1、xxx項目設計變更、簽證、索賠策劃(范例)1.目的 為加強變更、簽證、索賠工作的 管理,維護企業(yè)的 合法權益,保障企業(yè)利潤最大 化,督促雙方履約,保證項目順利完成,特制定本程序.2.范圍本辦法是項目經(jīng)營管理的 一部分,適用于本工程項目經(jīng)理部全體員工及所屬各分包單位.本項目定義的 索賠是承包商在合同實施過程中,根據(jù)合同及法律規(guī)定,對發(fā)包方給承包方造成的 損失中應由發(fā)包方承擔責任的 部分,向發(fā)包方提出請求給予經(jīng)濟補償和工期延長的 要求.3.職責3.1 項目經(jīng)理部：項目經(jīng)理部負責全面履行合同和開展索賠工作.(1)項目經(jīng)理：支持合同管理員的 工作,并參與重大 、重要的 索賠工作.(2)商務經(jīng)理：協(xié)助項

2、目經(jīng)理履行合同,負責項目經(jīng)理部內(nèi)部各有關部門和人員在合同履約、索賠和結算過程中的 協(xié)調(diào)配合,指導合同管理員工作,并親自牽頭組織重大 、重要的 索賠工作.(3)法務人員：在商務經(jīng)理的 指導下做好日常合同分析和索賠的 基礎工作.(4)物資人員：落實材料設備需用計劃,分清來源和采購渠道,對發(fā)包方供應的 材料計劃設備做好進場驗收、登記工作,保證材料、設備質(zhì)量并保證施工需要.由于發(fā)包方供應物資或由于發(fā)包方(包括監(jiān)理、設計)原因影響造成物資采購損失及其他相關損失的 ,由物資人員收集、整理資料,報合同管理員并協(xié)助其與發(fā)包方辦理索賠.(5)商務人員：負責編制和深化工程概預算書及工料分析,根據(jù)各業(yè)務部門提供的

3、索賠意向書或信息,做好索賠分析,并整理報領導審批后報出.(6)財務人員：根據(jù)合同約定收取工程款,發(fā)生發(fā)包方拖欠工程款時,牽頭向發(fā)包方發(fā)出索賠意向通知,并參與索賠過程.3.2 技術部： 編制和貫徹施工方案 ,處理施工過程中的 技術問題,協(xié)調(diào)、督促、辦理技術洽商,及時辦理涉及技術的 簽證,建立臺賬.3.3 工程部： 按計劃組織保證生產(chǎn),及時與甲方及監(jiān)理辦理施工過程中的 簽證工作,做好記錄,建立臺賬.3.4 索賠小 組： 遇復雜的 索賠事件或發(fā)包方拒絕商議處理索賠,項目經(jīng)理部成立索賠領導小 組,索賠小 組視具體情況設定,一般可包括項目經(jīng)理、商務經(jīng)理、工程人員、技術人員、專業(yè)分公司的 有關人員、合同管

4、理員等,并上報公司合約部,合約部應組東牽頭組織有關人員參加索賠工作.3.5商務部：負責變更、簽證、索賠工作日常管理,具體負責人為項目經(jīng)理和商務經(jīng)理,各部門及時向商務部報送各種有關資料.4.工作程序4.1 資料的 收集(1)變更、簽證、索賠情況發(fā)生后,有關業(yè)務人員要配合合同管理人員立即著手收集整理和變更、簽證、索賠有關的 基礎及細節(jié)資料,以便在索賠報告中應用,或在發(fā)包方要求時出示. (2)需收集的 資料及負責人.1)施工日志：工程人員現(xiàn)場記錄施工中發(fā)生的 各種情況,然后摘錄較重要的 對施工有不利影響的 事件整理,或每日(每周)摘要,由專人報送監(jiān)理和發(fā)包方.2)來往信件：與監(jiān)理、發(fā)包方、設計者和其

