1、第六章秘書接待禮儀，第一節(jié)掛號處工作概要第二節(jié)掛號處室的配置第三節(jié)掛號處工作的程序和禮儀第四節(jié)掛號處中的礙事藝術，第一節(jié)掛號處工作概要，秘書部門的掛號處工作與一般的掛號處工作不同，是指對上級、下級、下級和其他有關組織來賓的協(xié)助和接待并具有公共關系功能的活動。 和接待、訪問一樣，能夠增進聯(lián)系、提高生產(chǎn)率、交流感情、傳遞信息，是個人和機構經(jīng)常使用的社會交流方式。 一、接待的類型，1 .來訪對象的國別分類(1) .來賓接待(2) .外賓接待2 .來訪對象的組織關系類別(1) .上級接待(2) .平級來訪接待(3) .下級來訪3 .掛號處場所類別(1) .室內(nèi)掛號處(2) .室外掛號處4按來訪者分類事

2、先預約分類(1) .有預約掛號處(2) .無預約掛號處，二熱忱，注重實效認真負責，細致確保安全的周到服務注重信譽，信守諾言，誠實守信，記住對方的行為文明，有禮貌地工作，樹立形象，第二節(jié)掛號處室的配置，掛號處室需要一盞茶光線，光線強弱的調(diào)節(jié)適合人眼布置接待室，要考慮色彩對人們心理的影響，選擇溫暖明亮的色調(diào)。 設置接待室需要考慮聲音因素，保持接待室內(nèi)的絕對安靜。 配置掛號處室，還要考慮溫度和大氣濕度因素，將溫度和大氣濕度調(diào)節(jié)到最適合人體的程度。 掛號處室內(nèi)要清潔衛(wèi)生，有關家具的配置和家居裝飾要合理。 布置接待室還必須體現(xiàn)老東家的藝術品位和審美情趣。 第三節(jié)接待的禮儀、禮儀、接送是日常接待的內(nèi)容，所

3、謂“歡迎三步，送行七步”是送客最基本的禮儀。 秘書人員在接待客人時，要讓客人感到真誠、熱情、禮貌、周到，讓客人高興，滿腳丫子而歸。 一、了解接待準備、客戶的基本狀況(單位、人數(shù)、姓名、性別、年齡、職務等)制定接待方案(制定接待規(guī)格的日程提供經(jīng)費列支敦士登)準備掛號處資料(辦公用品)企業(yè)發(fā)展的歷史和文化當?shù)氐娘L景名勝區(qū)等)接待環(huán)境(清潔、整齊整理好迎客安排，二、迎接客人，臨時迎接來訪的客人，最初的迎客語言“你好，歡迎。 “你好，我能為你做點什么嗎？ ”“你好，我希望你能幫助我。必須注意的禮儀握手寒暄要交名片，三、在掛號處上通告，秘書要陪客人，步行在客人的左側(cè)，應表示尊重。 上車時，護理人員必須先

4、打開門，讓客人上車，注意“天花板保護”。 接待兩位貴賓時，先打開后右側(cè)的門，讓尊重者先上車，然后迅速從車后轉(zhuǎn)到車的另一側(cè)打開左側(cè)的門，讓另一位客人從左上車。 陪同客戶、外賓參觀訪問時，秘書人員必須提前十分鐘到達。 四、會見會談、會見禮節(jié)1 .秘書應陪同老東家在門口迎接客人。 2 .會見場的安排。 3 .會見時禮賓的順序。 4 .會見結束后的送別、會談禮儀1 .會談一般圍著桌子坐著，通常使用長方形、橢圓形或圓形的桌子。 2 .對話的態(tài)度必須誠實和謙和。 3 .留心使用彬彬有禮語言。 4 .會談者的服裝必須整潔。 5 .星空衛(wèi)視整對話的程度。 五、送客、客人告別時，秘書人員應委婉留置。 送別客人時要揮手告別。 送客人的時候請坐下不要動。 來客的禮物要由衷感謝。 打發(fā)客人時要目送客人遠去。 將客人送到車站、碼頭、飛機場時，必須事先為客人買票、船票、機票。六、善后工作，借用本次掛號處工作總結及時結算收費的掛號處物品跟蹤客人離開后的情況，理解客人對掛號處工作的反應和評價，第四節(jié)掛號處中的屏障藝術，一、 秘書屏障的意義1 .引導者可以節(jié)省寶貴時間2 .可以幫助擺脫復雜事務的糾纏3 .可以避免引導者陷入無謂的糾紛3 .了解屏