1、項(xiàng)目二 辦公室日常事務(wù)管理,案例導(dǎo)入,子項(xiàng)目一 辦公室環(huán)境管理,【學(xué)習(xí)目標(biāo)】 了解辦公環(huán)境構(gòu)成的基本要素； 熟悉辦公環(huán)境布置的程序和基本要求； 能夠識別辦公室內(nèi)的安全隱患并采取相應(yīng)預(yù)防措施和處理措施，創(chuàng)造和維護(hù)安全、有序、高效的辦公環(huán)境。,【任務(wù)情境】 凌力是一家咨詢公司的經(jīng)理，一天他來到老朋友丁輝的公司，看到朋友的公司非常凌亂，顯然沒有清掃打理過。于是他問朋友，為什么會這樣，是不是公司遇到什么難題了？朋友說那倒還沒有，只不過今天保潔公司的員工有事未能及時前來打掃而已。 聽了朋友的這番話，凌力覺得很詫異，問道：“那秘書呢？她也沒在嗎？”丁輝說：“在啊?！薄澳撬秊槭裁床淮驋吣兀俊绷枇τX得無法理解

2、。沒想到，丁輝一臉苦笑地說：“她說她是秘書，不是清潔工?！?正說著呢，電話響了，透過玻璃，凌力看見秘書向文站起身來走到位于窗戶附近的公用話機(jī)前去接電話，電話是找經(jīng)理助理的。這會兒助理沒在，對方要留言，只見小向走回到辦公桌旁的抽屜里翻找用來做記錄的紙張。記錄完畢，小向把這張紙壓在了經(jīng)理助理的水杯下面。剛在電腦前坐下，公關(guān)經(jīng)理進(jìn)來要一份資料，小向又趕忙起身走到文件柜前找資料。拿著文件走向公關(guān)經(jīng)理的時候，小向的高跟鞋帶住了有點(diǎn)脫落的電腦電源線，只見電腦屏幕閃了幾下，小向也差點(diǎn)兒跌倒，虧得公關(guān)經(jīng)理手快扶了她一把。不長的時間里，小向已經(jīng)在屋里轉(zhuǎn)了好幾個圈，真是夠忙亂的。 看到這里，凌力對朋友意味深長地說

3、道：“秘書固然不是清潔工，但創(chuàng)造一個整潔、舒適、方便、安全的辦公環(huán)境卻是一個秘書應(yīng)盡的職責(zé)，你應(yīng)該讓她好好學(xué)學(xué)。”,一、任務(wù)描述 根據(jù)任務(wù)情境及你對辦公室環(huán)境的理解和認(rèn)識，說明辦公環(huán)境管理的要求和相關(guān)規(guī)定。 任務(wù)及要求： （1）制訂秘書維護(hù)和管理辦公環(huán)境的范圍和職責(zé)。要求維護(hù)和管理的范圍區(qū)域劃分合理、準(zhǔn)確；職責(zé)具體、明確。 （2）說明辦公室內(nèi)部環(huán)境布置程序。程序要條理清楚，具體內(nèi)容包含辦公家具、辦公設(shè)備、物品擺放等，只需言簡意賅，不必面面俱到。 （3）舉例說明辦公室常見的健康和安全隱患。熟悉辦公環(huán)境常見的安全隱患，并能按其性質(zhì)進(jìn)行分類。 （4）明確辦公環(huán)境安全檢查實(shí)施步驟。要求將檢查過程和結(jié)果

4、以表格形式加以記錄，表格內(nèi)容具體、詳細(xì)。,二、任務(wù)分析 維護(hù)和營造一個整潔、美觀、方便、舒適、健康、安全的環(huán)境有利于辦公室日常工作的完成，有利于提高工作效率，有利于員工的身心健康。作為負(fù)責(zé)辦公室日常工作事務(wù)的秘書或助理來講，維護(hù)和管理辦公環(huán)境，是其分內(nèi)的職責(zé)。 知識點(diǎn)：辦公環(huán)境構(gòu)成的基本要素； 辦公環(huán)境常見安全隱患； 秘書維護(hù)和管理辦公環(huán)境的范圍和職責(zé)； 辦公環(huán)境布置的基本原則和要求。 技能點(diǎn)： 明確文秘人員辦公環(huán)境的維護(hù)范圍和管理職責(zé)； 能夠根據(jù)具體情況布置辦公環(huán)境； 能夠識別辦公環(huán)境內(nèi)的安全隱患并采取相應(yīng)預(yù)防措施； 能夠?qū)嵤┌踩珯z查并做記錄。,三、相關(guān)知識 辦公環(huán)境的含義是指一定的組織機(jī)構(gòu)

