒng)安全性和保密性，OA系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)既考慮信息資源的充分共享，更要注

21、意信息的保護(hù)和隔離，OA軟件系統(tǒng)應(yīng)分別針對(duì)不同的應(yīng)用、不同的網(wǎng)絡(luò)通信環(huán)境和不同的存儲(chǔ)設(shè)備，采取不同的措施，包括系統(tǒng)安全機(jī)制、數(shù)據(jù)存取的權(quán)限控制等以確保系統(tǒng)的安全性。其中，采取的措施包括但不限于以下，平臺(tái)安全：架構(gòu)設(shè)計(jì)考慮安全性要求，平臺(tái)軟件達(dá)到安全設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)用安全：權(quán)限控制、支持身份認(rèn)證接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，并且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各種安全措施進(jìn)行方案組合。數(shù)據(jù)安全：支持文檔安全軟件整合技術(shù)，從而做到數(shù)據(jù)傳輸加密、遠(yuǎn)程安全訪問、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)加密，并且可以VPN等各種安全方式進(jìn)行綁定，支持入侵檢測(cè)與防御系統(tǒng)、防火墻的應(yīng)用。容災(zāi)備份：支持各種容災(zāi)的軟硬件設(shè)備的使用等

22、。管理安全：辦公自動(dòng)化軟件提供完善的日志功能，能夠記錄系統(tǒng)使用人員的關(guān)鍵操作，保證系統(tǒng)應(yīng)用的安全密碼策略：初始密碼強(qiáng)制更改、啟用圖形驗(yàn)證碼、支持USBkey接口、密碼過期控制、密碼錯(cuò)誤次數(shù)控制、密碼強(qiáng)度設(shè)置等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。系統(tǒng)網(wǎng)卡MAC和IP的綁定；辦公自動(dòng)化軟件支持CA認(rèn)證、數(shù)字簽名加密技術(shù)；支持電子鑰匙（Ukey）技術(shù)和指紋Ukey技術(shù)；支持安全套接（SSL）技術(shù)；軟件系統(tǒng)嚴(yán)密、靈活的訪問安全控制，功能授權(quán)與數(shù)據(jù)范圍授權(quán)結(jié)合； 系統(tǒng)有整體的用戶/權(quán)限管理體系，辦公自動(dòng)化軟件可統(tǒng)一進(jìn)行用戶/權(quán)限的管理，OA系統(tǒng)建設(shè)實(shí)現(xiàn)到字段級(jí)的查詢、修改、管理權(quán)限控制；辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)提供

23、用戶認(rèn)證、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)字簽名等安全手段接口，可在各個(gè)環(huán)節(jié)提供對(duì)第三方安全認(rèn)證系統(tǒng)的支持。 7、OA系統(tǒng)可擴(kuò)展性和易維護(hù)性，為了適應(yīng)未來(lái)的業(yè)務(wù)拓展和項(xiàng)目的功能擴(kuò)展，必須充分考慮以最簡(jiǎn)便的方法、最低的投資，實(shí)現(xiàn)軟件系統(tǒng)的擴(kuò)展和維護(hù)擴(kuò)展。因此，在OA辦公系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)中，需要考慮到應(yīng)用及系統(tǒng)不斷擴(kuò)展的要求，以形成一個(gè)易于管理、可持續(xù)發(fā)展的體系結(jié)構(gòu)。未來(lái)業(yè)務(wù)的擴(kuò)展只須在現(xiàn)有機(jī)制的基礎(chǔ)上，增加新的應(yīng)用與服務(wù)模塊。一方面當(dāng)應(yīng)用量增加，用戶數(shù)增加時(shí)系統(tǒng)可以平滑增加服務(wù)器的方式來(lái)支撐新的壓力要求并發(fā)；一方面，當(dāng)新的技術(shù)和產(chǎn)品出現(xiàn)進(jìn)行升級(jí)時(shí)，系統(tǒng)能夠平滑過渡而不影響用戶的使用；另一方面，產(chǎn)品有新的功能