5、他有關方面的 來往信件都由項目經(jīng)理指定專人收發(fā),原件送合同管理員.3)氣象資料：工程部人員負責整理保存真實、完整、詳細的 天氣情況記錄.4)備忘錄：監(jiān)理、發(fā)包方、設計單位的 口頭指示和電話指示,項目經(jīng)理部接收人都要會同合同管理員整理成書面?zhèn)渫?請其簽字確認后,原件由合同管理員保管.5)會議紀要：項目經(jīng)理部要求發(fā)包方及監(jiān)理舉行的 各種會議,在會議結束后及時形成由參加者簽署認可的 會議紀要,參加會議各方保存原件各一份,我項目由商務管理員保存,會議紀要的 整理工作一般由監(jiān)理牽頭.要落實會議紀要的 簽字問題,會議紀要如果未制定簽字確認制度 ,將造成會議紀要內(nèi)容一邊倒,僅有甲方及監(jiān)理對施工單位的 要求

6、,施工企業(yè)對他們的 要求不予記載.落實會議紀要簽字認可制度 后,會議紀要的 內(nèi)容才能更全面,更有力地保障我方的 權利.6)工程進度 計劃： 由工程技術部門保存各種進度 計劃及相關的 各種修改文件,包括經(jīng)理部的 進度 計劃、分包商進度 計劃.7)工程成本核算資料：項目財務人員負責保存工程成本分析資料,會計帳表,回收工程款臺賬及單據(jù).8)工程照片和錄像：由工程人員或項目經(jīng)理指派的 專人選定一些固定的 角度 定期、連續(xù)拍攝同一工程部位的 施工形象.遇到干擾工程順利進行的 時間發(fā)生時,臨時對能在工程上反映的 干擾時間本身、干擾后果等拍攝.照片和錄像由工程人員或?qū)T保管,與干擾事件有關的 照片送合同管理

7、員一份.9)工程報告：各種工程試驗報告、檢查報告、施工報告、進度 報告、特別是事件報告等由有關業(yè)務人員保管.10)工程圖紙：所有工程圖紙、勘探資料、現(xiàn)場調(diào)查備忘錄、投標圖紙、施工圖紙、竣工圖紙以及各種圖紙修改等,由技術部門保管,并印發(fā)至有關部門.11)報價資料：所有報價資料、中標資料、施工合同、結算資料等由經(jīng)營部保管.12)材料證明：所有材料質(zhì)量證明、物資購銷合同、發(fā)包方驗收記錄(包括過程驗收資料)等有關材料、設備的 文件由物資人員保存.4.2. 洽商變更.(1)洽商變更.1)在施工準備之前辦理的 洽商變更,如有費用發(fā)生做洽商變更增減帳(凡是技術洽商均伴隨著經(jīng)濟洽商發(fā)生,只是依據(jù)合同是否需報出

8、索要).2)在施工準備期間辦理的 洽商變更,除做洽商變更增減帳外,還應按照實際發(fā)生記取施工準備期間此洽商變更給我方造成的 損失費用.3)在施工中或項目已按施工圖施工完以后辦理的 洽商變更,除做洽商變更增減帳外,并按照實際發(fā)生記取施工準備期間、施工中及返工處理的 損失費用.(2)現(xiàn)場簽證. 按施工現(xiàn)場實際發(fā)生(無論費用多少)隨時辦理.其中量小 無法按預算定額計算的 ,由技術人員負責辦理點工簽證.為避免日后業(yè)主委托審價人員的 理解糾紛,鑒于不同的 簽法,在以后的 工程結算審核過程中會有不同的 結果.我們推薦按以下優(yōu)先順序填寫簽證：1)直接簽金額.2)簽工程量及單價.3)簽內(nèi)容及工程量.4)簽處理辦

