1、辦公物品管理,第一節(jié) 辦公用品管理,一、常見(jiàn)的辦公用品分類 1、日常辦公用品及易耗品 （1）紙簿、信封 （2）筆、尺、刀、剪 （3）裝訂用品 （4）歸檔用品 （5）辦公設(shè)備專用易耗品,2、辦公自動(dòng)化用品易耗品,（1）復(fù)印用紙 （2）打印用紙 （3）傳真紙 （4）相片紙 （5）光盤、色帶、墨盒、硒鼓,3、其他,（1）咖啡 （2）茶點(diǎn) （3）飲料等,4.1.1辦公用品的采購(gòu)與進(jìn)貨 1.通常采購(gòu)辦公用品的程序 （1）由需要購(gòu)買貨物的人填寫(xiě)公司內(nèi)部的“購(gòu)買申請(qǐng)表”并簽字 . （2）由采購(gòu)人員向供應(yīng)商發(fā)出購(gòu)買需求信息，各供應(yīng)商會(huì)返回對(duì)應(yīng)的報(bào)價(jià)單或估價(jià)單，經(jīng)過(guò)采購(gòu)人員比較、篩選，填寫(xiě)正式訂購(gòu)單并簽字，說(shuō)明

2、訂購(gòu)貨物的詳細(xì)情況，發(fā)送給選定的供應(yīng)商，該訂購(gòu)單需要授權(quán)人，即公司高級(jí)主管簽字批準(zhǔn)，同時(shí)要復(fù)制一份給會(huì)計(jì)部門，表示開(kāi)始購(gòu)貨，準(zhǔn)備付款。,4.1辦公用品的管理,（3）當(dāng)收到供應(yīng)商的貨物后，要對(duì)照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂購(gòu)單檢查貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合要求，將簽收后的交貨單送會(huì)計(jì)部門。 （4）采購(gòu)人員要根據(jù)收到的貨物填寫(xiě)入庫(kù)單，貨物入庫(kù)，庫(kù)房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫(kù)。 （5）會(huì)計(jì)部門收到發(fā)票后，對(duì)照交貨單、入庫(kù)單和訂購(gòu)單，三單貨名、數(shù)字應(yīng)相符，經(jīng)財(cái)務(wù)主管簽字批準(zhǔn)，支付款額或支票。,4.1辦公用品的管理,2.選擇供應(yīng)商 選擇辦公設(shè)備及用品供應(yīng)商時(shí)要在以下幾方面對(duì)其進(jìn)行比較： （1）價(jià)格和費(fèi)用

3、 （2）質(zhì)量和交貨 （3）服務(wù)和位置 （4）安全和可靠性,4.1辦公用品的管理,3.辦公設(shè)備和易耗品的訂購(gòu)方式 辦公設(shè)備和易耗品的訂購(gòu)方式通常有以下幾種： （1）直接去商店購(gòu)買公司所需要的辦公用品 （2）電話訂購(gòu) （3）傳真訂購(gòu) （4）網(wǎng)上購(gòu)買 （5）郵寄購(gòu)買,4.1辦公用品的管理,4.辦公設(shè)備及辦公用品的接收程序 （1）先用訂貨單和通知單核對(duì)對(duì)方交付貨物時(shí)出具的交貨單及貨物； （2）發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對(duì)，應(yīng)立即通知采購(gòu)部門聯(lián)系供應(yīng)商； （3）接收數(shù)量的出入也應(yīng)通知采購(gòu)部門，以按真實(shí)數(shù)量支付貨款； （4）接收的每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到辦公用品庫(kù)存卡的接收項(xiàng)中； （5）接收后，要及時(shí)更新庫(kù)存余額； （

4、6）將接收的貨物按照辦公用品存儲(chǔ)規(guī)定存放好； （7）訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。,4.1辦公用品的管理,4.1.2辦公用品的庫(kù)存保管與發(fā)放 1.庫(kù)存控制概述 （1）庫(kù)存控制卡的內(nèi)容 項(xiàng)目庫(kù)存項(xiàng)目應(yīng)準(zhǔn)確描述，包括大小、顏色和數(shù)量，例如A4白文件紙。 單位貨物訂購(gòu)、存儲(chǔ)和發(fā)放的單位，例如令、盒、包等。 庫(kù)存參考號(hào)給每一庫(kù)存項(xiàng)編號(hào)，經(jīng)常與存放位置相聯(lián)系 。,4.1辦公用品的管理,最大庫(kù)存量最大量庫(kù)存是以防物品超量存儲(chǔ)而保存的該項(xiàng)物品的最大數(shù)量，庫(kù)存物品的數(shù)量在任何時(shí)候都不能超過(guò)這個(gè)最大量。 再定貨量當(dāng)庫(kù)存余額達(dá)到這個(gè)水平，必須訂購(gòu)新的貨物來(lái)使余額達(dá)到最大庫(kù)存量，通過(guò)考慮多少物品需要能保證業(yè)務(wù)的

