1、機關(guān)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計方案深圳市超倫飛智能科技有限公司文檔版本： V1.5 2010年3月01日目 錄 第一章綜 述1.1 緒論1.2 管理現(xiàn)狀1.2.1 區(qū)域大1.2.2 設(shè)備品類多，需要登記的項目不統(tǒng)一1.2.3 資產(chǎn)編號規(guī)則不統(tǒng)一1.2.4 資產(chǎn)信息不全，資料存放分散1.2.5 資產(chǎn)管理分散，難于統(tǒng)一調(diào)配1.2.6 帳、卡、物不符1.2.7 供應(yīng)商多，沒有建立科學(xué)統(tǒng)一的供應(yīng)商評價機制1.3 建議1.3.1 條碼技術(shù)及其優(yōu)點是什么1.3.2 固定資產(chǎn)管理為什么要引入條碼技術(shù)1.3.3 如何把條碼技術(shù)引入固定資產(chǎn)管理1.3.4 利用條形碼固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)能帶來什么效益第二章固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

2、原理2.1 系統(tǒng)組成2.1.1 數(shù)據(jù)庫服務(wù)器2.1.2 管理軟件2.1.3 手持終端機2.1.4 條碼打印機2.1.5 條碼標(biāo)簽2.2 軟件功能2.3 手持終端機軟件功能：第三章相關(guān)操作流程描述3.1 購入新資產(chǎn)3.2 資產(chǎn)調(diào)撥3.3 資產(chǎn)借用3.4 資產(chǎn)維修3.5 資產(chǎn)報廢3.6 盤點資產(chǎn)第四章系統(tǒng)實施計劃4.1 需求調(diào)查，設(shè)計方案。（10天1個月）4.2 軟件開發(fā)階段（個月）4.3 資產(chǎn)清點，錄入信息（1個月）4.3.1 前期工作安排4.3.2 初始化數(shù)據(jù)導(dǎo)入4.3.3 條碼打印4.3.4 標(biāo)簽粘貼事宜4.3.5 進(jìn)度上報4.3.6 現(xiàn)場巡查4.3.7 盤點4.3.8 數(shù)據(jù)匯總4.4 系統(tǒng)

3、培訓(xùn)及驗收。第五章所需產(chǎn)品清單及運行費用分析5.1 管理軟件5.2 硬件設(shè)備及耗材5.3 運行費用（按每年計算）5.4 售后服務(wù)及保修第一章 綜 述1.1 緒論固定資產(chǎn)是機關(guān)單位資產(chǎn)的重要組成部分，由于固定資產(chǎn)具有價值高，使用周期長、使用地點分散的特點、相關(guān)責(zé)任人員多，在實際工作中不容易做到帳、卡、物的一一對應(yīng)，對實物的使用、監(jiān)管、變更、置換、維護(hù)、損耗、盤點清理等工作帶來了一定的難度。建立一個數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、帳實相符的固定資產(chǎn)綜合管理平臺將會對數(shù)據(jù)報表統(tǒng)計、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)分析、資產(chǎn)評估以及資產(chǎn)采購預(yù)算等產(chǎn)生積極的影響。1.2 管理現(xiàn)狀1.2.1 區(qū)域大某機關(guān)由于場所分散，所以給固定資產(chǎn)的盤點、調(diào)撥、維修

4、工作增加了難度。另外有較多的設(shè)備分布在通關(guān)通道附近及貨場中，這些室外資產(chǎn)分布分散，編號繁多。1.2.2 設(shè)備品類多，需要登記的項目不統(tǒng)一 本關(guān)的資產(chǎn)有辦公設(shè)備、家用電器、家具用具、廚房設(shè)備、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)設(shè)備、機動車輛等。設(shè)備品種多，每種設(shè)備需要登記的項目不一致，如：電腦，我們關(guān)注它的運行速度、存儲容量等；而機動車，我們關(guān)注它的準(zhǔn)載人數(shù)、運行里程等，這就給臺帳建立、報表編制帶來一定難度。1.2.3 資產(chǎn)編號規(guī)則不統(tǒng)一09年以后的資產(chǎn)編碼中有資產(chǎn)類型、購入年月信息，09年以前的編碼沒有。1.2.4 資產(chǎn)信息不全，資料存放分散與資產(chǎn)相關(guān)的信息主要有三種：1） 購入時相關(guān)信息（如供應(yīng)商、采購人、采購

