1、第6章，數(shù)據(jù)排序和篩選，Excel數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，2，本章知識點，Excel數(shù)據(jù)庫表格樣式和功能Excel數(shù)據(jù)庫功能及其局限性在EXCEL中多個關鍵字的排序操作定義了自定義的排序順序，三種排序功能的應用實現(xiàn)了高級篩選和條件區(qū)域設置。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，3，本章內容，6.1 EXCEL數(shù)據(jù)庫表及其功能描述，6.2數(shù)據(jù)排序，6.3數(shù)據(jù)排序操作的應用技巧，6.4數(shù)據(jù)篩選總結練習，EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，4.6.1數(shù)據(jù)庫表及其功能，所謂數(shù)據(jù)庫是與特定主題和目標相關的信息的集合。在Excel中，您可以用非常簡單的方法快速創(chuàng)建一個類

2、似于其他數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的關系數(shù)據(jù)庫表，并執(zhí)行數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析操作，如數(shù)據(jù)排序、過濾、數(shù)據(jù)透視、匯總分析等。Excel數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，5，6.1.1 Excel數(shù)據(jù)庫的表格樣式及其特點，EXCEL中的數(shù)據(jù)庫實際上是二維表格中的工作表。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，6.6.1.2 EXCEL數(shù)據(jù)庫表格指南。在建立和使用Excel數(shù)據(jù)庫表時，用戶必須遵循以下基本準則：(1)一個數(shù)據(jù)庫應該單獨占用一個工作表，避免將多個數(shù)據(jù)庫放在一個工作表中。(2)數(shù)據(jù)記錄就在字段名的下面。不要使用空行將字段名稱與第一條記錄數(shù)據(jù)分開。(3)避免在數(shù)據(jù)庫中間放置空白行或空白列。任

3、何兩行的內容不能完全相同。(4)避免將關鍵數(shù)據(jù)放在數(shù)據(jù)庫的左側和右側，以防止這些數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)過濾過程中被隱藏。(5)字段名的字體、對齊方式、格式、邊框等樣式應不同于其他數(shù)據(jù)格式。(6)條件區(qū)不應放在數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)區(qū)之下。因為當使用記錄表添加數(shù)據(jù)時，Excel會在原始數(shù)據(jù)庫的底部添加數(shù)據(jù)記錄，所以如果數(shù)據(jù)庫的底部不是空的，就不能使用記錄表添加數(shù)據(jù)。Excel數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，7，6.1.3 Excel數(shù)據(jù)庫的功能和局限性，使用EXCEL數(shù)據(jù)庫表格，可以進行簡單的數(shù)據(jù)組織和管理工作，如排序，篩選，分類，匯總，查詢，數(shù)據(jù)透視等。在數(shù)據(jù)量小、數(shù)據(jù)類型少、企業(yè)規(guī)模小的情況下，使用Exce

4、l來組織和管理數(shù)據(jù)會給數(shù)據(jù)處理帶來很多便利，可以簡化工作步驟，提高工作效率。此外，Excel具有強大的數(shù)據(jù)計算功能，并提供了許多有用的功能和數(shù)據(jù)分析工具，如財務功能、統(tǒng)計功能、圖表分析等。在一些專業(yè)數(shù)據(jù)庫中，這些功能很弱。然而，電子表格不能代替真實的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，也不能用來建立更復雜的管理信息系統(tǒng)。當數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)種類多、數(shù)據(jù)之間的關系復雜時，用戶在使用它構建數(shù)據(jù)庫管理信息系統(tǒng)時，很難處理好數(shù)據(jù)之間的各種關系。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，8，6.2數(shù)據(jù)排序，6.2.1排序規(guī)則升序或降序排序。升序是從小到大的順序，而降序則相反。排序時，我們必須首先確定排序的依據(jù)。以升序排序為例

5、，Excel使用以下排序規(guī)則：(1)從最小的負數(shù)到最大的正數(shù)進行排序；(2)字母按照az和AZ的順序排序。(3)對文本進行排序時，Excel會從左到右一次對它們進行一個字符的排序和比較。(4)包含數(shù)字的特殊符號和文本按如下升序排列：09(空格)！# $ %？_ AZ | AZ(5)在邏輯值中，假(相當于0)在真(相當于1)之前；(6)所有誤差值的優(yōu)先級相等；(7)空間總是在最后；(8)漢字可以按筆畫或漢語拼音字典順序排序。，EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，9，6.2.2，用工具按鈕法對單個數(shù)字的關鍵字段進行排序是指根據(jù)數(shù)據(jù)表中某一列的內容進行排序，包括“升序”和“降序”。實現(xiàn)其

