1、第3章 表的建立和管理,3.1 表的建立,表是Access數(shù)據(jù)庫(kù)中最基本的對(duì)象，是具有結(jié)構(gòu)的某個(gè)相同主題的數(shù)據(jù)集合。表由行和列組成。,3.1 表的建立,字段：用來描述數(shù)據(jù)的某類特征。 記錄：由若干字段組成，用來反映某一實(shí)體的全部信息。 關(guān)鍵字：能夠唯一標(biāo)識(shí)表中每一條記錄的字段或字段組合。在Access中也稱為主鍵。,3.1 表的建立,表由兩部分構(gòu)成：表結(jié)構(gòu)和表內(nèi)容。,表結(jié)構(gòu),表內(nèi)容,3.1.1 表結(jié)構(gòu)的組成,1字段名稱 每個(gè)字段應(yīng)具有唯一的名字，稱為字段名稱。 字段名稱的命名規(guī)則為： （1）長(zhǎng)度為164個(gè)字符。 （2）可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符，但不能以空格開頭。 （3）不能包含

2、句號(hào)（.）、驚嘆號(hào)（!）、方括號(hào)（ ）和重音符號(hào)（）。 （4）不能使用ASCII為032的ASCII字符。,2數(shù)據(jù)類型,2數(shù)據(jù)類型,按照字段的性質(zhì)和用途來選擇恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型 定義字段的長(zhǎng)度應(yīng)足夠長(zhǎng)，但不應(yīng)浪費(fèi),3字段屬性,字段大小、格式、輸入掩碼、有效性規(guī)則等 定義字段屬性可以實(shí)現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)的限制和驗(yàn)證，或控制數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中的顯示格式等,3.1.2 建立表結(jié)構(gòu),1使用數(shù)據(jù)表視圖 數(shù)據(jù)表視圖是按行和列顯示表中數(shù)據(jù)的視圖。在數(shù)據(jù)表視圖中，可以進(jìn)行字段的編輯、添加、刪除和數(shù)據(jù)的查找等各種操作。,2使用設(shè)計(jì)視圖,表設(shè)計(jì)視圖是創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)以及修改表結(jié)構(gòu)最方便、最有效的窗口。,3使用表向?qū)?使用表向?qū)?chuàng)建

3、表是在表向?qū)б龑?dǎo)下，選擇一個(gè)表作為基礎(chǔ)來創(chuàng)建所需表。,4定義主鍵,主鍵也稱為主關(guān)鍵字，是表中能夠唯一標(biāo)識(shí)記錄的一個(gè)字段或多個(gè)字段的組合。 主鍵有三種，即自動(dòng)編號(hào)、單字段和多字段。,4定義主鍵,自動(dòng)編號(hào)主鍵的特點(diǎn)是，當(dāng)向表中增加一個(gè)新記錄時(shí)，主鍵字段值會(huì)自動(dòng)加1，如果在保存新建表之前未設(shè)置主鍵，則Access會(huì)詢問是否要?jiǎng)?chuàng)建主鍵，如果回答“是”，Access將創(chuàng)建自動(dòng)編號(hào)類型的主鍵。 單字段主鍵是以某一個(gè)字段作為主鍵，來唯一標(biāo)識(shí)記錄，這類主鍵的值可由用戶自行定義。 多字段主鍵是由兩個(gè)或更多字段組合在一起來唯一標(biāo)識(shí)表中記錄。,4定義主鍵,定義主鍵的方法有兩種，一是在建立表結(jié)構(gòu)過程中定義主鍵；二是在

4、建立表結(jié)構(gòu)后，重新打開設(shè)計(jì)視圖定義主鍵。,3.1.3 設(shè)置字段屬性,字段屬性表示字段所具有的特性，它定義了字段數(shù)據(jù)的保存、處理或顯示。,1字段大小,字段大小屬性用于限制輸入到該字段的最大長(zhǎng)度，當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)超過該字段設(shè)置的字段大小時(shí)，系統(tǒng)將拒絕接收。 字段大小屬性只適用于文本、數(shù)字或自動(dòng)編號(hào)類型的字段。 在設(shè)計(jì)視圖的字段屬性框的字段大小屬性中選擇字段大小的類型（數(shù)字）或輸入字段大小的字符個(gè)數(shù)（文本）。,1字段大小,如果文本字段中已經(jīng)有數(shù)據(jù)，那么減小字段大小會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失，Access將截去超出新限制的字符。 如果在數(shù)字字段中包含小數(shù)，那么將字段大小屬性設(shè)置為整數(shù)時(shí)，Access自動(dòng)將小數(shù)取整。