5、日期、價格等）；2） 資產(chǎn)使用中的相關(guān)信息（如調(diào)配記錄、維護(hù)及維修記錄、運行記錄等）；3） 資產(chǎn)報廢相關(guān)記錄。（如報廢原因、變賣人、變賣價格等） 目前資產(chǎn)購入后，沒有實現(xiàn)對資產(chǎn)整個生命周期進(jìn)行跟蹤管理，一般購買時的信息有記錄可查，但維修時就沒有維修日志了，并且即使已登記的信息，也因為存放地不統(tǒng)一而難于查詢。如購買時的信息在采購人員手中（另外關(guān)務(wù)保障科會留底），資產(chǎn)的調(diào)配記錄在調(diào)配臺帳中，資產(chǎn)報廢審請單在檔案室，而變買信息在另外的地方，這些相關(guān)資料有的存在于電腦中，有的存在于紙張上，時間一長，查詢、檢索難度加大。1.2.5 資產(chǎn)管理分散，難于統(tǒng)一調(diào)配資產(chǎn)下發(fā)后，分屬于不同科室進(jìn)行管理，權(quán)限分散。

6、例如，辦公設(shè)備等由后勤部門管理，電子設(shè)備由技術(shù)科管理，各處的資產(chǎn)由各處自行管理，這樣，就在資產(chǎn)的統(tǒng)一管理和資源的分配上造成了障礙。1.2.6 帳、卡、物不符 目前采用手工記賬的管理方式，由于管理單據(jù)眾多、盤點工作繁重，需占用較多的人力物力，再加上固定資產(chǎn)的歷史操作和資產(chǎn)統(tǒng)計工作困難，導(dǎo)致資產(chǎn)流失和資產(chǎn)重復(fù)購置，使辦公成本增加。資產(chǎn)盤點采用手工記錄方式，工作人員的工作量大，盤點周期長、效率低、差錯率高、最終容易導(dǎo)致賬實不符。由于缺乏有效的資產(chǎn)實物的日常管理手段，即使花大力氣進(jìn)行了資產(chǎn)清查，沒多久，賬實不符的情況又會重新出現(xiàn)，因此，必須有一套有效的管理手段對實物進(jìn)行管理。1.2.7 供應(yīng)商多，沒有

7、建立科學(xué)統(tǒng)一的供應(yīng)商評價機制由于資產(chǎn)品種類型多，采購批次多，所以資產(chǎn)供應(yīng)商也非常多，目前對供應(yīng)商的信息記錄比較分散，對供應(yīng)商的維護(hù)工作未作記錄。這就難以對每個供應(yīng)商提供的產(chǎn)品使用狀況進(jìn)行對比分析，也就不容易評價出哪個供應(yīng)商提供的產(chǎn)品性價比高、服務(wù)質(zhì)量好、哪一個服務(wù)差。不能給下次采購提供科學(xué)詳實的依據(jù)。1.3 建議基于以上現(xiàn)狀，在某機關(guān)實施條形碼固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)勢在必行。1.3.1 條碼技術(shù)及其優(yōu)點是什么條碼是由一組按一定編碼規(guī)則排列的條、空符號，用以表示一定的字符、數(shù)字及符號組成的信息。條碼技術(shù)是在計算機的應(yīng)用實踐中產(chǎn)生和發(fā)展起來的一種自動識別技術(shù)，是為實現(xiàn)對信息的自動掃描而設(shè)計的。 條碼是迄

8、今為止最經(jīng)濟、實用的一種自動識別技術(shù)，具有以下幾個方面的優(yōu)點：(1) 制作簡單。條碼標(biāo)簽易于制作，對印刷技術(shù)設(shè)備和材料無特殊要求，掃描操作簡單易行。(2) 可靠準(zhǔn)確。有資料可查鍵盤輸入平均每300個字符一個錯誤，而條碼輸入平均每15000個字符一個錯誤。如果加上校驗位出錯率是千萬分之一。(3) 信息采集速度快。普通計算機的鍵盤錄入速度是200字符/分鐘，而利用條碼掃描錄入信息的速度是鍵盤錄入的20倍。(4) 采集信息量大。利用條碼掃描，依次可以采集幾十位字符的信息，而且可以通過選擇不同碼制的條碼增加字符密度，使采集的信息量成倍增加。(5) 靈活、實用。條碼符號可以單獨使用，也可以和有關(guān)設(shè)備組成