5、的秘書部門工作所處的人文環(huán)境和自然環(huán)境。包括 空間環(huán)境（辦公室朝向，辦公設(shè)備配置及其布局）、 視覺環(huán)境（辦公室綠化、裝飾及光線、色彩）、 聽覺環(huán)境（聲音）、空氣環(huán)境（空氣、氣味）、 健康與安全環(huán)境。,視覺環(huán)境管理 家具、裝修的色彩 燈光、采光 聽覺環(huán)境管理 避免噪音的方法 適度播放音樂 空氣環(huán)境管理 溫度適當(dāng) 濕度合理 空氣流通,（一）辦公室環(huán)境維護(hù)與管理的原則 1.舒適 裝潢、擺設(shè)、光線、色彩、氣候、噪音等舒適； 整潔有序； 2.和諧 辦公室的辦公桌椅,櫥柜等的大小, 格式,顏色盡可能統(tǒng)一 ； 3.實(shí)用 辦公室布局方便,講求時效； 4. 安全 保險柜安全, 防盜 。 ,（二）辦公室的布局 辦

6、公室布局一般分成開放式布局、封閉式布局和混合式布局三大類。 1開放式布局 開放式辦公室由一塊大而連續(xù)的空間組成。在這個空間里包含眾多單個工作位置（或稱之為辦公室子系統(tǒng)）。 在開放式辦公室里，所有辦公桌和其他辦公家具、辦公設(shè)備都應(yīng)當(dāng)排列整齊，并盡可能朝著同一方向?，F(xiàn)代辦公大廈多采用開放式布局。,（1）開放式布局的特點(diǎn) 首先，開放式布局不設(shè)立個人專用辦公室。 其次，開放式辦公室以信息流和工作運(yùn)轉(zhuǎn)的自然路線為依據(jù)進(jìn)行布局，一般不考慮窗戶或其他常規(guī)結(jié)構(gòu)的限制。 再者，在開放式辦公室里不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，工作人員的地位級別不由辦公位置確定，而由其承擔(dān)的任務(wù)確定。較高級的行政人員可以有較大的辦公場所，或者

7、不同顏色、不同形狀的辦公桌，但除此之外，就幾乎沒有可以看得見的等級標(biāo)志了。,（2）開放式布局的優(yōu)點(diǎn) 首先，使用開放式設(shè)計可以節(jié)約建筑成本，提高空間利用率，提高重新布局的靈活性。 其次，使用開放式布局可以加強(qiáng)公司成員之間的溝通和交流。 最后，開放式布局還實(shí)現(xiàn)了集中化服務(wù)及辦公設(shè)備共享，降低了工作成本，提高了工作效率。,（3）開放式布局的缺點(diǎn) 首先，員工沒有單獨(dú)辦公的空間，也沒有了私人空間。有些員工感到他們總是處于某人的監(jiān)控之下。 其次，外界環(huán)境的干擾，如不斷響起的電話，來回走動的聲響，隔壁工作人員的談話、機(jī)器設(shè)備工作時的喧鬧等，會使得某些員工無法集中精力工作。 最后，開放式布局不利于保密性工作的

8、開展。,2封閉式布局 封閉式布局又稱為傳統(tǒng)辦公室布局、網(wǎng)格式辦公室布局，是指按照辦公職能設(shè)置將辦公空間分隔成若干帶有門、窗的獨(dú)立小房間的辦公室結(jié)構(gòu)。,封閉式布局,（1）封閉式布局的優(yōu)點(diǎn) 安全，也易于員工集中注意力專心工作。 其次，封閉式布局中帶有門、窗的獨(dú)立小房間結(jié)構(gòu)，保護(hù)了員工的隱私，也保證某些工作的秘密性。 例如，計算機(jī)程序員的工作由于需要集中注意力而應(yīng)在封閉式辦公室中執(zhí)行；人事部門的某些員工由于要對求職者進(jìn)行面試，也需要在封閉式辦公室內(nèi)進(jìn)行。 ,（2）封閉式布局的缺點(diǎn) 首先，建筑成本比較高，隔墻、門、走廊等，既占用了空間，也提高了裝修成本。 其次，封閉性的環(huán)境使得管理層難以監(jiān)督員工的活動

