1、如何做好會議紀(jì)要,梁羽 2014年3月1日,如何做好會議紀(jì)要,目 錄 1、會議紀(jì)要辦理流程概述 2、如何做好會議記錄 3、如何整理會議紀(jì)要 4、會議紀(jì)要的確認(rèn)、審核及簽發(fā)流程 5、會議紀(jì)要的執(zhí)行跟蹤,一、會議紀(jì)要的辦理流程,現(xiàn)場記錄 記錄整理（編寫紀(jì)要） 紀(jì)要確認(rèn) 審核簽發(fā) 發(fā)放 存檔 跟蹤、反饋 共七個(gè)步驟,二、如何做會議記錄,所謂“記錄”，即真實(shí)記錄會議上每個(gè)人的發(fā)言內(nèi)容。 第一件事：記下會議名稱、會議日期及時(shí)間、參會人員及會議主持人。 要義在于“快速”，因此必須學(xué)會： 1、寥寥幾字記錄復(fù)雜的意思； 2、一定不要為記而記，而是去理解發(fā)言人的真實(shí)意思表達(dá)，重點(diǎn)是“意到”而不是將每個(gè)字都寫出來

2、。 3、分清內(nèi)容的重點(diǎn)主次，重要的詳記，不重要或內(nèi)容重復(fù)的的簡記；,舉例： 1、寥寥幾字記錄復(fù)雜的意思； 如：“當(dāng)前我們面對的形勢很嚴(yán)峻，如果我們的人員對此認(rèn)識不足，危機(jī)就在眼前?！笨陕杂洖椤懊婢徽J(rèn)則?！?個(gè)字就可以了，因?yàn)樵加涗浭墙o自己看的。 又如：“你說的問題我是這么看的，你說管不動人，不聽指揮。既然公司給了你管理的權(quán)利，你說要解決問題，你還需要什么樣的支持？”可以略記為：人不行，給管權(quán)，該如何？ 筆記的只是個(gè)大意，筆記的功能更多是在做紀(jì)要整理的時(shí)候幫助回憶回憶的內(nèi)容，特別是重點(diǎn)內(nèi)容。,2、一定不要為記而記，而是去理解發(fā)言人的真實(shí)意思表達(dá)，重點(diǎn)是“意到”而不是將每個(gè)字都寫出來。 有的人

3、會錯(cuò)誤地將會議記錄理解為記錄下每個(gè)人說的每一句話，但是事實(shí)上是寫不過來的，如果這樣往往會因?yàn)閷懖患奥┝撕芏鄡?nèi)容。 正確的做法是聽發(fā)言人講的話，然后從中去提煉他的話的主要意思，并將它精煉表達(dá)就可以了。 如果一時(shí)沒記上或不理解，可以打個(gè)？繼續(xù)往下聽，后面再去回想或者去跟當(dāng)事人確認(rèn)？準(zhǔn)確的意思，不要在會上去糾結(jié)那個(gè)？，否則就會造成后面內(nèi)容的漏記。,3、分清內(nèi)容的重點(diǎn)主次，重要的詳記，不重要或內(nèi)容重復(fù)的的簡記； 一般的會議都會有形勢分析、問題提出、討論、協(xié)調(diào)解決和工作布置等內(nèi)容。要根據(jù)會議的主題，選擇輕重簡略。 例如公司最多的專題會議，“形勢分析”和“問題討論”的內(nèi)容只需要做簡略的記錄就可以了，即使發(fā)

4、言人說得很多，也沒有必要記錄得很詳細(xì)；但是討論、協(xié)調(diào)的的結(jié)果和工作布置就必須要詳記，因?yàn)槟鞘菚笾攸c(diǎn)要落實(shí)的內(nèi)容。 還有重復(fù)的內(nèi)容，只需要簡單做個(gè)記號有重復(fù)過就可以了。,三、如何整理會議紀(jì)要,紀(jì)要的目的： 1、面向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作 2、會議決議的執(zhí)行參考 在匯報(bào)工作的層面來說，老板不會想看一大堆沒有重點(diǎn)雜亂無章的東西； 在執(zhí)行層面來說，清晰的指導(dǎo)才能夠有有效的執(zhí)行； 因此，會議紀(jì)要的基本要求是：內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、重點(diǎn)突出。,一個(gè)錯(cuò)誤的觀點(diǎn)：會議記錄就是會議紀(jì)要，就是按人員的發(fā)言順序羅列會議內(nèi)容。（大錯(cuò)特錯(cuò)?。?紀(jì)要是經(jīng)過整理的記錄，依照的是合理的邏輯順序而不是會議的實(shí)際發(fā)言順序，這就是“條理清晰

