1、1,有效時間管理,2,大綱,一、時間管理的概念 二、時間管理的誤區(qū) 三、五代時間管理歷程 四、時間管理與習(xí)慣的關(guān)系 五、時間到哪里去了 六、時間管理的十大關(guān)鍵 七、時間管理的理論和原則,3,在開始之前.,4,如果您的餘生只剩下三天, 您會做那三件事情?,請閉目一分鐘思考這個問題,5,時間管理是什麼？,6,一、時間管理的概念 （一）什么是時間？,在我們探討“時間管理”這個問題以前，不妨先來讀篇文章： 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下： 諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。 這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學(xué)問。 以前的功課也許

2、有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時候，努力做一種專門學(xué)問。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時候，要做學(xué)問也來不及了。 有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學(xué)問，既沒有圖書館，也沒有實(shí)驗室，哪能做學(xué)問？,7,我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是要等到有了實(shí)驗室方才做研究的，有了實(shí)驗室也不肯做研究。你有了決心要研究一個問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設(shè)置儀器。 至于時間，更不成問題。達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點(diǎn)鐘的工作。你們看他的成績！每天花

3、1點(diǎn)種看10頁有用的書，每年可看3600多頁書；30年讀11萬頁書。 諸位，11萬頁書可以使你成為一個學(xué)者了。可是每天看3種小報也得費(fèi)你1點(diǎn)鐘的功夫；四圈麻將也得費(fèi)你1點(diǎn)半鐘的光陰?？葱竽兀窟€是打麻將呢？還是努力做一個學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！ 易卜生說：你的最大責(zé)任就是把你這快材料鑄造成器。 學(xué)問就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問便是毀了你自己。 再會了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器。,8,看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？,“時間就是效率”、“時間就是金錢”、“時間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，諸如此類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是我們做得究

4、竟怎樣呢？,9,什么是“時間”,時間的定義： 從過去通過現(xiàn)在到將來， 連續(xù)發(fā)生的，各種事件的“過程”。,10,（二）時間的四項獨(dú)特性：,（1）供給毫無彈性 （2）無法蓄積 （3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 （4）無法失而復(fù)得,11,個人思考：,如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。 請問：你如何用這筆錢？,12,（三）時

5、間管理的內(nèi)涵,“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。 時間管理的對象是？,13,時間管理是什麼?,時間管理就是自我管理。 自我管理即是改變習(xí)慣，讓自己更富績效，更富效能。 把事情很快地做完，叫做效率 把事情很快又很對地做完，叫做效能 時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃。,14,時間管理不是什麼?,時間本身不是問題，因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多。 所以時間管理的問題不在於時間，而是在於自己如何善用及分配你自己的時間。,15,時間管理的重要性 “時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要過,時間有限，而工作無限 解決努力工作卻并不快樂的問題 能主導(dǎo)自己的

6、生命 能實(shí)現(xiàn)自己的理想 能兼顧自己和別人的要求 尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要 做到忙而不盲，減輕學(xué)習(xí)和工作壓力,16,由于時間所具有的獨(dú)特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有24小時，每小時由60分鐘組成，每分鐘由60秒組成，總計就是8.64萬秒。擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不見？又怎么可以隨意處之？這個問題恐怕需要我們花點(diǎn)時間來考慮。,17,有人曾粗略地統(tǒng)計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的： 睡覺：21年 工作：14年 個人衛(wèi)生：7年 吃飯：6年 旅行：6年 排隊：6年 學(xué)習(xí)：4年 開會：3年 打電話：2年 找東

7、西：1年 其它：3年 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受 ？,18,要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，減少時間浪費(fèi)的現(xiàn)象，并非易事。那么，我們的問題究竟在哪里呢？,19,二、時間管理的誤區(qū),誤區(qū)之一：工作缺乏計劃 我們要步上職業(yè)化的道路，成為一個強(qiáng)調(diào)實(shí)效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把諸如環(huán)境變化，計劃沒用等原因當(dāng)做工作中的借口 。,20,查爾斯史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰(zhàn)：“請告訴我如何能在辦公時間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費(fèi)?！崩類鄯朴谑沁f了一張紙給他，并向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持

