1、生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,項(xiàng)目匯報(bào)基本技巧（一）,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,一、匯報(bào)成功的關(guān)鍵,充分的準(zhǔn)備 多加練習(xí) 充滿活力和激情 內(nèi)容邏輯清晰、條理分明、 重點(diǎn)突出、論據(jù)充分 良好的互動(dòng)交流,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,二、匯報(bào)前的準(zhǔn)備,匯報(bào)準(zhǔn)備工作： 檢查匯報(bào)中會(huì)出現(xiàn)的所有細(xì)節(jié) 匯報(bào)內(nèi)容的準(zhǔn)備,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,匯報(bào)的時(shí)間長(zhǎng)度 是否考慮了提問時(shí)間 場(chǎng)地的大小和位置 是否具備投影和照明裝置,1）檢查匯報(bào)中會(huì)出現(xiàn)的所有細(xì)節(jié)：,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,是否有幻燈儀，投影儀？能正常工作否？ 擺放位置是否正確？ 提前查看一下場(chǎng)地、提前調(diào)試一下儀器,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,2）

2、匯報(bào)內(nèi)容的準(zhǔn)備,2.1 了解匯報(bào)類型、分析聽眾性質(zhì),決定適當(dāng)?shù)膱?bào)告內(nèi)容。 2.2 決定你的主要目標(biāo)和重點(diǎn)。 2.3 準(zhǔn)備足以支持主要重點(diǎn)的資料（案例、數(shù)據(jù)），選取有用的信息細(xì)節(jié)。,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,目的：確保聽眾清楚的領(lǐng)會(huì)重點(diǎn)。把信息清晰地傳達(dá)給觀眾。,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,2）匯報(bào)內(nèi)容的準(zhǔn)備,2.4 采用適當(dāng)模式的組織、整理報(bào)告內(nèi)容。通常應(yīng)根據(jù)某一種主要模式組織細(xì)節(jié)信息。 2.5 準(zhǔn)備一份大綱。 2.6 選擇一些合適的視頻輔助設(shè)備。,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,2.1 了解匯報(bào)類型、分析聽眾性質(zhì),決定適當(dāng)?shù)膱?bào)告內(nèi)容。,可如下設(shè)問： 是初次匯報(bào)、中間交流還是最后評(píng)審？正式還是非

3、正式？ 是領(lǐng)導(dǎo)、專家還是專業(yè)技術(shù)人員出席？誰是話語(yǔ)權(quán)主體？ 聽眾對(duì)匯報(bào)的主題有多熟悉? 已經(jīng)知道什么？他們需要知道什么？他們能吸收多少信息？ 聽眾需要仔細(xì)、專業(yè)的報(bào)告還是匯報(bào)人簡(jiǎn)略地說明自己報(bào)告的重點(diǎn)? 聽眾的教育程度、專業(yè)背景、知識(shí)準(zhǔn)備情況如何？,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,根據(jù)以上分析，主動(dòng)將匯報(bào)話題限制在合適的范圍之內(nèi)。,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,2.2 決定你的主要目標(biāo)和重點(diǎn)。,你想傳達(dá)的主要觀點(diǎn)是什么？是否有一些新信息,并想和聽眾分享?是否有些新觀念要說服聽眾?還是要教他們?nèi)绾巫瞿承┦虑? 在考慮了這些問題之后,應(yīng)該選擇幾個(gè)主要重點(diǎn),以做為整個(gè)報(bào)告的基礎(chǔ). 同時(shí)也需要開始考慮報(bào)告的長(zhǎng)度。,匯報(bào)前

4、的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,2.3 準(zhǔn)備足以支持主要重點(diǎn)的資料（案例、數(shù)據(jù)），選取有用的信息細(xì)節(jié)。,匯報(bào)中必須提供相關(guān)的案例、經(jīng)驗(yàn)、數(shù)據(jù),以支持自己的說法.然而,在選擇這些相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí),必須再次考慮報(bào)告的長(zhǎng)度以及聽眾接受新信息的能力。 牢記聽眾最多只能記住三四個(gè)信息點(diǎn)，千萬不要提供過多的詳細(xì)資料,以免聽眾無法認(rèn)出或記得報(bào)告的內(nèi)容。 匯報(bào)的目的并不是要告訴聽眾所有的細(xì)節(jié),而是要清楚的介紹少數(shù)重要的觀念,以確保在報(bào)告結(jié)束之后,聽眾還會(huì)記得這些觀念.因此必須選擇能充分支持你的觀點(diǎn)，并說服聽眾的信息。,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,2.4 采用適當(dāng)模式的組織、整理報(bào)告內(nèi)容。通常應(yīng)根據(jù)

