1、會(huì)計(jì)檔案管理,第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案及其作用 第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案的管理,我國現(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案管理法律法規(guī),會(huì)計(jì)檔案管理辦法 1998 年8 月21 日國家財(cái)政部，國家檔案局發(fā)布,1.會(huì)計(jì)檔案管理辦法制定依據(jù),為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國會(huì)計(jì)法和中華人民共和國檔案法的規(guī)定，制定本辦法。,2.會(huì)計(jì)檔案管理辦法適用范圍,國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他 組織(以下簡稱各單位)，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。,價(jià)值屬性,專業(yè)領(lǐng)域,形成主體,一、會(huì)計(jì)檔案的定義,會(huì)計(jì)檔案是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、個(gè)體工商戶

2、和其他組織在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。 （符合檔案構(gòu)成的三個(gè)要件）,原始屬性,第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案及其作用,我們應(yīng)從以下三個(gè)方面理解會(huì)計(jì)檔案的概念： 1會(huì)計(jì)檔案是在會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的 2會(huì)計(jì)檔案是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史記錄 3會(huì)計(jì)檔案是按照一定規(guī)律集中保存起來的,第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案及其作用,二、會(huì)計(jì)檔案的種類和特點(diǎn) （一）會(huì)計(jì)檔案的種類 1按管理期限可劃分為永久性會(huì)計(jì)檔案和定期會(huì)計(jì)檔案,定期保管期限分為3 年、5 年、10 年、15 年、25 年5 類。,2按載體形式可劃分 (一)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。 (二)會(huì)

3、計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬薄。 (三)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。 (四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。,（二） 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn) 1.專業(yè)性 2.廣泛性 3.嚴(yán)密性 4.記錄性,三、會(huì)計(jì)檔案的作用 會(huì)計(jì)檔案的作用有兩點(diǎn)：一是具有史料作用。二是具有查證作用。,第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的管理,一、會(huì)計(jì)檔案的管理原則 （一） 統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)原則 （二） 完整原則 （三）簡便易行原則 （四）依法管理原則,會(huì)計(jì)核算

4、材料的歸檔,歸檔范圍 歸檔時(shí)間 歸檔要求和歸檔手續(xù),會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)核算材料,歸檔范圍,不是會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍,工資年報(bào)，職工工資、獎(jiǎng)金及各種福利審批名冊(cè)，養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納名冊(cè)，調(diào)整、新增審批表，職工聘用、轉(zhuǎn)正等審批表、協(xié)議書，事業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，清產(chǎn)核資材料，財(cái)務(wù)制度，上級(jí)指標(biāo)文件等均屬文書檔案。,歸檔時(shí)間和責(zé)任人,歸檔時(shí)間：年終立卷，可暫時(shí)保管一年，移交本檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。（工會(huì)可根據(jù)自己情況在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)專柜保管） 責(zé)任人：會(huì)計(jì)人員、檔案員（檔案室存放）,出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案,歸檔要求和手續(xù),要求： 真實(shí)準(zhǔn)確(密封處理、加經(jīng)手章） 齊

5、全完整、保持卷冊(cè)的封裝 手續(xù)： 移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管時(shí)間,表-1企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表,表-2財(cái)政總預(yù)算、行政單位、 事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表,三、會(huì)計(jì)檔案的整理,會(huì)計(jì)檔案的分類 會(huì)計(jì)檔案的組卷 會(huì)計(jì)檔案的編目,會(huì)計(jì)檔案分類方案,把全部會(huì)計(jì)檔案按四類分開：會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、其它類。 每一種類的下面，按會(huì)計(jì)年度排列，一年內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案可根據(jù)保管期限的長短依次排列。 四類會(huì)計(jì)檔案分別編制獨(dú)立的案卷號(hào)，單獨(dú)流水，形成四本案卷目錄。,現(xiàn)金 永久 1 25年 2000年 2000年 銀行 總帳 定期 2 15年 明細(xì) 財(cái)務(wù)報(bào)告 帳簿 2001年 3 25年 5 200

6、1年 15年 2002年 2002年,會(huì)計(jì)核算材料的組卷,會(huì)計(jì)憑證的組卷方法 會(huì)計(jì)賬簿的組卷方法 財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷方法 其它核算材料組卷方法,會(huì)計(jì)憑證,會(huì)計(jì)憑證是用來記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、作為記帳依據(jù)的書面證明。,會(huì)計(jì)憑證的組卷要求,按月組卷 按會(huì)計(jì)憑證的形成的時(shí)間順序排列 剔除憑證內(nèi)的金屬物 裝訂 （一般不超過2cm) (以上操作原則上符合財(cái)政局和審計(jì)局的要求就可以了) 加蓋騎縫章(以上應(yīng)為會(huì)計(jì)操作)“標(biāo)案卷號(hào)” 裝盒填寫封面 抄寫會(huì)計(jì)檔案案卷目錄,會(huì)計(jì)檔案案卷題名,密云縣檔案局2005年7月記賬憑證,會(huì)計(jì)賬簿,會(huì)計(jì)賬簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍，是編制財(cái)務(wù)