8、續(xù)地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那么即使運(yùn)用任何其它方法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬采用”。 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來之所以能夠躍升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造者，據(jù)說可能是導(dǎo)因于李愛

9、菲的那數(shù)句真言。,21,誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面： * 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) *“事必躬親，親力而為” *溝通不良 *工作時斷時續(xù) 要改善組織不當(dāng)： 首先，學(xué)會如何拒絕請托： 其次，學(xué)會利用資源：,22,誤區(qū)之三：時間控制不夠 在我們當(dāng)中，在時間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時間，以致到頭來一事無成。下面提供了一個拖延商數(shù)的測驗，請你先做一下自我評核。,23,請據(jù)實(shí)選擇以下每一個陳述最切合你的答案： （1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要

10、的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （5）當(dāng)被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意,24,（6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （8）我經(jīng)常將重要

11、工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務(wù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意,25,評分標(biāo)準(zhǔn)：,每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分。 1、總分小于20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣。 2、總分在21至30分之間：表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重

12、。 3、總分多于30分：表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。,26,誤區(qū)之四：整理整頓不足 辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關(guān)，因為雜亂是人為的?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運(yùn)。套用“帕金森定律”“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律”“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間?！?當(dāng)你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當(dāng)你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？下面是一份“文件處置測驗

13、”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。,27,請快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號“？”。 1、訂購文具后所取得的帳單。 2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。 3、來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。 4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來的問卷。 5、部屬交來的（或是你個人的）一份用于準(zhǔn)備下一個月業(yè)務(wù)報告的有關(guān)資料。 6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。 7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的E-mail。 8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調(diào)查報告。 9、某管理顧問公司中

14、寄來的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。 10、客戶寄來的一封投訴信。 11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 12、提醒自己明年及早準(zhǔn)備財務(wù)預(yù)算的備忘錄。,28,假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）,29,誤區(qū)五：進(jìn)取意識不強(qiáng) 我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個人缺乏進(jìn)取意識，缺乏對工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面： *個人的消極態(tài)

15、度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢 *工作中閑聊,30,好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要記取“過去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來”。送給大家一句話： 昨天是一張已被注銷的支票， 明天是一張尚未到期的本票， 今天則是隨時可運(yùn)用的現(xiàn)金。請善用它！,31,三、五代時間管理理論進(jìn)程,32,第一代：“公雞型”,做個備忘錄，當(dāng)日事當(dāng)日畢。 好處：知道自己做了那些工作； 壞處：你被各種“事件”所控制。 結(jié)果： 逢山開路、遇水架橋； 后知后覺，忙而無效！,33,“公雞型”的問題,注重“事件”： 定義：所做之

16、事均有記錄。 問題： 是否真正需要做這些事情？ 關(guān)鍵詞： 你可能成為時間的“奴隸”！,34,第二代：“倉鼠型”,事先做一個行事履歷、日程表，事先規(guī)劃安排行程 反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要 好處：事先有準(zhǔn)備，效率明顯提高； 壞處：你會更忙碌，可能迷失方向。,35,“倉鼠型”的問題,追求“效率”： 定義：少用時間，做更多的事情。 問題： 你真正需要和追求的是“效率”嗎？ 關(guān)鍵詞： 你會成為一架不停工作的“機(jī)器”！,36,第三代：“北極熊型”,先明確個人價值觀與目標(biāo)的關(guān)系，規(guī)劃、定優(yōu)先順序。 也就是依據(jù)輕重緩急設(shè)立短、中、長程目標(biāo)，再逐日地訂定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取