5、某一種主要模式組織細(xì)節(jié)信息。,采用的組織型式必須配合報(bào)告的內(nèi)容,而且一致的遵循此組織型式。 如果需要介紹研究的結(jié)果,則我們大概可以遵循傳統(tǒng)的組織型式,即解 釋研究背景及目的,然后再描述研究的結(jié)果,最后則對(duì)結(jié)果進(jìn)行討論. 如果需要描述如何做某件事情或制造某種東西,則我們可以按照先后進(jìn)行的個(gè)別步驟來組織報(bào)告的內(nèi)容. 如果需要比較兩種不同的方法或技術(shù),則可以采用比較與對(duì)照的組織型式. 組織內(nèi)容的目標(biāo)是以最有效的方式將極少數(shù)的具體重點(diǎn)傳達(dá)給聽眾, 而不是要證明自己很聰明或能在一次匯報(bào)中告訴聽眾一切自己所知道的事情。,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,撰寫一篇報(bào)告大綱,作為練習(xí)和報(bào)告的依據(jù).大綱

6、應(yīng)該相當(dāng)簡(jiǎn)略,清楚，只包括主要重點(diǎn)和支持這些重點(diǎn)的主要數(shù)據(jù). 不是主要重點(diǎn)、不能直接支持或介紹主要重點(diǎn)或不能使得內(nèi)容更聯(lián)貫的數(shù)據(jù),都應(yīng)將以省略。 建議將大綱寫在小卡片上或打印出來，并加上序號(hào),在報(bào)告時(shí)需要參考數(shù)據(jù)時(shí)就能迅速找到內(nèi)容，不會(huì)造成報(bào)告延誤的情況。 最后再多加練習(xí),以自然和口語(yǔ)化的方式表達(dá)內(nèi)容，并在不同的重點(diǎn)間做轉(zhuǎn)接,那我們就以很自然有效的方式匯報(bào)內(nèi)容,而不是呆板的朗頌文章。,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,2.5 準(zhǔn)備一份大綱。,注意：在大多數(shù)情況下，聽眾更喜歡與匯報(bào)人直接對(duì)話，除非內(nèi)容過分專業(yè)、詳盡。,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,2.6 選擇一些合適的視頻輔助設(shè)備。,這些設(shè)備是必不可少的，一方面可以

7、給你提示，另一方面可以吸引觀眾的注意力。對(duì)人們來說，視覺的信息要比聽覺信息更容易記住。以下是根據(jù)匯報(bào)性質(zhì)可供選擇的視覺設(shè)備： 活動(dòng)掛圖（效果圖、分析圖 黑板 講義 、文本 大屏幕電腦投影（如PowerPoint、圖片瀏覽格式）,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,注意： 1、文字、數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)不要過多，而且不要逐字念出。 2.圖解資料強(qiáng)調(diào)主要觀點(diǎn),幫助聽眾記住主要信息。 3.報(bào)告中只灌輸重點(diǎn),至于詳細(xì)數(shù)據(jù)則在匯報(bào)結(jié)束時(shí)讓有興趣人士深入了解。,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,三、匯報(bào)內(nèi)容,匯報(bào)內(nèi)容包括三個(gè)主要因素：導(dǎo)言、主體和結(jié)論。,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,最理想的時(shí)間分配,導(dǎo)言：你準(zhǔn)備匯報(bào)什么（內(nèi)容）；將

8、如何匯報(bào)（匯報(bào)模式 ）1020 正文： 6580 結(jié)論： 1015,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,導(dǎo)言,導(dǎo)言部分應(yīng)該說明： 1 匯報(bào)的結(jié)構(gòu) 2 方案匯報(bào)的目的 3 對(duì)方案中所提問題的態(tài)度,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,匯報(bào)正文,根據(jù)匯報(bào)的類型，正文可包括實(shí)驗(yàn)結(jié)果或文獻(xiàn)查閱的結(jié)果。 關(guān)于研究方法細(xì)節(jié)的介紹應(yīng)減少到最小量，只需解釋實(shí)驗(yàn)或調(diào)查數(shù)據(jù)。 實(shí)驗(yàn)或調(diào)查結(jié)果應(yīng)以簡(jiǎn)單的形式呈現(xiàn)給觀眾。 仔細(xì)考慮主要內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，盡量選擇簡(jiǎn)單明了的結(jié)構(gòu) 。 不要使用大量的數(shù)據(jù)，使聽眾一下難以接受。,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,結(jié)論,匯報(bào)必須有個(gè)結(jié)論。 結(jié)束語(yǔ)和導(dǎo)言一樣要明確、清