5、運(yùn)行、平均使用量、物品交貨的時(shí)間長(zhǎng)短來(lái)確定這個(gè)數(shù)字。,4.1辦公用品的管理,最小庫(kù)存量最小量庫(kù)存是以防物品全部被消耗完而保存的該項(xiàng)物品的最小數(shù)量，這樣能夠保證購(gòu)買者在所有物品用完之前有充分的時(shí)間補(bǔ)充庫(kù)存量。 日期必須記錄所有行動(dòng)的日期。 接收記錄所有接收信息，包括發(fā)票號(hào)和供應(yīng)商的名字。 發(fā)放記錄清楚發(fā)放物品的數(shù)量，所發(fā)放物品的申請(qǐng)?zhí)柡臀锲钒l(fā)給的個(gè)人/部門。 余額在每一次處理后計(jì)算物品庫(kù)存余額。,4.1辦公用品的管理,（2）庫(kù)存控制的必要性 （3）庫(kù)存控制的作用 1）精確庫(kù)存數(shù)量并防止被盜。 2）確保所需物品的充分供應(yīng)。 3）將庫(kù)存物品所占的空間減到最小。 4）避免物品被破壞或因過(guò)期而作廢。,4

6、.1辦公用品的管理,2.登記庫(kù)存目錄 一個(gè)庫(kù)存目錄應(yīng)該包含以下信息： （1）庫(kù)存目錄系列序號(hào)； （2）財(cái)產(chǎn)描述； （3）財(cái)產(chǎn)消耗； （4）供應(yīng)商名稱； （5）接收日期； （6）存放位置。,4.1辦公用品的管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,3.物品庫(kù)存保管中應(yīng)采取的措施 （1）儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失，儲(chǔ)藏需要的面積取決于單位的大小。 （2）各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽，表明類別和存放地，以便能迅速找到物品。 （3）新物品置于舊物品的下面或后面，先來(lái)的物品先發(fā)出去，這保證物品不會(huì)因過(guò)時(shí)而不得不銷毀。 （4）體積大、分量重的放置在最下面，以減少?gòu)募茏由先∥飼r(shí)發(fā)生事

7、故的危險(xiǎn)。 （5）小的物品、常用的物品，如訂書(shū)釘盒，應(yīng)放在較大物品的前面，以便于找到和領(lǐng)取。 （6）儲(chǔ)藏間要有良好的通風(fēng)，房間保持干燥。 （7）儲(chǔ)藏辦公用品應(yīng)有良好的照明。,4.1辦公用品的管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,4物品的發(fā)放 （1）制作申請(qǐng)單 （2）備案清單 （3）發(fā)放物品應(yīng)有下列手續(xù)： 1）指定人員發(fā)放；2）按單位的有關(guān)制度規(guī)定發(fā)放時(shí)間；3）緊急需要物品時(shí)必須有相應(yīng)的處理程序；4）必須填寫(xiě)物品申請(qǐng)表，并由授權(quán)人簽字批準(zhǔn)；5）物品申請(qǐng)表包括下列細(xì)節(jié)：申請(qǐng)表編號(hào)、申領(lǐng)部門、物品名稱（項(xiàng)目）、數(shù)量、特殊要求、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、授權(quán)批準(zhǔn)人簽字、日期；6）清點(diǎn)核