17、最高的效率。 好處：確立了個人價值觀及與目標(biāo)； 壞處：可能會缺乏整體的團(tuán)隊觀念。 結(jié)果： 對事件的判斷取決于個人價值觀。,37,“北極熊型”的問題,追求自身利益： 定義：個人價值觀和利益至上。 問題： 個人英雄主義時代已經(jīng)過去了！ 關(guān)鍵詞： 你可能會成為一個“孤家寡人”！,38,第四代：“群狼型”,追求集體利益： 定義：先做對的事，再把事做對！ 強(qiáng)調(diào)： 選擇和確定最重要的事情先去做； 強(qiáng)調(diào)企業(yè)、團(tuán)隊、個人的均衡性；,39,“群狼型”的基本觀念,要素： 先做重要的事情，而非緊急的事； 要求個人利益必須符合團(tuán)隊利益。 關(guān)鍵詞： 學(xué)會判斷重要性與緊急性的區(qū)別。,40,“群狼型”的問題,追求集體利益：

18、 定義：團(tuán)隊和集體價值利益至上。 問題： 為什么英雄和偉人往往不得好死？ 做人難，做人做給別人看就更難！ 關(guān)鍵詞： 集團(tuán)的利益與自身幸福往往沖突！,41,第四代時間管理反思,不同階層的困惑： 農(nóng)民：面朝黃土背朝天，勞碌終身無所得！ 工人：手?？谕Ｅ孪聧彛鄤谖幢啬芏嗟?！ 白領(lǐng)：朝九晚五再加班，老板臉色真難看！ 專家：象牙寶塔拼命鉆，出師未捷身先死！ 藝人：假亦真時真亦假，死要面子活受罪！ 老板：親力親為真玩命，擔(dān)驚受怕活不長！ 反思： 我們今后的生活質(zhì)量到底應(yīng)該是怎樣的？,42,第五代：“熊貓型”,追求社會公益與人生價值： 定義：服務(wù)群體，同時追求人生價值！ 強(qiáng)調(diào)： 認(rèn)真工作、幸福生活、勞逸結(jié)

19、合； 服務(wù)社會、享受人生、二者均衡； 社會進(jìn)步、人生幸福、世界大同。,43,“熊貓型”的基本觀念,要素： 工作即是享受、消費(fèi)即是創(chuàng)造； 追求個人利益與團(tuán)隊利益共存； 強(qiáng)調(diào)：均衡、辯證、對立統(tǒng)一。 關(guān)鍵詞： 學(xué)會思考怎樣達(dá)到這樣的境界。,44,五代時間管理間的關(guān)系,第一代：有了一個備忘錄，但缺少一個計劃！ 第二代：你有了一個計劃，但缺少一個目標(biāo)！ 第三代：你有了一個目標(biāo)，但缺少團(tuán)隊精神！ 第四代：你有了團(tuán)隊意識，但缺少人生規(guī)劃！ 第五代：你即有人生規(guī)劃，又有社會公德心！ 關(guān)鍵詞： 循序漸進(jìn)、逐步完善、不斷進(jìn)取、把握人生！,45,研討專題,您目前在使用第幾代的時間管理法？ 您工作中對時間管理最大的

20、困惑是？,46,四、時間管理與“習(xí)慣”的關(guān)系,47,習(xí)慣的定義,什么是習(xí)慣： 無意識、不經(jīng)思考的行為方式； 是精神或性格的一種固定趨向； 我們會受制于各種各樣的習(xí)慣。 關(guān)鍵詞： 你的潛意識會構(gòu)成無數(shù)個習(xí)慣。,48,習(xí)慣的養(yǎng)成,不斷重復(fù)又重復(fù)最后不再需要考慮； 不斷重復(fù)成為機(jī)械的行為改也難！ 例如： 準(zhǔn)時、勤奮、進(jìn)取、守信、學(xué)習(xí)； 例如： 暴躁、兇殘、酗酒、盜竊、吸毒。 例如： 拖延、隨意、猶豫、多變、無所謂。,49,習(xí)慣的判斷,什么是好習(xí)慣，什么是壞習(xí)慣？ 問題： 好習(xí)慣、壞習(xí)慣、一般的習(xí)慣， 那一種習(xí)慣的危害性最大？ 案例： 大象為什么不逃跑？,50,習(xí)慣與“舒適區(qū)”的關(guān)系,每個人都有自己的

