1、事務(wù)23 時間管理,學(xué)習(xí)目標(biāo),學(xué)習(xí)內(nèi)容,課后練習(xí),學(xué)習(xí)目標(biāo),了解時間管理的有關(guān)知識，掌握工作時間表編制、工作日志管理的方法和要求，能夠獨(dú)立完成上司和本人的時間管理工作。,學(xué)習(xí)內(nèi)容,一、時間管理的內(nèi)容 二、二八定律和ABCD法則 三、個人時間管理的技巧 四、工作時間表 五、工作日志 六、其他時間管理的工具,一、時間管理的內(nèi)容,時間管理是指在同樣時間消耗的情況下，為提高時間利用率而進(jìn)行的一系列控制工作。通過時間管理，人們可以做到科學(xué)、有效地安排和利用時間，創(chuàng)造更大的價值和效率。 秘書進(jìn)行有效地時間管理是協(xié)助上司合理有效地利用時間的需要，也是秘書提高自身工作效率的要求。因此，管理好時間，不僅有利于上

2、司的工作，也有利于秘書自己的工作。,二、二八定律和ABCD法則,（一）二八定律 （二）ABCD法則,（一）二八定律,二八定律也叫巴萊多定律，是19世紀(jì)末20世紀(jì)初意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴萊多發(fā)明的。他認(rèn)為，在任何一組東西中，最重要的只占約20，其余的80都是次要的。（模型） 這個定律，已經(jīng)并且不斷地被事實證明：,二八定律模型,（二）ABCD法則,在時間管理上，自覺運(yùn)用二八定律，把80%的時間用在20%的關(guān)鍵工作上，就能夠事半功倍，成效顯著。 時間管理的ABCD法則，就是把需要做的工作按照重要程度和緊急程度兩個指標(biāo)分為ABCD四類，然后針對不同類別的工作采取不同的處理措施。,ABCD四類,緊急程度,重要

3、程度,A類,屬于既重要而又緊急的工作任務(wù)，如人事危機(jī)、財務(wù)危機(jī)、客戶投訴、即將到期的任務(wù)等。 這類任務(wù)需要優(yōu)先處理。,B類,屬于重要但不緊急的工作任務(wù)，如建立人際關(guān)系、尋找發(fā)展機(jī)會、人員培訓(xùn)、制定預(yù)防措施等。 這類任務(wù)的處理應(yīng)該安排在A類任務(wù)之后進(jìn)行。,C類,屬于緊急但不重要的工作任務(wù)，如電話鈴聲、不速之客、例行檢查、通報性會議等。 這類任務(wù)的處理應(yīng)該安排在B類任務(wù)之后進(jìn)行。,D類,屬于既不重要也不緊急的工作任務(wù)，如陪客人聊天、瀏覽報紙、喝茶等。 這類任務(wù)的處理應(yīng)該安排在C類任務(wù)之后進(jìn)行，如果時間不夠用，也可以不處理。,三、個人時間管理的技巧,（一）明確任務(wù)和職責(zé) （二）區(qū)分常規(guī)非常規(guī) （三）

4、確定優(yōu)先順序 （四）集中準(zhǔn)確，避免重復(fù) （五）有效運(yùn)用管理工具 （六）團(tuán)隊配合，提高效率 （七）按章辦事 （八）分析評估，持續(xù)改進(jìn),（一）明確任務(wù)和職責(zé),作為秘書人員，必須非常清楚上司給你安排的工作任務(wù)中，哪些工作應(yīng)由你親自完成，哪些工作是協(xié)助他人做的，哪些工作可以不參與，只了解個結(jié)果就行。 職責(zé)內(nèi)的要集中精力出色完成，職責(zé)外的要適可而止，界限分明。,（二）區(qū)分常規(guī)非常規(guī),作為秘書人員，要非常清楚哪些工作如處理郵件是每日都有的，哪些工作如發(fā)放辦公用品是每周或定期出現(xiàn)的，哪些工作如上司臨時交辦事項是無法預(yù)料、隨時可能出現(xiàn)的。 常規(guī)工作要按時及時圓滿完成，非常規(guī)工作要未雨綢繆，有備無患。,（三）確