8、實(shí)發(fā)放辦公用品；7）提醒使用部門和人員節(jié)約使用辦公用品。 （4）監(jiān)視控制,4.1辦公用品的管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,5.節(jié)約使用辦公用品的措施 1）復(fù)印機(jī)。申請(qǐng)復(fù)印時(shí)必須填寫(xiě)有細(xì)節(jié)要求的申請(qǐng)表，并在復(fù)印前由主管人員簽字批準(zhǔn)。 2）傳真機(jī)。指定人員使用傳真機(jī)，做登記并保留所有發(fā)送記錄，其中包括日期、發(fā)送信息人的姓名和信息接收者的細(xì)節(jié)。 3）計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、因特網(wǎng)。昂貴的設(shè)備要限制使用；彩色打印要集中管理并由各部門獨(dú)立核算成本；監(jiān)督因特網(wǎng)的使用。 4）電話、移動(dòng)電話。減少私人電話；控制國(guó)內(nèi)國(guó)際長(zhǎng)途電話的使用；按單位有關(guān)規(guī)定使用移動(dòng)電話；定期檢查并核對(duì)電話賬單以控制開(kāi)銷

9、。,4.1辦公用品的管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,本章主要討論最經(jīng)常使用的辦公設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼錄音筆、U盤等。 4.2.1復(fù)印機(jī)使用和管理 1.復(fù)印機(jī)的基本原理 靜電復(fù)印機(jī)的基本原理是運(yùn)用電光學(xué)、計(jì)算機(jī)和精密機(jī)械為一體的攝影技術(shù)，將原稿的文字、圖像轉(zhuǎn)換為靜電潛象，再由靜電潛象轉(zhuǎn)印成復(fù)印圖像的過(guò)程。,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,2.復(fù)印機(jī)的分類 按復(fù)印介質(zhì)區(qū)分，可以分為特殊涂層紙復(fù)印機(jī)（又稱EF機(jī)或直接法復(fù)印機(jī)）和普通紙復(fù)印機(jī)（又稱PPC機(jī)或間接法復(fù)印機(jī)）。 按顯影狀態(tài)區(qū)分，可以分為濕法（

10、液態(tài)）機(jī)和干法（固態(tài)）機(jī)。 按潛像形成方法區(qū)分，可以分為放電成像法（Carlson法）、電容成像或逆充電成像法（NP法或KIP法）、充電成像法、持久內(nèi)極化成像法（PIP法）和電荷轉(zhuǎn)移成像法（TESI法）。 按光導(dǎo)體材料區(qū)分，可以分為硒（包括硒-碲合金）靜電復(fù)印機(jī)、ZnO靜電復(fù)印機(jī)、CdS靜電復(fù)印機(jī)和OPC（有機(jī)光導(dǎo)體）靜電復(fù)印機(jī)。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,按稿臺(tái)方式區(qū)分，可以分為稿臺(tái)移動(dòng)式和稿臺(tái)固定式靜電復(fù)印機(jī)。如圖1.1所示。 按主機(jī)體型區(qū)分，可以分為臺(tái)式復(fù)印機(jī)、落地式復(fù)印機(jī)和組合式復(fù)印機(jī)。 按復(fù)印幅面尺寸區(qū)分，可以分為大型（Al以上）復(fù)

11、印機(jī)、中型（A3或A2）復(fù)印機(jī)和小型（154以下及袖珍式、卡片式）復(fù)印機(jī)。 按色彩還原性能區(qū)分，可以分為黑白（即不論原稿圖像是何種顏色，只能表示為不同程度的黑色）、單彩色（不管原稿圖像是何種顏色，復(fù)印品均為黑色以外的一種顏色）和全彩色3種功能的復(fù)印機(jī)。 按特殊功能區(qū)分，可以分為具有信息存儲(chǔ)功能、自動(dòng)編輯功能、模擬功能、對(duì)開(kāi)分頁(yè)功能、自動(dòng)進(jìn)紙功能、自動(dòng)雙面復(fù)印功能和人機(jī)對(duì)話等功能的靜電復(fù)印機(jī)。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,復(fù)印機(jī),4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,3.復(fù)印機(jī)的使用 靜電復(fù)印機(jī)的使用步驟：

12、 （1）預(yù)熱 ；（2）放置原稿；（3)設(shè)定份數(shù)； （4）設(shè)定復(fù)印倍數(shù)；（5）選擇復(fù)印紙尺寸； （6）調(diào)節(jié)復(fù)印對(duì)比度； （7）當(dāng)復(fù)印紙張較薄而底稿兩面都有字時(shí)，可在該頁(yè)背后墊上一張白紙，防止背面的字透印出來(lái)。當(dāng)復(fù)印無(wú)法拆開(kāi)的書(shū)本時(shí)，可兩頁(yè)中間夾一張厚白紙，遮擋暫不印的一頁(yè)和中縫。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,送紙方式： 復(fù)印送紙有兩種：送紙盒自動(dòng)送紙和手動(dòng)送紙。一般情況使用自動(dòng)送紙，如果制作膠片或載體紙張較厚，則使用手動(dòng)方式送紙。 復(fù)印機(jī)的使用常識(shí)： 1）選擇合適的地方安裝復(fù)印機(jī)。 2） 應(yīng)使用穩(wěn)定的交流電，電源的定額應(yīng)為：220-240V，50

