1、發(fā)郵件的禮儀,讓優(yōu)秀成為習(xí)慣,禮儀匯總,主題 稱呼與問候 正文 附件 語言的選擇與漢字編碼 結(jié)尾簽名 回復(fù)技巧,關(guān)于主題,1一定不要空白標(biāo)題 2標(biāo)題要簡短，不宜冗長 3. 最好寫上來自XX公司的郵件 4. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性 5一封信盡可能只針對一個主題 6可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標(biāo)題 7回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE 一大串。 8、主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處,關(guān)于問候與稱呼,1 恰當(dāng)?shù)姆Q呼收件者，拿捏尺度 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的

2、情況下可以稱呼大家、ALL。 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。 關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。,2 Email開頭結(jié)尾最好要有問候語 最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。 結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件

3、標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。 俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待,正文,1. Email正文要簡明扼要，行文通順 若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。 Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容

4、確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。,注意論 述語氣,電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！,根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。,尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。,3. 正文多用列表，以清晰明確,如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有

5、時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。,4. 一次郵件交待完整信息,最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感,5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查,這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。,6. 合理提示重要信息,7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述,8. 不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻,附件

6、,1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理 3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 6. 如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，,語言的選擇和漢字編碼,只在必要的時候才使用英文郵件 尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。,結(jié)尾簽名,簽名信息不宜過多 不要只用一個簽名檔 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文

7、文字匹配，簡體，繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。,回復(fù)技巧,及時回復(fù)Email 進(jìn)行針對性回復(fù) 回復(fù)不得少于10個字 不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體 主動控制郵件的來往,PS：如何正確使用發(fā)送，抄送，密送 ，要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）,To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。 而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。 TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象! 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息,張先生， 您好，我是北京雅致人生管理顧問有限公司的王艷。很高興能夠認(rèn)識您，并有幸將我們公司介紹給您。我們公司培訓(xùn)主要以素質(zhì)技能技巧為主，曾經(jīng)成功的為IBM/HP/SUMSUNG/微軟、中海油、大唐移動、北京移動、信息產(chǎn)業(yè)部電信研究院服務(wù)過，歡迎您訪問我們公司的網(wǎng)址：www.yazhi-,對我們公司有更多的了解。