24、增加時(shí)，可以通過插件和模塊定制平臺(tái)的方式，輕松實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的擴(kuò)展。在設(shè)備選擇及網(wǎng)絡(luò)方案上堅(jiān)持開放性原則，使系統(tǒng)對(duì)各種硬件設(shè)備的互連互通；在軟件上支持跨平臺(tái)和開放數(shù)據(jù)接口，便于與其它系統(tǒng)軟件互相集成，未來(lái)支持與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、門戶等系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄集成，在可獲得相應(yīng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)情況下，實(shí)現(xiàn)與這些系統(tǒng)的應(yīng)用、門戶、數(shù)據(jù)等各層面上無(wú)縫連接。系統(tǒng)的管理和維護(hù)，應(yīng)該采用集權(quán)和分權(quán)相平衡的思想。辦公自動(dòng)化軟件利用系統(tǒng)提供的工具，無(wú)須編寫代碼，方便用戶自行進(jìn)行客戶化功能改造，方便用戶自行定制界面數(shù)據(jù)項(xiàng)的顯示；辦公自動(dòng)化軟件在網(wǎng)絡(luò)或系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)能及時(shí)、快速地恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，OA系統(tǒng)保證系統(tǒng)的可恢復(fù)性，具有較高網(wǎng)絡(luò)

25、系統(tǒng)的抗干擾能力。 8、OA系統(tǒng)美觀性和易用性，系統(tǒng)用戶界面的設(shè)計(jì)采用Web2.0用戶界面設(shè)計(jì)技術(shù)，OA系統(tǒng)界面根據(jù)用戶需求靈活更改，注重用戶體驗(yàn)，使系統(tǒng)各項(xiàng)功能易見、易學(xué)、易用、易維護(hù)、易管理。作為全員應(yīng)用系統(tǒng)，易用性和用戶體驗(yàn)是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵要素。所提供的產(chǎn)品采用B/S的登錄方式、可采用電腦、手機(jī)等各種方式下登錄，采用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術(shù)，并且易讀、易理解、易操作，用戶界面簡(jiǎn)潔、美觀、友好，易于用戶掌握、操作和使用；系統(tǒng)管理的使用及管理也以簡(jiǎn)便、易于操作、方便實(shí)用為準(zhǔn)則。嚴(yán)格遵循易用性六原則，實(shí)現(xiàn)從產(chǎn)品的部署、登錄、使用、維護(hù)、升級(jí)、擴(kuò)展的全方位易用，從而提升系統(tǒng)的黏著度；

26、辦公自動(dòng)化軟件提供統(tǒng)一的訪問地址，便于用戶使用。在登錄頁(yè)為用戶提供加入收藏、設(shè)為首頁(yè)等操作，方便用戶以后快速訪問系統(tǒng)；具備風(fēng)格一致的友好的用戶界面，圖形顯示直觀，工作流程從設(shè)計(jì)到使用全程圖形化；美觀性，相比易用性來(lái)講并不是很重要，這如同一個(gè)美麗的姑娘，第一眼打動(dòng)你的可能是表象，然后持續(xù)感動(dòng)你的往往是她的內(nèi)在。 9、OA系統(tǒng)高并發(fā)大數(shù)據(jù)能力支撐，作為集團(tuán)化、多組織、大用戶的單位，OA系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)，OA辦公系統(tǒng)支持應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫(kù)等多重負(fù)載均衡，支持附件服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器分離技術(shù)，OA辦公系統(tǒng)支持?jǐn)?shù)萬(wàn)用戶同時(shí)在線和同時(shí)操作，的能力，不會(huì)因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)用戶數(shù)的增長(zhǎng)或者信息量的增長(zhǎng)，而導(dǎo)致系統(tǒng)響應(yīng)能