5、定優(yōu)先順序,要根據(jù)時間管理的ABCD法則，判斷工作的先后次序，先做重要而緊急的工作，然后按照優(yōu)先順序科學(xué)、有序、一項一項地完成工作任務(wù)。,（四）集中準(zhǔn)確，避免重復(fù),對于可以合并執(zhí)行的工作任務(wù)，要集中起來專心致志一次完成，而不要多次重復(fù)。對于能夠一次做好的工作，要開動腦筋、周密思考，爭取一次做好，不要修修補(bǔ)補(bǔ)、反反復(fù)復(fù)。,（五）有效運(yùn)用管理工具,時間管理工具包括工作日志、時間表、計劃表、日程安排或印制好的“效率手冊”等，通過在上面編制日安排和周計劃，可以使工作有條不紊。那些非常規(guī)的、重要的、緊急的或限時完成的工作，要明顯標(biāo)注，提醒自己無論如何都要優(yōu)先完成哪些不能拖延的工作任務(wù)。,（六）團(tuán)隊配合，

6、提高效率,工作時，應(yīng)考慮到自己只是團(tuán)隊中的一員，必須與周圍上下左右的同事們密切配合，才能有效提高團(tuán)隊的工作效率，順利完成團(tuán)隊的共同目標(biāo)。否則，團(tuán)隊內(nèi)耗越大，浪費(fèi)的時間就越多。,（七）按章辦事,安排工作任務(wù)時，要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限，而不能只憑個人的想象和愛好進(jìn)行。例如，組織要求電子郵件的回復(fù)應(yīng)在收到后12小時內(nèi)發(fā)出，秘書就必須嚴(yán)格執(zhí)行，據(jù)此安排自己的工作計劃。,（八）分析評估，持續(xù)改進(jìn),秘書人員要盡量堅持記工作日記，通過時間和活動的詳細(xì)記錄，認(rèn)真分析、評估自己利用時間的有效程度。 通過分析，發(fā)現(xiàn)有哪些不合理的安排，有哪些工作浪費(fèi)了時間，有哪些做法給他人帶來了不便，從而得到

7、啟發(fā)，持續(xù)改進(jìn)。,四、工作時間表,時間表就是將某一時間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照預(yù)先擬定的進(jìn)程開展行動，從而科學(xué)管理時間的有效工具。 根據(jù)所涉及的時間跨度的大小，時間表通常可以分為三種： （一）年度時間表 （二）月安排表 （三）周安排表,（一）年度時間表,1.內(nèi)容 2.作用 3.編制方法 4.參考格式,1.內(nèi)容,年度時間表是本單位在新的一年中重要活動的時間安排一覽表，屬于長期日程安排，其內(nèi)容宜粗不宜細(xì)，一般只列出本單位在新的一年涉及全局或本單位主要業(yè)務(wù)的重大活動。,2.作用,年度時間表能夠讓本單位的領(lǐng)導(dǎo)和各部門的負(fù)責(zé)人一目了然地看出本單位在新的一年中

8、有哪些重要工作和活動，其中有哪些與本人或本部門有關(guān)，以便提前做好準(zhǔn)備。秘書人員在安排領(lǐng)導(dǎo)人的其他臨時性活動的時候，也能夠避開重大活動，方便領(lǐng)導(dǎo)出席。,3.編制方法,一般單位在年終時，都會對下一年度工作提出一個總體計劃，并形成文件，這就是編制年度時間表的依據(jù)。 秘書只要將工作計劃中提到的主要活動根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見確定一個恰當(dāng)?shù)臅r間，并按月份順序加以排列，就形成了年度時間表草案，報領(lǐng)導(dǎo)審閱后，就可以復(fù)印分發(fā)給各位領(lǐng)導(dǎo)和各部門負(fù)責(zé)人參考使用了。,4.參考格式,（二）月安排表,1.內(nèi)容 2.作用 3.編制方法 4.參考格式,1.內(nèi)容,月安排表屬于中期日程安排，其內(nèi)容較年度時間表要詳細(xì)，一般應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)在一個月