9、識別系統(tǒng)實現(xiàn)自動化識別，同時，在沒有自動識別設(shè)備時，也可實現(xiàn)手工鍵盤輸入。(6) 設(shè)備結(jié)構(gòu)簡單、成本低。條碼符號識別設(shè)備的結(jié)構(gòu)簡單，操作容易，無需專門訓(xùn)練。與其他自動化識別技術(shù)相比較，推廣應(yīng)用條碼技術(shù)，所需費用較低。 由于條碼技術(shù)的以上優(yōu)點，所以它廣泛應(yīng)用于商品生產(chǎn)、流通、交通運輸、資產(chǎn)管理、會員卡管理等多個方面。1.3.2 固定資產(chǎn)管理為什么要引入條碼技術(shù)由于固定資產(chǎn)使用地點分散的特點，即使在管理軟件的支持下，固定資產(chǎn)標(biāo)簽的制定、填寫或打印、粘貼、資產(chǎn)狀態(tài)的跟蹤，盤點等工作的工作量并沒有得到良好的改變和改進(jìn)，固定資產(chǎn)管理依然是手工和計算機管理相結(jié)合。因此，需要引入條碼來有效解決固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)分

10、散采集輸入的瓶頸難題，這樣才能將固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能最大化地發(fā)揮出來。1.3.3 如何把條碼技術(shù)引入固定資產(chǎn)管理首先，對現(xiàn)有固定資產(chǎn)進(jìn)行徹底清查，弄清系統(tǒng)內(nèi)固定資產(chǎn)實況，并及時全面地掌握各科室固定資產(chǎn)的真實使用狀況，做到對現(xiàn)有資產(chǎn)準(zhǔn)確記錄下來，如有可能，可以對資產(chǎn)對應(yīng)到房間、使用人員。再對現(xiàn)有資產(chǎn)按資產(chǎn)類別、使用科室、購入年份進(jìn)行統(tǒng)一編碼，打印出條碼，貼到相關(guān)資產(chǎn)上。然后利用軟件系統(tǒng)對資產(chǎn)生命周期進(jìn)行全程管理。從資產(chǎn)購置、入庫、出庫、調(diào)撥、維修，借用，轉(zhuǎn)移、報廢、盤點進(jìn)行全程跟蹤。資產(chǎn)的每一次變動，系統(tǒng)都詳細(xì)的進(jìn)行歷史記錄保留。這樣就可以更靈活的調(diào)配資產(chǎn)，使資產(chǎn)管理的成本降低，資產(chǎn)利用率提高

11、。管理工作也更加的嚴(yán)謹(jǐn)。1.3.4 利用條形碼固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)能帶來什么效益利用軟件加手持終端機克服了傳統(tǒng)管理模式下依賴紙面單據(jù)或通過手工方式記錄原始數(shù)據(jù)而帶來的低效及錯誤，解決了固定資產(chǎn)管理過程中的實物管理的問題，實現(xiàn)了信息流和實物流的統(tǒng)一，它可以給單位帶來以下效益：（1）規(guī)范了資產(chǎn)實物日常管理的流程，將各處級單位甚至各科室資產(chǎn)日常的管理納入到裝備管理科的統(tǒng)一監(jiān)控之下。（2）采用紅外線掃描技術(shù)進(jìn)行資產(chǎn)盤點，節(jié)省盤點時間，節(jié)約人力資源。提高了工作效率，盤點靈活正確，減少了誤差。（3）解決了固定資產(chǎn)實物的標(biāo)識問題，實現(xiàn)了資產(chǎn)日常管理中數(shù)據(jù)的自動采集、錄入，實現(xiàn)了資產(chǎn)狀態(tài)的全程跟蹤。（4）簡化了日

12、常資產(chǎn)維修、報廢、調(diào)配的操作程序，資產(chǎn)管理人員帶著手持終端機就可在現(xiàn)場辦公。（5）實現(xiàn)單位的合理固定資產(chǎn)庫存。系統(tǒng)中設(shè)置了庫存報警功能，當(dāng)某一物品的數(shù)量低于所設(shè)的庫存下限或高于所設(shè)的庫存上限時，系統(tǒng)會自動報警，提醒管理人員注意。因此在采購固定資產(chǎn)時，由于能事先了解到現(xiàn)有庫存情況，需要及時采購，不需購買等情況十分清楚，不會再出現(xiàn)重復(fù)購買或購買數(shù)量不足等情況，減少了差錯。（6）可協(xié)助建立起相對科學(xué)統(tǒng)一的供商評價平臺，實現(xiàn)對供應(yīng)商分級，以降低采購成本。第二章 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)原理2.1 系統(tǒng)組成本系統(tǒng)由數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、管理軟件、手持終端機、條碼打印機、條碼構(gòu)成。圖 1系統(tǒng)拓?fù)鋱D2.1.1 數(shù)據(jù)庫服務(wù)器