27、力下降。系統(tǒng)并發(fā)能力：OA系統(tǒng)通過集群方式，在技術(shù)上沒有并發(fā)上限，因此能完全保障用戶未來(lái)的人員擴(kuò)張需要。大數(shù)據(jù)需要特殊的技術(shù)，以有效地處理大量的容忍經(jīng)過時(shí)間內(nèi)的數(shù)據(jù)。OA系統(tǒng)適用于大數(shù)據(jù)的技術(shù)，OA系統(tǒng)包括大規(guī)模并行處理（MPP）數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘電網(wǎng)、分布式文件系統(tǒng)、分布式數(shù)據(jù)庫(kù)、云計(jì)算平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)和可擴(kuò)展的存儲(chǔ)系統(tǒng)。六、OA系統(tǒng)的功能模塊 1、個(gè)人自動(dòng)化辦公模塊。 OA系統(tǒng)辦公自動(dòng)化軟件個(gè)人辦公模塊主要起輔助工作的作用，是全體員工工作的好助手。包括： （1）待辦事宜：待辦事宜模塊集中了用戶當(dāng)前需辦理的工作和需處理的事務(wù)。OA系統(tǒng)包括系統(tǒng)大部分模塊，如郵件、消息、日程安排、辦文、閱文等；用戶登

28、錄系統(tǒng)后，各類待辦事宜分類列出，點(diǎn)擊相應(yīng)鏈接即可進(jìn)入相應(yīng)頁(yè)面辦理，引導(dǎo)用戶完成工作的作用。 （2）OA系統(tǒng)辦公自動(dòng)化軟件日程安排：OA系統(tǒng)方便個(gè)人安排每天日程，方便領(lǐng)導(dǎo)安排監(jiān)督下屬工作任務(wù)，主要包括如下功能：設(shè)置各種類型的個(gè)人日程，并以日歷方式按天和按周兩種方式查看；授權(quán)用戶也可給他人安排日程。 （3）OA系統(tǒng)辦公自動(dòng)化軟件工作日志：OA系統(tǒng)基于網(wǎng)絡(luò)的工作日志系統(tǒng)，可設(shè)為私有，限制，公共三類級(jí)別分別供自己，部門領(lǐng)導(dǎo)，全部人員查看。便于個(gè)人總結(jié)，便于上級(jí)檢查工作，便于和同事分享工作經(jīng)驗(yàn)，是知識(shí)管理挖掘隱性知識(shí)的一種手段；用戶可隨意添加，刪除，修改多個(gè)日志，通過翻閱日歷查看任一天的日志也可通過日期

29、，關(guān)鍵字等檢索日志。 （4）OA系統(tǒng)辦公自動(dòng)化軟件個(gè)人設(shè)置：設(shè)置個(gè)人信息；查看設(shè)置用戶個(gè)人密碼；修改用戶的姓名、聯(lián)系方式等基本信息；出差、休假用戶可設(shè)定相應(yīng)狀態(tài)，便于系統(tǒng)管理。 2、OA系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)通訊模塊。 OA系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)通訊功能提供一系列通訊模塊，包括電子郵件和即時(shí)通訊，為協(xié)同辦公提供方便，分為： （1）OA系統(tǒng)電子郵件：基于WEB的郵件系統(tǒng)，可用于單位內(nèi)部外部，每個(gè)帳號(hào)自動(dòng)帶一個(gè)電子信箱，可以接收、發(fā)送、回復(fù)電子郵件及超文本郵件；用戶可建立樹狀的郵箱目錄；可結(jié)合通訊錄來(lái)選擇郵件地址，實(shí)現(xiàn)單發(fā)或者群發(fā)郵件；提供郵件搜索功能；可以把其他的郵件賬號(hào)集成到本系統(tǒng)中。 即時(shí)通訊：以WEB方式向在線用戶和

30、非在線用戶發(fā)送消息。在線用戶會(huì)在瞬間收到提示，不在線用戶在登錄時(shí)會(huì)得到提示。 （2）OA系統(tǒng)即時(shí)通訊：以WEB方式向在線用戶和非在線用戶發(fā)送消息。在線用戶會(huì)在瞬間收到提示，不在線用戶在登錄時(shí)會(huì)得到提示。 （3）OA系統(tǒng)通訊錄：此通訊錄集成了個(gè)人通訊錄，公共通訊錄，單位內(nèi)部通訊錄三部分。既可獨(dú)立使用，又可被電子郵件，工作流等模塊調(diào)用。OA系統(tǒng)使用者普通用戶可在個(gè)人通訊錄添加通訊信息；OA系統(tǒng)授權(quán)用戶可在公共通訊錄添加人員通訊信息。內(nèi)部通訊錄則保存使用本系統(tǒng)的所有用戶通訊信息。在相應(yīng)的通訊錄中均可實(shí)現(xiàn)對(duì)聯(lián)系組和聯(lián)系人的分類和管理。 3、OA系統(tǒng)公共信息模塊。 OA系統(tǒng)公共信息模塊提供了一個(gè)信息發(fā)布