9、，也阻礙了公司成員之間的溝通和交流，不利于形成融洽的工作氛圍。,3.混合式布局 混合式布局是指在開放式布局的大辦公室內(nèi)，把組織內(nèi)部的各職能部門用組合式辦公用具或其他材料分隔開來，組成若干個工作區(qū)域。,開放式與封閉式結(jié)合布局,前臺,秘書,接待區(qū),任務(wù)1 制定秘書/行政助理維護(hù)和管理辦公環(huán)境的范圍和職責(zé),【操作流程】,分析維護(hù)辦公環(huán)境的范圍,明確并制定秘書維護(hù)和管理辦公環(huán)境的職責(zé),【操作步驟】 步驟1 分析維護(hù)辦公環(huán)境的范圍 與秘書相關(guān)的辦公環(huán)境，主要是指秘書日常工作活動范圍涉及的辦公區(qū)域。 包括： 秘書個人的工作環(huán)境 主要服務(wù)對象領(lǐng)導(dǎo)的辦公環(huán)境 接待來訪的公共區(qū)域的辦公環(huán)境,1.個人辦公責(zé)任區(qū)

10、個人辦公責(zé)任區(qū)指秘書辦公桌椅圍繞區(qū)域中的地面、墻壁、家具和秘書負(fù)責(zé)的所有辦公設(shè)備、文件柜、書架、文具等。 秘書除了做日常的整理、擦拭工作之外，還要將辦公桌椅擺放舒適，將辦公桌面收拾得井然有序。最常用的辦公物品，如電話、便箋、文具盒等要放在觸手可及的地方。,2.公用區(qū)域 公共區(qū)域的辦公環(huán)境包括: 接待前臺、通道、會客室、會議室等; 公共使用辦公用具包括文件柜、檔案架、書報架、物品柜、茶水桌、飲水機(jī)及電話簿、航班表等資料; 公共使用設(shè)備如計算機(jī)、傳真機(jī)及電話機(jī)等。 3.由你輔助的上司的辦公區(qū)域 一般指上司辦公桌椅周圍區(qū)域、桌面、家具等。但是，秘書整理上司的辦公桌前要注意應(yīng)事先經(jīng)上司授權(quán)。,步驟2

11、明確并制定秘書維護(hù)和管理辦公環(huán)境的職責(zé),1.公共區(qū)域辦公環(huán)境管理內(nèi)容： 經(jīng)常清潔整理臺面、地面、家具及門窗等處，保持桌面、地面無拋棄物、無水跡。 及時清潔來訪客人用過的茶具、煙灰缸等，重新擺好待用；飲水機(jī)定期清理消毒。 不亂堆放雜物和私人物品，保持整潔美觀。 正確使用和維護(hù)復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備，注意設(shè)備周圍清潔。,2.領(lǐng)導(dǎo)區(qū)域辦公環(huán)境內(nèi)容： 經(jīng)常清潔整理領(lǐng)導(dǎo)辦公桌的桌面、地面、門窗等，做到窗明幾凈，保持干凈衛(wèi)生。 文件、物品和設(shè)施擺放整齊，便于查找。文件柜和各種陳設(shè)保持整潔。 領(lǐng)導(dǎo)會見客人后，要及時整理會客室，使茶具、煙灰缸等恢復(fù)到備用狀態(tài)。 定期整理文件、資料，按有關(guān)規(guī)定或歸檔，或清退，

12、或銷毀。 精心養(yǎng)護(hù)領(lǐng)導(dǎo)辦公室、會客室內(nèi)的各種花卉或綠色植物，保持其良好的外觀形態(tài)。 下班離開時要檢查領(lǐng)導(dǎo)辦公室的計算機(jī)等設(shè)備和電源開關(guān)，確保電源安全，注意關(guān)好門窗。,3.個人辦公環(huán)境內(nèi)容： 每天清潔辦公桌，辦公桌上的物品擺放整齊，無雜物和私人物品。 計算機(jī)、打印機(jī)位置擺放合理，便于使用，避開較強(qiáng)光線直射，采取文件保密措施。 零散小件物品，按其重要性、常用性和使用習(xí)慣分類擺放于抽屜內(nèi)，保密物品應(yīng)上鎖。 廢紙簍置于隱蔽處，每天下班前予以清理。 常用文件資料應(yīng)放置在辦公桌一邊或直立在文件架上，并貼有分類標(biāo)志，便于查找；保密文件應(yīng)按規(guī)定鎖入文件柜或保險柜；少用文件存檔或置于高處；無用文件定期清理。 根