13、用來存儲系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)，考慮到固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)讀取的速度要求及價格因素，采用皇崗海關(guān)已有的SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫。2.1.2 管理軟件計劃采用B/S結(jié)構(gòu)進(jìn)行開發(fā)，凡是在局域網(wǎng)內(nèi)部的客戶端電腦均可使用本軟件。這樣可以做到關(guān)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)可隨時查看下級單位對資產(chǎn)所做的變動情況。2.1.3 手持終端機1）重量(含標(biāo)準(zhǔn)電池)：400克 2）顯示屏幕：彩色3.2英寸QVGA顯示屏3）主要電池:充電式聚合物電池（3.7V,2200mAH） 4）待機時間：150小時，一次充電掃描次數(shù)：5000次 5）容量：支持SAM卡、SIM卡，TF卡，最大容量16GB。 6）通知：振動器(2個)和LED，語音 7）攝

14、像：30W像素攝像頭 8）輸入方式：標(biāo)配手寫筆，可選多種輸入方式 9）音頻：揚聲器、接收器、全雙工錄音和播放（立體聲）的軟件支持 喇叭:0.5w 10）可連接設(shè)備：微型打印機、傳感器、接觸式IC卡讀寫模塊、UHF讀寫模塊等 2.1.4 條碼打印機用來打印條碼。2.1.5 條碼標(biāo)簽條形碼標(biāo)簽紙的種類有許多，常見的有普通型標(biāo)簽紙，防水防曬型標(biāo)簽紙、防偽型標(biāo)簽紙、還有在特殊場合下使用的耐高溫型標(biāo)簽，以及與之相配的碳帶等。為了達(dá)到防水、防磨損要求，采用防水防曬型亞銀PET材質(zhì)60x24規(guī)格的標(biāo)簽。常用的標(biāo)簽規(guī)格：60mm X 24 mm ; 60mm X 18mm ;50mm X 35mm 2.2 軟

15、件功能管理軟件是本系統(tǒng)的核心，軟件功能包括條碼打印、資產(chǎn)增加、變更、維修、報廢、折舊、借用、分配使用科室、使用科室變更、管理權(quán)限設(shè)定、資產(chǎn)在科室間調(diào)換、成批轉(zhuǎn)移、各種報表打印、組合查詢、使用到期報警等。對于每一件固定資產(chǎn)都可以查詢出該資產(chǎn)從購入、投入使用、以至報廢的全部信息。1) 資產(chǎn)日常操作管理功能主要包括固定資產(chǎn)的新增、修改、轉(zhuǎn)移、借用、歸還、維修、報廢等日常工作。每個固定資產(chǎn)還可以附加一個資產(chǎn)照片，方便查看貴重物品的圖像。2) 資產(chǎn)附加自定義屬性不同的設(shè)備除了資產(chǎn)的共有屬性之外（如購置日期、資產(chǎn)原值），還可能需要記錄其特有的屬性，如對家具來說可能有顏色、材質(zhì)、原產(chǎn)地，而對中大型設(shè)備來說可

16、能有重量、尺寸等。軟件支持不同類型的資產(chǎn)自定義不同的屬性。3) 打印條形碼功能 根據(jù)選定的固定資產(chǎn)自動生成可粘貼于固定資產(chǎn)實物上的條形碼，做到每件物品都有據(jù)可查。4) 盤點功能首先將待盤點科室的所有資產(chǎn)信息下載到手持機上，然后對該科室中的固定資產(chǎn)逐一掃描，每掃描一件物品，則該物品的相關(guān)信息在手持機上顯示出來。在盤點時，可隨時在手持機上查看尚未盤點的物品明細(xì)。盤點結(jié)束后可按處、科室甚至房間號生成盤盈明細(xì)表、盤虧明細(xì)表、盤點匯總表。5) 資產(chǎn)折舊可以支持幾種折舊公式，對不同的設(shè)備應(yīng)用不同的折舊公式進(jìn)行折舊費的計算?？梢杂嬏峁潭ㄙY產(chǎn)月折舊、打印月折舊報表、折舊可手工錄入、調(diào)整。6) 資產(chǎn)報廢系統(tǒng)中可