5、”。 首先將會議內(nèi)容合并同類項(xiàng)： 同一個(gè)內(nèi)容不同人發(fā)言的，不要放在兩個(gè)地方；同一個(gè)人在會議的不同時(shí)間說了相同內(nèi)容的，要將內(nèi)容合并在一起，不要重復(fù)記述。 例如：李總開會，在會議開始的時(shí)候說到了招聘的問題，在會議即將結(jié)束的時(shí)候，又提到了招聘的問題，那么，這些內(nèi)容都應(yīng)歸納到“關(guān)于招聘”的板塊內(nèi)容上，而不應(yīng)該是分開記述。,其次，會議紀(jì)要應(yīng)按內(nèi)容分相應(yīng)模塊（即有1、2、3、4的小標(biāo)題），而不是一整版沒有內(nèi)容劃分和歸納性標(biāo)題的記述。 這就要求做紀(jì)要整理的人要有起碼的業(yè)務(wù)理解能力和良好的總結(jié)歸納能力，因?yàn)檫@些小標(biāo)題會議上未必能明確，但事實(shí)上每個(gè)會議都能夠分出若干個(gè)板塊內(nèi)容。歸納總結(jié)的好壞直接決定了會議紀(jì)要的

6、質(zhì)量。,再次，紀(jì)要整理要簡略得當(dāng)，只有做到簡略得當(dāng)才能實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)突出。 即根據(jù)會議的主題，對重點(diǎn)內(nèi)容做詳細(xì)的闡述，對不重要的內(nèi)容略記則可。這跟前面說到的會議記錄是要簡略的當(dāng)是一致的。 不要因?yàn)槿藛T在發(fā)言時(shí)不重要的說了一堆但重要的只說了幾句話而顛倒了重點(diǎn)主次。不重要的說得再多都沒必要寫太多。重要的只有幾句那就每一句都記述出來，甚至引申出去做更清晰詳細(xì)的闡述。 這就要求做紀(jì)要的人員要有熟悉的業(yè)務(wù)能力和理解歸納重點(diǎn)的能力了。,四、會議紀(jì)要的確認(rèn)、審核及簽發(fā)流程,公司會議紀(jì)要的格式 格式內(nèi)的每一項(xiàng)都需要確認(rèn)，這是對準(zhǔn)確性的要求。 總體來說會議紀(jì)要“確認(rèn)”項(xiàng)包括三大內(nèi)容： 自我檢查、與會人員確認(rèn)、主持人確

7、認(rèn)簽發(fā)。,紀(jì)要執(zhí)行全流程（公司要求）： 紀(jì)要整理人自我檢查 紀(jì)要整理人發(fā)放至各與會人員確認(rèn)紀(jì)要內(nèi)容整理無誤（有誤的根據(jù)反饋及時(shí)修正） 會議主持人審核無誤并在紀(jì)要“審核人”欄內(nèi)確認(rèn)簽發(fā) 紀(jì)要整理人打印會議紀(jì)要文件簽收表，按發(fā)放要求發(fā)放會議紀(jì)要并要求接收人確認(rèn)簽收（本流程注意將紀(jì)要發(fā)放到應(yīng)到但缺席會議的部門或人員手上） 存檔（總經(jīng)理缺席的重要辦公會議紀(jì)要上報(bào)總經(jīng)理）,五、會議紀(jì)要的執(zhí)行跟蹤,在會議紀(jì)要格式表頭有一欄：,1、如果是延續(xù)性的會議或工作例會，特別是上次會議議決事項(xiàng)完成情況與本次會議主題相關(guān)的，應(yīng)于會前先跟蹤執(zhí)行情況； 2、對于本次紀(jì)要整理出的需解決問題，如果會上沒有明確完成時(shí)間或責(zé)任人的，應(yīng)在會后與相關(guān)人員進(jìn)行明確后，再遞交審核，并且將執(zhí)行反饋的要求寫在最下方的空欄內(nèi)，以示提醒，并在規(guī)定完成時(shí)間到來時(shí)