9、晰、有力。 結(jié)尾部分應(yīng)再次重申匯報(bào)中的重要觀點(diǎn)，從而給聽眾留下深刻印象。,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,視頻材料,準(zhǔn)備匯報(bào)中需用的視頻材料時(shí)應(yīng)注意幾個(gè)問題： 文本 、排版、字體、圖表等。,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,視頻材料,準(zhǔn)備匯報(bào)中需用的視頻材料時(shí)應(yīng)注意幾個(gè)問題： 文本 、排版、字體、圖表等。 文本越少越好：文本中只列重要信息點(diǎn)即可。每張幻燈片上最好少于10行字。 字體大小：選擇大號(hào)字體，不要每個(gè)字母都用大寫。采用較為合適的字體。 幻燈片底部10厘米的空間不要使用。 每個(gè)新的信息點(diǎn)要另起一行。少用整句，不要超過2行字。,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,視

10、頻材料,確保文本通俗易懂：匯報(bào)之前應(yīng)仔細(xì)閱讀并理順文本。 圖表：盡量少使用表示趨向性的曲線，不同的曲線使用不同的顏色。 避免使用太多的顏色。 盡量使用多個(gè)簡(jiǎn)單圖表，而不是一張復(fù)雜的圖表。 每份視頻材料應(yīng)作2分鐘左右的陳述。這意味著如果匯報(bào)為10分鐘的話，視頻材料不應(yīng)多于5份。 確保沒有拼寫錯(cuò)誤。,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,四、匯報(bào)前的練習(xí),熟悉內(nèi)容、掌控時(shí)間、預(yù)先演練、注意細(xì)節(jié),匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,四、匯報(bào)前的練習(xí),當(dāng)匯報(bào)的內(nèi)容準(zhǔn)備好時(shí),我們必須練習(xí)。主要目標(biāo)在于： 熟悉匯報(bào)內(nèi)容，以自然流暢的方式把報(bào)告不同的部份連接起來. 掌握整個(gè)報(bào)告的流程與時(shí)間,進(jìn)而才

11、能決定是否要?jiǎng)h除或增加部份的內(nèi)容。 讓自己充滿信心,以最有效最具說服力的方式來表達(dá)報(bào)告的內(nèi)容。,最好的方法是向朋友或同事做預(yù)匯報(bào), 發(fā)現(xiàn)并糾正不足之處。并請(qǐng)他們做出一些建議。,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,匯報(bào)前的練習(xí),同時(shí)注意以下事項(xiàng)： 注意自己是不是有些地方停頓太久,或在報(bào)告不同部份時(shí)有不通順的地方. 過渡自然，避免話語(yǔ)中斷。 注意自己是不是會(huì)常常說出一些無意義的聲音或虛字,如果是的話,則應(yīng)該去除這些壞習(xí)慣。 注意自己是否有些不雅的動(dòng)作或擾亂聽眾注意的壞習(xí)慣。 使用不同的方式重申主要觀點(diǎn)，避免單調(diào)、枯燥、乏味。 制作小卡片，記上關(guān)鍵詞或短語(yǔ)。 若在匯報(bào)中需使用特別的設(shè)備,應(yīng)確定

12、自己會(huì)操作。,匯報(bào)前的準(zhǔn)備,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,四、匯報(bào)過程的注意事項(xiàng)及相關(guān)技巧,1、注意事項(xiàng)： 形態(tài)儀表、互動(dòng)交流、脫稿演講、嚴(yán)控時(shí)間 2、如何克服緊張 準(zhǔn)備充分、學(xué)會(huì)放松、精力充沛、目光交流、語(yǔ)速適當(dāng)、運(yùn)用手勢(shì) 3、其他改進(jìn)建議 適當(dāng)停頓、少用麥克風(fēng)、做事時(shí)不要說話,匯報(bào)過程,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,1、注意事項(xiàng)：形態(tài)儀表、互動(dòng)交流、脫稿演講、嚴(yán)控時(shí)間,著裝整潔、大方得體、不奇裝異服。 姿態(tài)自然、放松，不彎腰駝背，避免一些小動(dòng)作出現(xiàn)。手不應(yīng)該插在口袋里,如果手不知要擺在那里,可以拿著筆記本或卡片。 注重眼神和匯報(bào)對(duì)象進(jìn)行交流、互動(dòng)，避免長(zhǎng)時(shí)間面向屏幕或講稿。 匯報(bào)時(shí)要盡量脫稿；