17、打印出報廢申請單，此單可作為附件在關(guān)內(nèi)辦公平臺上走報廢審批流程?？梢缘怯浖安樵冑Y產(chǎn)變賣信息。7) 歷史資產(chǎn)查詢對于報廢、損耗的資產(chǎn)，系統(tǒng)會將這些資產(chǎn)的信息單獨存放在歷史數(shù)據(jù)庫中?？梢栽谙到y(tǒng)中查看這些資產(chǎn)整個生命周期中的所有記錄。這樣做的好處一是歷史資產(chǎn)查詢速度更快，查詢更方便；二是現(xiàn)有在用的資產(chǎn)的相關(guān)信息檢索更快速。8) 固定資產(chǎn)月報根據(jù)單位、科室、時間等條件查詢分類統(tǒng)計月（年）報、本月增加固定資產(chǎn)月報、本月減少固定資產(chǎn)月報、固定資產(chǎn)折舊月報（年報）、并提供打印功能。9) 固定資產(chǎn)綜合查詢可以對單條或一批固定資產(chǎn)的情況進(jìn)行查詢，查詢的條件包括資產(chǎn)類別、購買日期、采購人、供應(yīng)商、使用部門、資產(chǎn)凈

18、值、資產(chǎn)名稱、規(guī)格等。所有查詢報表可導(dǎo)出到Excel中。10) 系統(tǒng)維護(hù)功能主要有資產(chǎn)分類定義、退出方式定義（退出方式有報廢、損耗等）、購置方式定義（購置、上級調(diào)撥、平級調(diào)撥、外單位贈送）、倉庫定義、科室定義、保管人員定義等。11) 安全管理功能(1)口令管理功能：維護(hù)帳號和口令。(2)權(quán)限控制功能：將用戶劃分為不同等級確定用戶對系統(tǒng)使用權(quán)限，根據(jù)不同權(quán)限確定不同的操作。例如：在下載資產(chǎn)數(shù)據(jù)到手持機時，輸入操作員功能及口令后，系統(tǒng)會將此操作員對應(yīng)的處或科室的資產(chǎn)下載進(jìn)去。(3)數(shù)據(jù)加密功能：對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密。(4)數(shù)據(jù)庫安全：提供定時備份、重大更新前備份功能，并且在更新數(shù)據(jù)時有操作員更新日志

19、。12) 其他細(xì)節(jié)性的功能(1) 備用品庫存限額提醒。對備用品設(shè)立庫存限額，當(dāng)庫存量低于下限或高于上限時，系統(tǒng)在新增資產(chǎn)及領(lǐng)用資產(chǎn)時給出提醒。(2) 批量增加資產(chǎn)。例如新購入一批同型號的電腦，則可以只錄入一次，系統(tǒng)中便可打印出多個連續(xù)的條碼。(3) 資產(chǎn)批量轉(zhuǎn)移。在盤點時，可能一個科室中多出了一些資產(chǎn)，對這些多出的資產(chǎn)可以現(xiàn)場批量轉(zhuǎn)移到此科室里，使信息對應(yīng)起來。(4) 使用年限到期提醒。對于某些設(shè)備在達(dá)到使用年限還未報廢時，可能會對人產(chǎn)生危害，所以系統(tǒng)可以在使用年限快到期時進(jìn)行提醒。(5) 供應(yīng)商管理及評估功能?？傻怯浌?yīng)商的詳細(xì)資料，對所有在用資產(chǎn)按供應(yīng)商生成維修費用統(tǒng)計表，以對供應(yīng)提供產(chǎn)品

20、的維修率進(jìn)行分析。另外也可對供應(yīng)商售后服務(wù)的平均響應(yīng)時間進(jìn)行對比分析。(6) 耗材管理。對于價格較貴的耗材，為避免浪費，也可利用本系統(tǒng)管起來。具體做法是：首先建立耗材檔案，里面記錄耗材名稱、規(guī)格、型號、參考使用壽命、對于本身有商品條碼的同時記錄下商品本身的條碼。然后在每次各科室領(lǐng)用時，在手持機上進(jìn)行耗材領(lǐng)用登記，同時手持機上會顯示該科室對該耗材的上次領(lǐng)用時間及參考使用壽命，資產(chǎn)管理員根據(jù)上次領(lǐng)用時間控制耗材的發(fā)放?？砂纯剖掖蛴∶吭?、每年的耗材領(lǐng)用明細(xì)表及匯總表。2.3 手持終端機軟件功能：1) 在資產(chǎn)日常管理中，利用GPRS上網(wǎng)方式與后臺數(shù)據(jù)庫通訊，交換數(shù)據(jù)；（此功能需要某機關(guān)有因特網(wǎng)上的固定