31、和共享平臺(tái)，滿足了個(gè)人之間，上下級(jí)之間，集體間交換信息的需求。 （1）OA系統(tǒng)公告欄：用于發(fā)布單位的公共信息如新聞、領(lǐng)導(dǎo)講話等。公告欄內(nèi)可設(shè)置多個(gè)欄目，供某個(gè)部門使用或者全體人員使用。授權(quán)人員可在相應(yīng)欄目發(fā)布管理文章。 （1）OA系統(tǒng)論壇：OA辦公系統(tǒng)提供給員工一個(gè)交互溝通的平臺(tái)。員工可在此討論工作生活中的各類問題，促進(jìn)解決問題，加強(qiáng)人員溝通。論壇可設(shè)置多個(gè)論壇區(qū)，論壇區(qū)下面可設(shè)置多個(gè)版面，用戶可在各版面提出話題參與討論；論壇區(qū)和版面由論壇管理員管理；每個(gè)版面可由管理員設(shè)置版主，負(fù)責(zé)對(duì)該版文章的管理。 （3）OA系統(tǒng)網(wǎng)上調(diào)查：OA系統(tǒng)提供了一種新的快捷的調(diào)查方式。授權(quán)人員把需要調(diào)查的內(nèi)容提出來(lái)

32、，設(shè)置選項(xiàng)。用戶登錄后即可投票，并可發(fā)表意見評(píng)論。可同時(shí)進(jìn)行多項(xiàng)調(diào)查；可采用記名或匿名方式；結(jié)果以圖形形象顯示。 （4）OA系統(tǒng)合理化建議：OA系統(tǒng)提供給用戶一個(gè)向單位領(lǐng)導(dǎo)提出合理化的建議的便捷渠道，用戶均可在此提出各類意見建議，提交給領(lǐng)導(dǎo)。 （5）OA系統(tǒng)知識(shí)管理：OA系統(tǒng)提供了一個(gè)用戶共享單位內(nèi)部各類知識(shí)的平臺(tái)。各類資料如法律法規(guī)、技術(shù)文檔等加入其中后，既方便資料管理，又可實(shí)現(xiàn)信息共享。知識(shí)中心分個(gè)人、公共兩部分部分，限定資料的共享范圍。主要功能包括目錄和文件的創(chuàng)建、修改和刪除；具備合理嚴(yán)格的權(quán)限控制。 （6）OA系統(tǒng)郵編區(qū)號(hào)：不限地域，如北京OA辦公系統(tǒng)，也可以方便查詢?nèi)珖?guó)各個(gè)省，自治區(qū)

33、的重要城市，直轄市及國(guó)際重要城市的電話，郵編區(qū)號(hào)。同時(shí)支持反向查詢。 （7）OA系統(tǒng)網(wǎng)址鏈接：OA辦公系統(tǒng)方便系統(tǒng)用戶收藏網(wǎng)址，共享有用網(wǎng)址。 4、辦公自動(dòng)化軟件工作流模塊。 OA系統(tǒng)辦公自動(dòng)化工作流簡(jiǎn)單的說就是一組人員分多個(gè)步驟完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。幾乎所有的業(yè)務(wù)過程都是工作流，特別是辦公公文審批流轉(zhuǎn)處理。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，OA系統(tǒng)經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會(huì)簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫(kù)）。整個(gè)流程包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)組成： （1）OA系統(tǒng)發(fā)文管理 OA系統(tǒng)發(fā)文管理在網(wǎng)上完成單位內(nèi)部和對(duì)外公文的