6、功能的最好方法是使用工具按鈕方法。操作時，只需將光標放在要排序的列中；然后單擊標準工具欄上的“升序”或“降序”按鈕。注意：按數(shù)據(jù)列作為關鍵字排序時，只需單擊該列中的任意單元格，而無需選擇該列中的所有數(shù)據(jù)。這樣排序后，主要關鍵字的列數(shù)據(jù)按順序排列，每條記錄的內容都按照關鍵字的順序進行調整；當操作員選擇該列中的所有數(shù)據(jù)時，雖然可以根據(jù)需要安排該列的順序，但其他列的內容將保持不變，這將導致“戴表冠”的問題。Excel數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，10，6.2.3，漢字按筆畫排序采用菜單法，EXCEL數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)排序的第二種方法是“菜單法”。操作時，選擇數(shù)據(jù)/排序命令，然后在后續(xù)對話框中設計選

7、項。漢字不同于數(shù)值，后者在大小上相當，而漢字則不同。為了便于處理，人們根據(jù)一定的規(guī)則(字母順序和筆畫順序)來確定漢字的“大小”順序。默認值是按字母順序排列的。如果您想遵循筆畫順序，可以在對話框中進行設置。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，11，6.2.4自定義排序。在管理實踐中，有時數(shù)據(jù)處理所需的分類工作可能需要非常特殊的要求。它不是按照數(shù)字排序，也不是按照漢字的字母順序或筆畫順序，而是按照一種特殊的順序。這樣的例子并不少見，例如常用的月份排序、周排序、季度排序、日期排序和一些常規(guī)排序方法(例如，國防部和外交部總是在國務院各部和各委員會的商定排名中排在第一位)。自定義排序通過設置

8、“自定義順序”來執(zhí)行。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，12，6.2.5多關鍵字排序，所謂多關鍵字排序，就是將數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)按兩個或兩個以上的關鍵字段進行排序。多關鍵字排序可以使數(shù)據(jù)在主關鍵字字段相同的情況下按次關鍵字字段排序；當主鍵和輔鍵字段相同時，仍然可以根據(jù)第三個鍵字段對數(shù)據(jù)進行排序。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，13，6.3數(shù)據(jù)排序操作的應用技巧，6.3.1排序后，仍能快速恢復到原來的順序。對數(shù)據(jù)列表進行排序后，原始數(shù)據(jù)順序將被打亂，有時會恢復到原始順序。對于這個問題，最好處理以下兩種情況：第一種情況：操作剛剛發(fā)生，這很容易做到，只需按Ctrl+Z即可取

9、消操作；第二種情況：如果原始表本身已經(jīng)有一個排序索引字段(如學生號、員工號、日期類型號)，只需根據(jù)原始排序索引字段重新排序即可。然而，如果不是上述兩種情況，則需要通過以下步驟引入輔助柱來實現(xiàn)。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，14，6.3.2，排名函數(shù)使用：RANK，LARGE和SMALL，1 RANK函數(shù)及其應用RANK函數(shù)返回一組數(shù)值中某個數(shù)值的排名，其語法格式為：RANK(Number，ref，order)該函數(shù)包括三個參數(shù)，其中：Number是查找排名的數(shù)字；Ref是包含一組數(shù)字的數(shù)組或引用；Order是一個指示排名方法的數(shù)字，它是0或省略，按降序排列，如果不是0，則按升

10、序排列。2 LARGE和SMALT函數(shù)及其應用程序用于返回數(shù)據(jù)集中的第k個最大值和第k個最小值，它們的語法格式分別是LARGE (array，k)和SMALT(array，k)。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，15，6.3.3隱藏部分數(shù)據(jù)，使其不參與排序。在Excel中，排序默認是針對數(shù)據(jù)區(qū)中的所有數(shù)據(jù)，但在實際的數(shù)據(jù)處理中，有時有些數(shù)據(jù)不想?yún)⑴c排序。此時，一個可行的方法是隱藏不需要先排序的數(shù)據(jù)行。數(shù)據(jù)隱藏是針對整行(或整列)的，所以不要只選擇包含內容的數(shù)據(jù)區(qū)域。描述：選擇包括所有隱藏線的整個區(qū)域，然后單擊右鍵菜單中的“取消隱藏”，所有隱藏線將立即顯示。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教

11、案，中國水利水電出版社，16，6.3.4，使用數(shù)據(jù)排序方法刪除數(shù)據(jù)區(qū)中的空行，有時，由于數(shù)據(jù)分區(qū)顯示或錯誤操作，數(shù)據(jù)區(qū)可能包含許多空行。這些空白行的存在將影響數(shù)據(jù)的分析。逐行操作這些空行非常耗時。通過使用“排序數(shù)據(jù)時，空格總是最后”的排序規(guī)則，可以通過數(shù)據(jù)排序的方法刪除數(shù)據(jù)區(qū)中的所有空行，而不會打亂數(shù)據(jù)區(qū)中每行數(shù)據(jù)的順序。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，17，6.4數(shù)據(jù)篩選。制作數(shù)據(jù)庫表時，有時需要根據(jù)特定條件從大量數(shù)據(jù)中篩選特定記錄。Excel提供了“自動過濾”和“高級過濾”兩種過濾方式，可以顯示工作表中符合條件的記錄，隱藏其他不符合條件的記錄；或者在不移動原始數(shù)據(jù)表的情況下

