1、金蝶K3 采購操作說明目的：掌握采購業(yè)務(wù)的基本流程和基本采購業(yè)務(wù)的操作。要求：根據(jù)下述給出的案例資料，完成采購訂單、外購入庫單、采購發(fā)票的填制工作。內(nèi)容：采購資料設(shè)置；采購業(yè)務(wù)處理（多種情況）；采購系統(tǒng)單據(jù)及報表查詢一、采購系統(tǒng)與采購業(yè)務(wù)介紹采購管理系統(tǒng)，是通過采購申請、采購訂貨、進(jìn)料檢驗(yàn)、倉庫收料、采購?fù)素?、購貨發(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理、質(zhì)量檢驗(yàn)管理等功能綜合運(yùn)用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全過程進(jìn)行有效的雙向控制和跟蹤，實(shí)現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。 采購管理系統(tǒng)可以獨(dú)立執(zhí)行采購操作；與供應(yīng)鏈其他子系統(tǒng)、應(yīng)付款管理系統(tǒng)等其他系統(tǒng)結(jié)合運(yùn)用，將能提供更完整、全面

2、的企業(yè)物流業(yè)務(wù)流程管理和財務(wù)管理信息。金蝶K3系統(tǒng)中預(yù)置了現(xiàn)購、賒購、直運(yùn)采購、受托入庫采購四種采購處理流程以及退購流程，可以滿足企業(yè)中大多數(shù)采購業(yè)務(wù)的處理。三、采購資料設(shè)置采購資料設(shè)置可以對采購價格管理、供應(yīng)商供貨信息、多計(jì)量單位、批號管理等資料進(jìn)行設(shè)置。對一些特定資料進(jìn)行設(shè)置，如采購價格等，有利于企業(yè)采購業(yè)務(wù)的管理和控制，這些資料不一定非得設(shè)置。采購價格管理采購價格管理是企業(yè)的一個重要的采購政策之一，靈活的價格體系和價格信息查詢可以降低采購成本，嚴(yán)密的限價預(yù)警控制手段可以杜絕采購漏洞。采購價格管理可以進(jìn)行采購價格維護(hù)、采購價格參數(shù)設(shè)置。（1）采購價格維護(hù)采購價格維護(hù)主要對各種物料對應(yīng)不同的

3、供應(yīng)商進(jìn)行價格設(shè)置。步驟：限價設(shè)置：供應(yīng)鏈采購管理供應(yīng)商管理采購價格管理進(jìn)入采購價格管理窗口點(diǎn)擊工具欄限價設(shè)置價格設(shè)置：供應(yīng)鏈采購管理供應(yīng)商管理采購價格管理進(jìn)入采購價格管理窗口供應(yīng)商（物料）選定對應(yīng)的供應(yīng)商（物料）新增保存審核或： 系統(tǒng)設(shè)置基礎(chǔ)資料采購管理采購價格管理采購價格設(shè)置好后，采購單據(jù)錄入時，單據(jù)中的采購價格項(xiàng)可以根據(jù)設(shè)置好的采購價格自動進(jìn)行匹配。采購價格是否含稅，與系統(tǒng)維護(hù)/系統(tǒng)設(shè)置/采購系統(tǒng)選項(xiàng)中含稅選項(xiàng)有關(guān)。（2）采購價格參數(shù)設(shè)置可以進(jìn)行限價控制，是指對控制強(qiáng)度與適用單據(jù)及控制點(diǎn)（如采購訂單、委外加工入庫單、購貨發(fā)票）等參數(shù)的設(shè)置。主要包括以下內(nèi)容：控制強(qiáng)度（該選項(xiàng)包括四個參數(shù)值

4、：不控制、預(yù)警提示、密碼控制、取消業(yè)務(wù)）和其他選項(xiàng)設(shè)置（即采購價格應(yīng)用選項(xiàng)設(shè)置）。步驟：供應(yīng)鏈采購管理供應(yīng)商管理價格參數(shù)設(shè)置四、采購業(yè)務(wù)處理（一）常用采購流程常用采購流程（貨先到發(fā)票后到，最后付款）常用采購流程：采購申請單采購訂單收料通知單外購入庫單采購發(fā)票付款單除付款單外，其他流程在采購系統(tǒng)處理。黑體單據(jù)是基本的業(yè)務(wù)流程。外購入庫單也可以在倉存系統(tǒng)中新增。該流程體現(xiàn)的實(shí)際業(yè)務(wù)是 ：貨先到，發(fā)票后到，最后付款，同時入庫單了發(fā)票都在同一個期間入賬，處理相對簡單。注意：如果發(fā)票和入庫單不在同一個期間入賬 ，則倉庫賬和財務(wù)賬可能存在不一致的情況，為了保證賬實(shí)相符，此時需要財務(wù)根據(jù)入庫單進(jìn)行估價入賬處

