1、.,有效會議技巧,.,主要內(nèi)容,單元一會議和企業(yè)管理 單元二會議準備 單元三會議技巧 單元四棘手情況和問題人物的處理,.,學習目標,經(jīng)過本課程一天的學習，學員能夠： 認識工作會議是管理溝通的重要方式 掌握會議中的角色及任務 掌握會議三維圖要素及內(nèi)容 運用5W1H技巧準備會議 運用會議任務、程序及人際技巧主持會議 處理會議中棘手問題,.,課堂紀律,休息時間安排 守時 關閉干擾源,OPEN YOUR MIND !,.,先開一個會 Things in Common,議題：找出小組成員之間肉眼無法觀察到的16個共同點 地點：XX會議室 時間：8分鐘 主持人：志愿者 記錄人：志愿者 闡述人：志愿者,目的

2、：幫助參會人員增進相互之間的了解；融洽團隊氣氛；促進未來溝通和關系的建立,.,課前熱身回顧,是什么行為和心態(tài)導致你們的討論結果 用一個比喻形容參加會議的心情 用一個比喻形容主持會議的心情,.,單元一 概述單元二 會議準備 單元三 會議技巧 單元四 會議棘手情況和問題人物處理行動計劃,.,摘要,單元一 概述,對低效率會議的報怨 低效率會議的高成本 工作會議是管理方式的體現(xiàn) 會議的三維立體圖 會議角色及任務,.,對低效率會議的抱怨,美國一項對高級管理人員的調查表明，人們不喜歡開會的原因有： 跑題：83% 準備不足：77% 低效率： 74% 缺乏傾聽：68% 會議長度： 60% 缺乏參與： 51%,

3、.,低效率會議的高成本,研究表明：主管人員平均投入會議的時間為總工作時間的30%，高級管理人員甚至達到50% 低效率會議掠奪你的時間 每個會議均耗時 X 年均開會數(shù)量 X 會議有效率 ？ 你主持的低效率會議掠奪別人的時間,低效率會議 “犯罪”,.,會議評估表,請用以下評估表測評你經(jīng)常主持的會議，并在符合你情況的描述項前打勾,.,界定“會議”,三人以上 聚在一起 展開有組織的討論 有效達到明確目的,.,會議和渠道溝通,.,會議的獨特優(yōu)勢,在有效溝通中，所傳遞的信息 55% 是通過身體語言傳達的 38 通過語調完成的 7 是通過所使用的言辭傳達的,開會具有電子郵件、電話、信函等方式 不可比擬的優(yōu)勢

4、,.,會議的作用,發(fā)放消息型 Presentation Meeting 互通消息型 Information Sharing Meeting 解決問題型 Problem-solving Meeting 做出決定型 Decision-making Meeting,信息溝通類,決策討論類,會議的作用,.,會議是由哪些要素組成的？,會議三維立體圖 會議任務 會議程序 會議成員 會議成員-會議角色,.,會議要素-會議三維立體圖,會議任務 Task 會議程序 Process 會議成員 People,.,會議要素-會議任務,完成會議既定的目標,.,會議要素-會議程序,有完整的會議過程，以便有效完成會議任務,

5、.,會議要素-會議成員,充分發(fā)揮各成員的作用，創(chuàng)造積極的會議氣氛,.,會議要素-會議角色,.,會議要素-會議角色,經(jīng)常情況是一線主管一人充當三種角色！任務非常艱巨！,.,會議要素-會議角色及任務,回顧你以往主持的會議，你是否完成了： 主持人的任務 協(xié)助人的任務 記錄人的任務,.,單元一 概述單元二 會議準備 單元三 會議技巧 單元四 會議棘手情況和問題人物處理行動計劃,.,摘要,單元二 會議準備,錄像分析 5W1H準備技巧 會議規(guī)則 會議類型比較 會議準備演練,.,案例討論,一家中國最大的泵業(yè)生產(chǎn)制造集團公司，公司老板一直要求并采用公司“高回報”的方式召開高層會議，總經(jīng)理例會一般在星期一下午6

6、:00點召開，每次開會前總經(jīng)理辦公室秘書都會發(fā)出會議通知（會議通知見后），討論議題有常規(guī)匯報和交流計劃；在這個例會上通常會有話題分享，部門協(xié)調，策略制定，政策回顧，問題分析，突發(fā)情況通報等議程出現(xiàn)。 隨著時間的推移，總經(jīng)理發(fā)現(xiàn)下面在會議結束后的執(zhí)行層面我行我素；任務拖延甚至不了了之。部分經(jīng)理對會議已經(jīng)產(chǎn)生明顯的恐懼感和無奈的感覺。,問題： 為什么會發(fā)生這樣的狀況？ 這樣的狀況給企業(yè)帶來哪些后果？ 如何改進？,.,會議準備5WIH,WHY, WHO, WHEN WHERE, WHAT, HOW,.,以下情況，開會是種資源的浪費,主持人沒有時間為會議作充分準備 與會者沒有時間為會議作充分準備 必要

