1、Azoya International Ltd . Strictly Confidential,如何做好自我業(yè)務(wù)管理 - Don的一些個(gè)人心得分享 2015.01.31,Agenda,如何有效利用每天的工作時(shí)間 如何處理日常溝通 如何寫一封郵件 如何開一個(gè)高效的會(huì)議 如何整理歸檔自己的日常信息存檔 如何匯報(bào) 如何做信息安全與保密,Azoya International Ltd. Strictly Confidential,2,1）如何有效利用每天的工作時(shí)間：梳理目標(biāo)，主動(dòng)思考,稻盛和夫活法：“工作即修行，從努力工作中體味人生的真諦。” 目標(biāo)：這4個(gè)問題你可曾每天都會(huì)思考？ 公司（主管）對(duì)我當(dāng)前

2、的崗位定位是什么？ 主管給我的工作目標(biāo)、計(jì)劃時(shí)間點(diǎn)清晰嗎？ 我自己的技能或業(yè)務(wù)能力是否足夠保質(zhì)、按時(shí)完成目標(biāo)？ 在工作時(shí)我觀察到了什么新事物和問題？發(fā)現(xiàn)和解決這些是否是我的能力成長(zhǎng)和發(fā)展機(jī)會(huì)？ 如何在個(gè)人職業(yè)發(fā)展中，實(shí)現(xiàn)從普通到優(yōu)秀，量變到質(zhì)變？ 由業(yè)務(wù)和思考來驅(qū)動(dòng)時(shí)間，而非由剛性的時(shí)間來驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)和思考 10000小時(shí)定律 工匠精神：做好應(yīng)有的細(xì)節(jié) 優(yōu)秀是一種習(xí)慣,1）如何有效利用每天的工作時(shí)間：做好時(shí)間管理,曾國(guó)藩：“勤字為人生第一要義”（也可參考高效能人士的7個(gè)習(xí)慣） 上班路上 改掉遲到的習(xí)慣：不要讓上班途中的寶貴時(shí)間，成為昨日還沒睡醒的加時(shí) 抽空讀自己感興趣的訂閱號(hào)文章，跟上世界的變化，

3、擴(kuò)大知識(shí)和眼界 使用3G/4G速度快的數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)，節(jié)省等待時(shí)間 到辦公室 目標(biāo)明確：4個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)問題的快速思考 具體執(zhí)行：今天內(nèi) ，以及本周我還需要做的事務(wù)是哪些？時(shí)間計(jì)劃是怎樣的？ 上午時(shí)間安排 收郵件：緊急重要的立刻處理，緊急不重要的優(yōu)先處理，重要不緊急的先保存再處理，不重要不緊急的無需處理 收完郵件可以關(guān)閉Outlook（QQ？），不要成為等待他人郵件和好奇心的奴隸 9-11點(diǎn)：人一天中效率最高的2個(gè)小時(shí)，處理復(fù)雜問題，讓大腦動(dòng)起來,1）如何有效利用每天的工作時(shí)間：人與人的差距其實(shí)在8小時(shí)外,中午休息 不要一個(gè)人吃午餐，多與小伙伴，特別是其他業(yè)務(wù)跨模塊的同事溝通，培養(yǎng)全局觀 確保30分鐘的

4、午休，其實(shí)很有必要；既然是休息，就少看些視頻 下午時(shí)間安排 繼續(xù)完成當(dāng)日尚未完成的重要工作 就具體問題與小伙伴有更深入的溝通，如模塊內(nèi)會(huì)議，點(diǎn)對(duì)點(diǎn)培訓(xùn)等 下班前再處理一次郵件（QQ？） 其他時(shí)間 整塊時(shí)間：讀書學(xué)習(xí)，自我總結(jié) 碎片時(shí)間：訂閱號(hào)文章、雜志 聚會(huì)與運(yùn)動(dòng) 是哪位說的兩句箴言？ 你必須非常努力，才能看起來毫不費(fèi)力 世界上最可怕的事是比你牛逼的人，卻比你更勤奮 ,Agenda,如何有效利用每天的工作時(shí)間 如何處理日常溝通 如何寫一封郵件 如何開一個(gè)高效的會(huì)議 如何整理歸檔自己的日常信息存檔 如何匯報(bào) 如何做信息安全與保密,Azoya International Ltd. Strictly