7、報(bào)告的依據(jù)。 會(huì)計(jì)賬簿種類及劃分 活頁賬、死頁賬 總賬、明細(xì)賬、銀行存款賬、現(xiàn)金日記賬,會(huì)計(jì)賬簿的組卷,死頁賬（直接標(biāo)案卷號(hào)） 注：會(huì)計(jì)跨年度帳放在用完年的年度(即截止年) 活頁賬 要求：按年度組卷，結(jié)合保管期限,活頁賬,A、抽出空白頁編頁號(hào) B、加裝封皮，擬寫案卷題名，填寫案卷封面 C、裝訂、裝盒（不能混期限），填寫盒面內(nèi)容 D、編寫案卷目錄,財(cái)務(wù)報(bào)告,財(cái)務(wù)報(bào)告是根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算定期編制的，綜合地反映一定時(shí)期的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時(shí)期的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流動(dòng)情況的書面文件。 財(cái)務(wù)報(bào)告按時(shí)間劃分：會(huì)計(jì)年報(bào)（包括內(nèi)容：資產(chǎn)負(fù)債、利潤分配、經(jīng)費(fèi)情況、資金活動(dòng)、財(cái)務(wù)分析及說明、附注等

8、）、月報(bào)、季報(bào)。,財(cái)務(wù)報(bào)告組卷要求,按會(huì)計(jì)年度組卷，結(jié)合保管期限。會(huì)計(jì)報(bào)表、報(bào)表備注、財(cái)務(wù)情況說明書不要分開，一并組卷；同時(shí)對(duì)于不同年度、不同保管期限的要單獨(dú)組卷,財(cái)務(wù)報(bào)告整理步驟,步驟：同活頁帳 組卷編頁號(hào)填寫卷內(nèi)目錄填寫封面裝訂(左側(cè))裝盒 編寫案卷目錄 保管期限：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤分配表、經(jīng)費(fèi)情況表、資金活動(dòng)表、含財(cái)務(wù)說明、分析、輔助等永久，其它5年、3年,順序號(hào),題名,日期,頁號(hào),文號(hào),責(zé)任者,卷內(nèi)文件目錄,注意的問題,1、加蓋騎縫章(憑證、賬簿、報(bào)表） 2、案卷號(hào)必須一卷一號(hào)（特別注意憑證） 3、案卷題名三要素（企業(yè)名稱、時(shí)間、核算材料名稱） 4、不管用何種檔案盒，一定要填寫必填項(xiàng)：

9、案卷題名、案卷號(hào)、起止日期、頁數(shù)、保管期限,其它類會(huì)計(jì)核算材料,其它類會(huì)計(jì)核算材料的組卷方法：(一般的文件材料不多，銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單等屬歸檔之列)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)也屬歸檔范圍) 要求：與財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷方法相同。 銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單5年 銷毀清冊(cè)、保管清冊(cè)永久 移交清冊(cè)15年,編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄,檢索工具 要求：按照會(huì)計(jì)檔案的分類方法和案卷的排列順序編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄(四本或三本目錄)。案卷目錄的抄寫與案卷一致，基本上就是卷皮（盒）上的內(nèi)容。 一般為兩套(可復(fù)印)，檔案室和會(huì)計(jì)部門各存一套）,案卷號(hào)：會(huì)計(jì)憑證可按盒抄寫，但案卷號(hào)是實(shí)際案卷號(hào)，而不是盒

10、號(hào),例:一盒內(nèi)有3本憑證，案卷號(hào)是3-5，在案卷號(hào)這欄填寫3-5。,會(huì)計(jì)檔案案卷目錄,會(huì)計(jì)檔案案卷目錄,會(huì)計(jì)檔案案卷目錄,檔案排架,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理,打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案按紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理。（必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保存）,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理,隨計(jì)算機(jī)配置的系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會(huì)計(jì)核算軟件、數(shù)據(jù)備份光盤（磁盤），必須作為會(huì)計(jì)檔案保存。 三套保存（一套封存、一套異地保存、一套利用） 存放安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所 鋼絲錄音機(jī),會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀,對(duì)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確實(shí)無保管利用價(jià)值的可進(jìn)行銷毀，但必須按程序辦理。 “高齡原則”總之，不輕易銷毀,第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的管理,二、會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容 （一）會(huì)計(jì)憑證的整理 會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，必須做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。 1會(huì)計(jì)憑證的整理 2會(huì)計(jì)憑證的歸檔 （二）會(huì)計(jì)賬簿的整理 （三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理 （四）其他會(huì)計(jì)資料的整理,第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的管理,【小思考72】審計(jì)人員在對(duì)某公司的會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行審計(jì)時(shí)，為核