12、，將過濾后的記錄發(fā)送到指定位置進行存儲。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，18，6.4.1，自動過濾操作，執(zhí)行數(shù)據(jù)/過濾/自動過濾命令，并使自動過濾項被選中(標有復選標記)，則可以進行自動過濾。在該菜單中，選擇“升序”和“降序”，過濾結果將按指定的順序排列；選擇具體的教育名稱，只會顯示相應教育的記錄；單擊全部顯示所有記錄；單擊前10項顯示最高或最低記錄(默認值為10，可由您自行設置)。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，19，6.4.2高級過濾操作，自動過濾非常方便，通過它可以實現(xiàn)以下過濾操作：過濾出滿足某個字段特定值的記錄，點擊要過濾字段的過濾箭頭，直接從下拉菜單中

13、選擇特定值。對同一字段執(zhí)行“與”操作和“或”操作。單擊要過濾的字段的過濾器箭頭，從下拉菜單中選擇自定義，并在彈出對話框中進行設置。不同字段之間的“與”運算只需要自動過濾多次。您可以過濾出最大和最小數(shù)量的百分比。)只需單擊要過濾的字段的過濾箭頭，并從下拉菜單中選擇“前10名”。但是，自動過濾不能實現(xiàn)多個字段之間的或運算，因此需要高級過濾。要執(zhí)行高級過濾，您必須首先設置過濾條件區(qū)域。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教學計劃，中國水利水電出版社，20，條件區(qū)域的設置示例及其圖形解釋，EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教學計劃，中國水利水電出版社，21，EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教學計劃，中國水利水電出版社，22，6.4.3，

14、公式結果用于高級篩選的條件區(qū)域，其中公式的計算結果可用作條件。例如，找出分數(shù)高于平均分數(shù)的學生的記錄，找出工資高于或低于平均收入的員工檔案，在人事檔案表中找出平均年齡在10歲以上的人的信息。此時，因為平均成績、平均收入和平均年齡不是一個固定的條件，它們都是需要根據(jù)工作表計算的結果。在Excel中，您可以為計算條件創(chuàng)建條件區(qū)域，并使用計算條件進行高級篩選。計算條件是包括任何測試的條件，而不是與常數(shù)相比較的簡單字段名。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教學計劃，中國水利水電出版社，23，6.4.4高級篩選中的注意事項，(1)高級篩選必須指定一個有條件的區(qū)域，該區(qū)域可以與數(shù)據(jù)庫表在同一張工作表上；或者它可能與數(shù)

15、據(jù)庫表不在同一個工作表上。(2)條件區(qū)域中的字段名必須與數(shù)據(jù)庫中的字段名完全相同。(3)如果“條件區(qū)域”與數(shù)據(jù)庫表在同一張工作表上，最好在過濾之前將光標放在數(shù)據(jù)庫中的某個單元格上。(4)執(zhí)行“將過濾結果復制到其他位置”時，在“復制到”文本框中輸入或選擇未來位置的左上角單元格，不要指定某個區(qū)域。(5)條件區(qū)可以定義多個條件，用于過濾滿足多個條件的記錄。(6)當公式結果用作高級篩選的條件時，用作條件的公式必須使用相對參考；公式中的其他引用必須是絕對引用。(7)通配符“*”和“？”可用于高級過濾條件區(qū)域。EXCEL數(shù)據(jù)處理電子教案，中國水利水電出版社，24，結論，本章介紹數(shù)據(jù)排序和篩選操作。熟練使用這些操作可以輕松重組和管理Excel數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)。Excel可以按單個關鍵字和多個關鍵字排序。即使通過多個多關鍵字排序，排序的關鍵字段也可以突破“排序”對話框中給出的三個條件的設置；此外，通過在“排序選項”對話框中選擇，可以根據(jù)筆畫對漢字進行排序，通過設置“自定義順序”，可以根據(jù)自己指定的特殊順序對漢字進行排序。數(shù)據(jù)過濾可以從工作表中過濾出需要的數(shù)據(jù)，過濾可以分為高級過濾和自動過濾。通過本章的學習，讀者應該精通數(shù)據(jù)排序和過濾操作，特別是熟悉如何根據(jù)姓氏筆畫對中