21、舒適區(qū)； 因為舒服所以就不愿離開； 舒適區(qū)是由習(xí)慣所構(gòu)成的。 不舒適的 舒適的 不舒適的,51,走出你的舒適區(qū),危機(jī)管理 要想舒適，首先必須先不舒適。 關(guān)鍵詞： 不舒適的具體行為：變革與創(chuàng)新！,52,改變習(xí)慣的計劃,1、寫出需要改變的習(xí)慣： 習(xí)慣：,53,2、定出改變習(xí)慣的計劃和目標(biāo)： 目標(biāo)：,54,3、制定可以量化的結(jié)果： 什么時候達(dá)到目標(biāo)：,55,4、列出習(xí)慣的問題： 問題： 問題： 問題：,56,5、列出改變的理由： 好處： 好處： 好處：,57,改變習(xí)慣的收益,你的家人及朋友們會刮目相看； 你的上司和同事會驚訝及贊賞； 你自己會有成就感以及滿足感； 你生活、工作及事業(yè)獲得提升。 關(guān)鍵詞

22、： 請立即采取行動！,58,改變舊習(xí)慣的困難,可能出現(xiàn)的問題： 你可能又會延續(xù)過去的習(xí)慣； 你可能會被舊的習(xí)慣所牽引； 你可能會感覺不舒服不自在。 關(guān)鍵詞： 停止！堅決持續(xù)回新的習(xí)慣！,59,創(chuàng)造改變習(xí)慣的環(huán)境,又有可能出現(xiàn)的問題： 同事們可能會感到疑惑和不解； 甚至感到威脅而破壞你的努力； 迫使或誘惑你放棄努力的目標(biāo)。 關(guān)鍵詞： 堅定你的決心與恒心！ （案例：宿舍文化）,60,研討專題,您自己認(rèn)為有那些需要改善的習(xí)慣？ 怎樣制定一個有效的計劃改變習(xí)慣？,61,五、時間哪里去了？,62,你真的很忙嗎?,63,你對時間的控制,以下時間那個最難控制？請排序： （ ）工作的時間； （ ）業(yè)余的時間；

23、（酒、賭、玩、侃） （ ）上司的時間； （ ）下屬的時間； （ ）客戶的時間； （ ）女友的時間； （ ）家庭的時間； （ ）哥們的時間。,64,時間是怎樣流失的,問題： 時間總是被干擾、控制、割裂、破壞； 所以： 你往往總是感覺時間實(shí)在太不夠用了！ 困惑： 你的時間到底到那里去了？,65,你的時間那去了,被你的上司搶走了！ 被你的同事分走了！ 被你的下屬偷走了！ 被你的朋友拿走了！ 被它自己給溜走了！,66,來自上司的干擾,來自上司的干擾往往最難控制。 有效的方法： 讓上司清楚知道你的工作目標(biāo)； 主動約見你的上司以減少干擾。,67,來自同事的干擾,來自同事的干擾往往最難推卻。 有效的方法：

24、如果有人找你，站起來接待他； 公司設(shè)立人人安靜一小時制度； 紅色信號：請勿打擾！ 綠色信號：可以進(jìn)來。,68,來自下屬的干擾,來自下屬的干擾往往容易忽視。 有效的方法： 安排固定時間供屬下工作匯報； 保留固定時間供屬下提出問題； 安排其他時間處理非緊急事件。,69,來自自己的干擾,來自自己的干擾往往最難察覺。 例如： 沒有目的的游蕩、與屬下閑聊； 各種不良的習(xí)慣，想改改也難。 有效的方法： 學(xué)習(xí)管理和控制自己。,70,干擾的判斷,自問： 是否經(jīng)常會有人打擾你的工作？ 你是否清晰別人打擾你的目的？ 目標(biāo)、程序、制度是否不明確？ 緊急突發(fā)狀況是不是經(jīng)常出現(xiàn)？,71,討論-時間流逝,時間不夠 用的原

25、因,72,讓我們來看看任經(jīng)理的一天的活動：,8：30上司打電話讓任經(jīng)理去談話，談了一會兒有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、有客人來訪等，使他們的談話一直延續(xù)到10：00。 10：00準(zhǔn)備布置下屬工作，又有電話打來詢問有關(guān)新入職人員薪資的問題，解釋到10：20。 10：20找來下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬進(jìn)來請示工作，任經(jīng)理的思路和時間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。 11：00對秘書報上來的文件等進(jìn)行批示、處理；閱讀文件、各類的報告、建議書等，到12：00，還有一部分沒有過目。 12：00匆匆吃過飯，看了一會兒報紙、與同事聊了一會兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于