13、Hz，15A。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,4.復(fù)印機(jī)管理 復(fù)印文件資料要辦理登記審批手續(xù)。 為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)每天下午下班時(shí)關(guān)機(jī)。 不得擅自復(fù)印絕密文件和個(gè)人材料，復(fù)印機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源開(kāi)關(guān)，切斷電源。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,5.復(fù)印機(jī)的維護(hù)和保養(yǎng) 必須對(duì)復(fù)印機(jī)進(jìn)行定期保養(yǎng)維護(hù)，也就是對(duì)靜電復(fù)印機(jī)的感光鼓、電暈器、顯影裝置、光學(xué)系統(tǒng)、供輸紙機(jī)構(gòu)等進(jìn)行檢查、清潔、潤(rùn)滑、調(diào)整或更換。 當(dāng)對(duì)復(fù)印機(jī)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)操作時(shí)，應(yīng)首先切斷電源，打開(kāi)各機(jī)門，卸下稿臺(tái)玻璃，然后分別

14、將清潔器、顯影器、電暈裝置、消電燈等取出。再將定影器及紙盒等相繼拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其周圍部件時(shí)，一定要小心，決不能劃壞感光鼓，一旦劃壞將在復(fù)印件留下與劃痕相對(duì)應(yīng)的污跡且很難修復(fù)。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,4.2.2傳真機(jī)使用和管理 1.傳真技術(shù)概述 問(wèn)世于19世紀(jì)40年代，20世紀(jì)20年代傳真技術(shù)基本成熱，第二次世界大戰(zhàn)前后開(kāi)始商用，進(jìn)入20世紀(jì)90年代以來(lái)，傳真技術(shù)隨著世界新技術(shù)的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了光電技術(shù)及其器件的更新。光傳真機(jī)也應(yīng)運(yùn)而生。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材

15、,新型數(shù)碼傳真機(jī),4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,2.傳真機(jī)的操作方法 （1）傳真準(zhǔn)備 調(diào)整傳真機(jī)的工作狀態(tài) 裝紙 記錄紙的幅面必須符合規(guī)格要求，紙卷兩端不要卡得太緊； 記錄紙卷要卷緊后再安放到機(jī)內(nèi)，運(yùn)輸傳真機(jī)前要將紙卷取出； 注意記錄紙的正反。紙的正面應(yīng)對(duì)著感熱記錄頭（沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的操作者可在紙的兩面劃幾下，有劃痕的一面為正面）。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,原稿 凡出現(xiàn)下列情況之一的原稿都不能使用： 大于技術(shù)規(guī)格規(guī)定的最大幅面的原稿； 紙張厚度大于0.15mm或小于0.06mm的原稿； 紙上有大頭針

16、、曲別針或其他硬物的原稿。 放置文件 一次放置的文件頁(yè)數(shù)不能超過(guò)規(guī)定頁(yè)數(shù)； 文件正反面按要求放置； 文件頂端要推進(jìn)到能夠啟動(dòng)自動(dòng)輸紙機(jī)關(guān)的地方； 送多頁(yè)文件時(shí)，兩側(cè)要排列整齊，靠近導(dǎo)紙板，前端要摞成楔形。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,（2）試運(yùn)行 通常采用復(fù)?。–OPY）方式，檢查傳真機(jī)是否能夠正常工作。 復(fù)印的具體操作步驟如下： 接通電源開(kāi)關(guān)，觀察液晶顯示屏是否出現(xiàn)“準(zhǔn)備好”（READY），或檢查指示燈亮否，若處于READY狀態(tài)或指示燈亮，則表明機(jī)器可以發(fā)送或接收。 將欲復(fù)印的原稿字面朝下放在引導(dǎo)板上。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)