9、法及內(nèi)容.5)簽原因及處理辦法.(3)索賠.1)、2)業(yè)主一般最后多會認可金額;3)簽法審價人員容易在單價上進行審減;4)、5)簽法,審價人員可能會重新判斷所簽內(nèi)容是否應計入工程造價.1)非乙方(項目經(jīng)理部)原因造成工程不能正常順利進行(即不能正常進行乙方承包范圍內(nèi)工作)除賠償乙方經(jīng)濟損失、工期順延外,要由責任者對此承擔責任. 2)承擔合同外的 額外工作：應發(fā)包方及監(jiān)理要求承擔合同外的 工作,按實際計算發(fā)生費用.4.3 變更、簽證、索賠的 工作程序.(1)發(fā)生洽商變更時,技術部在接到洽商變更后立即印發(fā)至商務部及其他相關部門,并在第2天牽頭會同商務部組織有關人員對洽商變更做綜合技術及經(jīng)濟費用分析

10、,參加部門及人員：工程部、商務部及潛在索賠領導小 組主要成員.分包單位有關人員必須列席會議,經(jīng)濟損失的 原始資料由責任人或分包單位做好詳細的 施工記錄,并請監(jiān)理單位(或業(yè)主)簽認后再報給商務部.(2)現(xiàn)場簽證的 原始資料由專業(yè)責任人或分包單位做好詳細的 施工記錄,及時報請現(xiàn)場監(jiān)理工程師及甲方現(xiàn)場代表簽認后報商務部.(3)索賠事件發(fā)生后,由工程部在事件發(fā)生后立即通報給商務部,并于事發(fā)第2天會同商務部牽頭組織有關部門及人員做綜合的 工期及經(jīng)濟費用分析.參加部門及人員：技術部、商務部及簽證領導小 組主要成員,分包單位有關人員必要時列席會議.經(jīng)濟損失及工期延誤由專業(yè)責任人做好詳細的 施工記錄,并及時書

11、面提供給商務部.(4)發(fā)出索賠意向通知書：事件發(fā)生后,有關人員開會分析判斷是否向發(fā)包方發(fā)出索賠意向通知報告,對工程造成影響明顯容易計算損失的 可直接提交索賠;對工程影響時間長,不容易計算損失的 比較復雜的 ,可首先向發(fā)包方發(fā)出索賠意向通知書,隨后經(jīng)過收集資料分析損失后向發(fā)包方提交索賠報告.(5)收集、分析資料(6)提交索賠報告.(7)索賠談判：由商務部經(jīng)理牽頭組織有關人員與發(fā)包方協(xié)商索賠報告的 處理,必要時請公司有關部門及人員參加.(8)索賠價款的 收取：隨發(fā)生、隨記取、隨回收.4.4 考核與獎罰.(1)索賠工作按工作成效實行獎罰制度 ,由商務經(jīng)理牽頭,一般性的 索賠每月考核,每季度 總結評定

12、,重大 或重要的 索賠即時考核,并依據(jù)考核結果進行獎罰,獎罰執(zhí)行項目經(jīng)理部獎罰制度 ,由商務經(jīng)理具體考核報項目經(jīng)理批準.(2)索賠獎勵.按照合同條款應該索賠的 項目,如若能夠按精確的 數(shù)額索賠回來,經(jīng)理部應按本單位“合同管理實施細則”,給合同管理人員一定的 獎勵,如因工作人員工作疏漏,未能有效地如數(shù)索賠而造成企業(yè)損失,對合同管理人員應給以相應的 處罰;對于索賠理由不充分的 項目,經(jīng)過合同管理人員努力,能夠比較理想的 索賠回來,或者能夠?qū)L險當做機遇,通過索賠將一部分風險轉(zhuǎn)變成效益,經(jīng)理部應給與重獎.獎勵處罰金額由經(jīng)理部在“合同管理實施細則”中明確.對于在各項合同管理工作中,利用職權.營私舞弊、