5、如果文本型字段的值是漢字，那么每個(gè)漢字占一位。,2格式,格式屬性影響數(shù)據(jù)的顯示格式。 可確定數(shù)字、貨幣、日期等字段格式。 在設(shè)計(jì)視圖的字段屬性框的字段格式屬性中選擇字段格式的類型。,3輸入掩碼,用于指定數(shù)據(jù)的輸入格式。 可定義文本、數(shù)字、日期/時(shí)間、貨幣等數(shù)據(jù)類型的字段。 如果為某字段定義了輸入掩碼，同時(shí)又設(shè)置了它的格式屬性，格式屬性將在數(shù)據(jù)顯示時(shí)優(yōu)先于輸入掩碼的設(shè)置。 只為文本型和日期/時(shí)間型字段提供向?qū)А?可使用字符定義輸入掩碼屬性。 輸入掩碼屬性由字面字符（如空格、點(diǎn)、括號(hào)等）和決定輸入數(shù)值的類型的特殊字符組成。,3輸入掩碼,3輸入掩碼,4有效性規(guī)則,為防止數(shù)據(jù)的輸入錯(cuò)誤而設(shè)置。 有效性

6、規(guī)則允許定義一條規(guī)則，限制可以接受的內(nèi)容。 有效性規(guī)則的實(shí)質(zhì)是一個(gè)限制條件，完成對(duì)數(shù)據(jù)輸入的檢測(cè)。 在設(shè)計(jì)視圖的字段屬性框的有效性規(guī)則屬性中該字段的有效性規(guī)則。,5有效性文本,當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則時(shí)，顯示的文本信息。 通常與有效性文本同時(shí)定義。,6默認(rèn)值,設(shè)置默認(rèn)值可以減少數(shù)據(jù)輸入量。 在設(shè)計(jì)視圖的字段屬性框的默認(rèn)值屬性中輸入默認(rèn)的的值。 設(shè)置默認(rèn)值屬性時(shí)，必須與字段中所設(shè)的數(shù)據(jù)類型相匹配，否則會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。,7索引,索引能根據(jù)鍵值加速在表中查找和排序的速度，并且能對(duì)表中的記錄實(shí)施唯一性。 在Access中，可以創(chuàng)建基于單個(gè)字段的索引，也可以創(chuàng)建基于多個(gè)字段的索引。,3.1.4 建立表間

7、關(guān)系,1定義關(guān)系的條件 表間關(guān)系分為一對(duì)一、一對(duì)多和多對(duì)多三種。 建立表間關(guān)系的條件： （1）如果僅有一個(gè)相關(guān)字段是主鍵或具有唯一索引，則創(chuàng)建一對(duì)多關(guān)系。 （2）如果兩個(gè)相關(guān)字段都是主鍵或唯一索引，則創(chuàng)建一對(duì)一關(guān)系。 （3）多對(duì)多關(guān)系實(shí)際上是某兩個(gè)表與第三個(gè)表的兩個(gè)一對(duì)多關(guān)系，第三個(gè)表的主鍵包含兩個(gè)字段，分別是前兩個(gè)表的外鍵。,參照完整性,指數(shù)據(jù)的正確性、準(zhǔn)確性和有效性。參照完整性是在輸入或刪除記錄時(shí)，為維持表之間已定義的關(guān)系而必須遵循的規(guī)則。 如果實(shí)施了參照完整性，那么當(dāng)主表中沒有相關(guān)記錄時(shí)，就不能將記錄添加到相關(guān)表中，也不能在相關(guān)表中存在匹配的記錄時(shí)刪除主表中的記錄，更不能在相關(guān)表中有相關(guān)