17、務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,選擇掃描線密度的檔次。一般置于“精細(xì)”級(jí)，此檔的主掃描線密度為8線/mm，副掃描線密度為7.7線/mm。也可選擇“標(biāo)準(zhǔn)”級(jí)或“超精細(xì)”級(jí)，不管選用哪個(gè)檔次均有液晶顯示或指示燈顯示。 原稿灰度調(diào)整。當(dāng)原稿圖文顏色較深時(shí)，將“原稿深淺”鍵置于“淺色”位置；若圖文顏色較淡時(shí)，就將該鍵調(diào)至“深色”位置。 最后按復(fù)?。–OPY）鍵。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,（3）發(fā)送方式 發(fā)送文件前不通話，操作步驟如下： 檢查機(jī)器是否處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)； 放置好發(fā)送原稿； 摘取話機(jī)手柄，撥對(duì)方號(hào)碼，并監(jiān)聽(tīng)對(duì)方的應(yīng)

18、答信號(hào)(長(zhǎng)鳴聲) 按啟動(dòng)鍵（START），這時(shí)發(fā)送指示燈或液晶顯示“TRANSMIT”，表明機(jī)器開(kāi)始送文件； 掛上話機(jī)，等待發(fā)送結(jié)束并收取對(duì)方記錄報(bào)告； 根據(jù)報(bào)告上的差錯(cuò)情況，再進(jìn)行重發(fā)，直至全部無(wú)誤為止。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,發(fā)送文件前需要通話，操作步驟如下： 檢查機(jī)器是否處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)； 放置好發(fā)送原稿； 選擇掃描線密度和對(duì)比度； 摘取話機(jī)手柄，撥對(duì)方號(hào)碼，并等待對(duì)方回答； 雙方通話； 通話結(jié)束后，由收方先按啟動(dòng)鍵； 當(dāng)聽(tīng)到收方的應(yīng)答信號(hào)時(shí)，發(fā)方按啟動(dòng)鍵，開(kāi)始發(fā)送文件； 掛上話機(jī)，等待發(fā)送結(jié)束。若發(fā)送出現(xiàn)差錯(cuò)，則應(yīng)

19、重發(fā)，直至收方正確接收為止。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,發(fā)送操作時(shí)的注意事項(xiàng) 若按下“停止”（STOP）鍵時(shí)，發(fā)送馬上停止，此時(shí)不能強(qiáng)行抽出卡在傳真機(jī)中的原稿，只能掀開(kāi)蓋板取出； 在發(fā)送期間，也不允許強(qiáng)行抽出原稿，否則會(huì)損壞機(jī)器和原稿； 當(dāng)出現(xiàn)原稿阻塞時(shí)，要先按“停止”（STOP）鍵，然后掀開(kāi)蓋板，小心取出原稿。若原稿出現(xiàn)破損，一定要將殘片取出，否則將影響機(jī)器的正常工作； 若聽(tīng)到對(duì)方的回鈴音，而聽(tīng)不到機(jī)器的應(yīng)答信號(hào)時(shí)，不要按啟動(dòng)鍵，應(yīng)打電話問(wèn)明情況后再作處理。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,（4

20、）接收方式 自動(dòng)接收 具有自動(dòng)接收功能的傳真機(jī)才能按此方式操作。自動(dòng)接收時(shí)，無(wú)需操作人員在場(chǎng)。過(guò)程如下： 電話振鈴一次，機(jī)器自動(dòng)啟動(dòng)，液晶顯示“RECEIVE”接收狀態(tài)或接收指示燈亮，表示接收開(kāi)始； 接收結(jié)束，液晶顯示“RECEIVE”消失或接收指示燈熄滅； 機(jī)器自動(dòng)回到“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,人工接收，操作步驟如下： 使機(jī)器處于“準(zhǔn)備好”（READY）狀態(tài)； 當(dāng)電話振鈴后，拿起話機(jī)與對(duì)方通話； 通話結(jié)束，按發(fā)方要求，按啟動(dòng)鍵（START），開(kāi)始接收； 掛上話機(jī)； 若接收處現(xiàn)差錯(cuò)或質(zhì)量不好時(shí)，可與對(duì)方聯(lián)絡(luò)，要

21、求重發(fā)，直至滿意為止。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,（5）解決“卡紙”問(wèn)題 定期保養(yǎng)。定期進(jìn)行全面的清潔保養(yǎng)，可以減少“卡紙”率。 選好紙張。對(duì)于普通紙傳真來(lái)說(shuō)，紙張的好壞對(duì)傳真機(jī)的“卡紙”率及其使用壽命都會(huì)產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。 不選用同一包紙內(nèi)厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺損的傳真紙。 不選用邊緣有毛茬傳真紙。 不選用紙毛太多傳真紙。在干凈的桌面上抖過(guò)后會(huì)留下一層白屑，說(shuō)明紙毛太多，質(zhì)量低劣，會(huì)影響機(jī)器內(nèi)部清潔，加速機(jī)件磨損等。 一旦發(fā)生“卡紙”，在取紙時(shí)只可扳動(dòng)傳真機(jī)說(shuō)明書(shū)上允許動(dòng)的部件，不要盲目拉扯上蓋。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘

