1、第六章 差旅安排,第一節(jié) 國內(nèi)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備 第二節(jié) 國外商務(wù)旅行的準(zhǔn)備,第一節(jié) 國內(nèi)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備,一、需要了解的情況 原因、地點、時間、人員安排 二、應(yīng)該做的準(zhǔn)備工作 1.準(zhǔn)備旅行計劃,旅行計劃應(yīng)包括的內(nèi)容有（p193） 1.時間（出差時間、啟程日期、返回日期、接站安排等）。 2.地點或線路（出行線路、終點、途經(jīng)地點、住宿安排）。 3.會晤計劃（人員、地點、日期、時間等）。 4.交通工具 5.需要攜帶的資料（文件、合同、樣品等）。 6.目的地的天氣 7.差旅費用、現(xiàn)金、辦理旅行支票。 8.上司的住宅電話號碼。,舉例：旅行計劃表,旅行日程表 總經(jīng)理行程安排 上海北京 2008年5月13日5月

2、15日,內(nèi)容包括：時間、目的地（要具體到機場、火車站、碼頭和住宿）、交通工具、抵離時間（航班、車次）、旅館食宿、活動安排。,5月13日 星期二 上午 7:00 赴虹橋機場（公司派車送達(dá)）。 8:40 乘Mu5143次班機離滬赴北京。 10:20 抵達(dá)北京（接機） 11:00 住賓館606房間（已預(yù)先定房）。 12:00 與總經(jīng)理共進(jìn)午餐（在賓館）。 下午 14:30 與總經(jīng)理在公司會議室洽談（需用的1、2、3號文件在您的公文包中）。 18:00 與總經(jīng)理在公司共進(jìn)晚餐。,5月14日 星期三 上午 9:30 赴公司與董事長洽談（需用的4、5號文件在您的公文包中）。 11:30 與董事長共進(jìn)午餐（

3、在該公司）。 下午 15:00 拜訪先生（由先生陪同，禮品在您手提箱內(nèi)）。 18:00 在賓館用餐。,5月15日 星期四 上午 8:50 乘CA1501次班機離開北京（機票已預(yù)定，由王秘書事先送交您）。 10:25 抵達(dá)上海虹橋機場（接機）。 (行程結(jié)束）,2.選擇交通方式,交通工具 （考慮目的地、費用、個人喜好等因素） 一是指出發(fā)、返回的交通工具； 二是指商務(wù)活動中使用的交通工具。 秘書需了解這方面的有關(guān)知識： 地理知識； 交通知識； 票務(wù)知識。,3.制定約會計劃： 內(nèi)容 （1）目的地（省、市名） （2）時間（日期、時間） （3）對象（xx公司、約會者姓名、聯(lián)系方式等） （4）其他（備注、需

4、要特別提醒的事，如需要帶xx材料）。,4.為商務(wù)洽談搜集資料，準(zhǔn)備有關(guān)材料,（1）準(zhǔn)備各類相關(guān)文件（如：討論的問題有關(guān)的信件、備忘錄等）。 （2）貯備旅行地點風(fēng)土人情及各種禮節(jié)方面的資料。,5.準(zhǔn)備旅行用品,例如身份證、信用卡、名片、公司產(chǎn)品資料、客戶資料、手機、筆記本、活動日程表、地圖、照相機及一些私人物品，如備用眼鏡、替換衣服、襪子、洗漱用品、藥品等，有的還可能要帶筆記本電腦。,6.協(xié)助準(zhǔn)備行李（行李分為托運行李、自理行李和隨身攜帶物品）,（1）秘書人員幫助了解飛機可以免費攜帶行李的重量和大?。赏ㄟ^航空公司的旅行手冊，或者通過旅行社代辦人員）。 托運行李的重量每件不能超過50公斤，體積不

5、能超過40*60*100厘米， 自理行李的重量不能超過10公斤，體積每件不超過20*40*55厘米。 隨身攜帶物品的重量，每位旅客以5公斤為限。,（2）行李：小提箱、公事包、從旁邊打開有兩格的公文包（衣服可放下面） （3）準(zhǔn)備行李的識別標(biāo)簽（便于辨認(rèn)），但不能把上司的姓名和地址寫在標(biāo)簽上。,7.安排差旅費,1.預(yù)支差旅費：先預(yù)支、后報銷。 2.個人支票：個人支票是指由出票人（個人）簽發(fā)的，委托辦理支票存款業(yè)務(wù)的銀行或者其他金融機構(gòu)在見票時無條件支付確定的金額給收款人或持票人的票據(jù)。 個人支票分為現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票兩種。支票上未劃線的是普通支票，可用于支取現(xiàn)金，也可用于轉(zhuǎn)賬。在普通支票左上角劃兩

6、條平行線的是轉(zhuǎn)賬支票，只能用于轉(zhuǎn)賬，不能支取現(xiàn)金。,旅行支票 外幣旅行支票是指境內(nèi)商業(yè)銀行代售的、由境外銀行或?qū)ｉT金融機構(gòu)印制、以發(fā)行機構(gòu)作為最終付款人、以可自由兌換貨幣作為計價結(jié)算貨幣、有固定面額的票據(jù)。境內(nèi)居民在購買時，須本人在支票上簽名，兌換時，只需再次簽名即可。 旅行支票是一種定額本票，其作用是專供旅客購買和支付旅途費用，它與一般銀行匯票、支票的不同之處在于旅行支票沒有指定的付款地點和銀行，一般也不受日期限制，能在全世界通用，客戶可以隨時在國外的各大銀行、國際酒店、餐廳及其他消費場所兌換現(xiàn)金或直接使用，是國際旅行都常用的支付憑證之一。,各種旅行支票均有不同的固定面額，形似現(xiàn)鈔，如有10