8、記錄時(shí)，更改主表中的主鍵值。,3建立表間關(guān)系,建立表間關(guān)系的方法包括：使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)同時(shí)創(chuàng)建表間關(guān)系；使用“關(guān)系”命令定義表間關(guān)系。,4編輯表間關(guān)系,編輯表間關(guān)系能夠進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)性能。 編輯內(nèi)容包括：刪除、修改表間關(guān)系等。,5子數(shù)據(jù)表,子數(shù)據(jù)表是指在一個(gè)數(shù)據(jù)表視圖中顯示已與其建立關(guān)系的數(shù)據(jù)表視圖。 在建有關(guān)系的主數(shù)據(jù)表視圖上，每條記錄左端都有一個(gè)關(guān)聯(lián)標(biāo)記“”。在未顯示子數(shù)據(jù)表時(shí)，關(guān)聯(lián)標(biāo)記內(nèi)為一個(gè)“+”號(hào)，此時(shí)單擊某記錄的關(guān)聯(lián)標(biāo)記，即可顯示該記錄對(duì)應(yīng)的子數(shù)據(jù)表記錄數(shù)據(jù)，而該記錄左端的關(guān)聯(lián)標(biāo)記內(nèi)變?yōu)橐粋€(gè)“”號(hào)，如圖3-35所示。若需展開所有記錄的子數(shù)據(jù)表，可選擇“格式”“子數(shù)據(jù)表”“全部展

9、開”命令；若需折疊展開的子數(shù)據(jù)表，可選擇“格式”“子數(shù)據(jù)表”“全部折疊”命令。,3.1.5 向表中輸入數(shù)據(jù),1以數(shù)據(jù)表視圖方式輸入數(shù)據(jù) 2創(chuàng)建查閱列表字段,3.1.6 獲取外部數(shù)據(jù),1導(dǎo)入數(shù)據(jù) 導(dǎo)入數(shù)據(jù)是將其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫(kù)中。 一般使用導(dǎo)入命令將外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入至當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中。,2鏈接數(shù)據(jù),鏈接數(shù)據(jù)是指在自己的數(shù)據(jù)庫(kù)中形成一個(gè)鏈接表對(duì)象，每次在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中操作數(shù)據(jù)時(shí)，都是即時(shí)從外部數(shù)據(jù)源獲取數(shù)據(jù)。,3.2 表的維護(hù),為使數(shù)據(jù)庫(kù)中表結(jié)構(gòu)更合理，內(nèi)容使用更有效，需要對(duì)表進(jìn)行維護(hù)。,3.2.1 打開/關(guān)閉表,1打開表 使用打開命令（改內(nèi)容） 使用設(shè)計(jì)命令（改結(jié)構(gòu)） 2

10、關(guān)閉表,3.2.2 修改表結(jié)構(gòu),1添加字段 2修改字段 3刪除字段 4重新設(shè)置主鍵,3.2.3 編輯表內(nèi)容,1定位記錄,1定位記錄,2選擇記錄（鼠標(biāo) ）,2選擇記錄（鍵盤 ）,3.2.3 編輯表內(nèi)容,3添加記錄 4刪除記錄 5修改數(shù)據(jù) 6復(fù)制數(shù)據(jù),3.2.4 調(diào)整表格式,1改變字段顯示次序 2調(diào)整行顯示高度 有兩種顯示方法：手工調(diào)整和格式菜單中的行高/列寬命令調(diào)整 3調(diào)整列顯示寬度 有兩種顯示方法：手工調(diào)整和格式菜單中的行高/列寬命令調(diào)整,3.2.4 調(diào)整表格式,4隱藏不需要的列 在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的隱藏列命令 5顯示隱藏的列 在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的取消隱藏列命令

11、,3.2.4 調(diào)整表格式,6凍結(jié)列 在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的凍結(jié)列命令 在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的取消所有凍結(jié)列命令 7設(shè)置數(shù)據(jù)表顯示格式 在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的數(shù)據(jù)表命令設(shè)置數(shù)據(jù)表格式,8改變字體顯示,在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的數(shù)據(jù)表命令設(shè)置數(shù)據(jù)表格式。,3.3 表的管理,3.3.1 查找數(shù)據(jù) 查找指定內(nèi)容 在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用編輯菜單中的查找命令 查找空值或空字符串 空值是字段中還沒有值,可用Null值代替 空字符串是用雙引號(hào)括起來的空字符串,即”,中間沒有空格,長(zhǎng)度為0,3.3.1 查找數(shù)據(jù),3.3.2 替換數(shù)據(jù),在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用編輯菜單中的替換命令。,3.3.3 排序數(shù)據(jù),在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用編輯菜單中的替換命令。,3.3.3 排序數(shù)據(jù),是根據(jù)當(dāng)前表中的一個(gè)字段的值