1、q/ fdjzg -20108-2011q/fdjzgxx集團(tuán) xx分公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)q/fdjzg-20108-2011檔案記錄管理標(biāo)準(zhǔn)2 0 1 1 - 6 - 3 0發(fā) 布2 0 1 1 - 6 - 3 0實(shí) 施xx 集團(tuán)xx 分公司發(fā)布q/ fdjzg -20108-2011目次前言 . 1規(guī)范 .12規(guī)范性引用文件 .13職責(zé) . .14管理內(nèi)容與要求 . . .15檢查與考核 . . . .26附錄 a（檔案記錄管理流程圖） . . 4iq/ fdjzg -20108-2011前言本標(biāo)準(zhǔn)是為規(guī)范xx集團(tuán) xx分公司檔案記錄管理，加強(qiáng)企業(yè)的檔案記錄管理，完善、準(zhǔn)確地為企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)提供依

2、據(jù)，提升管理水平和工作效率而制定的。制定本標(biāo)準(zhǔn)的目的明確檔案管理方式、方法、內(nèi)容等。本標(biāo)準(zhǔn)由 xx集團(tuán) xx分公司提出。本標(biāo)準(zhǔn)的附錄a、附錄 b為規(guī)范性附錄，附錄c為資料性附錄。本標(biāo)準(zhǔn)由公司xx集團(tuán) xx分公司辦公室負(fù)責(zé)起草。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：本標(biāo)準(zhǔn)主要審核人：本標(biāo)準(zhǔn)批準(zhǔn)人：本標(biāo)準(zhǔn)由 xx集團(tuán) xx分公司辦公室歸口并負(fù)責(zé)解釋。本標(biāo)準(zhǔn) 2011年 6月 30日首次發(fā)布。iq/ fdjzg -20108-2011檔案記錄管理標(biāo)準(zhǔn)1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xx集團(tuán) xx分公司檔案記錄管理標(biāo)準(zhǔn)的管理職責(zé)和權(quán)限、管理內(nèi)容和方法、 報(bào)告和記錄、檢查與考核等的規(guī)則。本標(biāo)準(zhǔn)適用于xx集團(tuán) xx分公司所有記錄檔案（公

3、司資料、施工記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等）的管理。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。gb/t11821 2002照片檔案管理規(guī)范gb/t18894 2002電子文件歸檔與檔案管理規(guī)范gb/t11822-2000科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求da/t28-2002國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范da/t15 1995磁性載體檔案管理與保護(hù)要求d

4、a/t22 2000歸檔文件整理規(guī)則hj/t295 2006 環(huán)境保護(hù)檔案管理規(guī)范環(huán)境監(jiān)察q/gdw04 21811 2010本部檔案管理3 職責(zé)3.1職責(zé)分工辦公室是公司檔案管理的歸口承辦部門，公司其他部門是管理配合的關(guān)聯(lián)部門。3.2辦公室3.2.1負(fù)責(zé)檔案的管理工作；3.2.2負(fù)責(zé)對(duì)公司的各類檔案管理實(shí)施檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)工作；3.2.3檔案的管理實(shí)行專人管理；3.2.4負(fù)責(zé)檔案的及時(shí)收集、整理、歸檔；3.2.5負(fù)責(zé)公司檔案的保管、貯存、借閱及過期檔案的處置。iiq/ fdjzg -20108-20113.3公司其他部門3.3.1負(fù)責(zé)本部門各類檔案的管理；3.3.2負(fù)責(zé)收集本部門各類檔案并及

5、時(shí)移交辦公室；3.3.3負(fù)責(zé)配合辦公室做好檔案管理工作。4 管理方法與內(nèi)容4.1管理標(biāo)準(zhǔn)流程圖檔案管理標(biāo)準(zhǔn)包括：公司資料、文件、記錄資料檔案、員工檔案、施工記錄、施工技術(shù)檔案、財(cái)經(jīng)檔案、安全消防檔案等。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)流程圖：部門檔案（各部門）過程檢查（各部門）定期收集整理（各部門）移交（各部門）收集、整理、歸檔（辦公室）借閱使用（辦公室）過期處置（辦公室）4.2管理活動(dòng)的內(nèi)容4.2.1建立健全標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作制度，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。4.2.2公司檔案范圍4.2.1.1公司資料：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；4.2.1.2文件、記錄資料檔案：是指企業(yè)

6、在工作活動(dòng)中形成的具有查考價(jià)值以文字、圖表、聲像等形式和載體表現(xiàn)出來的文件資料。4.2.1.3員工檔案：是指企業(yè)員工在其學(xué)習(xí)、生活和工作活動(dòng)中形成的、反映本人歷史真實(shí)面貌的原始記錄。4.2.1.4施工技術(shù)檔案：施工檔案資料反映企業(yè)生產(chǎn)的所有生產(chǎn)過程情況，是施工過程的真實(shí)反映。技術(shù)檔案反映企業(yè)的技術(shù)管理情況，記載企業(yè)在技術(shù)管理、管理研究活動(dòng)中形成的文件資料和取得的成果以及各種技術(shù)圖書資料，用于指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行技術(shù)研發(fā)、技術(shù)管理工作。4.2.1.5財(cái)經(jīng)檔案：是指企業(yè)在資金使用、財(cái)務(wù)管理方面形成的各種帳表、憑證的資料，反映企業(yè)資金往來和各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄。4.2.1.6消防安全檔案：是指企業(yè)在