21、IP支持）。在盤點時，利用USB接口與電腦軟件進(jìn)行大批量數(shù)據(jù)的交換。2) 權(quán)限管理功能，資產(chǎn)管理人員輸入自已的工號及密碼進(jìn)入系統(tǒng)后，可對有權(quán)限的物品進(jìn)行操作。3) 查詢資產(chǎn)信息，包括：購買日期、供應(yīng)商名稱電話、保修年限、維修記錄、曾使用部門記錄、折舊后的凈值等；4) 可以現(xiàn)場進(jìn)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)移。在固定資產(chǎn)盤點過程中，經(jīng)常發(fā)生固定資產(chǎn)實際使用科室和管理人員與系統(tǒng)記錄內(nèi)容不符，這時可以在終端機上進(jìn)行轉(zhuǎn)移。5) 可現(xiàn)場進(jìn)行資產(chǎn)調(diào)撥、借用、歸還登記；6) 登記維修記錄；7) 可以現(xiàn)場進(jìn)行報廢審請；8) 可以現(xiàn)場進(jìn)行變賣登記。對已報廢的資產(chǎn)，在變賣時直接輸入變賣價格、收購人等信息。9) 可以現(xiàn)場進(jìn)行耗材領(lǐng)用登

22、記，登記時手持機上會顯示該科室對該耗材的上次領(lǐng)用時間及參考使用壽命，資產(chǎn)管理員根據(jù)上次領(lǐng)用時間控制耗材的發(fā)放。10) 查詢時除了可掃條碼查詢外，也可錄入資產(chǎn)編號進(jìn)行查詢。第三章 相關(guān)操作流程描述3.1 購入新資產(chǎn)1) 錄入資產(chǎn)相關(guān)信息（選擇所屬類別后，除了基本錄入項以外，將會根據(jù)不同類別出現(xiàn)不同的附加錄入項）；基本錄入項有：資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、購入日期、價格、采購人、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商電話、供應(yīng)商聯(lián)系人、保修年限、使用科室、存放位置（如需要入庫的話）等。2) 軟件自動生成資產(chǎn)編碼，如果連接有條碼打印機，則自動打印出條碼；3) 貼上不干膠條形碼；4) 發(fā)放資產(chǎn)給相關(guān)領(lǐng)用人。5) 注意：對于國家

23、調(diào)撥下來的物資，需要多加幾個登記項目：調(diào)撥來源、調(diào)撥日期等。3.2 資產(chǎn)調(diào)撥1) 資產(chǎn)調(diào)撥包括：從倉庫中領(lǐng)出一件物品發(fā)放給使用科室、從一個科室調(diào)撥入另一個科室、從使用科室收回倉庫三種情況。2) 對于新購買的物品，如果錄入時已選擇了使用科室或倉庫的話，即默認(rèn)為已發(fā)放給該科室或已入庫。3) 對于從一個科室調(diào)撥入另一個科室，則按以下流程進(jìn)行：(1) 資產(chǎn)原使用科室進(jìn)行退還申請（打電話或其他方式）；(2) 資產(chǎn)管理員查看軟件中是否有對該物品的使用申請，如果有，則可進(jìn)行后續(xù)操作；(3) 資產(chǎn)管理員趕到現(xiàn)場操作手持機，進(jìn)入調(diào)撥菜單；(4) 掃描資產(chǎn)條碼；(5) 選擇調(diào)入科室，按“確定”鍵調(diào)撥完成；(6)

24、將物品搬入新科室。4) 從使用科室收回倉庫的操作方法與上面相似。3.3 資產(chǎn)借用1) 需借用科室人員與借出科室人員已聯(lián)系好借用事宜；2) 需借用科室人員提出借用申請（打電話或其他方式）；3) 資產(chǎn)管理員趕到現(xiàn)場操作手持機進(jìn)行借用登記，或登錄軟件進(jìn)行借用登記（如果是在軟件是直接登記，需要借用科室人員提供資產(chǎn)編碼）。4) 將物品搬入新科室。3.4 資產(chǎn)維修1) 資產(chǎn)使用科室進(jìn)行維修申請（打電話或其他方式），需要報資產(chǎn)編號；2) 資產(chǎn)管理員登錄軟件，或進(jìn)入手持機軟件查看該設(shè)備的供應(yīng)商信息；3) 資產(chǎn)管理員聯(lián)系相關(guān)廠商前來維修，如果已過保修期的，還需要談好維修費用；4) 資產(chǎn)維修好之后，在手持機上或電