26、人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進(jìn)辦公室。,73,14：00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責(zé)，任經(jīng)理卻又全包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等，都由任經(jīng)理自己確定，此項工作又占去時間2個小時。 16：00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進(jìn)來請示和審批，同時聊了一會兒個人的私事和公司最近的傳聞。 16：30召集下屬開會，因為下屬反映部門內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬強(qiáng)調(diào)一下。但會議不僅沒有達(dá)到任經(jīng)理的預(yù)期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到17：00。 17：00 下屬

27、走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時間，已經(jīng)沒有時間來完成報告，只好挾著自己未寫完的報告和要處理的文件回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。,74,小組討論：,我們仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用？ 他如何解決這一問題？,75,電話干擾對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，這本不屬于任經(jīng)理的事，有薪酬主管嗎？ 會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實(shí)行有效控制。 上司不定期的召見，使中層經(jīng)理的時間具有很大的隨意性。 喜歡下屬事事請示和匯報的官僚作風(fēng)，下屬的不斷請示和匯報，使自己成為下屬任務(wù)的執(zhí)行者，大大浪費(fèi)了自己的時間。 對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。 凡事

28、事必躬親，有許多不需要看和處理的文件等耽誤時間。,76,77,8：30 部門例會 9：00 看資料、文件 9：15 接聽和打回復(fù)幾電話 9：30 下屬來請示工作 9：45 與財務(wù)部經(jīng)理討論費(fèi)用問題 10：20 替上司營銷總監(jiān)去開會 10：55 給外地辦事處打電話 11：10與行政部經(jīng)理聊天 11：30 替下屬修改銷售分析報告 12：00 吃午飯 13：00 接待一個客戶 13：30 備向營銷總監(jiān)匯報的資料,14：30 下屬來談他工作中的困難和抱怨 14：50 與人事經(jīng)理談某下屬的獎金問題 15：20 接顧客投訴電話、很惱火 15：30 打電話詢問投訴之事、教訓(xùn)下屬 15：50 老總找去談事 1

29、6：20 下屬又來請示工作 16：30 撰寫招聘計劃 17：00 下班時間到了，發(fā)現(xiàn)招聘計劃中有好幾個問題得去找人事經(jīng)理協(xié)商 18：00 有一個下屬還想反映 一下情況,78,浪費(fèi)時間的幾大方面,（1）做事目標(biāo)不明確； （2）作風(fēng)拖拉； （3）缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點(diǎn)； （4）過于注重細(xì)節(jié)；,79,（5）做事有頭無尾； （6）沒有條理，不簡潔，簡單事情復(fù)雜化； （7）事必親躬，不懂得授權(quán)； （8）不會拒絕別人的請求； （9）消極思考。,80,81,六、有效時間管理的十大關(guān)鍵,（一）設(shè)立明確的目標(biāo) 成功等于目標(biāo)，時間管理的目的是讓你在最短時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多你想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)； 你必須把今年度4到10個目

30、標(biāo)寫出來，找出一個核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計劃，你的關(guān)鍵就是依照計劃進(jìn)行。,82,（二）列一張清單,1年度目標(biāo)切割成季度目標(biāo)，列出清單，每一季度要做哪一些事情； 2季度目標(biāo)切割成月目標(biāo)，并在每月初重新再列一遍，碰到有突發(fā)事件而更改目標(biāo)的情形便及時調(diào)整過來； 3 每一個星期天，把下周要完成的每件事列出來 4 每天晚上把第二天要做的事情列出來。,83,（三）20：80定律,用你80%的時間來做20%最重要的事情，因此你一定要了解，對你來說，哪些事情是最重要的，是最有生產(chǎn)力的。 談到時間管理，有所謂緊急的事情、重要的事情，然而到底應(yīng)做哪些事情? 當(dāng)然第一個要做的一定