7、安全消防管理工作中形成的記錄資料以及安全消防方面的技術(shù)指導(dǎo)書籍資料。4.2.3凡是企業(yè)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件均應(yīng)歸檔保存，保存的資料實(shí)行定期收集歸卷、定期鑒別和定期整理歸檔制度。4.2.4對(duì)于處理完畢的文件材料要隨時(shí)歸卷，堅(jiān)持平時(shí)歸卷制度，收集的范圍：零散文件、“賬外”文件、專門文件。4.2.5檔案材料應(yīng)在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)其進(jìn)行鑒別處理，對(duì)重復(fù)性材料、事務(wù)性文件、臨時(shí)性文件、參考性資料和無用抄件等進(jìn)行揀出處理。iiiq/ fdjzg -20108-20114.2.6檔案文件材料應(yīng)在一個(gè)年度內(nèi)進(jìn)行整理立卷，在次年初將上一年度的文件材料整理立卷完畢歸檔保存。整理立卷的方法：根據(jù)檔案形成的

8、時(shí)間、單位的組織機(jī)構(gòu)、問題、作者及文件種類等進(jìn)行分類立卷（技術(shù)、財(cái)經(jīng)類檔案按照各自的立卷規(guī)定要求立卷），編目裝訂成冊(cè)。4.2.7案卷及卷內(nèi)文件必須按序排列，保持案卷材料之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用。4.2.8公司及各部門的檔案應(yīng)專柜、專架存放，按序排放整齊，并做好防蛀、防潮、防盜工作，確保檔案的安全利用。4.2.9各管理部門必須按照立卷歸檔的范圍和要求，將工作中形成的應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全完整并及時(shí)向檔案管理部門移交，不得滯留、散失或損毀材料，以保證檔案材料的完整性。4.2.10歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值， 科學(xué)的分類、 立卷和編目。4.2.11歸檔案卷必須填寫

9、案卷標(biāo)題、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄。 案卷標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明確切，案卷目錄注明保管期限。案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄應(yīng)條目清楚、項(xiàng)數(shù)齊全，便于保管和檢索利用。4.2.12記載和反映企業(yè)的重要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考應(yīng)用價(jià)值的文件材料作為永久保存（五十年以上）。4.2.13在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)公司工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)需要查考的文件資料作為長(zhǎng)期保存（十六年至五十年）。4.2.14其他一些具有較短時(shí)間內(nèi)（三年、 五年、十五年）公司需要查考的文件資料作為短期保存。4.3管理活動(dòng)的方法4.3.1根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)檔案管理辦法等有關(guān)文件，歸檔的文件應(yīng)是原件，并做到齊全、完整，能夠準(zhǔn)確反應(yīng)公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理

10、活動(dòng)的真實(shí)歷史過程。對(duì)文件、計(jì)劃、等資料整理、分類、登記、編目，做到妥善管理，以便查找。4.3.2公司各部門形成的文件材料，定期向辦公室移交檔案，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。4.3.3檔案管理員必須嚴(yán)格遵守檔案管理的保密制度，不得隨意讓人翻閱和外泄內(nèi)容。4.3.4檔案管理員工作變動(dòng)時(shí)必須履行檔案交接手續(xù)。4.3.5各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫 檔案借閱表 向檔案管理人員調(diào)閱。4.3.6借閱的檔案資料閱畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)借閱時(shí)間過長(zhǎng)仍未歸還的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催要。4.3.7調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)檔案，限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，應(yīng)確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、

11、拆散或損毀。檔案借閱應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。4.3.8檔案管理實(shí)行借閱登記制度。借閱檔案資料，應(yīng)設(shè)立登記簿，注明借閱時(shí)間、借閱人、借閱檔案名稱、 批準(zhǔn)人、 歸還時(shí)間等內(nèi)容。 對(duì)于具有重要機(jī)密性質(zhì)的檔案材料，嚴(yán)格限制借閱的范圍。4.3.9檔案管理人員應(yīng)切實(shí)負(fù)起責(zé)任，履行職責(zé)，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、歸類和維護(hù)，保證檔案有效提供利用。ivq/ fdjzg -20108-20114.3.10對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存。4.3.11辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀。4.3.12銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。4.3.13出于法律證實(shí)、 處理質(zhì)量糾紛或由于其他目的需要借閱記錄時(shí)，經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后， 借閱人向記錄保管部門辦理借閱手續(xù)。涉及企業(yè)商業(yè)秘密的記錄的查借閱有公司經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3.14保管標(biāo)準(zhǔn)檔案 , 要定期檢查 , 對(duì)已超過保管期 , 失去保存價(jià)值的檔案, 應(yīng)當(dāng)編造清冊(cè) , 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后銷毀 , 并注明銷毀時(shí)間 , 將清冊(cè)歸檔。5 檢查與考核5.1各部門未及時(shí)收集整理的，扣2 分。5.2因保管不善造成