25、腦軟件中錄入維修記錄。記錄的內(nèi)容有：資產(chǎn)編號、維修時間（一般取電腦當(dāng)前時間）、維修人、維修人電話、維修費用、此次維修后的保修期。3.5 資產(chǎn)報廢1) 報廢分為兩種情況：被動報廢與主動報廢。被動報費發(fā)生在設(shè)備出現(xiàn)故障后，由于維修費用過高而被迫申請報廢；主動報廢發(fā)生在設(shè)備到了使用年限了，由資產(chǎn)管理員在盤點后統(tǒng)一申請報廢。2) 被動報廢(1) 在資產(chǎn)管理員接到維修申請后，并與廠商聯(lián)系，確認(rèn)維修價格超出設(shè)備價格的50%時，即可報廢申請；(2) 如果資產(chǎn)管理員在該設(shè)備旁邊，則利用手持機掃描設(shè)備條碼，進(jìn)入報廢申請菜單，選擇報廢原因后，按“確定”即可；(3) 如果資產(chǎn)管理員在自己辦公室，并且已確認(rèn)此設(shè)備不值

26、得維修，則進(jìn)入電腦軟件的報廢菜單，輸入設(shè)備編號，確定即可。(4) 在軟件上輸出報廢申清單（Excel格式）；(5) 資產(chǎn)管理員可登錄關(guān)內(nèi)辦公平臺，走報廢審批流程（可將剛輸出的報廢單作為附件）；(6) 如果關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)此設(shè)備報廢，則資產(chǎn)管理員需要登錄電腦軟件，軟件中會列出待報廢的設(shè)備清單，選中一個設(shè)備，按“確認(rèn)”即可完成報廢流程。3) 主動報廢(1) 資產(chǎn)管理員登錄軟件，進(jìn)入設(shè)備使用年限查詢菜單，查詢出目前在用的已超出使用年限的設(shè)備清單，輸出成Excel格式；(2) 資產(chǎn)管理員可登錄關(guān)內(nèi)辦公平臺，走報廢審批流程（可將剛輸出的報廢清單作為符件）；(3) 如果關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)這些設(shè)備報廢，則資產(chǎn)管理員需要登

27、錄電腦軟件，軟件中會列出待報廢的設(shè)備清單，選中一個或多個設(shè)備，按“確認(rèn)”即可完成報廢流程。3.6 盤點資產(chǎn)1) 盤點工作一般按科室進(jìn)行；2) 首先將手持機連入電腦，在軟件中下載待盤點科室的資產(chǎn)信息；3) 資產(chǎn)管理員到相關(guān)科室對該科室所有物品一一掃描，對于條碼損壞的物品，可錄入資產(chǎn)編號；4) 掃描結(jié)束后，可在手持機上查看盤虧報表（即應(yīng)該有卻沒找見的物品）；5) 將手持機帶回電腦旁邊，接入電腦USB口，讀入盤點記錄到電腦中；6) 在軟件讀取手持機內(nèi)的盤點信息時，會對該科室沒有的，但卻掃到的物品列出清單（此即盤盈表），詢問操作人員是否要把這些物品調(diào)入該科室，如果操作員選擇“是”，則自動將這些物品調(diào)入

28、該科室；7) 盤點結(jié)束，可打印盤點表、盤虧表、盤盈表；8) 實際上在盤點時經(jīng)常會出現(xiàn)實有物品和系統(tǒng)登記物品數(shù)量、型號不符，這極有可能是沒有走借用流程或調(diào)撥流程而導(dǎo)致的本應(yīng)在A科室卻存在于B科室的情況。對此情況系統(tǒng)可批量變更登記的信息，以使與實際相符。第四章 系統(tǒng)實施計劃具體實施過程分為四個階段：設(shè)計方案、軟件開發(fā)、資產(chǎn)清點，錄入信息、系統(tǒng)驗收。4.1 需求調(diào)查，設(shè)計方案。（10天1個月）此階段需要資產(chǎn)管理人員配合完成，我們需要詳細(xì)了解各種操作的流程。4.2 軟件開發(fā)階段（個月）軟件開發(fā)，分三步走：第一步：（所需時間：1個月內(nèi)）。設(shè)計數(shù)據(jù)庫、開發(fā)資產(chǎn)錄入模塊、打印條碼模塊、盤點模塊。這一步所達(dá)到

