1、蘇州大學 葛娟 制作,1,第2章 Project管理項目的一般流程,2.1 流程概述 2.2 靈活運用項目模板和向導 2.3 綜合案例Project管理項目的流程 2.4 用好Project的幫助,蘇州大學 葛娟 制作,2,第2章 Project管理項目的一般流程,根據項目的生命周期理論，項目需要經歷五個階段啟動、計劃、執(zhí)行、控制和收尾，項目管理工作也圍繞這些階段依次展開。所以，使用Microsoft Project管理項目時，無論項目的規(guī)模和種類如何，通常都要遵循特定的程序。 本章的主要內容是：Microsoft Project管理項目的一般流程、掌握并能靈活運用項目模板和項目向導、學會使用

2、幫助解決問題。,蘇州大學 葛娟 制作,3,2.1 流程概述,1 根據項目生命周期確定管理流程,蘇州大學 葛娟 制作,4,Microsoft Project管理項目的基本流程,蘇州大學 葛娟 制作,5,2 Microsoft Project的管理流程,準備階段 準備階段與項目生命周期中的項目啟動階段相對應。 主要工作為： 收集相關資料。 確定項目目標、約束條件。,蘇州大學 葛娟 制作,6,2 Microsoft Project的管理流程,項目計劃階段 本階段中Project能夠充分發(fā)揮作用，具體工作包括： 用Project編制一份完善的項目文件，文件的后綴名為mpp。項目計劃的內容包括工作程序、

3、日程安排、資源分配等。 使用Project創(chuàng)建項目計劃初步完成后，要將計劃保存為“比較基準”，以便與執(zhí)行情況對比。（關于比較基準）,蘇州大學 葛娟 制作,7,2 Microsoft Project的管理流程,項目實施與控制 這兩個過程總是同時進行的，控制是保證實施的基本手段。具體工作包括： 項目實施就是要將制定的項目計劃不折不扣地落實到行動中。 在項目實施的同時，需要用Microsoft Project將項目進展狀況及時地記錄到項目文件中，以便跟蹤和控制。 將實際進展與原定計劃（比較基準）進行比較，找出差異 發(fā)現差異后，還要進行分析。,蘇州大學 葛娟 制作,8,項目信息報告 管理者常常需要以合

4、適的方式瀏覽項目信息 Project提供了豐富的表、視圖、報表和篩選器等工具，條理清晰地將項目信息展示在用戶面前。 Project提供的信息報告包含以下幾類：范圍報告、進度報告、成本報告、資源報告以及綜合報告。有的教材稱之為“信息提取技術”。 項目收尾 項目的收尾階段往往會被忽視，但使用Microsoft Project管理項目，就會使收尾工作變得簡單輕松了。例如，資料的匯總和整理工作，Microsoft Project可以將項目中涉及到的文檔以附件形式保存起來（也是保存在mpp文件中），項目收尾時，只要將這些文檔統(tǒng)一歸類即可。,蘇州大學 葛娟 制作,9,2.2 靈活運用項目模板和向導,【例2

5、-1】利用模板著手全新的項目 Stephen剛剛接到了一個全新的項目，公司讓他負責拓展一項新業(yè)務?？墒荢tephen手頭沒有這類項目的資料可以參考，而且以前也沒有經歷過類似項目，可以說這個項目對他是一個全新的領域。象這樣一個全新的項目應該如何著手呢？ 這時，Microsoft Project提供的項目模板就大有用武之地了 它正好提供了一個名為“新業(yè)務”的模板，對缺乏這方面經驗的管理者具有很大的啟示作用和參考價值。,蘇州大學 葛娟 制作,10,Project自帶的項目模板,蘇州大學 葛娟 制作,11,獲得更多的項目模板,除了Microsoft Project自帶的模板外，Microsoft公司的

6、網站上就提供了最新的模板供用戶免費下載。 【例2-2】下載Microsoft公司提供的最新模板 選擇菜單【文件】/【新建】，在窗口左側出現新建項目的小窗口 單擊“模板”欄的“Office Online模板”選項，系統(tǒng)就會自動進入Microsoft公司的Office模板主頁，如下圖，這里有Microsoft公司創(chuàng)建和收集的最新項目模板(完全免費)。 下載項目模板文件 將文件另存為項目模板。方法是：在Project中選擇菜單【文件】/【另存為】，彈出“另存為”對話框，選擇底部的“保存類型”為“模板”,蘇州大學 葛娟 制作,12,【討論】 項目模板保存到本地以后，用戶可以隨時使用它，方法與【例2-1