7、、20、50、100、500、1000美元等面額的旅行支票。使用時可以零星花用，比銀行匯票方便。,4.信用證 信用證（Letter of Credit，L/C），是指開證銀行應(yīng)申請人的要求并按其指示向第三方開立的載有一定金額的，在一定的期限內(nèi)憑符合規(guī)定的單據(jù)付款的書面保證文件。信用證是國際貿(mào)易中最主要、最常用的支付方式。,三、發(fā)揮旅行社的服務(wù)作用,（一）正確選擇旅行社 正規(guī)、有實力、能提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、能長期合作的旅行社。 （二）旅行社可提供的服務(wù) 1.票務(wù) 2.制定旅行計劃 3.安排食宿 4.提供信息 5.安排觀光 6.解決瑣碎問題,第二節(jié) 出國商務(wù)旅行的準(zhǔn)備,一、出國手續(xù) 1、辦理護(hù)照 （1）

8、撰寫出國申請 （2）辦理護(hù)照手續(xù) 2、辦理簽證 3、辦理國際預(yù)防接種證書（黃皮書） 4、辦理出境登記卡 5、訂購機票 6、辦理保險,二、出入境手續(xù) 1、邊防檢查 2、海關(guān)檢查 3、安全檢查 4、檢疫,辦理出國旅行手續(xù)的內(nèi)容、程序,出國申請手續(xù)主要有五項：* （一）辦理出國申請。 一般包括：出國事由、出國團組的人數(shù)，出國路線（外國公司所在國名稱），出國日程安排 (出國時間、在國外活動時間、地點、回國時間)等。 申請文書后面要附：出國人員名單(寫清出國人員姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱)以及外國公司所發(fā)的邀請函(副單)。,辦理護(hù)照,1.護(hù)照的作用； 2.護(hù)照的種類：外交、公務(wù)和普通三種。 3.護(hù)照的

9、辦理： 在國內(nèi)，由外交部及其授權(quán)單位辦理； 在國外，由我國駐外使、領(lǐng)館等負(fù)責(zé)辦理。 第一，攜帶有關(guān)證件（任務(wù)批件、政審批件、邀請書） 第二，認(rèn)真填寫有關(guān)卡片和申請表； 第三，拿到護(hù)照后，再認(rèn)真檢查核對。,（三）申請簽證,1.簽證的作用和種類 申請所去國家（地區(qū)）和中途經(jīng)停國家的簽證。 簽證也分為外交、公務(wù)和普通三種（有入境、入出境、出入境、過境簽證、居留簽證） 。 2.簽證的辦理 因公出國的人員簽證：通常由外交部或中國旅行社代辦處，向有關(guān)國家駐華使館（或駐華總領(lǐng)館）申辦； 緊急時，也可向我有關(guān)駐外使、領(lǐng)館發(fā)報，請其向駐在國申請，抵達(dá)時由機場移民局發(fā)給； 因私：一般可通過中國旅行社簽證代辦處辦理

10、。,（四）辦理健康證書,健康證書即預(yù)防接種證書，慣稱“黃皮書” 。 為防止國際間某些傳染病的流行，世界衛(wèi)生組織正式通過的國際衛(wèi)生準(zhǔn)則規(guī)定，入境者在進(jìn)入一個接納國的國境前，要接種牛痘、霍亂、黃熱病的疫苗等。,（五）辦理出境登記卡,攜帶出國人員的護(hù)照、戶口簿、居民身份證辦理臨時出境登記手續(xù)。 凡出國超過六個月的（含六個月）人員，則要攜帶上述證件到其常住戶口所在地的公安派出所辦理注銷戶口手續(xù)。并將第一張“出境登記卡”換為第二張“出境登記卡” 。,實訓(xùn)二：陪同上司出差,一、實訓(xùn)背景 公司王總經(jīng)理月底要到天津出差，此次出差事務(wù)較多，王總經(jīng)理要求專職秘書小燕陪同他一起出差。 二 、實訓(xùn)內(nèi)容 按照實際情況演練陪同上司出差應(yīng)做的工作。,（一）旅途中秘書的工作 1負(fù)責(zé)攜帶、照看相關(guān)物品； 2聽從上司安排，及時與公司 保持聯(lián)系，協(xié)助處理相關(guān)事務(wù)； 3照顧上司飲食起居，確保商 務(wù)旅行的順利進(jìn)行。,提示：,（二）抵達(dá)目的地后秘書的工作 1抵達(dá)目的地后，如果無人接站，秘書一方面要招呼出租車或者引導(dǎo)上司去預(yù)訂的酒店；另一方面，要檢查和帶好行李，以防丟失。在一切安排妥當(dāng)之后，要和對方公司聯(lián)系人取得聯(lián)系。 如果抵達(dá)目的地之后，對方公司派人接站，此時秘書應(yīng)自覺地讓上司走在前面，并主動為雙方作介紹，對于表示感