13、損害企業(yè)利益的 有關人員嚴肅處理,對于個別觸犯法律的 應交有關部門,追究法律責任.5、針對本項目的 一些具體措施及針對性意見5.1 做好大 平場土石方階段的 現(xiàn)場管理及收方工作,爭取大 平場土石方做到量價雙贏的 效果.5.2 由于本項目是政府項目,辦理簽證索賠要有策略,要機動靈活,同時要學會放棄,不要因小 失大 .5.3 簽證項目能直接簽量的 ,簽證事實與簽證工程量一起確認,能直接簽證總價的 就不要簽證工程量.5.4 材料認價在保證業(yè)主確認品牌的 前提下,立足市場,利用材料/設備因品種、產(chǎn)地供貨渠道不一,價格懸殊較大 的 實際情況,貨比三家,采取以低價購進,合理高價確認的 策略.(本項由技術部

14、、商務部、材料部門共同協(xié)作,材料部門先詢價,商務部門與業(yè)主方溝通,技術部門以技術聯(lián)系單或者工作聯(lián)系單形式建議變更或者選定我方利潤較高的 材料)5.5 本項目位于XXX,雙方議定合同材料價格采用信息價,而根據(jù)我司承建XXX項目時咨詢造價站的 結果,XXX造價信息的 價格只是針對XXX區(qū)、XXX區(qū)的 價格,建議針對材料運雜費、采保費事宜與業(yè)主方單獨溝通.(本項由商務部協(xié)同材料部完成)5.6 國家規(guī)定安全文明施工措施費用最低投入2.5%,但定額計算部分只有1.2%左右,針對安全文明施工措施費技術部門編制專門的 安全文明施工措施費方案 ,(注意：編制方案 以后還要有業(yè)主方、監(jiān)理方簽署已經(jīng)按照方案 實施

15、的 明確意見),分公司領導總協(xié)調(diào),盡量與業(yè)主方協(xié)商簽訂補充協(xié)議,以包干價形式把安全文明施工措施費包干.5.7 加強與合作各方的 溝通交流工作.與業(yè)主、監(jiān)理、審計各方除了 工作的 合作以外還要形成私人的 朋友關系.本項落實到具體責任人.(由項目經(jīng)理協(xié)調(diào)監(jiān)理方總監(jiān)、業(yè)主方工程處;分公司領導協(xié)調(diào)業(yè)主方指揮長、工程處長;項目商務經(jīng)理協(xié)調(diào)審計方、業(yè)主方工程處長)5.8 常見的 現(xiàn)場簽證項目 A、屬于建設單位責任導致的 簽證項目 a、建設單位未按合同規(guī)定提供圖紙、開工條件、材料、場地等造成施工企業(yè)停工、窩工等損失. b、由于工程中途停建、緩建或由于設計變更以及設計錯誤等造成施工企業(yè)的 停工、窩工、返工等損

16、失.c、在施工過程中發(fā)生的 由建設單位或政府政策性因素造成的 停水、停電導致工程不能順利進行,且時間較長,施工企業(yè)無法安排停工而造成的 經(jīng)濟損失.如：由停電造成因塔吊等機械不能正常轉(zhuǎn)運,導致工人停工、窩工,引起施工現(xiàn)場發(fā)生停工窩工費用、周轉(zhuǎn)材料、機械租賃增加費用及工期拖延等損失;d、由于建設單位資金不到位,不能按照合同約定支付施工方工程款致使施工單位不能正常進行施工所引起的 停工、窩工費及周轉(zhuǎn)材料、機械租賃增加費用及工期拖延等損失. e、施工單位已按照施工圖紙施工完畢,建設方又要求修改等造成的 返工費. f、建設方要求施工單位幫忙完成施工合同以外的 工作內(nèi)容所發(fā)生的 費用,如果該合同外工作引起