7、】相同。 在另存為對話框中，選擇保存類型為“模板”后，Microsoft Project會自動轉到保存項目模板的文件夾下（文件夾名稱為“Templates”），用戶無需修改保存位置。其實也只有保存在這一位置，下次打開Microsoft Project才能自動找到它。,蘇州大學 葛娟 制作,13,建立自己的模板庫,在公司或者組織環(huán)境下，已經完成的項目是一筆寶貴的經驗，很可能對以后或者他人的工作大有幫助，所以建立個人或公司的模板庫是值得推薦的。 【例2-3】建立公司的模板庫 將公司的每一個項目都保存為項目模板(文件后綴名為mpt)，方法同【例2-2】，這樣Microsoft Project就會將這

8、些模板集中保存在“常用”模板庫中。 將所有模板文件發(fā)布到公司的服務器上，項目組成員下載后用【例2-2】同樣辦法添加到本地計算機的模板庫中。 使用模板庫。在Microsoft Project中，選擇菜單【文件】/【新建】，在工作區(qū)的左側出現新建項目的小窗口，參見圖2-2(a)，單擊“模板”欄下的“本機上的模板”，出現“模板”對話框，參見圖2-2(b)。用戶添加的所有模板都被存放在“常用”頁內，如圖2-9為作者本地計算機上收集的模板庫。 【討論】Microsoft Project將系統(tǒng)模板和用戶模板分開管理。打開模板時（如圖2-9），系統(tǒng)自帶的模板放在“Project模板”頁內，用戶保存的模板則存

9、放在“常用”頁內。,蘇州大學 葛娟 制作,14,使用項目向導,項目管理工作往往是瑣碎的，但項目管理者必須按照一定程序、無一遺漏地逐步展開工作，這對于Microsoft Project的新用戶來說往往具有一定難度。針對這一情況，Microsoft Project設置了“項目向導”功能?？梢赃@樣比喻，項目向導就像一幅地圖，指引著用戶如何達到目的地。 打開和關閉項目向導,蘇州大學 葛娟 制作,15,項目向導內容,項目向導內容: 任務向導指導用戶制定項目計劃、編輯任務列表、安排任務日程等。這是項目管理的第一步工作。 資源向導規(guī)劃好項目任務后，需要設定項目資源，并為任務分配資源，資源向導可以幫助用戶完成

10、這些工作，另外還能管理資源。 跟蹤向導規(guī)劃好項目的任務和資源后，項目開始實施，在實施過程中需要不停地跟蹤項目的實際執(zhí)行情況。跟蹤向導能夠幫助用戶有條不紊地展開跟蹤和管理工作。 報表向導查看和報告項目狀態(tài)和信息。 每個向導都由若干項相關的工作組成，這些工序已經按照項目管理程序一步一步排列好了，用戶可以按照向導中所列工作的次序展開管理工作，這樣就不會發(fā)生遺漏或混亂,蘇州大學 葛娟 制作,16,定制自己的項目向導,【例2-4】為公司“量身定做”項目向導 單擊菜單【工具】/【選項】，然后單擊“界面”選項卡。在“項目向導功能和版式頁面”下，單擊“使用自定義頁”，然后在“URL”框中鍵入頁面位置或單擊“瀏

11、覽”按鈕以瀏覽該頁。,蘇州大學 葛娟 制作,17,2.3 綜合案例Project管理項目的流程,【例2-5】用Project管理項目的一般流程 本例以【例2-1】為背景繼續(xù)深入討論。Stephen剛剛接到拓展新業(yè)務這一項目。本例探討他用Project管理項目的一般流程。 （1）打開“新產品”模板，Stephen將以它為基礎創(chuàng)建項目計劃。修改項目的開始日期為需要的時間。 （2）保存項目文件，命名為02_01.mpp（第1、第2步參考【例2-1】）。 （3）修改項目計劃。針對公司的實際情況，Stephen主要針對項目任務的劃分及時間分配作了調整，并保存了新的項目文件。例如對“第一階段：制定戰(zhàn)略計劃

12、”中的任務作了簡化，并根據公司的情況調整了任務時間，如圖2-14，其中圖(a)為項目模板的內容，圖(b)為修改過后的結果。,蘇州大學 葛娟 制作,18,蘇州大學 葛娟 制作,19,（4）根據公司的實際情況修改項目的資源。這一步在“資源工作表”視圖下進行。,蘇州大學 葛娟 制作,20,（5）將初步完成的項目計劃保存為比較基準，以便與日后的實際執(zhí)行情況比較。 到此為止，初始的項目計劃就基本完成了，下一步將進入實施階段。 （6）執(zhí)行項目。定期將項目的實際進展信息記錄到項目文件中，例如：更新項目的實際進度（如圖2-17）、更新項目的實際成本（如圖2-18）。,蘇州大學 葛娟 制作,21,更新項目的實際