7、人物不能出席 會議沒有時間對問題展開討論 書面形式比開會更有效,你以前主持的會議，哪些會議不該召開？舉例說明。,.,WHY：會議的目的,WHY “會議的具體目的是什么？” 會議主題會議目的！ 會議目的：通過開會預期達到的結果 會議主題：會議討論的核心議題,.,信息溝通類會議目的練習,請根據(jù)以下情景，兩人一組討論寫出會議主題及目的。 時間：5分鐘 1公司新制定的假期薪金制度急需各部門主管知曉 。 會議主題： 會議目的： 2我小組對哈爾濱IPTV網(wǎng)管系統(tǒng)升級調試有新建議，需向銷售部及服務部匯報。 會議主題： 會議目的：,.,決策討論類會議目的練習,請根據(jù)以下情景，兩人一組討論寫出會議主題及目的。

8、時間：5分鐘 1部門新晉員工工作士氣忽高忽低問題急需解決，此次會議為最后一次方案會議。 會議主題： 會議目的： 2基于今年本部門的銷售業(yè)績確定明年的銷售目標。 會議主題： 會議目的：,.,WHO：誰？,WHO：關鍵人物 “誰參加？” “每個成員的獨特作用” 考慮因素： 職位 會議中發(fā)揮的作用 會后發(fā)揮的作用,.,WHEN&WHERE：何時何地？,WHEN，WHERE “何時開會最有效達到會議目的” “在哪里開會最合適？” “座位如何擺放？” “需要哪些設備？” “需要哪些食物準備？”,.,WHEN&WHERE：何時何地？,避免： 在用餐時間開討論決策型會議 在臨近下班時間倉促開會 在剛上班時間

9、開會 在大家疲勞時間開會 沒有及時提前通知會議時間與地點 在嘈雜地點開會,.,信息溝通類會議場地布置,活頁紙架,投影屏幕,活頁紙架,投影屏幕,活頁紙架,.,決策討論類會議場地布置,活頁紙架,活頁紙架,活頁紙架,活頁紙架,.,WHAT：議什么？,WHAT：議程“會議討論什么主題？”“議程有哪些？”“每項議題的時間分配？”,.,制訂議程注意事項,議程應提前分發(fā)，使與會者有備而來 與會者可在會前及會議開始時合理提議增減議題 重要議題應留有充分時間 常規(guī)議題先討論 (時間簡短) 重要議題之間應穿插一些簡單議題 一次會議不要安排太多重要議題 會前合理劃分每個議題的討論時間,.,HOW：怎么議？,HOW

10、用什么方法 “如何讓大家作最好準備？” “哪些內(nèi)容需提前通知？” “會議規(guī)則有哪些？”,.,會議規(guī)則,會議規(guī)則 規(guī)范每一位與會者行為 嚴格執(zhí)行 作為紀律宣布 張?zhí)跁?會議規(guī)則舉例 你主持或參加的會議中，哪些會議規(guī)則非常有效？,.,會議類型比較,.,會議準備綜合檢測單,檢測單 會議準備場景練習,.,會議準備綜合檢查單練習案例,某國際品牌體育用品生產(chǎn)商在華設立分公司后，業(yè)務發(fā)展迅猛。公司西區(qū)市場及銷售總監(jiān)決定將總公司今年新推出的一系列春秋兩季最新服裝及鞋類產(chǎn)品在第二季度到來之前迅速搶占西安市場。從而為公司下半年拓展西部地區(qū)奠定良好的根基。 你是此次會議的主持人，華西市場銷售總監(jiān)。作為市場總監(jiān)，

11、你希望以市場為重，搶占市場，為公司以后的發(fā)展打下基礎。同時你要來協(xié)調美國產(chǎn)品研發(fā)部，國內(nèi)的廠房，物流配送等多個環(huán)節(jié)，你很清楚目前大中華地區(qū)的產(chǎn)品物流部門正在安裝一套能夠適應今后市場需求的產(chǎn)品物流配送系統(tǒng)，但要等到系統(tǒng)全部安裝完成已經(jīng)接近2季度末了。如果要加快西安市場的新產(chǎn)品鋪貨，就要在現(xiàn)有配送系統(tǒng)的支持下完成此次鋪貨和新產(chǎn)品亮相的任務。 作為主持人，你已意識到此次會議討論的項目帶有一定的爭議性。開會時各部門可能會有不同的立場和意見。由于這個項目對于公司的發(fā)展具有重大意義，必須得到各部門積極配合。你希望通過此次會議，能夠協(xié)調與會的各個部門的意見，促使他們最終達成一個可行的方案。,.,單元一 概述