13、據(jù)工作流程和文件周轉(zhuǎn)秩序，對檔案柜和辦公桌位置妥善安排，把常用物品和設(shè)備放在方便取用的地方。 定期清理過期文件資料、無用物品等，使辦公場地留有足夠的活動空間。 桌邊可放置小盆綠色植物或不顯眼的裝飾物品，突出個人品位。,工作任務(wù),請根據(jù)下列所給條件布置一間既高效、又舒適安全的辦公室布置方案，并說明設(shè)計的思路。 1.面積、設(shè)備及工作人員要求 辦公室面積：15平方米。 辦公人員：經(jīng)理1人，秘書1人，下屬3人。 辦公設(shè)備：文件柜2個，公用復(fù)印機(jī)一臺，5張辦公桌，隔離屏風(fēng)等 2.個人辦公需求 經(jīng)理：多項(xiàng)（個人任務(wù)，給秘書安排任務(wù)，接待訪客） 秘書：兩項(xiàng)（個人任務(wù)，接受上司安排的任務(wù)） 下屬：單項(xiàng)（個人任

14、務(wù)）,3.個人空間需求 經(jīng)理：辦公桌應(yīng)該離秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會給下屬造成干擾。 秘書：和經(jīng)理辦公桌最近，和經(jīng)理頻繁溝通不會影響其他同事 下屬：不受干擾的個人辦公空間,任務(wù)2 說明辦公室內(nèi)部環(huán)境布置程序,【操作流程】,分析辦公環(huán)境,根據(jù)人員數(shù)量及工作性質(zhì)設(shè)定辦公空間,選配相應(yīng)家具和桌椅,按圖合理安放辦公家具及用品,繪制座位布置圖和線路圖,【操作步驟】 步驟1 分析維護(hù)辦公環(huán)境的范圍 分析辦公環(huán)境包括兩方面內(nèi)容: 一是各部門及各員工之間的關(guān)系； 二是辦公室內(nèi)部所需用品的陳設(shè)和容納關(guān)系。 除了有利于溝通、協(xié)調(diào)舒適、有利于監(jiān)督外，安置辦公設(shè)備時，還必須節(jié)省空間，以使室內(nèi)有較多的活

15、動場地。,具體做法： 辦公桌排列應(yīng)按照直線對稱原則和工作程序排列，最好朝同一方向辦公，避免面面相對、相互打擾和閑談。 勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。 秘書/行政助理安排在離接待區(qū)域最近的位置，便于接待，主管座位安排于員工座位之后，受到打擾較小，也便于觀察辦公室內(nèi)發(fā)生的事情。 各座位間通道適宜，以事就人，避免往返浪費(fèi)時間。 光線宜來自左前方以保護(hù)視力。 常用設(shè)備放在使用者的近處。,1、采光通風(fēng)良好 2、員工面對同一方向，光線來自桌子的斜后方，不直接面對窗戶 3、公共空間和私人空間相對獨(dú)立 4、直線對稱布置 5、桌椅統(tǒng)一大小 6、家具顏色和諧 7、使用辦公室隔斷，盡可能讓個人空間不受

16、干擾。,1、接待室置于門口，不干擾其他員工工作。 2、光滑、不透明的玻璃屏風(fēng)當(dāng)墻，易于架設(shè)，且可提供良好的光線和通風(fēng) 3、主管位于員工后方，易于觀察工作地點(diǎn)發(fā)生的事情。和秘書距離較近，便于工作上的交流。 4、采取直線對稱的布置，避免不對稱、彎曲與成對角的排列。 5、檔案柜當(dāng)做隔斷使用。,主管的位置相對獨(dú)立，其辦公區(qū)域需保留適當(dāng)?shù)脑L客空間,1、常用的設(shè)備和檔案柜與使用者相隔太遠(yuǎn),2、檔案柜也可背對背放置，當(dāng)做隔斷使用。,根據(jù)員工數(shù)量的多少，選擇大間辦公室要比采用同樣大小的若干個辦公室好得多，更利用采光、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通等。,步驟2 根據(jù)人員數(shù)量及工作性質(zhì)設(shè)定辦公空間 按辦公室容納的人員數(shù)量及其工

