1、,會議服務工作流程,錢 江 君 廷 酒 店,會前準備 會中服務 會后收尾,會議服務工作流程,了解會議基本情況 會議桌的要求 物品擺放 場地布置,會 前 準 備,了解會議基本情況,基 本 情 況,會議室的預訂情況，做好協(xié)調(diào)工作,會議名稱及會議時間,所需要的宴會器材和必須品,檢查所需品是否到位,會議的人數(shù)，會議類型，名稱，時間，主辦者，會議的特殊要求，與會者的風俗習 慣，付款方式和收費金額等。 聯(lián)系工程、PA等相關部門做好協(xié)調(diào)工作。 還要安排一名專職負責人或宴會領班與主辦方負責人聯(lián)系全程跟盯會議，保證與主辦方負責人配合好工作，如有準備會場不確定之處及時與此會議銷售經(jīng)理聯(lián)系。,了解會議基本情況,服務

2、員根據(jù)會議的類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會議室的具體情況安排會場布局，臺型要比例協(xié)調(diào)、美觀。 會議用桌要結(jié)實平穩(wěn)，桌與桌之間距離合適；臺昵平整無污垢，無破損、無皺褶；若用臺裙時，臺裙扣之間距離應在30cm左右，臺裙干凈無皺褶，接口不能朝向門和客人。椅子必須有椅子套，椅子套要干凈整潔，椅子前后左右距離合適，桌椅各成直線。 同時可根據(jù)與會者的風俗習慣和特點安排用品，搞好會議室內(nèi)外的衛(wèi)生，保證無異味，無異物。,會議桌的要求,會議桌的類型,教室型(Classroom Style)（即課桌式） 教室型主要適用于授課等需要用筆記錄的會議。 通常用會議長條桌（IBM長183CMX寬45CMX高76CM）進行擺放，

3、后面再放一排宴會椅。,2 劇院型(Theater Style)一般用于人數(shù)較多，不需作記錄的會議，如報告會（如為報告會，主席臺一般會就坐領導，需做VIP的招待），一些大型會議，新聞發(fā)布會，新品發(fā)布會或觀看表演等。一般由主席臺和宴會椅組成。根據(jù)客人需要可在第一排位置處放上一排桌子，要注意留出通道。,3 U 型臺（U Shape Style）U型臺一般為需要使用幕布，投影等的說明會或項目說明會等。此種臺型也是有IBM、臺裙和宴會椅組成，空位處可放綠色植物進行裝飾。,4 回型或董事會型（Boardroom Style）回型或董事會型主要是針對公司內(nèi)部研討會，董事會或座談會等。通?；匦陀蒊BM 、圍裙

4、和宴會椅組成。如客人需要可將會議桌兩頭加上兩個半圓形，使桌面更美觀。董事會型是在回型的基礎上中間再加上宴會桌進行填充，桌子上可放小型花進行裝飾。,主席臺 聽眾席,場地布置,舞臺裙: 舞臺前部外圍用深紅色或黃色舞臺裙粘貼，長度垂直地面，兩個舞臺裙之間的接縫吻合，接口處不能面向客人。 條幅： 根據(jù)客人要求協(xié)調(diào)工程人員懸掛在正確位置，高度適當，不歪斜，不破壞墻面。 投影幕及投影儀： 會前1小時將投影幕投影儀安裝到位，投影不歪斜，對正投影幕；懸掛式投影儀提 前放下。大型會議提前1天調(diào)試完畢，中小型會議至少提前1小時調(diào)試完畢。 會議主題或歡迎詞： 根據(jù)主辦方要求，可由音響師在投影幕上打上會議主題或歡迎詞

5、，要求：色澤 醒目，字體大小適當，字型美觀，間距合適，烘托氣氛。,主席臺,會議桌的擺放 椅子 臺昵 音響及電線,聽眾席,準備會議需用物品，按規(guī)定擺放，并留出用量的10%作為備量。 一般會議擺臺必須有紙夾、鉛筆、礦泉水、直筒杯、毛巾托、清口糖等，也可視客人要求擺茶杯。 確保物品干凈整潔，無破損。特殊會議如（簽字儀式）等應詢問是否需要準備香檳等及時做好準備,物品準備,課桌式會議先將桌子定位，根據(jù)場地人數(shù)計劃桌子張數(shù)，第一排桌子距離主席臺之間的通道應寬敞點（一般大于2米）。用23張桌子拼在一起成一直線，前后排桌子之間相距1米；豎排桌子中間至少留出3條主要通道，每條通道寬度應在1.52米之間。,會議桌