31、是緊急又重要的事情，通常這些都是一些突發(fā)困擾，一些災(zāi)難，一些迫不及待要解決的問題。當(dāng)你天天處理這些事情時，表示你時間管理并不理想。,84,成功者花最多時間在做最重要，可是不緊急的事情，這些都是所謂的高生產(chǎn)力的事情。然而一般人都是做緊急但不重要的事。你必須學(xué)會如何把重要的事情變得很緊急，這時你就會立刻開始做高生產(chǎn)力的事情了。,85,（四） 確定不被干擾時間,假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，自己關(guān)在自己的房間里面，思考一些事情，或是做一些你認(rèn)為最重要的事情。 這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至有時候這一小時比你三天工作的效率還要好。,86,（五）和你的價值觀相吻合,你一定要確立你個人的

32、價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什么對你最重要，當(dāng)你價值觀不明確，時間分配一定不好。,87,時間管理的重點(diǎn)不在管理時間，而在于如何分配時間。 你永遠(yuǎn)沒有時間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時間做對你來說最重要的事。,88,（六）最有效率的事情,每一分鐘每一秒做最有效率的事情； 你必須思考一下要做好一份工作，到底哪幾件事情是對你最有效率的，列下來，分配時間做它做好。,始終直瞄靶心-績效晉升,89,（七）充分地授權(quán),列出你目前生活中所有覺得可以授權(quán)的事情，把它們寫下來，然后開始找人授權(quán)，找適當(dāng)?shù)娜藖硎跈?quán)，這樣效率會比較好。,90,（八）同一類的事情一次做完,假如你在做紙上作業(yè)，那段時間都做紙上作業(yè)； 假

33、如你是在思考，用一段時間只作思考； 打電話的話，最好把電話累積到某一時間一次把它打完。 當(dāng)你重復(fù)做一件事情時，你會熟能生巧，效率一定會提高。,91,（九）做好時間日志,你花了多少時間在哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來，每天從刷牙開始，洗澡，早上穿衣花了多少時間，早上搭車的時間，早上出去拜訪客戶的時間，把每天花的時間一一記錄下來，做了哪些事，你會發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時間。 當(dāng)你找到浪費(fèi)時間的根源，你才有辦法改變。,92,（十）時間大于金錢,時間大于金錢，用你的金錢去換取別人的成功經(jīng)驗，一定要跟頂尖人士學(xué)習(xí)； 千萬要仔細(xì)選擇，你所接觸的對象，因為這會節(jié)省你很多時間，假設(shè)與一個成功者在一起，他花了四十年時間成

34、功，你跟十個這樣的人一起，你是不是就濃縮了四百年的經(jīng)驗?,93,（一）設(shè)立明確的目標(biāo) （二）列一張清單 （三）20：80定律 （四）確定不被干擾時間 （五）和你的價值觀相吻合 （六）最有效率的事情 （七）充分地授權(quán) （八）同一類的事情一次做完 （九）做好時間日志 （十）時間大于金錢,94,95,七、有效時間管理的一些理論,第一個是“6點(diǎn)優(yōu)先工作制” 第二個是帕累托原則 第三個理論是莫法特休息法 第四個是麥肯錫30秒電梯理論 辦公室美學(xué),96,第一個是“6點(diǎn)優(yōu)先工作制”,就是要求每天全力以赴做6件最重要的事。這個方法是咨詢大師艾維利提出的價值2.5萬美元的時間管理方法；,97,該方法是效率大師艾

35、維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時提出的，它使這家公司用了5年的時間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)時全美最大的私營鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費(fèi)，故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴地做標(biāo)號為“2”的事，依此類推艾維利認(rèn)為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。,98,第二個是帕累托原則,其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎是源于20%的活動，即