5、 Confidential,6,2）如何處理日常溝通：始終先站在對(duì)方角度考慮問題再溝通,當(dāng)面溝通： 最重要的溝通方式，卻又最容易被忽略：原因？懶。 點(diǎn)對(duì)點(diǎn)溝通：有啥說啥，注意方式 雞肋的會(huì)議（召集或被召集）：會(huì)議是組織里最昂貴的溝通方式，能不開則不開 參考羅伯特議事原則 書面溝通：用好工作中的基本交流工具 EXCEL, Word, PPT 郵件（建議統(tǒng)一安裝Outlook，便于功能共享和同步） QQ或微信？ 其他新的企業(yè)溝通軟件或小工具（以改進(jìn)溝通效率為先） 電話溝通：關(guān)鍵在有必要性下的迅速執(zhí)行，拖延癥只會(huì)拖延了自己的發(fā)展,Agenda,如何有效利用每天的工作時(shí)間 如何處理日常溝通 如何寫一封

6、郵件 如何開一個(gè)高效的會(huì)議 如何整理歸檔自己的日常信息存檔 如何匯報(bào) 如何做信息安全與保密,Azoya International Ltd. Strictly Confidential,8,3）如何寫一封郵件：最低效的溝通方式，不發(fā)無謂之郵件,如何接收和處理郵件： 無論如何，千萬不要讓接收郵件、回復(fù)郵件變成了工作的重點(diǎn)，甚至是唯一事務(wù) 每日2小時(shí)式 早晚處理式 見縫插針式 如何發(fā)起或參與郵件交流： 自己發(fā)起主題時(shí)：主送、抄送、密送（少用）、主題、內(nèi)容、格式、署名/簽名 回復(fù)他人主題時(shí)：檢查郵件Loop內(nèi)人員是否完整，誰需要這個(gè)郵件？誰應(yīng)該對(duì)什么負(fù)責(zé)？ 郵件是最差，但卻是最便利的溝通方式（想發(fā)就

7、發(fā)，不用為對(duì)方時(shí)間考慮、發(fā)附件方便） 盡早結(jié)束或不要再參與已經(jīng)在多人群發(fā)的郵件生命 同地點(diǎn)、同模塊間應(yīng)規(guī)避郵件交流 保密原則，郵件不需要發(fā)給與郵件內(nèi)容或業(yè)務(wù)不相關(guān)的人 最容易的時(shí)間浪費(fèi)：當(dāng)一個(gè)不會(huì)發(fā)郵件的小伙伴，cc郵件給了一個(gè)本可以不用cc的小伙伴，而恰好這個(gè)被cc的人童鞋來都守在郵件旁，,Agenda,如何有效利用每天的工作時(shí)間 如何處理日常溝通 如何寫一封郵件 如何開一個(gè)高效的會(huì)議 如何整理歸檔自己的日常信息存檔 如何匯報(bào) 如何做信息安全與保密,Azoya International Ltd. Strictly Confidential,10,4）如何開一個(gè)高效的會(huì)議：不開無準(zhǔn)備之會(huì)，開

8、會(huì)必有輸出,每當(dāng)想和兩人或兩人以上開會(huì)時(shí)，首先想起：開會(huì)是最昂貴的溝通方式，再考慮是否需要開會(huì)？ 如果一定要開會(huì)解決 你是發(fā)起者：建議先和被邀請(qǐng)者口頭確認(rèn)，再使用個(gè)人日程管理工具（如Outlook的日程表）發(fā)送日期、地點(diǎn)、主題、會(huì)議內(nèi)容（包括附件文檔）發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)，用于兩方的日程備忘 你是被邀請(qǐng)者：當(dāng)和發(fā)起者口頭確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間后，提前做好準(zhǔn)備 任何時(shí)候，不開無準(zhǔn)備之會(huì)，會(huì)議時(shí)間越短越好 如果當(dāng)面溝通，不要開電腦（查閱信息除外），不要玩手機(jī)，這是對(duì)其他與會(huì)者時(shí)間的不尊重 一個(gè)正常的問題討論型會(huì)議不應(yīng)超過1小時(shí)，95%以上的會(huì)其實(shí)都可以在1小時(shí)內(nèi)解決 會(huì)議結(jié)束時(shí)，發(fā)起者應(yīng)對(duì)討論的結(jié)論做以整理，