9、內(nèi)需要參加的會議、會談、調(diào)查研究、工作旅行等重要活動以日為時間單位填入表中。,2.作用,月安排表能夠讓領(lǐng)導(dǎo)和各部門的負(fù)責(zé)人一目了然地看出本單位在下一個月份中有哪些重要工作和活動，其中有哪些與本人或本部門有關(guān)，以便提前做好準(zhǔn)備。秘書人員在安排領(lǐng)導(dǎo)人的其他臨時性活動的時候，也能夠避開重大活動，方便領(lǐng)導(dǎo)出席。,3.編制方法,每月的月安排表應(yīng)在上個月月底編制。秘書可將年度時間表中已經(jīng)確定的當(dāng)月活動和機(jī)關(guān)例行活動（如定期召開的經(jīng)理辦公會、中層干部會等）先填入日程表的相應(yīng)位置，然后再征求各位領(lǐng)導(dǎo)人的意見，安排其他時間的活動，最后送領(lǐng)導(dǎo)審閱后，印發(fā)執(zhí)行。,4.參考格式,（三）周安排表,1.內(nèi)容 2.作用 3

10、.編制方法 4.參考格式,1.內(nèi)容,周安排表屬于短期活動計劃，其內(nèi)容要求更加詳細(xì)具體。除了要記入領(lǐng)導(dǎo)的重要活動和例行會議外，凡是已經(jīng)約定的活動都要一一記入，并且要求在時間上盡可能精確，活動地點(diǎn)也要注明。,2.作用,周安排表既是領(lǐng)導(dǎo)活動的具體實施計劃，也是秘書部門提供相關(guān)服務(wù)的依據(jù)。秘書部門要根據(jù)日程表的內(nèi)容，提前做好各項領(lǐng)導(dǎo)活動的準(zhǔn)備工作。,3.編制方法,每周的周安排表應(yīng)在上周末排定，秘書要先將當(dāng)月的月安排表中確定的本周重要活動和已經(jīng)約定的工作內(nèi)容填入，并請示領(lǐng)導(dǎo)是否需要變動、還有沒有新的安排，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱同意后，復(fù)印給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人手一份，辦公室留存一份。 周安排表排定后，秘書要立即為日程表所列各

11、項活動做必要準(zhǔn)備，以保證領(lǐng)導(dǎo)活動能按計劃順利進(jìn)行。,4.參考格式,五、工作日志,（一）工作日志的含義和內(nèi)容 （二）工作日志的作用 （三）工作日志的編制方法 （四）工作日志參考格式 （五)工作日志的使用和管理,（一）工作日志的含義和內(nèi)容,工作日志就是在每天工作開始前，把一天的工作任務(wù)記錄下來，按計劃逐項實施。工作結(jié)束后，把一天中的任務(wù)完成情況也詳細(xì)地記錄下來，并進(jìn)行總結(jié)分析，以利于進(jìn)一步提高工作效率。,（二）工作日志的作用,1.提醒作用：及時提醒我們還有哪些工作等待我們?nèi)ネ瓿伞?2.跟蹤作用：根據(jù)記錄內(nèi)容，跟蹤完成情況，調(diào)整資源配置，確保重點(diǎn)任務(wù)按時完成。 3.業(yè)績證明作用：工作日志中工作量、工

12、作效果一目了然，因此，工作日志可以作為評價一個員工績效的有效平臺。,（三）工作日志的編制方法,工作日志應(yīng)在前一天下班前制定，一般先由秘書將周安排表中原來排定的第二天的活動內(nèi)容和已經(jīng)預(yù)約的會見等活動填寫到工作日志中，再送領(lǐng)導(dǎo)過目，看是否需要調(diào)整或補(bǔ)充。,（四）工作日志的參考格式,（五）工作日志的使用和管理,秘書通常需要填寫兩本工作日志：一本是上司的，記錄上司一天中需要完成的所有任務(wù)；一本是自己的，記錄自己一天中需要完成的所有任務(wù)。 1.上司工作日志的內(nèi)容 2.秘書工作日志的內(nèi)容 3.管理上司工作日志的注意事項 4.工作日志的變化與調(diào)整,1.上司工作日志的內(nèi)容,（1）內(nèi)部會議 （2）接待來訪 （3

