1、第八章展會(huì)時(shí)間管理方案策劃,第一節(jié) 會(huì)展時(shí)間管理的基本方法,一、會(huì)展時(shí)間管理的含義 所謂時(shí)間管理，是指企業(yè)將時(shí)間看成是和市場(chǎng)、客戶、質(zhì)量與成本等一樣重要的企業(yè)成功運(yùn)營(yíng)的基本要素，在安排各項(xiàng)工作時(shí)充分考慮時(shí)間方面的需要以及它們彼此在時(shí)間上的協(xié)調(diào)性，以時(shí)間為基礎(chǔ)形成快速反應(yīng)和協(xié)調(diào)能力，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的全面展開。,會(huì)展時(shí)間管理的主要內(nèi)容有： 1、招展時(shí)間管理； 2、招商時(shí)間管理； 3、會(huì)展宣傳推廣時(shí)間管理； 4、會(huì)展服務(wù)時(shí)間管理； 5、籌展撤展時(shí)間管理； 6、會(huì)展整體時(shí)間管理。,二、會(huì)展業(yè)進(jìn)行時(shí)間管理的必要性 1、對(duì)展會(huì)進(jìn)行時(shí)間管理，是展會(huì)業(yè)市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)的需要。 2、對(duì)展會(huì)進(jìn)行時(shí)間管理，是展會(huì)

2、適應(yīng)市場(chǎng)變化的需要。 3、對(duì)展會(huì)進(jìn)行時(shí)間管理，是展會(huì)適應(yīng)客戶需求變化的需要。 4、對(duì)展會(huì)進(jìn)行時(shí)間管理，是保證展會(huì)順利籌備的需要。 5、對(duì)展會(huì)進(jìn)行時(shí)間管理，是保證展會(huì)各項(xiàng)工作彼此協(xié)調(diào)的需要。,6、對(duì)展會(huì)進(jìn)行時(shí)間管理，是完善展會(huì)管理工作的需要。 三、會(huì)展時(shí)間管理的基本原理 時(shí)間管理一般分為三步：一是目標(biāo)選擇，即確定自己在某一段時(shí)間內(nèi)計(jì)劃要達(dá)到的目標(biāo)，各目標(biāo)最晚必須在什么時(shí)候達(dá)到；二是行動(dòng)排序，即按照計(jì)劃目標(biāo)，對(duì)在這段時(shí)間內(nèi)將要采取的各種行動(dòng)進(jìn)行合理排序，分清主次，計(jì)劃好哪些需要優(yōu)先執(zhí)行；三是過程控制，即對(duì)各行動(dòng)的具體執(zhí)行過程進(jìn)行優(yōu)化控制，盡量合理規(guī)劃業(yè)務(wù)流程，使各執(zhí)行過程順暢。,對(duì)會(huì)展進(jìn)行時(shí)間管理

3、，一般要遵循以下基本原理： 1、時(shí)間性原理； 第一，要在各項(xiàng)工作展開之前就確定各工作完成的具體期限，對(duì)各工作完成的進(jìn)度要有總協(xié)調(diào)人，各具體工作要有明確的負(fù)責(zé)人。 第二，要合理安排會(huì)展的開幕時(shí)間、籌展時(shí)間、閉幕時(shí)間和撤展時(shí)間，在時(shí)間上合理安排展覽期間的各項(xiàng)相關(guān)活動(dòng)。 第三，要合理安排會(huì)展各項(xiàng)籌備工作的進(jìn)度，使各項(xiàng)籌備工作能按會(huì)展的整體進(jìn)度要求有條不紊的進(jìn)行。,第四，各項(xiàng)籌備工作本身要在時(shí)間上進(jìn)行合理規(guī)劃，把握工作進(jìn)展，抓住工作開展的最佳時(shí)機(jī)。 第五，要充分考慮展會(huì)開幕程序和展會(huì)展覽期間各項(xiàng)工作的安排在時(shí)間上的合理性，不能出現(xiàn)程序次序顛倒或者工作顧此失彼的現(xiàn)象。 第六，要有應(yīng)急方案，要定期檢查，對(duì)

4、各項(xiàng)工作的期限安排不能太緊，要有調(diào)整和補(bǔ)救的余地。 2、系統(tǒng)性原理； 第一，聚合性，展會(huì)的整體籌備和正式舉辦是由既相聯(lián)系又各自獨(dú)立的子系統(tǒng)所組成，是這些子系統(tǒng)的大聚合。,第二，層次性。 第三，相關(guān)性，展會(huì)的各項(xiàng)籌備工作互相配合、彼此影響、相互關(guān)聯(lián)。 對(duì)會(huì)展進(jìn)行時(shí)間管理，要有整體性思維、動(dòng)態(tài)的眼光、開放的胸懷，要與環(huán)境相適應(yīng)，要有綜合性的策略。 3、人本原理。 第一，會(huì)展時(shí)間管理是服務(wù)于會(huì)展的，但歸根結(jié)底是服務(wù)于人的。 第二，會(huì)展工作人員是會(huì)展進(jìn)行有效時(shí)間管理的關(guān)鍵。 第三，使客戶得到最完美的會(huì)展專業(yè)服務(wù)是會(huì)展時(shí)間管理的追求。,4、團(tuán)隊(duì)精神原理。 5、責(zé)任性原理。 第一，規(guī)范辦展業(yè)務(wù)流程，明確各