17、作性質(zhì)分配其空間大小。一般而言，每人的辦公空間，大者在310m2，普通者在1.58m2即可。 各位置之間應(yīng)留有充足通道。,步驟3 繪制座位布置圖和線路圖 辦公空間規(guī)劃好后，應(yīng)用圖紙形式固定下來，便于后續(xù)施工及選配相應(yīng)尺寸的辦公家具和用品。 現(xiàn)代辦公室使用電器設(shè)備較多，因而電線走向和分布也需要集中規(guī)劃并繪圖，便于施工和日后維修。 電源插座應(yīng)充足、安全、隱蔽，一方面，滿足辦公設(shè)備使用；另一方面，避免碰傷員工，便于人員走動；電線分布要安全、美觀，位于隱蔽處、占用空間少。,閱讀資料,統(tǒng)籌安排各職能部門及人員的場地位置 首先，要了解公司設(shè)立的部門。 其次，合理安排各職能部門的位置: 原則：經(jīng)過很少的人手

18、和很短的距離，使工作運(yùn)轉(zhuǎn)以不間斷的方式進(jìn)行； 布局如下： 經(jīng)理：專門的辦公室，靠里面； 秘書：經(jīng)理門外一側(cè)； 財務(wù)室：經(jīng)理室旁，靠里； 接待、會客室：近樓梯； 銷售部：位于門口附近； 人事部、采購部：靠近接待區(qū)，或直接通向走廊； 集中服務(wù)區(qū)（市場部）：各部門的中心地點(diǎn)。 最后，確定每位員工的工作位置。,步驟4 選配相應(yīng)家具和桌椅 根據(jù)每個人的工作性質(zhì)和工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表進(jìn)行記載。 辦公桌應(yīng)大小適中，足夠放置常用辦公用品即可。辦公桌應(yīng)盡可能朝同一方向擺放，大小、顏色一致，既增進(jìn)美觀又體現(xiàn)員工相互間的平等性。 辦公椅最好選用有靠背的旋轉(zhuǎn)椅，既方便調(diào)節(jié)方位，便于工作，也可緩解疲

19、勞。 椅子高度適中，考慮個體需要。,步驟5 按圖合理安放辦公家具及用品 根據(jù)圖紙安放辦公家具及用品。文件柜應(yīng)背對背或靠墻放置，遠(yuǎn)離日曬或有浸水跡象的墻面。 文件柜與其他柜子高度一致，以增進(jìn)美觀。 常用辦公設(shè)備如電話機(jī)、傳真機(jī)等應(yīng)放置在方便、安全的位置（如電話放置在左手邊，便于右手記錄），公用設(shè)備如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等應(yīng)有獨(dú)立存放空間。,小貼士 有意思的辦公室 美國一家家具公司，利用先進(jìn)的燈光技術(shù)制造了虛擬加州海灘氛圍的工作環(huán)境，工作 人員可以穿著海灘短褲、T恤上班，享受100%的新鮮空氣和自然光。有趣的是，根據(jù)美國 商業(yè)周刊報道，這家公司的生產(chǎn)率因此增加了15%，其中，有8位被挖墻腳跳槽的員 工，

20、在離職兩星期后自動回來報到，原因是“他們無法忍受其他單位晦暗的工作環(huán)境”。,【案例】小李所在的公司辦公面積較小，她所在的一間不大的辦公室就放了十張辦公桌，過道狹小擁擠，地上凌亂地擺著電線及插座。這天，其他部門一位穿高跟鞋的女士興高采烈地走進(jìn)辦公室，邊走邊和同事打招呼，因地板滑險些跌倒，桌旁的小李趕緊扶住了她。同屋的小劉去文件柜里取文件，回來差點(diǎn)兒被地上的電線絆倒。很快到了下班時間，小李為大家沖咖啡，不小心把熱水灑到旁邊同事的身上，辦公室頓時亂作一團(tuán)?？煜掳嗟臅r候，天氣忽然暗了下來，一位客戶匆匆走進(jìn)公司大門，也許是心急，也許是天暗，客戶徑直走了進(jìn)來，頭重重地撞在了玻璃門上，后被人送到醫(yī)院縫了6針