29、的要求是：能錄入資產(chǎn)、可以打印并發(fā)放資產(chǎn)條碼、可以進(jìn)行資產(chǎn)盤點。完成這一步之后，就可以在資產(chǎn)清點的基礎(chǔ)上，導(dǎo)入現(xiàn)有資產(chǎn)數(shù)據(jù)了。第二步：（所需時間：1個月）。完成軟件剩余功能模塊。4.3 資產(chǎn)清點，錄入信息（1個月）建立基礎(chǔ)資料，錄入或批量導(dǎo)入現(xiàn)有固定資產(chǎn)的信息，對全關(guān)資產(chǎn)進(jìn)行清點，統(tǒng)一貼上條碼。做到現(xiàn)有資產(chǎn)帳實相符。此項工作需要注意以下幾點：1） 要求本項目要有指定項目負(fù)責(zé)人；2） 要求實施過程中各科室配合與協(xié)調(diào)，否則會拖延實施進(jìn)度；3） 需要加強監(jiān)督，否則將失去監(jiān)管，并造成無法按時完成條形碼粘貼；4） 需要事先做好各處的實施工作計劃表，組織安排好各處資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)保管人的協(xié)調(diào)工作。5） 最

30、大程度利用已有數(shù)據(jù)（包括總關(guān)系統(tǒng)中的資產(chǎn)信息及其他Excel文檔中的資產(chǎn)信息），批量導(dǎo)入系統(tǒng)中，減少手工錄入量。4.3.1 前期工作安排1） 由關(guān)務(wù)保障科牽頭召集各處資產(chǎn)管理員開會；2） 各處的資產(chǎn)管理員進(jìn)行計劃的布置、安排，確定各個科室的計劃負(fù)責(zé)人 ；3） 安排各個處之間工作協(xié)調(diào)和配合；4） 講解條形碼粘貼標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。4.3.2 初始化數(shù)據(jù)導(dǎo)入收集現(xiàn)有的以電子文檔形式記錄的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)做成統(tǒng)一格式的Excel文檔，導(dǎo)入軟件中。4.3.3 條碼打印1）按科室打印標(biāo)簽；2）把各科室標(biāo)簽裝在一個密封袋，背面寫保管人，便于發(fā)放；3）資產(chǎn)明細(xì)表打??；為了方便每個保管人去現(xiàn)場粘貼的資產(chǎn)與標(biāo)簽內(nèi)容相對應(yīng)，從

31、軟件中打印出各科室資產(chǎn)明細(xì)表。明細(xì)表的項目有：資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)編碼、條形碼、規(guī)格型號、保管人、存放地。4.3.4 標(biāo)簽粘貼事宜1) 科室資產(chǎn)保管人粘貼時，先比對標(biāo)簽和資產(chǎn)明細(xì)表。資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)編碼、存放地要對應(yīng)一致后再粘貼；2) 粘貼完一個實物要在明細(xì)表上做個相應(yīng)記號標(biāo)示；3) 容易看得到實物、容易粘貼的實物先貼提高粘貼速度。4.3.5 進(jìn)度上報1） 各科室在項目實施第一天起算，每天在下午5點之前打電話上報條形碼粘貼情況；2） 如有實物找不到、實物不易粘貼、實物對應(yīng)不一致等情況，都要在明細(xì)表做個相應(yīng)記號標(biāo)示，然后上報給本處資產(chǎn)管理員；3） 由各處資產(chǎn)管理員統(tǒng)一上報給負(fù)責(zé)人做相應(yīng)調(diào)整和處理。4.3.6 現(xiàn)場巡查項目負(fù)責(zé)人定時到各科室巡查進(jìn)度，如不符合粘貼標(biāo)準(zhǔn)，要及時糾正，以免影響整個進(jìn)度及重復(fù)工作。4.3.7 盤點1） 把本單位全部的數(shù)據(jù)下傳到手持機中；2） 在手持機中按科室去盤點；3） 當(dāng)盤到非本科室資產(chǎn)時手持機會做相應(yīng)的提示。如需要當(dāng)場確定轉(zhuǎn)移，可以現(xiàn)場轉(zhuǎn)移，如不確定先記錄下來，事后進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整；4） 當(dāng)項目負(fù)責(zé)人到每個科室盤點時，需要該處資產(chǎn)管理員及該科室保管人員協(xié)助陪同。因為保管人知道標(biāo)簽貼在實物相應(yīng)位置；5） 把整個單位盤點好的數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)，系統(tǒng)會自動產(chǎn)生報表，如果有盤虧資產(chǎn)及變動資產(chǎn)信息，由項目負(fù)責(zé)人做相應(yīng)處理和調(diào)整。4.3.8 數(shù)據(jù)匯總把實際