36、二八理論。根據(jù)這一原則，我們應(yīng)該首先完成那些緊急又重要的工作，其次是重要而非緊急的任務(wù)，再次是緊急而非重要的工作，最后是那些既不重要也不緊急的工作。 掌握這一點(diǎn)很重要，它可以決定你今晚是看電影還是去寫一個報告。,99,第三個理論是莫法特休息法,也就是不要長時間的做同一種工作，而是要經(jīng)常的做不同內(nèi)容的工作，保持精神上的興奮點(diǎn)，進(jìn)行主動的調(diào)劑和放松。,100,第四個是麥肯錫30秒電梯理論,據(jù)說麥肯錫曾經(jīng)丟掉過一個客戶，原因是這個客戶董事長在電梯里碰到了麥肯錫的項目經(jīng)理，要求他談?wù)勴椖康慕Y(jié)果，可憐的項目經(jīng)理沒有在電梯運(yùn)行的短短30秒內(nèi)把結(jié)果說清楚。后來麥肯錫就要求員工要表達(dá)清楚，直奔主題，凡事要?dú)w納

37、在3條以內(nèi)。,101,第五個是辦公室美學(xué)論,秩序是一種美。均勻、對稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是速度，條理就是效率。簡潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學(xué)、工作的美學(xué)。 我們應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成如下良好習(xí)慣： 物以類聚，東西用畢物歸原處； 不亂放東西； 把整理好的東西編上號，貼上標(biāo)簽，做好登記； 好記性不如爛筆頭，要勤于記錄； 處理文件的3個環(huán)節(jié)：第一，迅速回復(fù)。第二，迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟。第三，及時銷毀。沒用的文件要及時處理掉，以免繼續(xù)浪費(fèi)空間和時間。,102,時間管理的原則,80/20原則 目標(biāo)ABC原則 優(yōu)先順序原則 計劃原則 習(xí)慣原則,103,80/20原則,20%的工作占

38、整個工作80%的價值 集中80%精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作,104,80/20原理意示圖,80% 時間,20% 時間,80% 瑣碎（多數(shù)）,20% 重要（少數(shù)）,105,A=必須做的 B=應(yīng)該做的 C=不值得做,目標(biāo)ABC原則,106,優(yōu)先順序原則,第一類是工作的緊急程度是不同的。對于緊 急的工作要先做，對于不太緊急的工作后做。,例：某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分,107,第二類是工作可以按照重要程度來劃分，對于重要的工作要花費(fèi)較多的時間和精力去做，對于不太重要或不重要的工作不必去做或只花費(fèi)很少時間去做。,例：銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分,108,第四象限

39、不緊急 不重要,第三象限 緊 急 不重要,第二象限 不緊急 重 要,第一象限 緊急 重要,緊急 不緊急,四象限分析法,109,110,一象限文化,這是你及你的團(tuán)隊一定要做的事情。 問題： 真的有那么多緊急和重要的事情嗎？ 事實(shí)： 投資二象限一象限工作會大幅減少！,111,二象限文化,緊急與重要的事情很少會同時出現(xiàn)。 結(jié)果： 我們往往忽視不緊急但很重要的事。 事實(shí)： 問題表象與實(shí)質(zhì)不在同一時空出現(xiàn)！ 我們投資第二象限的回報是最高的！,112,三象限文化,如果總是忙而無效太不值得； 結(jié)果： 我絕對是最最不能缺少的人； 很多人開會前 5分鐘最忙亂。 事實(shí)： “忙亂”成為很多企業(yè)的文化！,113,四象

40、限文化,有工作就有此項活動 結(jié)果： 我們往往在白白浪費(fèi)時光！ 事實(shí)： 有益的活動并非第四象限！ 這是一個不必進(jìn)入的象限！,114,四象限的區(qū)分（示例）,重大項目的談判 緊急問題的處理 重要會議或工作,愿景價值觀的澄清 計劃、準(zhǔn)備、預(yù)防 學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、休閑,重 要,無謂的電話、信件、 報告、會議、應(yīng)酬 符合別人期望的事 打麻將三缺一,不 重 要,各種瑣碎的閑雜事 無用的廣告、函件 發(fā)呆、上網(wǎng)、閑聊 游蕩、逃避性活動,緊 急 不 緊 急,陪女朋友逛大街！必需的,陪客戶逛大街戰(zhàn)略的,陪老婆逛大街多余的,陪岳母逛大街無奈的,115,如何投資二象限,時間本身并無多余無法增加。 有效的方法： 堅決的從第三象