21、。當(dāng)時玻璃門擦得很干凈，從門外往里看好像沒有玻璃門一樣，而且上面沒有任何警示標(biāo)志。請根據(jù)案例分析辦公環(huán)境常見的安全隱患有哪些，并說明有關(guān)注意事項(xiàng)。,歸納起來，辦公環(huán)境內(nèi)的健康和安全隱患主要可分為以下幾方面。 （1）辦公建筑隱患。主要是地、天花板、門窗等。例如，地面缺少必要的防滑措施，天花板未安裝煙霧報警器，離開辦公室前忘記關(guān)門、窗等。 （2）辦公室環(huán)境隱患。例如，室內(nèi)光線不足或刺眼，溫度過低或過高，空氣不流通，裝修材料不夠環(huán)保等。 （3）辦公家具隱患。例如，辦公家具和設(shè)備有突出棱角、柜頂堆放大件或太重物品有傾斜危險等。 （4）辦公設(shè)備隱患。例如，電源線磨損裸露，插座接口不穩(wěn)固，各種電線拖曳，因

22、計算機(jī)顯示器擺放位置不當(dāng)有反光刺眼，復(fù)印機(jī)放置空間狹小等。 （5）辦公設(shè)備操作隱患。例如，復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)故障不切斷電源就用手去拉，女士的長發(fā)可能卷進(jìn)設(shè)備里等。 （6）人為隱患。例如，站在帶輪的椅子上舉放物品；復(fù)印后將保密原件遺忘在復(fù)印機(jī)玻璃板上。 （7）消防隱患。例如，滅火設(shè)備過期或損壞；消火栓前、消防通道擺放物品；應(yīng)急照明燈出現(xiàn)故障等。,任務(wù)3 辦公安全檢查實(shí)施步驟,【操作流程】,確定檢查周期,發(fā)現(xiàn)隱患后報告并解決,記錄隱患處理過程及結(jié)果,【操作步驟】 步驟1 確定檢查周期 辦公環(huán)境安全檢查分為定期檢查、節(jié)假日檢查和隨機(jī)檢查。 定期檢查一般是根據(jù)組織實(shí)際情況，如每月或每季度進(jìn)行周期

23、檢查； 節(jié)假日檢查：春節(jié)、國慶等重大節(jié)假日前實(shí)施檢查； 隨機(jī)檢查是一種不定期檢查。,步驟2 發(fā)現(xiàn)隱患后報告并解決 檢查中發(fā)現(xiàn)辦公環(huán)境及設(shè)備的隱患時，要及時予以處理，屬于秘書職責(zé)范圍內(nèi)的要立即采取措施解決； 不屬于職責(zé)范圍內(nèi)的或個人無力排除隱患的，要及時報告有關(guān)部門，重要的、危害較大的隱患要報告領(lǐng)導(dǎo)，尋求解決方案。,步驟3 記錄隱患處理過程及結(jié)果 安全隱患的報告及解決結(jié)果要做記錄，作為檔案備查。 如果是辦公環(huán)境和辦公設(shè)備的安全隱患，要填寫“安全隱患記錄及處理表”，如表1-1所示。如果是設(shè)備運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障，則填寫“設(shè)備故障表”，如表1-2所示。,安全隱患記錄及處理表的作用：一是向有關(guān)部門通報

24、需要解決和處理的隱患；二是使 人們提高防范意識；三是作為資料保存?zhèn)洳椤?填寫設(shè)備故障表的目的：一是便于維修人員了解事故情況，排除故障；二是建立設(shè)備運(yùn) 行檔案資料；三是作為工作記錄備查。,江南公司剛搬進(jìn)了新的辦公室。但似乎人人都在抱怨，如果你是秘書，你該如何應(yīng)對這些抱怨。 （1）王先生說辦公室一直不夠暖和，溫度只有18 。 （2）檔案管理員葉小姐說，她必須經(jīng)常從樓的一頭將所需要的很沉重的東西搬到在處于樓另一頭的檔案室。 （3）財務(wù)部的人說將財務(wù)部的位置放在了門口，每天人來人往，吵吵鬧鬧，太不安靜了。 （4）大多數(shù)員工似乎都不喜歡新使用的開放辦公室，因?yàn)樵谶@種辦公室里沒有個人秘密可言，而且當(dāng)與海外