12、單元二 會議準備 單元三 會議技巧 單元四 會議棘手情況和問題人物處理 行動計劃,.,摘要,單元三 會議技巧,程序技巧 任務技巧 人際技巧,.,程序技巧,開始： 歡迎 目的 議程 時間 規(guī)矩,行動計劃及 會后跟進措施,.,會議程序自我檢測單,會議程序自我檢測單,.,任務技巧,提供信息與建議 提供有關會議主題的信息或提出個人看法、建議 提問技巧 征詢事實與看法 補充拓展他人想法 補充他人發(fā)言或在他人發(fā)言的基礎上提出拓展性建議 澄清，復述,.,任務技巧概覽與練習,概覽 自我檢測單 提問技巧練習 復述、澄清技巧練習,.,人際技巧,言辭鼓勵 鼓勵性身體語言 體恤情緒,.,人際技巧練習,體恤情緒中立性地

13、對對方的情緒給予關注，但不要表示是否同意 步驟 說明事實細節(jié) 認可對方情緒 舉例 你的提議沒有得到及時的反饋，看得出來你很焦急 練習,.,人際技巧概覽與自我檢測,概覽 自我檢測單,.,技巧評點一：集思廣益技巧,步驟： 1.一人負責記錄 2.每人依次、每次貢獻一個想法 3.跳過暫時沒有想法的成員 4.對貢獻的想法不加評判 5.允許重復 6.進行到有足夠量的想法時為止,.,技巧評點二：小組決策技巧,步驟： 1.集思廣益活動后，小組成員就達成的標準給各想法排序 2.累加各成員的排序結果，算出每個想法的得分 3.排除最低得分的一個或幾個想法 4.對剩余想法用上述方法繼續(xù)排序 5.最后剩下的想法即是最后

14、決定,.,有效會議準則,會議目的要清楚明確，議題三個最適宜 與會人員要精選，四至十人最理想 會前有資料，以免空口講白話 避免馬拉松會議，一小時為宜，二小時為極限，準時開始，準時結束 主席應帶動討論，激發(fā)創(chuàng)意，立場中立，化解沖突 開放心胸傾聽，尊重別人不同的意見，分享他人的想法與感受 會議務必達成決議 會議記錄要忠實和完整，三天內(nèi)分發(fā)給每位與會者及相關人士 追蹤會后各項決議的行動及結果,.,單元一 概述單元二 會議準備 單元三 會議技巧 單元四 會議棘手情況和問題人物處理 行動計劃,.,摘要,單元四 會議棘手情況和問題人物處理,問題人物處理 棘手情況處理,.,問題人物,事不關己者 夸夸其談者 挑

15、起爭論者 連粉帶刺者 問題人物預測練習刺,.,問題人物-事不關己者,解決措施： 直接提問 多作口頭鼓勵 會后給予實際工作,.,問題人物夸夸其談者,解決措施： 適時插入，直接提問他人 時間有限 會議原則 會后交流,.,問題人物挑起爭論者,解決措施： 體恤情緒 明確討論主題 適時總結，直接提問他人 會議原則,.,問題人物連粉帶刺者,解決措施： 直接提問客觀事實、數(shù)據(jù) 提問簡短、客觀，不容主觀發(fā)揮 不要介入負面情緒,.,問題人物預測練習,預測案例中的問題人物并考慮解決措施,.,棘手情況,與會者陷入僵局或手足無措 與會者陷入緘默 與會者不正視問題，或只專注于一個問題而排除其他問題 與會者不斷地重復已提

16、出的觀點 產(chǎn)生沖突時 棘手情況解決方案,.,棘手情況-與會者陷入僵局或手足無措,詢問與會者發(fā)生了什么事情。提醒大家議程進行到了何處以及具體的目標是什么 如有可能，清除障礙。看大家陷入僵局是否是因為缺乏足夠的信息，還是需要澄清要完成的任務或如何繼續(xù) 詢問大家是否準備好了可以繼續(xù)，或是否存在還沒有提出來的觀點或問題 建議休息片刻，然后再回到正在討論的主題上，或把它移至日程的后一階段或另一會議上,.,棘手情況-與會者陷入緘默,讓大家安靜一會 了解發(fā)生了什么事情及人們都在想什么 詢問大家是否想讓你對一些事項予以澄清 詢問他們是否有你不清楚的觀點或問題，或是否你引起了某種疑惑 在給他們建議之前等一等。不

17、要過快地打破沉默 確保你的行為舉止不會引起問題 分成較小規(guī)模的小組，以鼓勵更多的參與,.,棘手情況-與會者不正視問題,這可能是因為他們擔心提出某一特殊問題。因此，主持人應要求發(fā)言人明確界定問題、議題或機會的實質。然后，了解它已存在了多長時間、誰涉及了這個問題、以及后果是什么,.,棘手情況-與會者不斷重復已提出的觀點,把想法記錄在活頁板或白板上。不要忘記讓大家知道你理解他們的想法 當某個人開始重復已經(jīng)列出的想法時，就指向活頁板或白板，并提問：“我們是不是已經(jīng)了解這一觀點了？你還有需要補充的嗎？”,.,棘手情況產(chǎn)生沖突時,對任何爭吵予以制止 讓成員知道有激情是沒有關系的，但不能控制自己情緒的人則應在會外解決他們的問題 重申已達成一致的行為規(guī)則 注重想法或意見的實質內(nèi)容而不是發(fā)言者的個人風格或其在組織