13、進度,蘇州大學 葛娟 制作,22,更新項目的實際成本,蘇州大學 葛娟 制作,23,（7）將項目的實際進展情況與原定的項目計劃（比較基準）進行對比，找出差異。以進度管理為例，下圖為項目的比較基準和實際進度的對比情況。在右側的圖表顯示區(qū)域中，每個任務都有兩根線條，上面的線條表示實際進度，下面的線條表示比較基準，從中可以很清楚地看出計劃與實際在日程、工期方面的詫異。如果想了解某個任務的詳細情況，只要將鼠標懸停在任務的線條上就會出現信息提示。,蘇州大學 葛娟 制作,24,將實際進度與比較基準對比,蘇州大學 葛娟 制作,25,（8）報告項目狀態(tài)信息。選擇適合的視圖和報表將需要的信息按照預定格式輸出。下圖

14、為項目日歷視圖，它將每一天安排哪些任務全部列出，并能直接打印。 （9）項目收尾項目文檔的整理。Project可以將相關的項目文檔（例如Word、Excel文檔等）都統(tǒng)一保存在項目文件中，項目收尾時只要將一個項目文件（*.mpp文件）保存起來即可，也可以刻錄成光盤永久保存。,蘇州大學 葛娟 制作,26,2.4 用好Microsoft Project的幫助,在使用Microsoft Project的過程中，用戶難免會遇到各種各樣的問題。除了查閱相關的參考書以外，最常用的解決方法就是使用Microsoft Project自帶的幫助功能。 與其它的Microsoft Office軟件相比，Projec

15、t的幫助不僅功能更為強大，而且設計更人性化，便于用戶使用。 用戶要想成為Microsoft Project的高手，用好幫助是必由之路。,蘇州大學 葛娟 制作,27,1 使用Microsoft Project幫助目錄,首先，選擇菜單【幫助】/【Microsoft Project幫助】，在工作區(qū)左側即出現“Project幫助窗口”，如圖2-21所示。 接著，單擊“”超鏈接，Project就會通過互聯網下載Microsoft Project的幫助主題，如圖2-22所示（注意：在Project 2003版本中，首次使用幫助目錄時，計算機要與互聯網相連）。,蘇州大學 葛娟 制作,28,【例2-6】查閱幫

16、助主題 用戶想查閱有關保存項目文件的相關信息，請通過幫助主題找到相關的幫助內容。 （1）打開幫助目錄。 （2）單擊幫助目錄中的“使用項目文件”主題，該目錄下又出現3個子目錄，分別是“創(chuàng)建和打開項目”、“保存和關閉項目”和“查找文件”。 （3）單擊“保存和關閉項目”，Project提供了十幾條幫助主題，用戶選擇自己需要的內容，例如“將項目另存為模板”，單擊該主題即彈出幫助的內容,蘇州大學 葛娟 制作,29,2 使用索引,如果希望針對某個關鍵詞搜索相關的幫助主題，那就需要使用索引功能了。如圖2-25，在搜索框內輸入搜索關鍵字，例如“保存”，單擊按鈕或者直接回車，Project就會到Office O

17、nline搜索相關的幫助主題、并列出結果,蘇州大學 葛娟 制作,30,3 使用Office助手,與其它Office軟件一樣，Microsoft Project也提供了“Office助手”功能。Office助手可以根據用戶的當前操作提供動態(tài)的提示信息列表。 如果您不習慣使用Office助手，也可以讓他隱藏起來。方法是在助手身上點擊右鍵，選擇“隱藏”。,蘇州大學 葛娟 制作,31,4 智能標簽,在Microsoft Project中，有些操作具有歧義性，即某一個操作可能代表多種不同的含義，且每一種含義對項目的理解是截然不同的。為了避免歧義造成的影響，Project會提示用戶選擇哪一種才是用戶的本意

18、。 例如，當用戶修改了一項任務的工期時，可能有兩種原因：一是因為任務的工作量發(fā)生了變化，二是因為任務分配的資源發(fā)生了改變。這兩種理解相去甚遠。當用戶修改了工期之后，Project會立即提示用戶作出選擇，如圖2-29所示。通常這種情況下，需要確認的單元格的左上角會出現一個小黑點；鼠標懸停單元格上時，前方會出現標記；單擊該標記就會出現選項菜單（請參照下圖）。,蘇州大學 葛娟 制作,32,蘇州大學 葛娟 制作,33,5 項目向導,Microsoft Project另外一個別具特色的幫助功能，體現在“項目向導”上。項目向導為管理者有條不紊地開展工作提供了便利，且向導的每一步都有注釋，即使是初學者也能一看就懂。它的具體使用參考2.2.2節(jié)，以后的章節(jié)中會有使用向導的案例。,蘇州大學 葛娟