17、了 本工程項目工期延誤時還應該辦理工期簽證. B、屬于非施工方原因的 簽證項目 a、由于工作面過于狹小 、施工作業(yè)面超過一定高度 ,需要另行確認施工方案 而增加的 相關費用,如需要使用大 型機具方可保證工程順利進行而增加的 措施費等,在事件出現(xiàn)時施工單位應及時將現(xiàn)場實際條件和施工方案 報告建設單位,并在征得建設單位同意后實施,此時施工單位應辦理工程簽證. b、工程項目雖然在本工程范圍內(nèi),但投標圖紙或施工圖紙沒有該施工項目時應辦理施工簽證. c、施工過程中,發(fā)生地質(zhì)資料與原建設單位提供的 資料不符,需增加費用時,施工單位應辦理工程簽證. d、由于非施工單位原因造成的 道路狹窄,材料、機具不能一次

18、運到施工現(xiàn)場,發(fā)生二次搬運等費用時,施工單位應辦理工程簽證.如原施工項目根據(jù)原施工方案 ,采取流水作業(yè)方式其施工現(xiàn)場條件可以滿足施工需要,后因業(yè)主要求不分流水段而全面開工,此時,現(xiàn)場施工條件已經(jīng)不能滿足現(xiàn)有施工作業(yè)要求,施工單位可據(jù)此辦理工程簽證. e、合同中施工措施費未包干時,應按照施工組織設計、施工方案 辦理現(xiàn)場簽證. C、不可預見或不可抗力事件的 簽證項目 a、地下障礙物的 處理：開挖基礎后,發(fā)現(xiàn)有地下管道、電纜、古墓等不可預見事項時,施工單位可根據(jù)實際發(fā)生的 費用辦理現(xiàn)場簽證.b、不可抗力事件.如5級以上地震、八級以上大 風等.1） 現(xiàn)場簽證(索賠)遇到的 問題、形成的 原因及處理方法

19、常見問題形成原因處理方法該簽未簽1.施工單位受到傳統(tǒng)觀念的 影響,顧慮與業(yè)主、監(jiān)理的 關系而未提出簽證索賠.2.項目管理人員對簽證索賠意識不強,沒有合同觀念,不能及時把握簽證索賠機會,導致事件存在、難以辦理簽證索賠.3.項目管理人員對合同文件、技術規(guī)范和業(yè)主、監(jiān)理與施工方之間的 往來文件理解不夠,對已經(jīng)發(fā)生的 事件無法判斷而沒有辦理簽證索賠.1.摒棄傳統(tǒng)觀念,加強溝通,處理好相關關系,在不影響關系的 同時做好簽證索賠工作.2.加強索賠意識,強化合同觀念,把握索賠機會,根據(jù)工程建設很多工序會被下道工序覆蓋,參建各方人員都有可能存在變動的 特點,要依照一事一簽原則及時辦理簽證.3.加強學習,熟悉合

20、同文件中的 簽證索賠條款、熟悉技術規(guī)范、提高簽證索賠的 判斷能力.索賠無效4.只注重提出索賠意向,不重視索賠過程中的 時限和證據(jù)收集,未按合同要求區(qū)分階段性索賠和及時作出最終索賠報告導致索賠無效.5.沒有完善索賠手續(xù)或索賠辦理不規(guī)范導致索賠無效.6.項目簽證索賠人員索賠概念不夠明確,未對索賠事件進行分析,未搞清事件發(fā)生的 先責方,盲目提起索賠,導致索賠失敗甚至造成發(fā)包人的 反索賠事件.4.加強學習,熟悉簽證索賠工作內(nèi)容,掌握簽證索賠工作方法,提高簽證索賠業(yè)務能力,增強簽證索賠意識.5.簽證索賠要實事求是,證據(jù)確鑿,對無合同文件或法律依據(jù);屬于施工方責任;索賠事件發(fā)生時作為承包人的 施工方未采取積極措施防止事態(tài)擴大 造成項目損失的 事件不要提起索賠.簽證索賠資料、確認手續(xù)要符合合同約定,雙方確認人員均要有合法資格.簽證索賠遲遲不能確定施工方原因：糾結小 事,因小 失大 ;資料不全、跟進不力.8.業(yè)主原因：分管人員權限不夠,無法決策;相關人員不夠,不能按時完成核對工作;故意拖延,借機占用工程應付款.6.設定簽證索賠底