5、部門和個(gè)人的業(yè)務(wù)分工，使各部門和個(gè)人職責(zé)分明，各負(fù)其責(zé)； 第二，明確各部門和個(gè)人在既定的時(shí)間內(nèi)需要完成的工作任務(wù)，使相關(guān)部門和個(gè)人的工作彼此配合，不互相脫節(jié)； 第三，制定相應(yīng)的監(jiān)督和控制辦法； 第四，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲辦法。 6、效率性原理。 7、創(chuàng)新原理。,第二節(jié) 展會(huì)招展時(shí)間管理,一、展會(huì)招展工作的時(shí)間性 1、展會(huì)開幕時(shí)間要符合展覽題材所在行業(yè)產(chǎn)品的產(chǎn)銷時(shí)間特點(diǎn)； 2、展會(huì)招展的起動(dòng)時(shí)間安排要合理； 3、預(yù)留的招展時(shí)間要充足。 4、重點(diǎn)招展時(shí)間段要很好的把握。 一是展會(huì)招展的中后期，而是在上屆展會(huì)展覽現(xiàn)場(chǎng)招展時(shí)期。 5、要密切監(jiān)控展會(huì)的招展進(jìn)度。,二、展會(huì)招展進(jìn)度管理 一是按目標(biāo)參展商招展效果

6、進(jìn)行監(jiān)控，二是按展位劃出數(shù)量進(jìn)行監(jiān)控，三是將上述兩者結(jié)合起來進(jìn)行監(jiān)控。 三、給參展商以參展時(shí)間指導(dǎo) 1、在讓參展商理解展會(huì)日程具有不可變更性的基礎(chǔ)上，協(xié)助參展商制定籌展工作計(jì)劃。 2、將一些事務(wù)性的日程安排以表格的形式通知參展商，幫助參展商及時(shí)安排相關(guān)事宜。,3、讓參展商確定本次參展的具體負(fù)責(zé)人或聯(lián)絡(luò)人名單，使展會(huì)和參展商能保持及時(shí)的溝通。,第三節(jié) 展會(huì)招商時(shí)間管理,一、展會(huì)招商工作的時(shí)間要求 1、展會(huì)招商計(jì)劃及工作安排要有統(tǒng)一的時(shí)間規(guī)劃。 2、把握好展會(huì)招商工作的起動(dòng)時(shí)間。 3、招商進(jìn)度要與招展進(jìn)度相協(xié)調(diào)。 4、要善于把握展會(huì)招商工作的“黃金時(shí)期”。 5、要密切監(jiān)控展會(huì)的招商進(jìn)度。,二、展會(huì)

7、招商進(jìn)度管理 對(duì)展會(huì)的招商進(jìn)度監(jiān)控一般有三種方法： 1、按既定的招商進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行監(jiān)控。 2、按觀眾參觀申請(qǐng)登記情況進(jìn)行監(jiān)控。 3、同時(shí)按既定招商進(jìn)度計(jì)劃和觀眾參觀申請(qǐng)登記情況進(jìn)行監(jiān)控。,三、給觀眾以參觀時(shí)間指引 1、將展會(huì)的一些重要日程安排明確通知觀眾。 展會(huì)正式開幕日期和具體時(shí)間，展會(huì)閉幕日期和具體時(shí)間，展會(huì)展覽期間每天對(duì)觀眾的開放具體時(shí)間，一些重要的相關(guān)活動(dòng)的日程和時(shí)間安排等。 2、在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置“展會(huì)重要日程安排表”。 3、在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置咨詢臺(tái)。,第四節(jié) 展會(huì)宣傳推廣時(shí)間管理,一、展會(huì)宣傳推廣的時(shí)間性 1、展會(huì)宣傳推廣要符合展會(huì)招展的時(shí)間進(jìn)度安排。 2、展會(huì)宣傳推廣要符合展會(huì)招商的時(shí)間進(jìn)

8、度安排。 3、展會(huì)宣傳推廣要從時(shí)間上考慮建立展會(huì)良好形象的需要。 4、展會(huì)宣傳推廣要配合展會(huì)業(yè)務(wù)代理的工作時(shí)間進(jìn)度。,二、展會(huì)宣傳推廣的進(jìn)度管理 1、按展會(huì)既定的宣傳推廣進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行監(jiān)控。 2、按展會(huì)宣傳推廣預(yù)算監(jiān)控。 3、按展會(huì)整體籌備進(jìn)度的需要來監(jiān)控。,第五節(jié) 展會(huì)服務(wù)及籌展撤展時(shí)間管理,一、展會(huì)服務(wù)時(shí)間管理 無論是展前服務(wù)、展中服務(wù)還是展后服務(wù)，都應(yīng)當(dāng)做到及時(shí)、快速、有求必應(yīng)和信守承諾。 二、籌展時(shí)間管理 1、將籌展的確切起止時(shí)間準(zhǔn)確的通知參展商。 2、提醒參展商盡快提供展位搭建備審材料。,3、讓參展商理解籌展截止時(shí)間的不可變更性。 4、加強(qiáng)布展現(xiàn)場(chǎng)管理。 對(duì)展會(huì)籌展進(jìn)行有效的時(shí)間管理，需要展會(huì)、參展商和展位承建商等方面的通力合作和密切配合。 三、撤展時(shí)間管理 1、將撤展的確切起止時(shí)間準(zhǔn)確的通知參展商。 2、讓參展商理解撤展開始時(shí)間的不可變更性。 3、加強(qiáng)撤展現(xiàn)場(chǎng)管理。,第六節(jié)