5、理。 1采購申請單采購申請單是各業(yè)務(wù)部門或計(jì)劃部門根據(jù)主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、庫存管理需要、銷售訂貨、或零星需求等實(shí)際情況，向采購部門提請購貨申請、并可批準(zhǔn)采購的業(yè)務(wù)單據(jù)。采購申請單是企業(yè)需要采購物料時向上級提交的申請單據(jù)，此單據(jù)用戶不一定要填制。單據(jù)生成后要審核。步驟：供應(yīng)鏈采購管理采購申請采購申請-新增填制保存審核2. 采購訂單采購訂單是企業(yè)采購部門根據(jù)各種采購申請單制定，并將給供應(yīng)商作為訂貨依據(jù)的單據(jù)。是購銷雙方共同簽署的、以確認(rèn)采購活動的標(biāo)志。步驟：供應(yīng)鏈采購管理采購訂單采購訂單-新增關(guān)聯(lián)方法填制保存審核3. 收料通知單收料通知單是采購部門在物料到達(dá)企業(yè)后，登記由誰驗(yàn)收、由那個倉庫入

6、庫等情況的詳細(xì)單據(jù)，便于物料的跟蹤與查詢。步驟：供應(yīng)鏈采購管理收料通知收料通知單-新增關(guān)聯(lián)方法填制保存審核4. 外購入庫單外購入庫單，又稱收貨單、驗(yàn)收入庫單等，是確認(rèn)貨物入庫的書面證明。系統(tǒng)將采購、銷售的出入庫單據(jù)，分別歸入相應(yīng)的采購、銷售系統(tǒng)處理，以使流程清晰，方便用戶處理，用戶可以在相應(yīng)的模塊直接操作。庫存子系統(tǒng)主要集中處理其他的各種出入庫形式，如調(diào)撥、盤盈、盤虧等，但仍然保存采購入庫、銷售出庫等單據(jù)的處理，以達(dá)到業(yè)務(wù)、庫存對極其重要的出入庫單據(jù)進(jìn)行雙重處理、共同控制的目的。步驟：供應(yīng)鏈采購管理外購入庫外購入庫單-新增關(guān)聯(lián)方法填制保存審核5. 采購發(fā)票采購發(fā)票包括采購專用發(fā)票和采購普通發(fā)票

7、。，它們的區(qū)別在于專用發(fā)票涉及增值稅，而普通發(fā)票不涉及。兩種發(fā)票都包括藍(lán)字、紅字發(fā)票，它們的生成方式也不同。藍(lán)字發(fā)票是真正的采購發(fā)票，而紅字發(fā)票則是指退貨發(fā)票。步驟：供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票采購發(fā)票-新增關(guān)聯(lián)方法填制保存審核6. 費(fèi)用發(fā)票費(fèi)用發(fā)票是運(yùn)輸單位開給購貨單位或加工單位開給來料單位等用于付款、記賬的依據(jù)。步驟：供應(yīng)鏈采購管理費(fèi)用發(fā)票費(fèi)用發(fā)票-新增關(guān)聯(lián)方法填制保存審核7. 采購發(fā)票鉤稽采購發(fā)票的鉤稽，其實(shí)際意義是采購發(fā)票與入庫單的核對，主要作用是進(jìn)行實(shí)際成本的匹配確認(rèn)，最后通過外購入庫核算后，使外購入庫單的成本與采購發(fā)票保持一致。已鉤稽的發(fā)票才可以執(zhí)行入庫核算、根據(jù)憑證模板生成記賬憑證等操

8、作，無論是本期或以前期間的發(fā)票，鉤稽后都作為當(dāng)期發(fā)票來核算成本。步驟：供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票采購發(fā)票-維護(hù)條件過濾選擇需要鉤稽的采購發(fā)票鉤稽選擇對應(yīng)的發(fā)票和入庫單鉤稽發(fā)票鉤稽窗口的上半部分顯示了參與鉤稽的發(fā)票列表，左邊是數(shù)量，下半部顯示了參與鉤稽的外購入庫單列表，左邊是鉤稽的數(shù)量。兩個數(shù)量原則上應(yīng)保持一致。（二）暫估入庫（貨先到發(fā)票后到）暫估入庫操作是貨先到采購發(fā)票后到，倉庫先入賬，財務(wù)收到發(fā)票時再入賬，所以在發(fā)票到達(dá)前實(shí)際的倉庫賬與財務(wù)賬是有差異的。但其中有一點(diǎn)要注意單據(jù)在當(dāng)月無法到達(dá)，單據(jù)和貨物的處理不在同一個會計(jì)期間內(nèi)，所以財務(wù)上一般使用暫估入庫，在核算成本時人為的給該物料一個單位成本。