25、通電話的時候，很難聽得清。 ,任務(wù)四 辦公室環(huán)境優(yōu)化,【任務(wù)情境】 劉孜在一家較大規(guī)模的家族經(jīng)營的民營企業(yè)工作。辦公室新近安裝了一臺復(fù)印機(jī)，這樣一來工作方便了不少，很多要復(fù)印的文件不需跑到另一層樓去了，但也由此帶來了其他問題：一是原本不太寬敞的辦公室空間顯得有點(diǎn)局促；另外，有職員反映感覺不舒服，如頭暈、惡心、眼睛干癢等，紛紛建議將復(fù)印機(jī)挪走。,復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等辦公設(shè)備能給工作帶來很大便利，但同時也會有較大的副作用，如何能將其副作用降低呢？于是辦公之余，劉孜就美化辦公環(huán)境征求大家的意見。大家七嘴八舌地建言獻(xiàn)策，有說將復(fù)印機(jī)移到較遠(yuǎn)的角落的，有說添置綠色植物的，有說擺放鮮花的，有說懸掛字畫的。這些

26、建議和劉孜的想法不謀而合，于是她將大家的建議整理后找機(jī)會給經(jīng)理做匯報，爭取一些經(jīng)費(fèi)美化辦公環(huán)境。當(dāng)她推開總經(jīng)理辦公室門時，發(fā)現(xiàn)經(jīng)理的辦公室有了很大變化，經(jīng)理辦公室的墻壁上掛滿了很多他和某明星的合影。經(jīng)理還不無得意地說，最近交了好運(yùn)，結(jié)識了自己的偶像，把這些照片放大掛到辦公室里。劉孜看著興致勃勃的經(jīng)理，表面上微笑著，心里卻在盤算著怎樣開口跟經(jīng)理談自己的看法。,一、任務(wù)描述 該銷售部門的裝修已經(jīng)完成，經(jīng)理秘書對辦公室進(jìn)行整體裝飾，讓辦公室更加舒適、美觀。 二、任務(wù)分析 改善室內(nèi)環(huán)境的常見方法是擺放綠色植物、墻壁懸掛字畫。辦公室秘書或助理應(yīng)熟悉常見觀賞綠色植物的種類及功效，了解墻壁字畫懸掛的注意事項(xiàng)

27、。 ,任務(wù)二 辦公室的裝飾,三、相關(guān)知識 1、擺放綠色植物的必要性 殺菌消塵，凈化空氣。 美化環(huán)境，調(diào)節(jié)溫濕度。 減少電器輻射，舒緩精神壓力。,2. 選擇及擺放綠色植物 步驟1 了解室內(nèi)常見綠色植物 辦公室或會議室內(nèi)常見綠色植物主要分為三類。 觀葉類大中植物。如發(fā)財樹、綠蘿、滴水觀音、蒲葵、魚尾葵、高桿蘇鐵、巴西木、富貴竹籠、棕竹等。 觀葉類中小植物。如銀邊吊蘭、文竹、君子蘭、龍舌蘭、白掌、虎尾蘭（虎皮蘭）、金橘、綠寶石、薰衣草等，球類中的仙人球等。 垂掛植物。如吊綠蘿、吊蘭、吊竹梅、常春藤、紐扣蕨、佛珠等。,發(fā)財樹,綠 蘿,滴水觀音,高桿蘇鐵,巴西木,富貴竹籠,棕竹 文竹,金橘 君子蘭,龍舌

28、蘭 虎尾蘭,吊蘭 常春藤,蘆薈 綠寶石,步驟2 熟悉常見綠色植物觀賞特點(diǎn)及功效,步驟3 綠色植物擺放 辦公環(huán)境應(yīng)選擇莊重幽雅的觀葉植物。 走廊、墻角可放置蘇鐵、發(fā)財樹、巴西鐵或綠蘿等大中型盆栽植物，或席地而放，或置于花架上； 沙發(fā)旁宜選用較大的散尾葵、魚尾葵等； 窗臺擺放文竹、龍舌蘭、綠寶石等； 茶幾和桌面上有空間可放小型盆栽植物如君子蘭等； 柜架頂端放置常青藤或綠蘿等懸垂植物，以欣賞植物的自然美，使房間顯得明快，富有自然氣息。 若辦公室房間面積較小，則宜選擇嬌小玲瓏、姿態(tài)優(yōu)美的小型觀葉植物，如文竹、金橘等，或置于案頭，或擺放窗前，這樣布置，既不擁擠，又不空虛，與房間大小相協(xié)調(diào)，充分顯示出室內(nèi)觀葉植物裝飾的藝術(shù)魅力。,小貼士 部分綠色植物的汁液有毒，如萬年青、龜背竹、綠蘿、龍舌蘭、滴水觀音等，注意