13、聲音要宏亮，注意語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)速的把握；避免用長(zhǎng)句，盡量用簡(jiǎn)短性、口號(hào)式的語(yǔ)言；避免出現(xiàn)“大概”、“也許”等詞匯。 嚴(yán)格控制時(shí)間。如果匯報(bào)時(shí)間較長(zhǎng)，建議打印一份匯報(bào)大綱，分發(fā)給主要人員，方便聽眾知道你的重點(diǎn)及主題。,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,2、如何克服緊張,需注意以下幾點(diǎn): 充分準(zhǔn)備。準(zhǔn)備好所有的筆記，視頻輔助設(shè)備及材料。事先要勤加練習(xí)，如有可能的話，調(diào)試需用的設(shè)備。 學(xué)會(huì)放松?？勺鲂┓潘蓜?dòng)作，聽音樂，或做其他任何有助于放松的活動(dòng)。 充足的睡眠及休息。 事先應(yīng)與觀眾進(jìn)行交流，過程中多一點(diǎn)目光接觸、交流。 說話的速度要適當(dāng)放慢，放大音量。 運(yùn)用手勢(shì)。因?yàn)槭謩?shì)可以幫助我們平息緊張,掌握觀眾的吸引力還

14、可以幫助傳達(dá)信息。學(xué)著以手臂充當(dāng)指標(biāo),不要用手指去指。,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,3、其他改進(jìn)建議,適當(dāng)?shù)耐ｎD： 你可以在停頓時(shí)整理一下緊張的思緒. 第一次停頓是在匯報(bào)開始時(shí),很多的匯報(bào)者一轉(zhuǎn)身就開始說話.其實(shí),一開始停頓下來更能引起聽眾的注意。 聽眾需要思考的時(shí)間,要傳遞的看法愈重要,匯報(bào)者在發(fā)表下一個(gè)看法前的停頓就愈重要。,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,3、其他改進(jìn)建議,盡量少用麥克風(fēng)，理由有三: 1.大聲的說話可以平息緊張: 堅(jiān)定的聲音告訴聽眾你堅(jiān)信自己所說的話.若他們認(rèn)為你充滿信心,對(duì)你的報(bào)告也較容易接受. 2.大聲說話手勢(shì)容易自然: 3.麥克風(fēng)常出毛病: 麥克風(fēng)很容易失靈,特別是在重

15、大的報(bào)告,麥克風(fēng)的聲音常常一下子大聲一下子小聲的,或是尖銳的聲音往往讓人很受不了,所以別讓麥克風(fēng)影響了報(bào)告的品質(zhì).,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,3、其他改進(jìn)建議,不要在做事時(shí)說話 不要在變換幻燈片或換下一張圖表時(shí)講話.停頓幾秒,做該做的事,重新看著觀眾,再開始說話.這樣看起來顯得更專業(yè)化.,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,五、回答問題的注意事項(xiàng),事先準(zhǔn)備 態(tài)度誠(chéng)懇、耐心傾聽 回答愈短愈好 遵循一般步驟,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,五、回答問題的注意事項(xiàng),在匯告前應(yīng)先準(zhǔn)備回答聽眾可能的問題 想一想聽眾可能會(huì)問哪些問題，并準(zhǔn)備好簡(jiǎn)短的答案，讓朋友或同事事先向你提出他們所能想到的各方面的刁鉆問題。,生態(tài)

16、規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,對(duì)待任何提問者都要態(tài)度誠(chéng)懇，以禮相待。在回答提問時(shí)做到目光接觸、耐心傾聽，并做筆記（如果來得及）。 如遇有不同看法、意見，可用“我是這么理解的”等語(yǔ)句，盡量不爭(zhēng)辯。,五、回答問題的注意事項(xiàng),生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,五、回答問題的注意事項(xiàng),如果不知道答案，不要害怕說不知道。可請(qǐng)同事或稍后作答。 當(dāng)有一個(gè)讓你張惶失措的問題出現(xiàn)時(shí),不要試著思索,或編造答案以渡過危機(jī).編造答案也許偶爾讓你安然過關(guān),但通常只會(huì)讓自己站在聽眾面前不安,眼看自己的可信度愈來愈低,感到更加恐慌。,生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,回答愈短愈好： 回答時(shí)不要用太多不必要、說不到重點(diǎn)的字眼,最好的回答是使用幾個(gè)簡(jiǎn)潔并選擇過的字眼,同時(shí)讓聽眾在問答時(shí)段中有機(jī)會(huì)說出意見。,五、回答問題的注意事項(xiàng),生態(tài)規(guī)劃與綠色設(shè)計(jì)研究中心,遵循一般步驟