22、書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,3.秘書(shū)如何收發(fā)傳真 （1）發(fā)出傳真 發(fā)出傳真除了要熟悉其發(fā)送方法外，還要注意： 1）擬寫(xiě)文稿 2）登記：傳真管理，要建立收發(fā)登記制度。 3）歸檔：如果是重要的文件，應(yīng)加以編號(hào)并妥善保存，年底立卷歸檔。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,（2）接收傳真 1）登記 接收傳真有人工和自動(dòng)兩種方法。傳真接收管理和發(fā)送一樣，也要建立登記制度。 2）處理 秘書(shū)收到傳真后，屬于自己職責(zé)范圍之內(nèi)的應(yīng)盡快處理；如果是他人傳真，應(yīng)盡快通知收件人，并請(qǐng)領(lǐng)取人領(lǐng)取時(shí)簽字，尤其是有急度和密級(jí)要求的傳真，更要認(rèn)真對(duì)待，確保傳真能得到

23、快速高效的處理。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,4.傳真機(jī)常見(jiàn)故障及處理 故障1：顯示“CHECK PAPER SIZE”，出現(xiàn)“卡紙” 分析處理： 故障2：復(fù)印或接收文件中有一條或數(shù)條豎白線 分析處理： 故障3：不能自動(dòng)進(jìn)稿 分析處理：,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,故障4：記錄紙輸送走斜 分析處理： 故障5：傳真機(jī)接通電源后，報(bào)警聲響個(gè)不停 分析處理： 故障6：開(kāi)機(jī)后液晶顯示器無(wú)任何顯示，電源指示燈也不亮 分析處理： 故障7：復(fù)印、發(fā)送文件中有一條（或幾條）豎黑線 分析處理：,4.2辦公設(shè)備的使

24、用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,4.2.3打印機(jī)使用和管理 1.針式打印機(jī) 針打機(jī)購(gòu)置成本便宜、耗材成本低廉、不怕“折騰”、能實(shí)現(xiàn)多層拷貝打印。 2.噴墨打印機(jī) 噴墨打印機(jī)是采用數(shù)字信號(hào)控制噴頭噴射細(xì)小墨滴到打印紙上形成打印點(diǎn)來(lái)完成打印輸出功能的。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,3.激光打印機(jī),激光打印機(jī)是激光技術(shù)和電子照相技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。它由走紙機(jī)構(gòu)、激光掃描系統(tǒng)、電子照相部件和字形發(fā)生器與控制器等幾部分組成。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,4.2.4數(shù)碼相機(jī)使用和管

25、理 1.什么是數(shù)碼相機(jī)？ 數(shù)碼相機(jī)中的照片可直接傳送到計(jì)算機(jī)中。數(shù)碼相機(jī)可以看作是普通照相機(jī)和掃描儀的結(jié)合體，按下快門，馬上就可以從液晶顯示屏上看到照片效果。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,（1）數(shù)碼相機(jī)的工作原理 數(shù)碼相機(jī)是光、機(jī)、電一體化的產(chǎn)品。大多數(shù)的數(shù)碼相機(jī)都使用電荷耦合器件，它是數(shù)碼相機(jī)的心臟。它的前面有一個(gè)數(shù)字格柵，由快門控制?？扉T打開(kāi)后光通過(guò)紅、綠、藍(lán)三色濾鏡，匯聚在電荷耦合器件上，引起電流的變化，這種變化的電流信號(hào)反映了拍攝的人像或物體的顏色和亮度信息。,4.2辦公設(shè)備的使用和管理,管理秘書(shū)實(shí)務(wù)（第二版） 21世紀(jì)公共管理系列教材,（2）數(shù)碼相機(jī)的結(jié)構(gòu) 數(shù)碼相機(jī)的核心部件是CCD（Charge Couple Device，電荷偶合器件）圖像傳感器。CCD是數(shù)碼相機(jī)用來(lái)感應(yīng)光線、取代銀鹽成像