6、的擺放,課桌式會場椅子在IBM桌后面擺成一條直線，椅子前端與臺呢下垂部分相切，間距相等前后成直線，椅套平整干凈無皺。劇院式會場：每排椅子前后間距合適。,椅 子,每張IBM桌用臺昵鋪好，臺昵四臺平挺無皺褶，臺面無污物。兩端大約垂到桌子離地面的一半，并用大頭針扎好或者疊好。,臺 昵,接電之前通知工程部，不合格的電源線不接。 電線應順墻布線，不打卷多余電線應放置于不明顯處，并用花草或植物適當遮擋， 在通道處布線必須用壓線板壓住。音響設備：整齊擺放在墻角處，提前調(diào)試好音量及效果。音箱放在會場靠邊適當位置或墻角處。,音響及電線,舉 例,1 使用礦泉水的會議擺臺 會議桌上鋪好綠色的臺絨后開始進行擺臺，擺臺

7、時盛放信簽紙和鉛筆的皮夾必須處于椅子正前方。信簽紙和鉛筆擺放在皮夾相應的位置。水杯距皮夾兩厘米，水杯中線與皮夾上邊緣線成水平位子，礦泉水距水杯兩厘米，并成30度角。,帶有杯墊及杯蓋的水杯,礦泉水,鉛筆,帶有酒店標識的紙張,帶有酒店標識的皮墊,綠苔布,礦泉水,2 使用中式茶的會議擺臺 會議桌上鋪好綠色的臺絨后開始進行擺臺，擺臺時盛放信簽紙和鉛筆的皮夾必須處于椅子正前方。信簽紙和鉛筆擺放在皮夾相應的位置。茶杯的底部邊緣與皮夾上邊緣線成水平位子,迎賓服務 打開相關設備設施 會議開始 會中服務細節(jié) 會議中間休息 茶歇服務,會 中 服 務,如主辦方要求提供禮儀，應在指定時間安排禮儀小姐著紅色禮儀服在大堂

8、和電梯間迎接客人。服務員要在會議開始前1小時到達并于會議開始前半小時在門口站立迎接賓客。儀容儀表要合格。,迎 賓 服 務,會場主要燈光要在會議開始前半小時打開，主席臺上方會議燈開啟保持燈光明亮。話筒應在會議開始前5分鐘打開。會前半小時開始播放輕柔、歡快的輕音樂，會議開始前1分鐘通知音響師停播。并檢查各項設備設施是否正常。,打開相關設備設施,前15分鐘，服務員分發(fā)香巾完畢。分發(fā)香巾應在客人左側(cè)進行，必須使用干凈的香巾夾，香巾籃。,會議開始,A參會人員落座時，為演講人或前排就座的貴賓倒礦泉水或茶水。 會議開始后，服務員要站在會場的后面或側(cè)面注意觀察全場及時提供服務。如果賓客表示會議期間不用服務時，

9、服務員要在會場外面值班，以備客人需要，會議場內(nèi)15分鐘應巡視一遍。如果有事需要離開，必須找人替崗，保證會議有人值班。,會中服務細節(jié),B會議過程中，服務員要精神集中，注意觀察與會者有無服務要求，不能交頭接耳，要保證會場安靜，注意室內(nèi)溫度，合理調(diào)節(jié)空調(diào)。 C若有茶水服務，茶頭應在會議開始前5分鐘泡好。準備足量熱水瓶，熱水瓶應干凈光亮無水印。會議進行中間15到20分鐘應續(xù)水一次。倒茶水時，應在賓客的右后方用右手進行，動作要輕穩(wěn)，不能在賓客頭上或背部上方倒水，茶水以八分滿為宜。主席臺的客人或貴賓應在其后進行服務。若會議持續(xù)多天，一般第二天應更換茶葉品種。特殊情況可按客人要求服務。,D會議期間，服務員要

10、勤觀察，若出現(xiàn)工程噪音或停電等突發(fā)事件，及時處理上報，保證會議正常進行。 E會議期間，我們只承諾我們所能提供的服務 F會中隨時用對講機和音響師保持聯(lián)系確保音響設備正常使用。 G會議期間做好保潔工作，保持警覺性，防災、防盜、防雜物等。,會中服務細節(jié),1）當演講人宣布休息時，將會場的門打開，通知音響師播放輕柔、歡快的音樂，音量適中。 2）應禮貌提醒客人隨身攜帶貴重物品。盡快整理補充和更換各種用品，保持臺面整潔，注意及時鎖門防盜。 3) 為客人指示洗手間和吸煙區(qū)的方向。 4）會議開始前1分鐘通知音響師停播音樂。參會人員進場后將門關閉。,會議中間休息,1）會議休息開始前至少5分鐘，將各種飲品、茶品、用具準備齊全，人員做好服務準備。 2) 禮貌詢問賓客所需飲品，并迅速為其服務，保證餐臺及周圍的衛(wèi)生整潔，及時補充飲品及用具。 3）茶歇結(jié)束時整理餐臺，恢復原貌，撤走并送洗餐具。,茶歇服務,會議結(jié)束，應將所有門打開，禮貌送客。送別賓客時及時為賓客叫電梯。 賓客全部離場后，要檢查會場有無客人遺留物品。如發(fā)現(xiàn)遺留物品要及時歸還， 不能及時歸還的要及時上報上交。