9、處理流程：采購申請單采購訂單收料通知單外購入庫單采購發(fā)票（下月做）如果企業(yè)沒有采購申請單和采購訂單這些程序可以不做。注意：暫估入庫業(yè)務(wù)發(fā)票當(dāng)月不處理，月底在存貨核算系統(tǒng)中做暫估處理。1. 收料通知單步驟：供應(yīng)鏈采購管理收料通知收料通知單-新增填制保存審核2. 外購入庫單步驟：供應(yīng)鏈采購管理外購入庫外購入庫單-新增關(guān)聯(lián)填制保存審核（三）發(fā)票先到貨后到處理流程：采購申請單采購訂單采購發(fā)票收料通知單外購入庫單1. 采購發(fā)票步驟：供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票采購發(fā)票-新增填制保存審核2. 收料通知單步驟：供應(yīng)鏈采購管理收料通知收料通知單-新增關(guān)聯(lián)方法填制保存審核3. 外購入庫單步驟：供應(yīng)鏈采購管理外購入庫外

10、購入庫單-新增關(guān)聯(lián)方法填制保存審核4. 鉤稽外購入庫單和采購發(fā)票步驟：供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票采購發(fā)票-維護(hù)條件過濾選擇需要鉤稽的采購發(fā)票鉤稽選擇對應(yīng)的發(fā)票和入庫單鉤稽（四）退貨業(yè)務(wù)特點(diǎn)：一般先退貨，然后供應(yīng)商再開發(fā)票。處理流程：原收料通知單退料通知單紅字外購入庫單紅字采購發(fā)票退款單1. 退料通知單步驟：供應(yīng)鏈采購管理退料通知退料通知單-新增填制保存審核退料通知單可以直接錄入，也可以從原收料通知單獲取，但注意要更改退料數(shù)量。2. 紅字外購入庫單步驟：供應(yīng)鏈采購管理外購入庫外購入庫單-新增點(diǎn)擊“紅字”按鈕關(guān)聯(lián)方法填制保存審核3. 紅字采購發(fā)票及鉤稽步驟：供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票采購發(fā)票-新增點(diǎn)擊“紅

11、字”按鈕關(guān)聯(lián)方法填制保存審核鉤稽選擇對應(yīng)的發(fā)票和入庫單鉤稽（五）分次收到貨物處理流程：收料通知單1外購入庫單1采購申請單采購訂單收料通知單2外購入庫單2采購發(fā)票收料通知單?外購入庫單? 付款單1. 采購訂單步驟：供應(yīng)鏈采購管理采購訂單采購訂單-新增填制保存審核2. 收料通知單1步驟：供應(yīng)鏈采購管理收料通知收料通知單-新增關(guān)聯(lián)方法填制保存審核3. 外購入庫單1步驟：供應(yīng)鏈采購管理外購入庫外購入庫單-新增關(guān)聯(lián)方法填制保存審核4. 收料通知單2步驟：供應(yīng)鏈采購管理收料通知收料通知單-新增關(guān)聯(lián)方法填制保存審核5. 外購入庫單2步驟：供應(yīng)鏈采購管理外購入庫外購入庫單-新增關(guān)聯(lián)方法填制保存審核6. 采購發(fā)

12、票及鉤稽步驟：供應(yīng)鏈采購管理采購發(fā)票采購發(fā)票-新增關(guān)聯(lián)填制（按shift或ctrl鍵選擇多張）保存審核鉤稽選擇對應(yīng)的發(fā)票和入庫單鉤稽（六）代管物資處理流程：收料通知單退料通知單收料時采用收料通知單，代管物料發(fā)出時采用退料通知單。收料通知單步驟：供應(yīng)鏈采購管理收料通知收料通知單-新增填制保存審核（七）受托代銷收到代銷商品時，先放入代管倉。根據(jù)實(shí)際銷售的數(shù)量情況，先做同樣數(shù)量的采購入庫，同時再做銷售出庫，未銷售完成的商品退回給受托方。處理流程：收料通知單外購入庫單采購發(fā)票付款單 銷售出庫單銷售發(fā)票付款單 退料通知單注意：收到受托商品時，做一張收料通知單，此時倉庫為代管倉，代管倉只核算數(shù)量，不核算金額。銷售受托商品時，要從代管倉轉(zhuǎn)出銷售數(shù)量的商品，先做外購入庫單，入庫單必須是關(guān)聯(lián)收料通知單的方法錄入，錄實(shí)倉，同時生成采購發(fā)票（此發(fā)票是與受托方的結(jié)算發(fā)票），同時還要做一張實(shí)際的銷售發(fā)票和銷售出庫單，發(fā)到目標(biāo)客戶。當(dāng)還有受托商品要退回受托方時，只要再做一張退料通知單，從代管庫發(fā)回給受托方。三、采購系統(tǒng)單據(jù)及報表查詢?nèi)粘I(yè)務(wù)處理完畢，需要隨時查詢已錄入的單據(jù)或分析采購訂單執(zhí)行情況，則需要通過賬簿報