9、梳理出需要跟進(jìn)的a, b, c，責(zé)任人、時(shí)間點(diǎn)、交付件，并跟進(jìn)或升級(jí)（難以解決時(shí)）,Agenda,如何有效利用每天的工作時(shí)間 如何處理日常溝通 如何寫一封郵件 如何開一個(gè)高效的會(huì)議 如何整理歸檔自己的日常信息存檔 如何匯報(bào) 如何做信息安全與保密,Azoya International Ltd. Strictly Confidential,12,5）如何整理歸檔自己的日常信息存檔：海量信息，最快找到,一級(jí)文件夾：編號(hào)、妥善分類,5）如何整理歸檔自己的日常信息存檔：海量信息，最快找到,二級(jí)文件夾：視具體業(yè)務(wù)實(shí)體，分開保存關(guān)鍵交互性文檔、文件等,5）如何整理歸檔自己的日常信息存檔：海量信息，最快找到

10、,三級(jí)文件夾：按日期命名開頭，文件即可自動(dòng)排序（Windows的默認(rèn)功能）、明確文件內(nèi)容題目，便于查找,Agenda,如何有效利用每天的工作時(shí)間 如何處理日常溝通 如何寫一封郵件 如何開一個(gè)高效的會(huì)議 如何整理歸檔自己的日常信息存檔 如何匯報(bào) 如何做信息安全與保密,Azoya International Ltd. Strictly Confidential,16,6）如何匯報(bào)（最正式的溝通）：讓對(duì)方做選擇題，而非填空題,主動(dòng)匯報(bào)：發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，求助與期待獲得支持 定律：沒有人比你自己更了解你手頭的業(yè)務(wù)，特別是細(xì)節(jié) 不要僅站在自己的角度去告訴對(duì)方（或主管）做了什么：這個(gè)其實(shí)并不是最重要的

11、也不是每個(gè)人對(duì)你要講的問題都有興趣，因此更要站在被匯報(bào)者角度考慮：他想知道哪些？我的業(yè)務(wù)與他有何關(guān)聯(lián)，站在他的角度怎樣看我陳述的事實(shí)和問題？我該怎么“對(duì)癥下藥”？ 既然是匯報(bào)，就要清楚：你想說什么？你需要通過匯報(bào)解決的問題是什么？提前準(zhǔn)備好材料 僅僅陳述事實(shí) - 是不夠的，正確的邏輯應(yīng)該是： 陳述需要匯報(bào)的事實(shí)，必須有邏輯 + 數(shù)據(jù)支撐，否則是不完整的 就具體業(yè)務(wù)事實(shí)發(fā)現(xiàn)的需要解決的問題是哪些？ 給出就每個(gè)匯報(bào)提出問題的可能建議，要有自己的思考，讓被匯報(bào)方做選擇題，而非填空題 給出實(shí)質(zhì)性求助 會(huì)議中記錄相關(guān)議題討論時(shí)產(chǎn)生的過程問題和計(jì)劃時(shí)間點(diǎn)，并在會(huì)后跟進(jìn),Agenda,如何有效利用每天的工作時(shí)間 如何處理日常溝通 如何寫一封郵件 如何開一個(gè)高效的會(huì)議 如何整理歸檔自己的日常信息存檔 如何匯報(bào) 如何做信息安全與保密,Azoya International Ltd. Strictly Confidential,18,7）如何做信息安全與保密：不相關(guān)保密原則,信息的價(jià)值隨著時(shí)間而消退 業(yè)務(wù)相關(guān)的所有信息，都是公司每位成員共同的勞動(dòng)成果或過程里程碑 不相關(guān)保密原則：與需要傳遞的信息不相關(guān)的業(yè)務(wù)模塊或人員，可以對(duì)其保密，但要把握度 信息安全分級(jí)管理（同樣適用于有形、無形信息）： 內(nèi)部公開 限制公開 公司機(jī)密 在網(wǎng)上的對(duì)于公司業(yè)務(wù)的評(píng)論，除非授權(quán)或同意，個(gè)人不能以公司名義回答第三方問題