13、）外部會議 （4）個人安排 （5）私人信息,（1）內(nèi)部會議,記錄上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況，要記錄清楚會議或活動的時間、地點(diǎn)和內(nèi)容。,（2）接待來訪,記錄上司在單位內(nèi)部接待來訪者的情況，要記錄清楚來訪者的姓名、單位以及接待時間等。,（3）外部會議,記錄上司在單位外部參加會議、活動、約會等情況，要記錄清楚時間、地點(diǎn)的確切細(xì)節(jié)，以及對方的聯(lián)絡(luò)方法等。,（4）個人安排,記錄上司個人的安排，如去醫(yī)院看病、探望病人等，以保證秘書不會在這段時間內(nèi)安排其他事宜。,（5）私人信息,記錄上司的私人信息，如親屬或者家人的生日等，以提醒上司購買生日賀卡或者禮物。,2.秘書工作日志的內(nèi)容,秘書的工作日志除包含

14、上司的日志內(nèi)容外，還需要有： （1）協(xié)助準(zhǔn)備事宜 （2）上司交辦工作 （3）本職工作,（1）協(xié)助準(zhǔn)備事宜,記錄上司的各項活動需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜，例如，為上司某某會議準(zhǔn)備發(fā)言稿、會議議程、訂機(jī)票，為上司的某某會談草擬合同和訂餐等。,（2）上司交辦工作,記錄上司交代自己辦理的工作，例如收集某一信息、購買饋贈禮品等。,（3）本職工作,記錄自己職責(zé)范圍內(nèi)應(yīng)做的工作，例如撰寫半年工作總結(jié)、對外聯(lián)絡(luò)、安排車輛等。,3.管理上司工作日志的注意事項,（1）安全保密：非上司授權(quán)人員禁止查閱。 （2）準(zhǔn)確一致：保持兩本日志信息的一致和準(zhǔn)確。 （3）適應(yīng)習(xí)慣：根據(jù)上司工作習(xí)慣安排上司活動時間。 （4）勞逸結(jié)合：

15、安排活動避開上司的用餐和休息時間，保證上司精力充沛。,4.工作日志的變更與調(diào)整,（1）變更原因 （2）應(yīng)對措施,（1）變更原因,A.原定活動結(jié)束時間延長超時。 B.追加工作內(nèi)容。 C.項目時間調(diào)整或變更。 D.項目終止或取消。,（2）應(yīng)對措施,A.相鄰活動之間要留有10分鐘左右的間隔，以備拖延。 B.調(diào)整變更項目時間應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則，并及時報告上司。 C.確定變更后要做好通知對方、說明理由等善后工作，以防止誤解。 D.及時變更日志記錄，防止遺忘。,六、其他時間管理的工具,還有許多簡單的時間管理輔助手段有助于秘書有效地分配和管理時間，如效率手冊、待辦文件夾、墻上計劃板、商務(wù)通、值班表、“在不在”布告板等，這些表格的制作方法基本相似，目的都是通過記錄或可視化信息幫助人們記憶和相互之間的溝通。,（五）日常工作部署的記錄,當(dāng)上司口授工作部署時，秘書要立即停止其他事項的辦理，隨手帶上筆和本，迅速走到上司身旁，邊聽邊記。 記錄時，要注意聆聽口授內(nèi)容，不要插嘴，遇有不明之處隨手標(biāo)示，口授結(jié)束后再行詢問。 對于重要工作部署，記錄完畢后，要復(fù)述要點(diǎn)，以確保記錄的準(zhǔn)確無誤。,（六）文字記錄的整理,1.忠實于講話者原意