41、限騰出時間； 第三象限的欺騙性是最大的。 關(guān)鍵詞： 找回浪費(fèi)在第三象限的時間！,116,如何走出三象限,問題： 你真的無法把你的時間投資第二象限？ 建議： 改變你的習(xí)慣，增強(qiáng)持續(xù)行動的能力； 學(xué)會決不受急迫性事件的影響和左右。 關(guān)鍵詞： 急迫性與重要性正邪兩立，互為消長！,117,如何進(jìn)入第二象限,問題： 你的生命中最重要的是什么？ 你的人生意義和目的是什么？ 你的為人處事的原則是什么？ 你人生的基礎(chǔ)：信念是什么？ 關(guān)鍵詞： 我們必須認(rèn)真和深深的思考！ 否則，你只能是一個：混球！,118,請對你自己昨天一天或上一周的活動進(jìn)行四象限法分析，并選一人上臺演示后進(jìn)行分析。,119,急迫性指數(shù)測驗,大

42、家好！我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了時間管理的幾個原則，現(xiàn)在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。,120,選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；B=有時候；C=常常） 1、我在壓力之下表現(xiàn)最好。 （ ） 2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（ ） 3、我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。 （ ） 4、我休息時會覺得不安。 （ ） 5、我似乎永遠(yuǎn)在趕時間。 （ ） 6、我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。 （ ） 7、我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。 （ ） 8、我在做一件事時常會想到另一件事。 （）,121,9、我處理危機(jī)時表現(xiàn)最好。

43、 （ ） 10、處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺得有成就。（ ） 11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。 （ ） 12、當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。 （ ） 13、我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。 （ ） 14、我常邊工作邊吃飯。 （ ） 15、我一直認(rèn)為總有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 16、一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。（ ）,122,評分標(biāo)準(zhǔn),“A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)： 總得分： （A=0分；B=2分；C=4分） 0到25分屬于低度急迫性心態(tài)， 26到45分屬于強(qiáng)烈急

44、迫性心態(tài)， 46分以上已經(jīng)到了嚴(yán)重急迫性的程度。,123,如果生活或者工作一直處在急迫狀態(tài)的話，說明生活的質(zhì)量并不高。急迫的表現(xiàn)主要有兩個： 認(rèn)為自己在緊迫和壓力下往往表現(xiàn)得最好，覺得有壓力或者緊迫的情況下才能夠振奮精神，有所發(fā)揮； 經(jīng)常感到工作和生活的節(jié)奏非常緊張，這根弦兒繃得就要斷了。一個人被這種緊迫性所左右，就會變成時間的奴隸，也就會變成事件的奴隸。生活忙忙碌碌，毫無樂趣可言，就會喪失生命的價值取向。,124,計劃性原則,必須事先對工作做出計劃 必須按照計劃去執(zhí)行、去實(shí)施 必須留出處理不可預(yù)計事務(wù)的時間,125,習(xí)慣性原則,你要知道什么是好的時間管理習(xí)慣？ 對于職業(yè)管理人來說壞習(xí)慣是可以

45、并且是必須要改變的。 好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且是必須要形成的。 良好的習(xí)慣可以在有意中形成 。,126,請與身旁的伙伴分享 你的時間管理良方,127,交 流 時 間,128,129,THE END！,謝謝！,130,六、如何提高工作效率,1.了解自己每天工作時段的特性，並 善用之. 2.以PDCA分析周一到周五的工作性質(zhì). 3.保持良好的體力; 養(yǎng)成運(yùn)動的習(xí)慣. 4.身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好.,131,工作時段分配法則,132,每週工作性質(zhì)分配法則,133,時間管理良方,良好的時間管理來自於計劃：花時間在計劃上才是最節(jié)省時間的作法。 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 時間管理利器：to do list,134,備 忘 錄,時間管理的利器: to-do List,備 忘 錄,緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時狀況,重要的事情 1.工作計劃 2.人生規(guī)劃,Schedule List 1.Meeting 2.行事