34、起草、審批、核稿、簽發(fā)、發(fā)布、存檔、查詢等處理。公文流轉(zhuǎn)方面的設(shè)計(jì)參考了ISO9000體系關(guān)于文件控制的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保證其在各個(gè)階段的可控性，并對(duì)其發(fā)放、作廢、歸檔等操作做系統(tǒng)記錄。支持WORD, EXCEL文件的在線修改，提供數(shù)字簽名、電子印章技術(shù)。 OA系統(tǒng)擬稿人員可方便地引入WORD等文檔，發(fā)文擬稿在通過審批之后即形成正式文件，并可打印或授權(quán)指定的人員傳閱、發(fā)布、存檔；公文在流轉(zhuǎn)的過程中，擁有權(quán)限的人員可修改文件、填寫意見、執(zhí)行否決等操作；文件的指定接受者（報(bào)送對(duì)象）登錄系統(tǒng)后會(huì)自動(dòng)接收文件，閱收者可簽署意見，并可根據(jù)情況將文件再次傳閱給本部門的其他人員；管理人員可實(shí)時(shí)監(jiān)督催辦系統(tǒng)內(nèi)正在流

35、轉(zhuǎn)的各類文件；可檢查文件發(fā)放、歸檔、作廢情況；可檢查各部門文件閱辦情況。 （2）OA系統(tǒng)收文管理 辦公自動(dòng)化軟件完成單位外來(lái)公文的登記、管理，擬辦、批閱、主辦、閱辦，并可完成歸檔、查詢等全過程處理；oa系統(tǒng)在原理上類似于發(fā)文管理。辦公自動(dòng)化軟件同發(fā)文一樣，支持靈活的流程定義，文件提交、退回及終止以及提供健壯的存取安全控制等。 （3）OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程 辦公自動(dòng)化軟件運(yùn)用工作流引擎技術(shù)，用戶可自定義日常辦公和業(yè)務(wù)工作流如工作請(qǐng)示，處理業(yè)務(wù)單據(jù)。 5、OA系統(tǒng)輔助辦公功能 OA辦公系統(tǒng)中此系列模塊提供了一般單位日常事務(wù)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理方式，旨在減輕相關(guān)辦公人員的工作壓力，提高工作效率。 （1）會(huì)議管

36、理：實(shí)現(xiàn)了會(huì)議的智能化管理。用戶可查看各個(gè)會(huì)議室的當(dāng)前使用情況，避免使用沖突；授權(quán)用戶可直接召開會(huì)議，發(fā)布會(huì)議通知；一般用戶可提出會(huì)議計(jì)劃，經(jīng)上級(jí)審議后，發(fā)放會(huì)議通知；負(fù)責(zé)人員可整理每次會(huì)議，形成歷史會(huì)議記錄，供日后查詢。 （2）人事管理：主要解決了人事檔案的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，檢索，重點(diǎn)解決了復(fù)雜查詢的問題和系統(tǒng)紀(jì)錄更新過程復(fù)雜的問題。oa系統(tǒng)人事管理模塊包括對(duì)員工人事檔案的登記、檢索、查看、修改、刪除等操作。登記檔案時(shí)可分別添加用戶的基本信息和其他信息，并可存儲(chǔ)用戶照片；檢索用戶可自定義查詢條件，使得查詢結(jié)果更加精確；結(jié)合工作引擎提供請(qǐng)假申請(qǐng)、出差申請(qǐng)功能。 （3）車輛管理：提供了對(duì)單位公用車輛的檔案管理和使用管理，包括對(duì)車輛的基本信息、使用記錄進(jìn)行各種管理操作；結(jié)合工作流提供車輛申請(qǐng)功能。 （4）辦公資產(chǎn)管理：提供了單位內(nèi)公共資產(chǎn)的分類管理。主要實(shí)現(xiàn)了對(duì)辦公資產(chǎn)的登記、查詢和轉(zhuǎn)移等功能；結(jié)合工作流提供辦公物品請(qǐng)購(gòu)等功能。 6、系統(tǒng)管理功能 辦公自動(dòng)化軟件管理員專用的WEB方式管理界面，主要管理下列內(nèi)容： （1）用戶管理：包含下列功能顯示用戶列表，查看用戶信息；添加刪除用戶，修改用戶信息；檢索用戶資料信息；修改設(shè)定各用戶在各模塊的權(quán)限；oa系統(tǒng)可查看所有在線用戶的情況。 （2）部門設(shè)定：設(shè)定單位樹狀組織結(jié)構(gòu)，部門名稱等；設(shè)定部門崗位